برنامه ریزی تعاملی؛ خلق آینده سازمان در دنیای غیر قابل پیش بینی

چرا برنامه ریزی تعاملی؟

برنامه ریزی تعاملی  مدلی از برنامه‌ریزی سازمانی است. در این مدل از برنامه ریزی به‌جز اینکه آینده را غیر قابل پیش‌بینی می‌دانیم، مطلقا انطباق سازمان با آینده را معقول نمی‌دانیم. در  برنامه ریزی تعاملی معتقدیم آینده تحت تاثیر آفرینندگی ما ساخته می‌شود. برنامه ریزی تعاملی نسبت به دیگر روش‌های برنامه ریزی مزایای زیر را داراست و به همین دلیل به شما به‌عنوان مدیر یک کسب‌وکار پیشنهاد می‌کنیم آن را جایگزین سایر مدل‌های برنامه ریزی در سازمانتان کنید.

• افزایش توانمندی و بهبود کیفت سطح زندگی همه اعضا سازمان

در برنامه ریزی تعاملی نه‌تنها اوضاع مالی سازمان، وضعیت توافقات، وضعیت تراکنش و… بهتر می‌شود؛ بلکه به‌علت درگیر شدن اعضای سازمان در فرایند برنامه ریزی و روشن‌شدن قوه تفکر آن‌ها این افراد تفکر را می‌آموزند، تجربه می‌کنند و حس ارزشمندی و اثرگذاری در سازمان پیدا می‌کنند؛ در فرایند طراحی آرمانی اکثر افراد سازمان تصمیم‌گیرنده و بالاتر از همه این‌ها خالق اتفاقی ویژه هستند.

در این مسیر سازمان تعامل را یاد می‌گیرد. این تعامل، تنها تعامل اعضای سازمان با یکدیگر نیست؛ بلکه تعامل افراد با محیط داخلی و بیرونی سازمان (بازار و صنعت و…) و همچنین تعامل با زمان جزیی از فرایند برنامه ریزی است. منظور از تعامل با زمان، تعیین اهداف آینده سازمان و درنظرگرفتن رفتاری برای تحقق آن است. بعد از گذشت مدتی (مثلاً سه ماه) رفتار مدنظر بررسی شده و برای سه ماه آینده رفتار جدیدی تعریف می‌شود.

• ارزان بودن

اکثر سازمان‌ها هزینه‌های بسیاری را برای برنامه ریزی صرف کرده‌اند؛ درصورتی‌که می توانستند با هزینۀ کمتری نتیجۀ بیشتری بگیرند. در سایر مدل‌های برنامه ریزی مثل استراتژیک برنامه ریزی توسط یک یا چند مشاور بیرونی و با استفاده از ابزارهای مدیریتی انجام می‌شود و خروجی آن تعدادی سند به‌عنوان سند برنامه ریزی استراتژیک است که به مدیران سازمان تحویل داده می‌شود؛ برنامه ریزی استراتژیک یکی از موضوعاتی است که در دوره Mba به مدیران آموزش داده می شود.

درصورتی‌که در برنامه ریزی تعاملی هزینه‌ای بیرونی صرف این کار نمی‌شود و بنابراین هزینۀ برنامه‌ریزی بسیار کاهش می‌یابد؛ زیرا حق‌الزحمه تسهیل‌گر به‌مراتب کم‌تر از هزینه مشاوران بیرونی است؛ درواقع وظیفه تسهیل‌گر کمک به افراد سازمان برای برنامه ریزی است. در این نوع برنامه ریزی استخراج دیتا به عهده افراد سازمان و فرض بر این است که برنامه ریزی بخشی از کار اعضاست.

• حضور مشتری و به‌خصوص مصرف‌کننده در فرایند برنامه ریزی (توجه ویژه به نیاز مصرف‌کننده)

در دنیای امروز اهمیت تولید از نظر مدیران کمتر و مواردی مانند بهره‌وری، نوآوری، نیازشناسی، کیفیت محصول، مخاطب شناسی، تنوع، ایجاد شوق و لذت و رفاه جایگزین آن شده است. یکی از دلایل این اتفاق پیشرفت تکنولوژی است؛ تکنولوژی باعث افزایش حجم تولید با کیفیت بهتر، قیمت کمتر و تنوع بیشتر شده است. از طرفی دسترسی سایر رقبا به تکنولوژی اهمیت مشتری و مصرف‌کننده را در نظر مدیران بیشتر کرده است.

یکی از ویژگی‌های بارز برنامه ریزی تعاملی توجه به مصرف‌کننده (حتی بیشتر از مشتری) است؛ بنابراین این مدل بهترین مدل‌ برنامه ریزی سازمانی است. در طراحی آرمانی دقیقا مصرف‌کننده در بخشی از فرایند برنامه ریزی حضور دارد و درباره خواسته‌ها، نیازها و ویژگی‌های مطلوب محصول مدنظرش صحبت می‌کند و سازمان هم باید براساس آن خودش (و نه محصول) را طراحی کند.

• تمرکز بر وضعیت آرمانی سازمان به‌جای تمرکز روی مشکلات موجود

تمرکز بر مشکلات موجود باعث می‌شود حل کردن مشکلات سخت‌تر شود.

تمرکز بر وضعیت آرمانی باعث می‌شود به برنامه ریزی رسیده و مسائل حل شوند.

• سودآوری و درآمدزایی بیشتر

باتوجه به اولین مزیتی که برای برنامه ریزی تعاملی ارائه دادیم، ممکن است این سؤال پیش آید که برنامه ریزی تعاملی بیشتر مناسب فرد است یا سازمان؟ در پاسخ به این سؤال می‌گوییم: سازمانی که نوآور و آفریننده و پیش‌رو باشد، معیارهای صنعت را تعریف کند و در بازار اولین و مؤثرترین حرف را بزند، قطعا درآمد و سودآوری بیشتری نسبت به رقبا خواهد داشت.

همان‌طورکه در بالا اشاره کردیم، تعامل با بازار جزئی از فرایند برنامه ریزی تعاملی است که قطعا تأثیر بسزایی در درآمد سازمان دارد؛ در طراحی آرمانی باید موارد زیر در نظر گرفته شود:

1. نیاز و خواسته مصرف‌کننده؛
2. شیوه مصرف مصرف‌کننده؛
3. قیمت مدنظر مصرف‌کننده؛
4. و… .

در این فرایند از نیاز مصرف‌کننده آگاه شده و محصولی منطبق با نیاز او تولید می‌شود.

• اجرایی‌تر بودن برنامه به‌دلیل یکی‌بودن مجری و طراح
  

 ازآنجایی‌که در برنامه ریزی تعاملی اعضای سازمان با یکدیگر برنامه را طراحی و اجرا می‌کنند، ضمانت اجرایی‌بودن برنامه بیشتر است؛ زیرا مجریان و طراحان برنامه یکی و همچنین مالک و مصرف‌کننده یکی هستند.

• عرضی بودن فرایند برنامه ریزی

نسبت به سایر مدل‌های برنامه ریزی در این مدل نگاه به سازمان بسیار جامع‌تر است. در طراحی آرمانی به‌طور هم‌زمان مصرف‌کننده، مشتری، منابع انسانی، واحد مالی، واحد طراحی محصول و… دیده شده و به آن‌ها توجه می‌شود؛ درحالی‌که در سایر مدل‌های برنامه ریزی نگاه به هرکدام از این بخش‌ها در زمان‌های مختلف صورت می‌گیرد (نگاه طولی).

درواقع در برنامه ریزی تعاملی در کنار اینکه تغییرات داخلیِ هرکدام از این بخش‌ها را تک‌تک رصد می‌کنیم، نگاهی هم‌زمان به تمام این بخش‌ها داریم و این یعنی نگاه طولی و عرضی در کنار هم.

• خلق آینده سازمان به‌جای پیش بینی آینده

قابل پیش بینی نبودن رفتار مشتری و مصرف‌کننده باعث شده مدل‌های برنامه ریزیِ مبتنی بر پیش‌بینی (مثل برنامه ریزی استراتژیک) دیگر نتیجه‌بخش نباشد؛ مدیران باید دنبال مدل‌های خلاق بوده و سازمانشان را به سازمانی پیش‌رو در بازار تبدیل کنند. برنامه ریزی تعاملی به مدیران فرصت می دهد تا سازمانشان را براساس خواسته‌ خود و نیاز و خواسته مصرف‌کننده و نه پیش‌بینیِ آینده طراحی کنند.

• مواجه‌نشدن سازمان با مشکلات مرسوم منابع انسانی

در فرایند برنامه ریزی به‌دلیل مشارکت کارکنان بسیاری از مشکلات مربوط به منابع انسانی در سازمان به وجود نمی‌آید؛ زیرا کارکنان حس تعلق خاطر به سازمان داشته و گویی برای خودشان برنامه ریزی می‌کنند. ناگفته نماند این مزیت یکی از مزایای اصلی برنامه ریزی Okr هم می‌باشد؛ زیرا همان‌طور که گفتیم، مشارکت کارکنان در برنامه ریزی تعاملی (Interactive Planning) و Okr یک اصل کلیدی است. درصورتی‌که با مدل او کی آر آشنایی کافی ندارید، پیشنهاد می‌کنیم حتما مقاله Okr چیست را بخوانید.

اگر برای کسی برنامه ریز کنی، مقابل برنامه تو خواهد ایستاد.

• امکان پیاده‌سازی سایر مدل‌های برنامه ریزی در در مدل تعاملی

در دل برنامه ریزی تعاملی امکان دارد از سایر ابزارهای برنامه ریزی استراتژیک (تحلیل سوات، پستل، ۵ نیروی رقابتی پورتر و… ) استفاده کنیم؛ درواقع امکان پیاده‌سازی برنامه ریزی استراتژیک در دل برنامه ریزی تعاملی وجود دارد.

• پیشی گرفتن از رقبا

 طراحی آرمانی نوآورانه‌ترین روش برای تبدیل تمام اجزای سازمان به اجزای نوآوری است.طبیعتا سازمانی که نوآورتر باشد، در دنیای رقابت از رقبا پیشی می‌گیرد.

• فراهم‌کردن شرایط شکوفایی استعدادهای کارکنان

در طراحی آرمانی به‌دلیل ‌افزایش تعاملات منابع انسانی با یکدیگر استعدادهای کارکنان شکوفا شده و از آن‌ها در جهت رشد سازمان استفاده می‌شود.

• کمک به رهبرشدن در بازار
• سریع بودن آهنگ تغییرات

 امروزه آهنگ تغییرات چنان است که اگر راهی برای توفیق کشف شود، نمی تواند مدت زیادی دوام بیاورد. درنتیجه باوجود چنین تغییرات عظیم تنها راه بقا انتخاب مدل جدیدی از برنامه‌ریزی است. تعاملی بهترین رویکرد برای این منظور بوده و به بحران های فعلی نیز با تغییرات بنیادین پاسخ می‌دهد.

• تبدیل سازمان به سازمانی یادگیرنده

برنامه ریزی تعاملی قابلیت تولید سازمانی یادگیرنده را دارد؛ یعنی سازمانی که خودش را در طول زمان توسعه دهد، تغییر و رشد کند و با تغییرات محیطی (درونی و بیرونی) آداپته شود.