مقالات مدیریتی
مفهوم کنترل در مدیریت سازمان چیست
سازمانی را تصور کنید که در آن همه‌چیز به حال خود رها شده و هیچ نظارتی روی کارها وجود ندارد.در این سازمان اگر کاری اشتباه یا با نقص انجام شود، سایر فعالیت‌های سازمان هم به‌دلیل پیچیدگی و ارتباط زیادی که باهم دارند، دچار مشکلات زیادی می‌شوند. در اینجا کنترل در مدیریت سازمان است که به کمک سازمان می‌آید و می‌تواند سیستم را از کج‌روی‌ها نجات دهد.
در این مقاله قصد داریم به بررسی نقش و اهمیت کنترل در مدیریت پرداخته و روش‌ها و ابزارهای کنترل در سازمان‌ها را بررسی کنیم. این مقاله به مدیران و کارشناسان مدیریت کمک می‌کند تا با استفاده از اصول کنترل موجود، به بهبود عملکرد و تصمیم‌گیری‌های موثرتر در سازمان‌ها دست پیدا کنند. با مدیربان همراه باشید.
تعریف کنترل در مدیریت چیست؟
کنترل به‌معنی بررسی مطابقت عملکرد کارکنان با استانداردهای تعیین‌شده مدیریتی و سازمانی است؛ بهطوریکه در صورت عدم تطابق عملکرد کارکنان با استانداردها اقدامات اصلاحی لازم انجام می‌شود. کنترل کردن در مدیریت یکی از وظایف مدیریت است که به‌وسیله آن مدیران می‌توانند به کارایی و اثربخشی سازمان‌ها تسلط یافته و تحقق هدف‌‌های سازمانی‌شان را دنبال کنند.
درواقع کنترل گری فرآیندی است که باعث می‌شود مدیر مطمئن شود عملکرد سازمان با استانداردهای تعیین‌شده و مطلوب همخوانی دارد و در صورت نیاز تصمیماتی درباره بهبود گرفته می‌شود. هدف کنترل در مدیریت، مچ‌گیری نیست؛ بلکه بررسی این است که برنامه‌ها تا چه اندازه محقق شده‌اند و عملکرد واقعی تا چه حد با اهداف سازمان انطباق دارد.
تفاوت نظارت و کنترل در مدیریت
اگر بخواهم تفاوت بین نظارت و کنترل را به‌صورت خیلی ساده بگوییم، نظارت به این معنی است که مدیر بر کار کارکنان خود ناظر است و فقط مشاهده می‌کند؛ این مشاهده به‌صورت گزارش فعالیت‌های آن‌هاست؛ اما وقتی بحث کنترل پیش می‌آید، فقط نظارت و مشاهده وجود ندارد؛ بلکه علاوه بر بررسی گزارشات، راهکارهای توسعه و بهبود عملکرد هم ارائه می‌شود و مسیر توسعه کنترل می‌شود. نظارت در درون کنترل است و کنترل علاوه بر نظارت، توسعه را هم در بر می‌گیرد.
مراحل و فرآیند کنترل در سازمان
کنترل شامل تعیین مکانیزم‌های کنترلی با هدف بازخورد گرفتن از اجرای برنامه ریزی استراتژیک است؛ بهطوریکه بتوان در هر مرحله اجرای برنامه را تحلیل و ارزیابی کرد. سیستم نظارتی باید انحراف از انتظارات واقعی را نشان دهد و علاوه بر آن دلایل این انحرافات را بررسی کرده و معیارهای مناسب برای اصلاح آن‌ها را به کار ببرد.
کنترل‌های سازمانی می‌توانند در قالب اشکال مختلفی انجام شوند که مهم‌ترین آن‌ها عبارتند از:
- سیستم کنترلی می‌تواند بر سنجش ورودی‌ها، خروجی‌ها، فرآیندها یا رفتار کارکنان و مدیران متمرکز باشد؛
- کنترل‌ها باید با ارزیابی عملکرد کلی سازمان یا بخش‌های مهم آن مرتبط باشد. کنترل‌ها می‌توانند با سنجش عملکرد روزمره فعالیت‌های عملیاتی سازمان مرتبط باشند؛
- کنترل می‌تواند با نتایج کلی یا اقدامات ویژه مرتبط باشد.
۱. تعیین استانداردهای کنترل
در مرحله اول، استانداردهای کنترل توسط مدیریت تعیین می‌شود، این استانداردها براساس هر سازمان و کار هر کارمندی تعریف می‌شود و از کارمندی به کارمند دیگر متفاوت است، این استانداردها بر اساس اهداف مدیریت و نقشه استراتژیک شرکت، نقطه شروع و پایانی دارد و کار کارمندان را در جهت اهداف سازمان هدایت می‌کند.
۲. نظارت بر عملکرد
پس از تعیین استانداردها، بر عملکرد کار کارکنان نظارت خواهد شد و گزارشات کار آن‌ها به‌صورت روزانه، هفتگی و ماهانه ارائه می‌شود تا مدیر از روند کار به‌صورت جزئی و کلی با خبر شود.
۳. اندازه‌گیری عملکرد براساس شاخص‌ها
سپس براساس گزارشات روزانه عملکرد هر کارمند مطابق با شاخص‌های ارزیابی عملکرد اندازه‌گیری می‌شود و در مجموع وضعیت عملکرد هر کارمند مشخص خواهد شد.
۴. مقایسه عملکرد فعلی با عملکرد پیش‌بینی‌شده
در مرحله بعد عملکرد واقعی کارمندان با استانداردها مطابقت یافته و مقایسه خواهند شد و شکاف بین عملکرد پیش بینی شده با عملکرد واقعی کار به دست می‌آید.
این شکاف‌ها می‌توانند ناشی از موارد زیر باشند:
- انگیزش کارمند؛
- عدم دانش کافی درزمینه تخصصی؛
- نبود تجهیزات کافی؛
- اهمال‌کاری؛
- تطابق نداشتنِ پیش‌بینی عملکرد براساس واقعیات (مثلا به‌علت حجم کارِ سنگین‌تر از توان کارمند)؛
- نقص در سایر بخش‌ها.
۵. برنامه ریزی اصلاحی
وقتی مشخص شد شکاف بین عملکرد واقعی با پیش بینی چه عاملی بوده است، برنامه ریزی مجدد جهت اصلاح کار تدوین می‌شود.
۶. انجام اقدامات اصلاحی
درنهایت اقدامات اصلاحی در جهت اهداف سازمان انجام می‌شود.
در ادامه این بخش فلوچارت فرایند کنترل در مدیریت را ارائه می‌دهیم.
کنترل هم مثل سایر موارد دیگر دارای یک فرآیند مشخص است که در ادامه آن را توضیح می‌دهیم. گفتی است که در فرایند به جزئیات بیشتری نسبت به مراحل می‌پردازیم:
انواع کنترل در مدیریت سازمان
تا اینجا متوجه شدیم کنترل از یک سیستم مشخص پیروی می‌کند و سه رکن اصلی دارد:
- طراحی؛
- نظارت؛
- بهینه‌سازی.
انواع کنترل از دو جهت قابل بررسی است: روش اجرا و زمان کنترل.
اگر براساس زمان کنترل باشد، به سه دسته کنترل قبل از عمل، کنترل حین عمل و کنترل پس از عمل تقسیم می‌شود و اکر روش اجرای کنترل باشد شامل موارد زیر است:
کنترل براساس بازخورد
در کنترل براساس بازخورد، ارزیابی عملکرد انجام شده و سپس براساس بازخورد گرفته‌شده، کنترل‌های بعدی انجام می‌شود. این فرآیند شامل انجام ارزیابی‌های دوره‌ای روی عملکرد کارکنان، مشخص کردن نقاط ضعف و قوت، ارائه بازخورد‌های مستند به کارکنان و سپس در نظر گرفتنِ تدابیری برای بهبود وضعیت است.
با کنترل بازخورد، مدیران می‌توانند به‌صورت مستمر عملکرد کارکنان و تلاش‌های آن‌ها را ارزیابی و سپس اصلاحات لازم را اعمال کنند. این فرآیند از اهمیت بالایی برخوردار است؛ زیرا به مدیران کمک می‌کند تا مشکلات را سریع‌تر شناسایی و رفع کنند و درنهایت به بهبود عملکرد و کیفیت خدمات برسند.
کنترل همزمان
در کنترل همزمان مشکلات واقعی در زمان رخداد بررسی می‌شوند و سازمان منتظر زمان خاصی برای بررسی مشکلات و اقدامات اصلاحی در نظر نمی‌گیرد؛ بلکه هر مشکلی در همان لحظه بررسی و اصلاح می‌شوند. این مدل کنترل یک کنترل پویا است و از مزایای آن این است که مشکلات عمق پیدا نکرده و به سایر بخش‌ها سرایت نمی‌کنند؛ اما ممکن است از سازمان زمان زیادی را بگیرد.
کنترل براساس پیش بینی
در این مدل کنترل، مشکلات قبل از وقوع بررسی و تلاش می‌شود مشکلی در سازمان به وجود نیاید. این روش برای شرکت‌های پویایی که جزو سازمان‌های یادگیرنده هستند مفید است؛ زیرا دائما با آموزش، آگاهی و جلسات توفان فکری، تخصص افراد افزایش یافته و راهی برای ایجاد مشکلات سازمان و درمان آن باقی نمی‌گذارد
رهبری کنترل
در این مدل کنترل، مدیر یا مسئول کنترل مانند یک رهبر در کنار اعضای سازمان حضور دارد و دائما در حال توسعه مسیر است تا مبادا افراد و کل سازمان از مسیر اصلی خود دور بشوند. در این سناریو، فرآیند به‌طور ایده‌آل یک فرآیند مداوم است و به‌طور مداوم در جهت درست هدایت می‌شود. رهبری کنترل ترکیبی از کنترل بازخورد و کنترل همزمان است.
کنترل بله/خیر
این نوع کنترل بیشتر در کارخانجات و در روند تولید محصول استفاده می‌شود. کنترل بله/خیر یک مدل کنترل ساده است که بازخوردی نداشته و فقط برای اجرای کارها انجام می‌شوند؛ به‌طور مثال در کنترل بله/خیر کنترل می‌شود که آیا تیراژ تولید ۱۰۰۰ محصول در یک روز اتفاق افتاده است یا خیر.
اگر پاسخ بله بود که درست است و اگر پاسخ خیر بود سیستم با استراتژی پاداش و تنبیه اصلاح می‌شود. البته این نوع کنترل زمانی اتفاق می‌افتد که عوامل دیگری در کار دخیل نیستند و کار به‌صورت ثابت سال‌ها یک روند خاص را دنبال می‌کند.
کنترل عملیاتی
در کنترل عملیاتی فعالیت‌های روزانه و عملیاتی سازمان بررسی شده و هرچه سازمان بهره‌وری عملیاتی بیشتری داشته باشد، برای شرکت بهتر خواهد بود؛ بنابراین، کنترل عملیاتی، فعالیت‌ها و فرآیندهای روزمره را برای اطمینان از کارایی و مقررات مدیریت می‌کند.
کنترل استراتژیک
در کنترل استراتژیک، فعالیت‌ها به‌صورت روزانه، هفتگی یا ماهانه بررسی نمی‌شوند؛ بلکه روند کنترل براساس اهداف بلندمدت سازمان کنترل می‌شود و نتیجه نهایی برای مدیر ملاک است.
در این مدل کنترل، مدیر به کارکنان خود اعتماد زیادی داشته و فقط همسویی کارِ کارمندان با برنامه استراتژیک سازمان را کنترل کرده و در صورت لزوم برنامه خود را نسبت به اتفاقاتی که در شرکت می‌افتد، اصلاح می‌کند.
اصول و ویژگی‌های کنترل در مدیریت
- کنترل یک فرآیند پویا و داینامیک است؛ زیرا باعث می‌شود دائما کارکنان یک سازمان در کنار مسیر رسیدن به اهداف استراتژیک سازمان رشد کنند؛
- کنترل نتیجه‌گراست؛ زیرا نتایج را بررسی می‌کند؛
- کنترل همراه با برنامه‌ریزی معنی پیدا می‌کند؛ به‌عبارتی اگر برنامه‌ای وجود نداشته باشد، سنجشی برای تهیه استانداردها و ارزیابی عملکرد و بهبود سازمان وجود ندارد؛
- کنترل فرایندی آینده‌نگر است. یک مدیر می‌تواند عملکرد یک کارمند را با کنترل اقدامات گذشته او کنترل کند. مدیر عملکرد کارمند را ردیابی می‌کند تا وقتی زمان مقایسه عملکرد فرا می‌رسد، پیگیری انجام شود. سپس از بررسی اقدامات گذشته او، درباره آینده شرکت تصمیم‌گیری خواهد کرد؛
- کنترل عادل است؛ زیرا وقتی ارزیابی و کنترل انجام می‌شود، و نتیجه این ارزیابی به دست کارکنان داده می‌شود، کارکنان نمی‌توانند بیشتر از تلاششان از شرکت توقعات مالی و غیر مالی داشته باشند؛ بنابراین بین مزایای شغل و توانایی افراد تعادل برقرار می‌شود.
