تفاوت kpi و okr در چیست؟

اهداف

 درحالی‌که OKR‌ها هدف گذاری بلندپروازانه، تعامل بین اعضای سازمان، شفافیت و هم‌سویی را برای سازمان شما تسهیل می‌کنند، هدف اصلی KPI‌ها ارزیابی موفقیت کسب و کار شما یا فعالیت‌های آن (به‌عنوان مثال پروژه‌ها، برنامه‌ها، محصولات و…) است.

محدوده

 ازآنجایی‌که OKR‌ها رویکردی چندوجهی برای هدف‌گذاری دارند؛ بنابراین دامنه آن از KPI‌ها گسترده‌تر است. می‌توان از KPI‌ها به‌عنوان ورودی OKR و همچنین نتایج کلیدی استفاده کرد. منظور از چندوجهی بودن این است که هنگام تعیین اهداف در او کی آر علاوه بر درنظرگرفتنِ مشکلات و مسائل سازمان، خواسته‌های ذی‌نفعان و اقتضائات محیط و توانایی و دانش کارکنان نیز مبنا در نظر گرفته می‌شود. درواقع در OKR اهداف از گزارشات عملکردی سازمان استخراج می‌شوند. 

مدت زمان

OKRها و KPIها بازه‌های زمانی متفاوتی را در بر می‌گیرند. OKRها معمولاً چرخه‌های فصلی دارند؛ یعنی بین سه ماه تا یک سال (بسته به آهنگ کسب و کار، تیم‌ها و کارمندان)؛ درحالی‌که KPIها دوره‌های زمانی طولانی‌تری در محدوده‌های سازمانی وسیع‌تری را می‌سنجند.

مشارکت

 OKRها در مقایسه با KPIها مشارکت‌محورند و با همکاری تمامی کارمندان و ذی‌نفعان سازمانی تدوین می‌شوند و تمامی کارکنان در جریان ایجاد و تغییر OKRهای بخش‌های مختلف و کل سازمان قرار می‎گیرند. در مقابل، افراد و کارکنان هر واحد سازمانی KPI مخصوص خودشان را تدوین کرده و روند تغییرات آن را پیگیری می‌کنند.

به‌عنوان مثال افزایش سود خالص به‌میزان ۲۰درصد یک OKR سازمانی است که تمامی بخش‌های سازمان در راستای تحقق آن هدف OKR خودشان را تدوین کرده و در جریان OKR تیم‌های دیگر نیز قرار می‌گیرند؛ اما تعداد ساعات آموزش کارکنان، KPI تیم منابع انسانی است و در تدوین آن سایر تیم‌ها مثلا تیم مالی دخالتی نداشته و در جریان آن قرار نمی‌گیرند. 

انعطاف پذیری

 یک فرق kpi و okr در میزان انعطاف پذیری است. بر خلاف KPIها که شاخص‌های عملکرد ثابت هستند، OKRها باید انعطاف‌پذیر باشند؛ به این معنی که بتوانید آن‌ها را حذف و به‌روزرسانی کنید. همچنین امکان تمدید بلادرنگ آن‌ها (براساس نتایج به‌دست‌آمده) نیز باید وجود داشته باشد؛ بنابراین OKRها به‌طور مداوم بررسی می‌شوند تا اطمینان پیدا کنیم با اولویت‌های سازمانی هم‌راستا هستند.

OKR و KPI دو روش متفاوت برای سنجش عملکرد یک شرکت هستند. وقتی این دو روش به درستی اجرا شوند، می‌توانند مکمل هم باشند. اما قبل از آن لازم است که فرق okr با kpi را درک کرده باشید:

•  KPIها معیارهایی هستند که نشان‌دهنده سلامت کسب و کار شما هستند؛ درحالی‌که OKR‌ها با ارزش‌ترین معیارهای شما برای موفقیت آینده هستند.
•  OKR یک چارچوب استراتژیک است؛ در حالی که KPI اندازه‌گیری‌هایی است که در یک چارچوب وجود دارد.
• KPI یک شاخص ولی OKR یک سیستم است که معمولا در دو حالت استفاده می‌شود: وقتی KPIای دچار مشکل شده و باید این شاخص را در مدت زمان مشخصی در اولویت قرار دهیم و زمانی که می‌خواهیم کار جدیدی انجام دهیم که قبلا در KPI نبوده و الان اولویت ما محسوب می‌شود.

نمونه‌های OKR در مقابل KPI

برای نشان دادن تفاوت kpi و okr به مثال‌های زیر دقت کنید. تصور کنید یک تیم پشتیبانی مشتری را اداره می‌کنید که حجم زیادی از درخواست‌های پشتیبانی را دریافت می‌کنند. ازآنجایی‌که می‌خواهید زمان انتظار مشتریان را کاهش دهید (بالا نگه داشتن میزان رضایت و نگهداری) انتخاب اهداف جامع، تیم پشتیبانی مشتری شما را پاسخ‌گو نگه می‌دارد. برای بررسی دقیق‌تر OKR و KPI دو سناریو را در نظر می‌گیریم.

سناریوی شماره ۱: روش KPI

 در این روش با تاکید بر تعداد میزان پاسخ‌گویی در ساعت به‌منظور کاهش مدت زمان انتظار مشتریان، KPI «دویست پاسخ داده شده در ساعت» تدوین می‌شود. در پایان سه ماه، شما به KPI خود می‌رسید و به‌طور مداوم نرخ پاسخگویی ۲۰۰ مورد در ساعت را دریافت می‌کنید.

بااین‌حال، ممکن است کماکان درخواست‌های پشتیبانی در حال افزایش باشد و در نتیجه زمان پاسخ‌دهی کند می‌شود؛ نتیجه اینکه KPI شما پویا نیست. مشکل اصلی همچنان ادامه دارد و زمان طولانی‌ترِ انتظار مشتری باعث کاهش رضایت او می‌شود.

سناریوی شماره ۲: روش OKR

بیایید OKR‌ها را در مقابل KPI‌ها در یک وضعیت مشابه بررسی کنیم. در این سناریو، با استفاده از OKR زیر با بحران پشتیبانی مشتری مقابله می‌کنید:

هدف (Objective)

حل بحران درخواست‌های پشتیبانی

نتایج کلیدی (Key Result)

1. نتیجه کلیدی ۱: کاهش زمان پاسخ‌دهی به میزان ده‌درصد؛
2. نتیجه کلیدی ۲: بهبود امتیاز رضایت مشتری تا پنج‌درصد؛
3.  نتیجه کلیدی ۳: افزایش پاسخ‌های کنترل‌شده از ۱۸۰ به ۲۰۰

 نتایج به‌دست‌آمده پس از سه ماه به‌صورت زیر است.

1. کاهش زمان پاسخ‌گویی به میزان ۷درصد؛
2. بهبود امتیاز رضایت مشتری تا ۴درصد؛
3. افزایش تعداد پاسخ‌های کنترل‌شده شده از ۱۸۰ به ۱۹۰.

 در حالی که ممکن است به همه نتایج کلیدی دست نیافته باشید، رویکرد چند وجهی OKR به شما این امکان را می‌دهد که بحران پاسخگویی به درخواست‌های پشتیبانی را به‌طور قابل توجهی بهبود بخشید. در سناریوی OKRs شما می‌توانید نتایج متفاوتی را ببینید.

درحقیقت همان‌طورکه در مثال می‌بینید KPIها شاخص‌هایی هستند که با وجود اینکه در کوتاه‌مدت به نتایج قابل مشاهده منجر می‌شود، اما به‌دلیل نگاه تک‌بعدی به مسائل و اهداف سازمانی در بلندمدت کارکرد خود را از دست داده و نیازهای سازمان را برآورده نمی‌کنند؛ درحالی‌که در روش OKR به‌دلیل نگاه سیستمی به چالش ها و نیازهای سازمانی و تاکید بر لزوم به روزرسانی و بررسی اهداف و نتایج کلیدی احتمال موفقیت سازمان در پیشبرد اهداف بسیار بیشتر است.

مشکلات تمرکزِ تنها روی KPIها

 همان‌طورکه در سناریوی بالا نشان داده شد، اگر فقط KPIها در مقابل OKRها به‌عنوان ابزار مدیریت هدف تکیه کنید، ممکن است چندین مشکل پیش بیاید. در اینجا سه مشکل اصلی را بررسی می‌کنیم:

 1. تعداد KPI معمولا مشخص نیست

 وقتی صحبت از KPI‌ها در مقابلOKR‌ها می‌شود، تعداد مناسب برای معیارهای KPI بسیار ذهنی و سلیقه‌ای است. انتخاب KPI بسیار کم می‌تواند بسیار جانبدارانه و گیج کننده باشد و اعضاء سازمان نسبت به آن پذیرش نداشته باشند.

از طرفی انتخاب KPIهای بسیار زیاد باعث تحمیل بیش از حد معیارهای ارزیابی به تیم‌ها یا کارمندان می‌شود که نتیجۀ آن عملکرد متوسط تیم‌ها یا کارکنان است؛ بنابراین، شما باید نقطه بینابینی را ایجاد کنید که اغلب بسیار مشکل ست.

۲. واضح نبودن مواردی که به تغییر و بهبود نیاز دارند

 شاخص‌های کلیدی عملکرد مواردی را که نیاز به اصلاح یا بهبود دارند، آشکار نمی‌کنند و ابزاری برای نشان دادن بهبودهای موردنیاز نیستند. KPI‌ها فقط گزارشی از وضعیت فعلی ارائه می‌کنند.

۳. مالکیت نامشخص

مسئول پاسخ‌گویی KPIها مبهم و نامشخص است؛ یعنی معلوم نیست دقیقا چه کسی باید پاسخ‌گوی درستی و اشتباه انتخاب KPI مناسب باشد؛ به‌عنوان مثال ممکن است یک کارمند مسئول به‌روزرسانی KPI باشد؛ اما عملکرد آن کوچکترین تاثیری در بهبود شاخص کلیدی عملکرد نداشته باشد. خوشبختانه، OKR‌ها می‌توانند به کاهش تأثیر این تله‌ها کمک کنند.

چگونه  OKRها و KPI‌ها در کنار هم استفاده می‌شوند؟

 OKR‌ها چه کسی، چه چیزی و چگونگی یک پروژه را تعریف می‌کنند و نشان می‌دهند که چه چیزی در موفقیت آن نقش داشته است. او کی آرها ابزاری مختصر و درعین‌حال قدرتمند هستند که تصویری کامل از عملکرد شما ترسیم می‌کنند. علاوه بر این، OKR‌ها می‌توانند با هشدار دادن به شما درباره نتایج عقب‌مانده، به شناسایی جاهایی کمک کنند که به منابع اضافی نیاز دارند.

ترکیب KPI‌ها و OKR می‌تواند برای کسب و کار شما مفید باشد. همان‌طورکه در جدول ابتدای مقاله گفته شد، KPIها ثابت و بدون تغییر هستند؛ اما اگر آن‌ها را در سیستمی مبتنی بر OKR تدوین کنیم، می‌توانند ویژگی‌های یک نتیجه کلیدی را به خود بگیرد؛ بنابراین با استفاده از OKR می‌توانید KPI‌های بلندپروازانه را ایجاد و تعریف کنید.

به‌عنوان مثال تصور کنید تیم بازاریابی شما KPI بسیار بالایی دارد (ایجاد ۴۰۰۰۰ سرنخ برای فروش)؛ درصورتی‌که اعضای تیم بازاریابی فقط  10000 سرنخ (Sales Lead) را در سال گذشته تحویل دادند. باتوجه‌به اینکه OKRها چالشی و تهاجمی هستند، می‌توانید از آن‌ها برای تقویت خلاقیت و نبوغ تیم خود استفاده کنید.

در این شرایط، OKR مربوطه می‌تواند به‌صورت زیر تعریف شود:

هدف (Objective)

دریافت سرنخ‌های فروش مبتنی بر وب سایت با ترافیک بالا و  باکیفیت

نتایج کلیدی (Key Result)

1.  نتیجه کلیدی ۱: بازدیدکنندگان وب سایت را به ۳۰۰ هزار افزایش دهید؛
2. نتیجه کلیدی ۲: نرخ پرش را زیر ۵۲% نگه دارید؛
3. نتیجه کلیدی ۳: ۸۰۰۰۰ سرنخ برای فروش ایجاد کنید؛

 به نتیجه کلیدی شماره ۳ نگاه کنید؛ تعداد سرنخ‌های هدف دو برابر KPI است. دلیل چنین نتیجه کلیدی جسورانه چیست؟ حتی اگر کارمندان به ۷۰درصد نتیجه مدنظر برسند، نتایج بهتری نسبت به دستیابی ۱۰۰درصدی به KPI کمتر جاه‌طلبانه به همراه خواهند داشت؛ به‌عبارتی هدف گذاری OKR همچنین به تیم شما انگیزه می‌دهد تا ریسک و روش‌های جدید را امتحان کنند

بهترین شیوه‌های ادغام OKR و KPI

در اینجا به پنج نکته اشاره می‌کنیم که می‌توانید هنگام ادغام OKR و KPI در سازمان خود از آن‌ها استفاده کنید:

۱.  OKR‌ها و KPI‌های خود را با اهداف سازمانی هماهنگ کنید

OKRها و KPIهای مرتبط با استراتژی شرکت شما تضمین می‌کنند که کارمندان در جهت اولویت‌های سازمان کار می‌کنند. این هماهنگی پیشرفت مداوم و مستمر به‌سمت اهداف کوتاه‌مدت و بلندمدت را تسهیل می‌کنند.

۲. تعداد OKR و KPI را محدود کنید

محدود کردن OKRها و KPIها مدیریت آن‌ها را با صرف زمان کمتر، حذف هرگونه سردرگمی در اولویت‌های شرکت و اطمینان از استفاده کافی از منابع ساده‌تر می‌کند.

۳. OKRها و KPIها را به‌طور منظم مرور کنید

یک برنامه بازبینی منظم برای OKRها و KPIها تضمین می‌کند که پیوستگی بین آن‌ها حفظ شده است و در یک راستا فعالیت می‌کنند.

۴. اطلاعات تیم‌ها را درباره پیشرفت OKR و KPI به‌روز نگه دارید

اطلاعات OKRها و KPIها همراه با نوسانات و تغییراتشان باید در دسترس همگان باشد و همه تیم‌ها نسبت به هر تغییری در شاخص‌های آن پاسخ‌گو باشند. این امر باعث می‌شود تیم‌ها و بخش‌ها سازنده بمانند و فعالانه برای دستیابی به اهداف تلاش کنند.

۵. از نرم‌افزارهای هدف گذاری استفاده کنید

تنظیم، ردیابی و به‌روزرسانی دستی OKR و KPI می‌تواند با احتمال خطا همراه باشد. نرم‌افزار تنظیم هدف، OKR و KPI شما را دقیق، قوی و کارآمد نگه می‌دارد. با ترکیب OKR و KPI می‌توانید بهتر به مسائل عملیاتی پرداخته و به اهداف بلندپروازانه دست یابید.

OKR بهتر است یا KPI؟

به‌جای اینکه بپرسیم KPI بهتر است یا OKR  باید در نظر بگیریم که این دو روش چگونه یکدیگر را کامل می‌کنند. KPI نقطه شروع گفتگو درباره مکان بهبود، تغییرات و راه‌حل است؛ اما OKR یک محدوده متمرکز با نتایج قابل اندازه گیری را برای ارائه بهبودها مشخص می‌کند.

تجزیه و تحلیل عملکرد کسب و کار از طریق KPI به مدیران درک درستی از جایگاه کسب و کار و چگونگی ادامه آن می‌دهد. بدون KPI، یک شرکت می‌تواند سرعت و مسیر خود را در رسیدن به اهداف از دست بدهد. به بیان ساده، اگر KPI را اندازه نگیرید، رهبری یک شرکت کارآمد و سازمان یافته دشوار می‌شود؛ بااین‌حال اعداد به‌دست‌آمده از KPI باید به‌طور مستقیم به شما درباره روش‌های بهبود و تغییر سخنی نمی‌گویند.

شما نمی‌توانید تنها با گفتن «ما باید به هدف درآمد بالاتری دست یابیم» یک تجارت را توسعه دهید. اگر از اهداف KPI عقب مانده‌اید، باید بدانید دقیقاً چه چیزی را باید بهبود دهید تا همه‌چیز را به مسیر خود بازگردانید؟ اینجاست که OKR‌ها وارد می‌شوند؛ اگر از هدف KPI خود عقب افتاده‌اید، به یک OKR نیاز دارید تا همه‌چیز را در مسیر درست قرار دهید.

اگر می‌خواهید به یک هدف KPI بلندپروازانه‌تر (مانند یک عدد درآمدی بزرگ) برسید، به OKRهایی نیاز دارید که شما را به آن‌جا راهنمایی کنند. برای توضیحات بیشتر به مثال زیر دقت کنید.

تیم موفقیت مشتری شرکت A دارای هدف KPI صد جلسه در هر سه ماهه است. اعضای سازمان متوجه شده‌اند که برای حضور مشتریان بیشتر و افزایش ارزش طول عمر مشتری، باید جلسات بیشتری داشته باشند؛ بنابراین تصمیم می‌گیرند که هدف KPI بسیار بالاتر یعنی ۳۰۰ جلسه در هر سه ماهه برگزار کنند.

مشخص شدن هدف KPI نقطه شروع خوبی برای بحث در مواردی است که می‌توان با تنظیم OKRها بهبود بخشید؛ بنابراین این سوال پیش می‌آید که تیم مشتری دقیقاً باید روی چه چیزی تمرکز کند تا بتواند به هدف ۳۰۰ جلسه در ۳ ماه برسد؟ برای یافتن و اولویت‌بندی تاثیرگذارترین بهبودها، تیم مشتری شرکت A سوالات زیر را مطرح می‌کند:

• آیا روی مشتریان جدید تمرکز خواهیم کرد یا کسانی که در ۶ ماه گذشته مشترک شده‌اند؟
• تیم چگونه اطلاعات خود از مشتریان را جمع‌آوری می‌کند؟ از طریق ارتباط ایمیل یا اعلان‌های درون محصول ؟
• آیا تمرکز بر مشتریان بلندمدت و تعامل بیشتر با آن‌ها موثرتر است؟ چند جلسه برای هر مشتری لازم است تا مطمئن شویم که تعامل کافی صورت گرفته است؟

گفتگوهای تیمی که با یک KPI آغاز شده است کلیدی برای همسویی تیمی است و از این طریق مشخص می‌شود که کدام واحد یا بخش ها از دیگر واحد یا بخش های سازمان تاثیرگذارترند . نتایج این گفتگوها به عنوان مبنایی برای تنظیم هدف در الگو منطبق بر OKRمی باشد . یک الگوی موفقیت مشتری OKR را انتخاب کنید تا به‌عنوان مبنایی برای اهداف و نتایج کلیدی خود از آن استفاده کنید.

نویسنده: سرکار خانم لیلا یاراحمدی