مقالات مدیریت
مدیریت روابط عمومی چیست؟ + وظایف مدیر روابط عمومی
احتمالاً شما هم تا امروز بارها اصطلاح مدیر روابط عمومی یا Public Relations Manager را شنیده‌اید. اما آیا می‌دانید مدیریت روابط عمومی در سازمان دقیقاً چه نقشی را ایفا می‌کند؟ مدیریت روابط عمومی یکی از انواع مدیریت است. بسیاری از افراد به اشتباه تصور می‌کنند تنها نقش مدیر روابط عمومی، تبلیغات و هدف اصلی او فروش محصولات و خدمات است؛ درحالی‌که مدیر روابط عمومی مسئولیت بسیار گسترده‌تری را در سازمان بر عهده دارد. وظیفه اصلی مدیریت روابط عمومی (Public Relations Manager)، اطمینان از شکل گرفتن یک تصویر مثبت از سازمان در ذهن مردم و مشتریان است. به علاوه، مدیر روابط عمومی باید نقش تاثیرگذاری در تصمیم‌گیری‌های استراتژیک سازمان داشته باشد و در تصمیم‌گیری‌های مدیران ارشد سازمان نقش مشاور را ایفا کند؛ بنابراین، تصور اینکه مدیر روابط عمومی فقط یک نماینده تبلیغاتی است، تصوری اشتباه است و در واقعیت نقش او بسیار گسترده‌تر است.
مدیر روابط عمومی کیست؟
به چند مورد از برندها یا کسب‌وکارهای مطرح در شهر خودتان فکر کنید؛ هریک از این برندهای مطرح یک تصویر مشخص در ذهن مخاطبین خود دارند. تصویری که از کسب‌وکار در ذهن افراد مرتبط با آن شکل می‌گیرد، تاثیر مستقیم بر حیات و ممات آن دارد؛، بنابراین اهمیت این تصویر را هیچ کسب‌وکاری نمی‌تواند نادیده بگیرد.
مدیر روابط عمومی سازمان دقیقاً همان کسی است که مسئول ترسیم یک تصویر مثبت از سازمان در ذهن تمام افراد مرتبط با آن سازمان است. این افراد شامل تمام کارمندان، سرمایه‌گذاران، مشتریان، رسانه‌ها، نهادهای دولتی و سایر افراد ذی‌نفعِ مرتبط با سازمان هستند؛ بنابراین مدیر روابط عمومی شخصی است که با تمام افراد مرتبط با سازمان، اعم از رسانه‌های جمعی، مشتریان، کارکنان و سایر ذی‌نفعان سازمان ارتباط برقرار می‌کند و به‌وسیله برگزاری رویدادهای حضوری یا کمپین‌های رسآن‌های سعی می‌کند پاسخگوی سوالات و نیازهای مختلف این افراد باشد و تصویری مثبت از سازمان و برند خود در ذهن آن‌ها ایجاد کند.
ضرورت استخدام مدیر روابط عمومی در سازمان
استخدام مدیر روابط عمومی در سازمان اهمیت زیادی دارد. به‌صورت‌کلی مدیر روابط عمومی، باتوجه‌به مسئولیت‌های متعدد و مهمی که در سازمان دارد، به توسعه و رشد سازمان، بهبود تصویر برند، توسعه روابط تجاری، مدیریت بحران، تبلیغات، بازاریابی و مدیریت شبکه‌های اجتماعی کمک می‌کند. در اینجا به پنج دلیل اصلی اهمیت مدیریت روابط عمومی در سازمان اشاره می‌کنیم:
۱. بهبود تصویر برند
مدیر روابط عمومی با ایجاد ارتباط مناسب با رسانه‌ها، جامعه و مشتریان، تصویر برند و سازمان را بهبود می‌بخشد. این کار به سازمان کمک می‌کند تا اعتماد مشتریان و مخاطبان خود را به دست بیاورد.
۲. توسعه روابط تجاری
مدیر روابط عمومی با ایجاد روابط مناسب با شرکای تجاری، مشتریان و مخاطبان، به توسعه روابط تجاری سازمان کمک و بازاریابی و فروش محصولات و خدمات سازمان را تسهیل می‌کند.
۳. مدیریت بحران
مدیر روابط عمومی با داشتن تجربه و آمادگی در مدیریت بحران‌های احتمالی، مثل بحران‌های امنیتی، بحران‌های ارتباطی، بحران‌های محیطی و… به سازمان کمک می‌کند تا در مواجهه با این بحرآن‌ها بهتر عمل و از خسارات احتمالی جلوگیری کند.
۴. تبلیغات و بازاریابی
مدیر روابط عمومی از طریق تبلیغات و بازاریابی موثر، محصولات و خدمات سازمان را به مشتریان بالقوه معرفی می‌کند و با ارتقای شناخت مشتریان از برند سازمان، فروش و سودآوری را افزایش می‌دهد.
۵. مدیریت شبکه‌های اجتماعی
امروزه، شبکه‌های اجتماعی یکی از ابزارهای مهم برای تبلیغات و بازاریابی هستند. مدیر روابط عمومی با مدیریت مناسب این شبکه‌ها، محتوای مناسبی را به مخاطبان سازمان ارائه می‌دهد و با افزایش تعامل با آن‌ها، شناخت بیشتری را از برند سازمان خود ایجاد می‌کند.
شرح شغل مدیر روابط عمومی
باتوجه‌به آنچه تا اینجای مقاله گفته شد، شما تا حدودی با شغل مدیریت روابط عمومی و وظایف آن آشنا شده‌اید. نکته مهم در ارتباط با شرح شغل این سمت شغلی این است: بسیاری از وظایفی که برای مدیر روابط عمومی ذکر می‌شود، توسط افراد و واحدهای دیگری در سازمان اجرا می‌شود و مدیر روابط عمومی نقش نظارت و مشورت در انجام این امور را ایفا می‌کند.
به‌عنوان مثال، برگزاری کمپین‌های تبلیغاتی برای فروش به حوزه مدیریت فروش مرتبط است؛ اما مدیر روابط عمومی نیز باید در امور برنامه‌ریزی این کمپین حضور داشته باشد و با ارائه راهکارهای مختلف، مطمئن شود این کمپین و تبلیغات آن به تصویر مثبت برند آسیبی وارد نمی‌کند.
بخشی از شرح شغل مدیر روابط عمومی عبارتند از:
- برگزاری جلسات مشاوره با مدیران ارشد سازمان.
- حفظ سازمان از آسیب احتمالی شایعات، تهدیدات و انتقادهای مغرضانه داخلی یا خارجی؛
- ارتباط مداوم و موثر با رسانه‌های مختلف؛
- نظارت بر برگزاری جلسات درون سازمانی به‌صورت مداوم؛
- استفاده کاربردی از ظرفیت‌های فضای مجازی در ایجاد تصویر مثبت برای سازمان با استفاده از تعامل مداوم با خبرگزاری‌ها، وب‌سایت‌ها، وبلاگ‌ها و صفحات شبکه‌های اجتماعی؛
- مدیریت سایت و شبکه‌های اجتماعی رسمی سازمان برای اطلاع‌رسانی و ارتباط آنلاین با مشتریان؛
- اطمینان از وجود ارتباط پویا و موثر میان اعضای مختلف سازمان ازجمله کارمندان، مشاوران، سرپرست‌ها و مدیران؛
- شرکت در جلسات با ذی‌نفعان بیرونی سازمان مانند شرکای تجاری، مشتریان و…؛
- پاسخ‌گویی به مشتریان و اطمینان از تکریم ارباب رجوع؛
- برقراری ارتباط و تعامل سازنده میان اعضای درون سازمان و مخاطبان برون سازمانی؛
- بررسی فعالیت واحدهای مختلف سازمان و ارائه این بررسی‌ها به مدیران ارشد یا جلسات درون سازمانی؛
- برگزاری و نظارت بر اجرای کمپین‌های تبلیغاتی؛
- اطمینان از به‌روز بودن وب سایت سازمان و پاسخ‌گویی آن به مخاطبین آنلاین؛
- اطمینان از فعال بودن شبکه‌های اجتماعی سازمان و پاسخ‌گویی همه‌روزه آن به پرسش‌های مخاطبین؛
- برگزاری همایش‌ها، سخنرانی‌ها، نشست‌های خبری، جشنواره‌ها، مراسمات سازمانی و ارتباط با رسانه‌های خبری برای پوشش آن‌ها.
ویژگی‌های شخصیتی مدیر روابط عمومی
جدا از بحث مهارت‌های تخصصی موردنیاز برای مدیران روابط عمومی که در بخش‌های بعدی مقاله به آن‌ها می‌پردازیم، در اینجا بعضی از ویژگی‌های شخصیتی مدیران روابط عمومی موفق را بررسی می‌کنیم. این ویژگی‌ها تفاوت میان یک مدیر روابط عمومی حرفه‌ای با یک مدیر روابط عمومی معمولی را مشخص می‌کنند.
انعطاف پذیری
ممکن است مشتریان برنامه خود را بدون اطلاع قبلی تغییر دهند و موقعیت‌ها به‌طور ناگهانی تغییر کنند؛ بنابراین مدیر روابط عمومی باید از انعطاف پذیری بالایی در مواجهه با این شرایط برخوردار باشد.
یادگیرندگی
هیچ‌کس نمی‌تواند یک‌شبه به مدیر روابط عمومی یک سازمان بزرگ تبدیل شود؛ تبدیل شدن به یک مدیر PR توانمند نیازمند تمایل زیاد فرد برای یادگیری است.
شخصیت اطلاعات محور
فعالیت روزانه یک مدیر روابط عمومی، شامل تعامل با جهان و افراد درون آن است. آن‌ها باید از تمام آنچه در سازمان یا در جهان خارج از سازمان در حال وقوع است، خبر داشته باشند. مدیران روابط عمومی موفق خوب می‌دانند که چطور باید از اطلاعات و اخبار جاری برای به روز نگه داشتن مخاطبین خود استفاده کنند.
داشتنِ نگاه سیستمی و دید کل‌نگر
مدیر روابط عمومی باید نگاه کل نگری داشته باشد تا مطمئن شود که هر اقدام او نقش موثری در تحقق اهداف کلی سازمان دارد. در دوره آموزش تفکر سیستمی در مدیریت، داشتنِ نگاه سیستمی در مدیریت را کامل آموزش داده‌ایم.
ارتباط موثر
برای مدیریت روابط عمومی، ارتباطات همه‌چیز است! هدف اصلی این شغل ایجاد ارتباط میان سازمان و عموم مردم است؛ بنابراین برخورداری از خوی اجتماعی و مهارت‌های ارتباط موثر یکی از ویژگی‌های شخصیتی موردنیاز برای آن است.
دانش
مدیر روابط عمومی باید محصولات و خدمات سازمان خود را به خوبی بشناسد. به‌عنوان مثال، مدیر روابط عمومی یک شرکت فناوری باید سعی کند درباره تمام ابزارهای موجود در بازار، ترجیحات مشتریان و مزایا و معایب رقبا خبر داشته باشد.
مهارت نوشتاری
پایه و اساس روابط عمومی هنوز به‌شدت به بیان خلاقانه اطلاعات وابسته است؛ بنابراین مهارت‌های نوشتاری و نویسندگی بیشتر از حد متوسط در روابط عمومی ضروری هستند.
صداقت
برای حفظ تصویر مثبت برند بسیار مهم است که گزارش‌های شما همیشه واضح و صادقانه باشند. مدیر روابط عمومی همیشه باید تلاش کند اظهارات خود را به بهترین و مفصل‌ترین حالت و بدون پوشاندن هیچ حقیقتی بیان کند. مدیران روابط عمومی حرفه‌ای هیچگاه از بیان حقیقت نمی‌ترسند.
توجه به جزئیات
عصر دیجیتال سازمآن‌ها را به زیر لنز دقیق دوربین‌ها برده است؛ امروزه کوچکترین فعالیت‌های سازمان در فضای مجازی نیازمند بررسی و برنامه‌ریزی دقیق است؛ زیرا اگر این فعالیت‌ها کنترل نشود، حتی کوچکترین خطا می‌تواند به یک فاجعه تمام‌عیار تبدیل شود.
اراده قوی
آخرین ویژگی شخصیتی مدیران روابط عمومی حرفه‌ای و موفق را می‌توان اراده دانست. در این جایگاه شغلی شما بیش از آنچه فکرش را می‌کنید با انتقاد و تخریب روبه‌رو می‌شوید و اینکه با چه سرعتی می‌توانید از این شرایط بیرون بیایید و به راه خودتان ادامه دهید، تعیین می‌کند با چه سرعتی به جایگاه‌های بالاتر صعود خواهید کرد.
وظایف مدیر روابط عمومی در سازمان
همان‌طورکه می‌دانید، مدیر روابط عمومی در سازمان وظایف گسترده‌ای دارد. درکل، مدیر روابط عمومی باید با برنامه‌ریزی، مدیریت و کنترل ارتباطات عمومی سازمان، موثرترین راه‌حل‌ها را برای تعامل با مخاطبان مختلف پیدا کند و به تقویت ارتباطات سازمان با مخاطبان خود کمک کند.
قالب کلی وظایف مدیران روابط عمومی را به‌صورت دسته‌بندی شده در ادامه مشاهده می‌کنید:
۱. طراحی راهبردهای ارتباطی
مدیر روابط عمومی برای حفظ یا افزایش سطح اعتماد عمومی و تقویت ارتباطات با مخاطبان مختلف، به طراحی و پیاده‌سازی استراتژی‌های ارتباطی موثری نیاز دارد.
۲. مدیریت روابط با رسانه‌ها
این وظیفه شامل برقراری و حفظ روابط با رسانه‌های مختلف، ارائه اخبار و اطلاعات مرتبط با سازمان به رسانه‌ها، مدیریت بخشی از برنامه‌های تلویزیونی و رادیویی و همچنین برگزاری کنفرانس‌های مطبوعاتی است.
۳. هماهنگی با بخش‌های دیگر سازمان
مدیر روابط عمومی برای پاسخ به سوالات و مشکلات رسانه‌ای، نیازمند هماهنگی با بخش‌های دیگر سازمان مانند بخش فنی، تحقیق و توسعه، تولید و… است.
۴. برگزاری کنفرانس‌های مطبوعاتی و رویدادهای عمومی
مدیر روابط عمومی مسئول برگزاری کنفرانس‌های مطبوعاتی و رویدادهای عمومی مانند نمایشگاه‌ها، جشنواره‌ها، کنفرانس‌ها، سمینارها و… است.
۵. توسعه روابط عمومی با مخاطبان
مدیر روابط عمومی باید روابط عمومی خود را با مخاطبان مختلف توسعه داده و آن‌ها را با سازمان آشنا کند. این کار شامل توسعه روابط با مشتریان، جامعه، همکاران و دیگر ذی‌نفعان سازمان است.
مهم‌ترین مهارت‌های مدیریت روابط عمومی
در این بخش به مهارت‌های تخصصی اشاره می‌کنیم که مدیران روابط عمومی برای ایفای نقش خود به کارآمدترین حالت ممکن باید آن‌ها را یاد بگیرند:
- مهارت نویسندگی برای تولید یا نظارت بر سناریوهای رسانه‌ای؛
- مهارت مذاکره و متقاعدسازی حرفه‌ای برای مذاکره با بخش‌های داخلی سازمان یا ذی‌نفعان خارجی؛
- مهارت سخنرانی و ارائه؛
- مهارت ارتباط موثر و روحیه شبکه‌سازی؛
- ذهن تحلیلگر و توانمندی تحلیل ارتباطات؛
- مهارت بازاریابی و تبلیغات؛
- مهارت‌های برنامه‌ریزی و سازماندهی افراد؛
- مهارت مدیریت و اولویت‌بندی کارها؛
- مهارت برنامه‌ریزی و اجرای کار تیمی؛
- توانایی برنامه‌ریزی و مدیریت رویدادهای عمومی؛
- مهارت حل مسئله و تصمیم گیری؛
- تجربه مدیریت رسانه‌های اجتماعی؛
- مهارت رسانه‌های دیجیتال، مانند طراحی گرافیک، ویرایش ویدئو و مدیریت وبلاگ.
مزایا و معایب شغل مدیر روابط عمومی در سازمان
شغل مدیریت روابط عمومی در سازمان دارای مزایا و معایب متعدد توام باهم است و آگاهی از این موارد کمک می‌کند تا بتوانیم با دید بازتری وارد این شغل شویم. این شغل به مدیران روابط عمومی اجازه می‌دهد تا با مخاطبان مختلف ارتباط برقرار و اعتماد عمومی را تقویت کنند؛ اما به دلیل فشار کاری بالا و نیاز به هماهنگی با بخش‌های دیگر سازمان نیازمند توانایی‌های خاصی است. در اینجا در ابتدا مزایا و در ادامه آن معایب شغل مدیریت روابط عمومی را توضیح می‌دهیم.
مزایای شغل مدیر روابط عمومی
مزایا شغل مدیریت روابط عمومی در سازمان عبارتند از:
-
ارتباط برقرار کردن با مخاطبان مختلف
مدیران روابط عمومی برای حفظ و تقویت ارتباطات با مخاطبان مختلف مانند مشتریان، جامعه، رسانه‌ها و دیگر ذی‌نفعان سازمان ارتباط برقرار می‌کنند و تنوع زیادی را در ارتباطات خود تجربه می‌کنند.
-
سفرهای کاری متعدد
یکی از ویژگی‌های مثبت شغل مدیریت روابط عمومی، سفرهای کاری متعدد است که از تکراری شدن روزهای کاری جلوگیری می‌کند.
-
شبکه‌سازی کاربردی
مدیران روابط عمومی بیش از هر عضو دیگری از سازمان با اعضای درون‌سازمانی و ذی‌نفعان برون‌سازمانی در ارتباط هستند؛ بنابراین این جایگاه شغلی پتانسیل بسیاری زیادی را برای شبکه‌سازی ایجاد می‌کند. ناگفته مشخص است که این ارتباطات چقدر می‌توانند برای این افراد در آینده مفید باشند.
-
کسب تجربه در حوزه مدیریت
فعالیت در جایگاه شغلی مدیریت روابط عمومی، توانمندی‌های مدیریتی را نیز در فرد افزایش می‌دهد و او را برای فعالیت در نقش‌های بزرگ‌تر و مهم‌تر آماده می‌کند.
معایب شغل مدیریت روابط عمومی در سازمان
معایب شغل مدیریت روابط عمومی در سازمان عبارتند از:
۱. فشار کاری بالا
مدیران روابط عمومی برای پاسخ به نیازهای مختلف ازجمله برگزاری رویدادهای عمومی، پاسخ به سوالات رسانه‌ها و تدوین متن‌های تبلیغاتی معمولا با فشار کاری بالایی مواجه می‌شوند.
۲. پاسخ‌گویی به تغییرات سریع
مدیران روابط عمومی باید با تغییرات سریع درزمینه روابط عمومی، رسانه‌ها و بازار آشنا باشند و به تغییرات سریع پاسخ‌گو باشند.
۳. هماهنگ بودن با بخش‌های دیگر سازمان
مدیران روابط عمومی برای پاسخ به سوالات و مشکلات رسانه‌ای، نیازمند هماهنگی با بخش‌های دیگر سازمان مانند بخش فنی، تحقیق و توسعه، تولید و… هستند
چطور مدیر رابط عمومی شویم؟
برای اینکه بتوانید به یک مدیر روابط عمومی توانمند تبدیل شوید، می‌توانید از روش‌های زیر اقدام کنید:
۱. کسب دانش تخصصی
برای تبدیل شدن به یک مدیر روابط عمومی باید دانش کافی درزمینه روابط عمومی، بازاریابی، مدیریت رسانه و تبلیغات داشته باشید. برای این کار می‌توانید در رشته‌های مرتبط مانند مدیریت، روابط عمومی، بازاریابی و مدیریت رسانه تحصیل کنید.
۲. کار در شرکت‌های مرتبط
پیوستن به شرکت‌های مرتبط با حوزه روابط عمومی و بازاریابی، می‌تواند به شما کمک کند تا با روند کار در این حوزه آشنا شوید و تجربه کاری خود را افزایش دهید.
۳. شرکت در دوره‌های آموزشی
شرکت کردن در دوره‌های آموزشی یکی از راه‌های میانبر و سریع‌تر جهت یادگیری مهارت مدیریت روابط عمومی است. شرکت در دوره‌های آموزشی بازاریابی و تبلیغات، مدیریت روابط عمومی و دوره MBA می‌تواند برای شما مفید باشد.
۴. آموزش دیدن از افراد حرفه‌ای درزمینه روابط عمومی
برقراری ارتباط با افراد موفق در حوزه روابط عمومی، می‌تواند به شما در یادگیری تجربیات آن‌ها و به دست آوردن روش‌های موثر در این حوزه کمک کند.
۵. تقویت مهارت‌های فردی
درنهایت شما می‌توانید با تقویت پیوسته مهارت‌های موردنیاز برای مدیریت روابط عمومی که در این مقاله به آن‌ها اشاره کردیم، تخصص و کارآمدی خود در این پوزیشن شغلی را افزایش دهید.
حقوق مدیران روابط عمومی در ایران چقدر است؟
یکی از سوالات پرتکرار در ارتباط با موقعیت شغلی مدیریت روابط عمومی این است که حقوق مدیران روابط عمومی در ایران چقدر است؟ همان‌طورکه می‌دانید که حقوق مدیران روابط عمومی بسته به بزرگی سازمان، میزان تخصص و یا فعالیت در شهرهای کوچک یا بزرگ متفاوت است. در اینجا مطابق آمار ارائه‌شده توسط وب سایت جاب ویژن، طیفی از حقوق مدیران روابط عمومی در سال ۱۴۰۲ را به شما ارائه می‌دهیم:
حقوق مدیران روابط عمومی در تهران
- حداقل میزان حقوق: ۱۳.۴ میلیون تومان؛
- میانگین میزان حقوق: ۲۰.۶ میلیون تومان؛
- حداکثر میزان حقوق: ۳۶.۴ میلیون تومان.
حقوق مدیران روابط عمومی در شهرهای بزرگ
- حداقل میزان حقوق: ۷.۵ میلیون تومان؛
- میانگین میزان حقوق: ۱۰.۴ میلیون تومان؛
- حداکثر میزان حقوق: ۲۵ میلیون تومان.
حقوق مدیران روابط عمومی در شهرهای کوچک
- حداقل میزان حقوق: ۶.۴ میلیون تومان؛
- میانگین میزان حقوق: ۸.۶ میلیون تومان؛
- حداکثر میزان حقوق: ۱۲.۹ میلیون تومان.
سخن پایانی
مدیریت روابط عمومی یکی از مشاغل مهم در سازمان‌های امروزی است؛ زیرا به‌صورت مستقیم با تصویر ساخته شده از برند شما در ذهن مخاطبین ارتباط دارد. مدیران روابط عمومی با تنوع وظایف بسیار بالایی روبه‌رو هستند و بیش از هر عضو دیگر سازمان ارتباطات متنوع را تجربه می‌کنند. همین ویژگی‌ها مدیر روابط عمومی را به یک سِمت شغلی جذاب تبدیل کرده است. البته گاهی همین تنوع و نیاز به پاسخ‌گویی به تغییرات سریع ادامه دادن به فعالیت در این شغل را دشوار می‌کند.
عالی و کامل
ممنون