مذاکره تجاری چیست و فنون موفقیت در آن کدام است؟

فنون مذاکره تجاری

 کسب موفقیت در مذاکره تجاری به میزان دانش و مهارت شما در انجام آن بستگی دارد. بهتر است بدانید که مهارت کسب‌شدنی است و شما می‌توانید با تلاش‌های خود و شرکت در کلاس‌های مناسب آن را کسب کنید. مطالعه مقالات تخصصی در این زمینه هم کمک بسیاری به شما خواهد کرد؛ به همین دلیل ما در ادامه ۱۰ فن موفقیت در مذاکره تجاری را برای شما آورده و شرح داده‌ایم.

۱. ریسک پذیر باشید

 گاهی ترک کردن یک مذاکره بسیار بهتر از بستن قرارداد است؛ زیرا شرایط معامله مطابق میل شما نیست یا بیشتر منافع شما را تحت تاثیر قرار می‌دهد. در این شرایط نیاز به ریسک‌پذیری مذاکره‌کننده وجود دارد تا بتواند مذاکره را ترک کرده و با پیامدهای ترک آن کنار بیاید. انجام این کار در واقعیت کار سختی است؛ اما گاهی واقعا لازم است.

درواقع همه ما در شرایط گوناگون خط قرمزهایی داریم که حاضر نیستیم آن‌ها را زیر پا بگذاریم و اگر شرایطی پیش بیاید که مجبور شویم آن‌ها را نادیده بگیریم، مذاکره را ترک می‌کنیم. بعضی از این خط قرمزها در مذاکره ارزش‌های ما هستند (مانند پرهیز از ربا در مذاکره).

گاهی این خط قرمزها روی قیمت‌گذاری‌های ما در مذاکره برای فروش خودش را نشان می‌دهد (مانند کوتاه نیامدن از قیمت پیشنهادی‌‌مان) و گاهی هم درباره فرایند مذاکره به وجود می‌آید (مانند زمانی که مدیر سازمان حاضر نیست بدون مدیر فروش شرکت قراردادی را امضا کند). ترک مذاکره همیشه کار اشتباهی نیست و بستگی به شرایط شما و اهمیت بستن قرارداد برایتان دارد.

۲. سعی کنید با طرف اصلی معامله صحبت کنید

در بعضی از مذاکره‌های تجاری شما با فردی صحبت می‌کنید که اختیارات کافی برای تصمیم‌گیری ندارد. معمولا مذاکره و ادامه گفت‌وگو با این افراد به نتیجه نمی‌رسد. در این شرایط، بهتر است اعلام کنید که برای ادامه مذاکره مایلید با فردی صحبت کنید که اختیارات لازم را داشته باشد.

مذاکره هنرِ بده بستان امتیاز بین طرفین است؛ دادن امتیازی که برای طرف مقابل اهمیت بالایی دارد در قبالِ گرفتن امتیازی مهم از او؛ به‌عبارتی باید طرفین مذاکره تجاری قدرت تصمیم‌گیری و دادن امتیاز را داشته باشند تا در ادامه گفت‌وگو بتوانند از ادامه مذاکره راضی شده و به نتیجه دل‌خواه یا نسبتا رضایت‌بخش خود برسند.

۳. عقد قرارداد در یک بازه زمانی معقول

زمان می‌تواند در یک مذاکره تجاری نقش دوست یا دشمن را برای شما بازی کند و این به شرایط شما، محیط و طرف مقابل بستگی دارد. شما باید بدانید کی به زمان بیشتری برای بستن یک قرارداد خوب نیاز دارید و چه زمانی به‌تعویق‌انداختن سبب آسیب دیدن شما می‌شود. هنگامی که به این تشخیص برسید، بازدهی شما در مذاکرات تجاری‌تان افزایش پیدا می‌کند.

بستن قرارداد در کوتاه‌ترین زمان ممکن به‌معنای تعجیل در کار است و در بیشتر موارد سبب فراموش کردن بعضی مسائل مهم می‌شود؛ درنتیجه انجام آن توصیه نمی‌شود. حتی ممکن است سبب بدبینی طرف مقابل شود و این سوال را در ذهن او ایجاد کند که چرا تا این اندازه عجله دارید؛ به‌عبارتی ممکن است فکر کند مشکلی وجود دارد؛ پس از انجام قرارداد منصرف شده یا درخواست زمان برای فکر کردن بدهد.

شما باید با کارها و اعمال خود مانع از بروز این طرز نگرش شوید. از طرفی اگر زمان بستن قرارداد به میزان بسیار زیادی طولانی شود، احتمال بروز اتفاقات ناخواسته وجود دارد که باعث آسیب رسیدن به مذاکره می‌شود؛ مانند زمانی که ویروس کرونا ظهور کرد و در ساختار کسب‌وکارها و شرایط موجود تغییراتی را به وجود آورد.

۴. سریع هر پیشنهادی را نپذیرید 

بعضی از آدم‌ها در نقش تسلیم هستند و هر پیشنهادی را می‌پذیرند؛ حتی اگر پیشنهاد مناسبی نباشد یا بتوانند پیشنهاد بسیار بهتری را از طرف مقابل کسب کنند. به این راهبرد، استراتژی تسلیم می‌گویند. معمولا این افراد به خدمت یا محصول خود اعتماد ندارند و ارزش واقعی آن را درک نمی‌کنند. آن‌ها ناامید هستند؛ درنتیجه هر پیشنهادی را می‌پذیرند. این موضوع می‌تواند به برگ برنده‌ای برای طرف مقابل تبدیل شود و از این ضعف استفاده کرده تا به همه خواسته‌های خودش برسد. ناگفته نماند که استراتژی تسلیم یکی از استراتژی های مذاکره هم می‌باشد.

اگر شما نیز نقش تسلیم را در زندگی خود یا مذاکرات‌تان دارید، باید برای برطرف کردن آن اقدام کنید؛ زیرا در هر سمتی از مذاکره تجاری قرار بگیرید، بازنده خواهید بود. نقش تسلیم دربرابر همه خواسته‌های مشتری سبب افزایش انتظارات او می‌شود و بیشتر شدن انتظارات به جایی خواهد رسید که نمی‌توانید از عهده آن برآیید و نتیجه آن از دست دادن مشتری خواهد بود. اگر مشتری خواسته و توقع غیر منطقی از شما داشت، در برابر او کوتاه نیایید و برایش توضیح دهید. در این صورت مشتری نیز خواسته‌های اضافی‌اش را رها خواهد کرد.

۵. یک مذاکره کننده مودب و پرفکت باشید

 برای همه انسان‌ها رفتار و شیوه برخورد اهمیت زیادی دارد و این مورد در مذاکره تجاری نیز صدق می‌کند. به‌عنوان مثال شیوه دست دادن و احوال‌پرسی شما با طرف مقابل گویای بسیاری از مسائل خواهد بود که اهمیت زبان بدن در مذاکره را نشان می‌دهد. شما می‌توانید با برخوردهای مناسبی که با دیگران دارید، جایگاه و احترام بیشتری را کسب کنید و این رفتار و احترام، دیگران را به‌سوی شما جذب خواهد کرد. در مذاکرات تلفنی هم لحن کلام شما و کلماتتان باید بسیار محترمانه باشد و این رفتار محترمانه یکی از اصوی مذاکره تلفنی است.

در تجارت نیز هیچ‌کس مایل به معامله با افرادی نیست که رفتار مناسبی ندارند. هیچ‌وقت فکر نکنید معامله همین یکبار است و باید تحت هر شرایطی به خواسته‌تان برسید. گاهی دوباره با همان فرد معامله خواهید کرد و او شیوه برخورد و رفتار شما را در حافظه خود خواهد داشت؛ بنابراین همیشه سعی کنید رفتار حرفه‌ای و مودبانه‌ای با دیگران داشته باشید.

۶. گوش دادن به طرف مقابل و دیدن شرایط و مسائل از زاویه دید او

یک مذاکره تجاری موفق به شما و دیگری کمک کند تا حس رضایت داشته باشید و رسیدن به این حس فقط با برآورده‌شدن نیازهایتان ممکن می‌شود؛  به همین دلیل گوش‌دادن به حرف‌های طرف مقابل که یکی از مهارت های مذاکره است، برای داشتن یک مذاکره تجاری موفق ضروری است.

شما برای دستیابی به اهداف خود در مذاکره باید درک مناسبی از شرایط و مسائل طرف مقابل داشته باشید تا در خود یا شرکت‌تان به‌دنبال راهکاری برای برآورده‌کردن این نیاز باشید. طرف مقابل نیز وقتی تلاش شما و شرایط را بررسی می‌کند، متوجه می‌شود که عقد قرارداد و توافق با شما برایش مفید است و برای به دست آوردن یک قرارداد مناسب تلاش می‌کند.

می‌دانید که هر فرد یا شرکتی نیازهایی دارد و الزاما این نیازها در همه یکسان نیستند؛ درواقع اولویت‌ها باهم فرق دارند. برای همین شنیدن صدای دیگران به شما کمک می‌کند تا بتوانید ضمن ارائه خدمت خاصی به طرف مقابل به خواسته خود نیز برسید.

۷. نوشتن پیش‌نویس نسخه اول قرارداد

 قبل از ورود به مذاکره تجاری یا در طول آن، مخصوصا هنگامی که قرار است قراردادی را امضا کنید، حتما یک پیش‌نویس قرارداد تهیه کنید. این کار به شما کمک می‌کند تا در طول مذاکره بدانید چه مواردی برای شما اهمیت بیشتری دارد و برای به‌دست‌آوردن آن‌ها تلاش کنید.

پیش‌نویش قرارداد چهارچوب اولویت‌ها و خواسته‌های شما را پیش از مذاکره مشخص می‌کند و شما می‌دانید که حاضرید چه چیزهایی را از دست بدهید تا چه مواردی را کسب کنید. بهتر است بدانید که در بیشتر موارد طرف مقابل مایل به تغییرات گسترده در پیش‌نویس قرارداد شما نیست. با نوشتن پیش‌نویس شانس رسیدن به خواسته‌های خود را بیشتر می‌کنید.

۸. پرسیدن سوالات اساسی از خود و طرف مقابل 

پس از یافتن اطلاعات از طرف مقابل، باید از خودتان هم سوالات اساسی بپرسید. این سوالات می‌تواند به شما کمک کند تا یک مذاکره تجاری موفق را رقم بزنید. زیرا باعث می‌شود با آگاهی بیشتر وارد یک معامله شوید. این سوالات عبارتند از:

• این معامله برای کدام یک از طرفین سود بیشتری دارد و آیا از اهرم فشار خبری هست؟
• طرف مقابل چه شرایط و محدودیت‌هایی دارد؟ شما می‌توانید از این شرایط بهره ببرید؟
• آیا طرف مقابل می‌تواند به‌جای توافق با شما از جایگزین‌های دیگری استفاده کند؟ درصورتی که جواب بله باشد، باید با شرایط و ویژگی‌های جایگزین‌ها آشنا شوید و مزیت رقابتی خود را در مقابل آن‌ها بررسی کنید.

۹. همیشه می‌توانید پیشنهاد بهتری دریافت کنید

 معمولا اولین پیشنهاد، پیشنهاد مناسبی نیست؛ پس سریع با اولین پیشنهاد موافقت نکنید. برای مثال شما می‌خواهید خانه‌تان را بفروشید و خریدار به شما مبلغی را پیشنهاد می‌دهد. ازآن‌جایی‌که در همه جای دنیا هنگام این نوع از معاملات، مبلغی را برای تخفیف در نظر می‌گیرند، خریدار سعی می‌کند در اولین پیشنهاد مبلغ پایین‌تری را پیشنهاد دهد تا بتواند در ادامه معامله، خانه را با قیمت مناسبی تهیه کند. 

اگر فروشنده با اولین پیشنهاد سریعا موافقت کند، ممکن است خریدار تصور کند اشکالی در خانه وجود دارد؛ درنتیجه از انجام معامله یا ادامه دادن آن منصرف و حتی با بهانه آوردن از معامله خارج می‌شود. فروشنده می‌تواند با مذاکره قیمت پیشنهادی خریدار را افزایش دهد؛ به‌طوری‌که درنهایت، هر دو طرف معامله از انجام آن رضایت داشته باشند و یک مذاکره برد برد اتفاق بیفتد.

۱۰. از طرف مقابل اطلاعات کاملی را کسب کنید

 راه‌های مختلفی برای کسب اطلاعات از طرف مقابل وجود دارد. شما باید قبل از حضور در جلسه مذاکره تجاری، اطلاعات کاملی را به دست آورده باشید تا بتوانید مذاکره را درست و مناسب پیش برده و به نتیحه دل‌خواه برسید؛ اما از چه راه‌هایی می‌توان اطلاعات را به دست آورد؟ در ادامه به چند مورد اشاره کرده‌ایم:

• لینکدین شرکت یا فرد را بررسی کنید. لینکدین یک شبکه اجتماعی فوق‌العاده برای کسب‌وکارها محسوب می‌شود و می‌تواند منبع اطلاعاتی مفیدی برای شما باشد؛ زیرا در آن‌جا اطلاعاتی از فرد (یا شرکت) و اهداف و کارهای او نوشته شده است. این اطلاعات می‌تواند در تمامی فرایند مذاکره برای شما مفید باشد.
• وب‌سایت: امروزه به لطف گسترش تکنولوژی و دسترسی به اینترنت بسیاری از افراد و شرکت‌ها دارای سایت هستند و از آن فضا برای پروموت خود و محصولات و خدماتشان استفاده می‌کنند. اگر طرف مذاکره شما وبسایت دارد و اطلاعاتی را از خود در آن منتشر کرده است، حتما به سایت آن‌ها مراجعه و آن را بررسی کنید.
• جست‌وجو در وب: دنیای امروز، دنیای تکنولوژی و وب است و به‌راحتی می‌توان هر اطلاعاتی را در دنیای وب با سرچ در موتورهای جستجو مانند گوگل به دست آورد؛ پس حتما از این فضا برای کسب اطلاعات از طرف مقابل استفاده کنید.
• شبکه‌های اجتماعی مانند توئیتر و به‌خصوص اینستاگرام نیز می‌تواند برای دریافت اطلاعات مفید باشد؛ زیرا بیشترین میزان اطلاعات را از طرف مقابل در اختیار شما قرار می‌دهد.

نمونه یک مذاکره تجاری

 همیشه ذکر مثال و نمونه به درک بهتر یک موضوع کمک می‌کند؛ به همین دلیل ما می‌خواهیم برای شما نمونه یک مذاکره تجاری را بیان کنیم؛ زیرا به شما در انجام مذاکره تجاری موفق کمک کند. فرض کنید شما ارائه دهنده یک خدمت نرم‌افزاری در جهت افزایش امنیت هستید و به‌دنبال مشتری برای ارائه خدماتتان می‌گردید. باتوجه‌به وسعت خدمات شما، می‌توانید این خدمت را به افراد عادی یا شرکت‌هایی ارائه بدهید که حفظ اطلاعات برای آن‌ها اهمیت دارد.

شما باید خدمت خود را باتوجه‌به هزینه‌هایی که تا کنون داشته‌اید و همچنین با در نظر گرفتن رقبای‌تان قیمت‎‌گذاری کنید تا بتوانید مخاطب را برای تهیه آن قانع کنید. از مزایای امنیت برای آن‌ها بگویید و معایب نداشتنِ خدمت شما را به آن‌ها اطلاع دهید. همه این‌ها به شما کمک می‌کند تا خدمت خود را با قیمت مناسب به مشتری بدهید.

نمونه عملی شده آن، خدمات نرم‌افزار ویروس‌یاب‌هایی مثل نود۳۲ است که با یک قیمت مناسب به مردم ارائه می‌شود.

 سخن پایانی 

اگر می‌خواهید در کسب و کارتان موفق باشید، باید با هنر مذاکره تجاری آشنا شوید. مذاکره تجاری به شما کمک می‌کند تا با دیگران ارتباط برقرار کنید و به آن‌ها خدمت و مزیتی بدهید که به‌دنبال آن هستند؛ سپس خدمت و مزیتی را دریافت کنید که شما به‌دنبال آن هستید. به این ترتیب با رویکرد برد برد به مسئله نگاه کرده‌اید و ضمن کسب رضایت مشتری، به خواسته خودتان هم رسیده‌اید. مذاکره تجاری موفق نیازمند یادگیری فنون و مهارت‌هایی است که به شما کمک می‌کند تا به موفقیت بهتری در مذاکرات خود برسید. فراموش نکنید که بین انواع مذاکره شباهت‌هایی وجود دارد؛ بنابراین می‌توانید مطالب دیگر ما درباره مذاکره را بخوانید تا اطلاعات خود را افزایش دهید.