چارت سازمانی چیست؟ + انواع و مراحل طراحی آن
خرداد
چارت سازمانی چیست؟
چارت سازمانی یا همان نمودار سازمانی، ابزاری تصویری برای نمایش ساختار درونی یک سازمان است. این نمودار به ما نشان می‌دهد چه کسانی در سازمان مشغول به کار هستند، مسئولیت‌ها چگونه توزیع شده‌اند و مسیر گزارش‌دهی از هر سمت به چه صورت است.
حتی در مواردی، نمودارهای سازمانی ارتباط با افراد بیرون از سازمان را نیز نمایش می‌دهند؛ افرادی مثل پیمانکاران، مشاوران و همکاران قراردادی که غالباً با خطوط نقطه چین مشخص می‌شوند.
چارت سازمانی نه تنها به سازمان‌ها کمک می‌کند نظم درونی‌شان را حفظ کنند، بلکه ابزار مهمی برای تحقق اهداف استراتژیک نیز به شمار می‌رود. برای مثال، اگر استراتژی سازمان بر دقت، کنترل و بررسی چندلایه بنا شده باشد، چارت سازمانی به‌طور طبیعی دارای سطوح مدیریتی بیشتری خواهد بود.
اما اگر استراتژی سازمان چابکی و سرعت تصمیم‌گیری است، نمودار باید کوتاهتر و سریعتر طراحی شود تا پیام‌ها و تصمیم‌ها به سرعت به اجرا برسند.
با مدرسه کسب و کار مدیربان همراه باشید تا شما را با مفهوم چارت سازمانی و انواع آن آشنا کنیم و به این سوال پاسخ دهیم : چطور چارت سازمانی طراحی کنیم.
تاریخچه چارت سازمانی
چارت سازمانی ابزاری است برای نمایش ساختار، سطوح مدیریتی و روابط بین واحدها و کارکنان در یک سازمان. تاریخچه آن به اواسط قرن نوزدهم بازمی‌گردد.
نخستین نمونه رسمی آن را دانیل مک‌کالوم، مدیر راه‌آهن نیویورک و اری، در سال ۱۸۵۴ طراحی کرد تا روابط پیچیده سازمانی و خطوط گزارش‌دهی را مدیریت کند. این چارت، الگویی شد برای مدیریت‌های بعدی در شرکتهای بزرگ.
در اوایل قرن بیستم، با گسترش مدیریت علمی، افرادی مانند فردریک تیلور و هنری فایول بر لزوم نظم، تقسیم وظایف و وحدت فرماندهی تأکید کردند و نمودار سازمانی به ابزاری برای ارتقاء بهره‌وری تبدیل شد. ماکس وبر نیز با نظریه بوروکراسی خود، روابط رسمی و سلسله‌مراتبی را در چارت‌ها تثبیت کرد.
در دهه‌های بعد، با رشد سازمان‌ها و پیچیده‌تر شدن فعالیت‌ها، ساختارهای ماتریسی و پروژه‌محور شکل گرفتند و چارت‌ها نیز به سمت نمایش نقش‌های چندگانه و ارتباطات افقی رفتند.
دیگر چارت فقط ابزار نظم نبود؛ بلکه نمایی از پویایی و همکاری بین واحدها شد. در قرن بیست‌ویکم، چارتهای دیجیتال و تعاملی با ابزارهایی مانند Lucidchart و Visio توسعه یافتند و برای تحلیل، برنامه‌ریزی منابع انسانی و تصمیم‌گیری‌های استراتژیک استفاده می‌شوند.
امروزه چارت سازمانی، ساختاری پویا و نقش‌محور دارد و بازتابی از انعطاف، تحول‌پذیری و چابکی سازمان‌هاست.
مزایای استفاده از چارت سازمانی
استفاده از چارت سازمانی به شکل دقیق و اصولی، مزایای متعددی دارد که در این بخش به آنها می‌پردازیم:
ایجاد نظم در سازمان
نخستین مزیت آن، ایجاد نظم در سازمان است. وقتی مسئولیت ها شفاف باشد، هیچ فردی نمیتواند یا نمی‌خواهد از زیر کار شانه خالی کند؛ زیرا میداند چه وظیفه‌ای دارد و به چه کسی باید گزارش دهد. بنابراین داشتنِ چارت سازمانی به مدیران و کارکنان کمک می‌کند تا ارتباطات مؤثرتری داشته باشند و فرآیندها سریع تر و هماهنگ‌تر پیش برود.
تحقق اهداف استراتزیک
دومین مزیت، تحقق بهتر اهداف استراتژیک است. چارت سازمانی نمایانگر این است که آیا ساختار موجود سازمان با اهداف تعریف‌شده‌اش هماهنگ است یا خیر.
برای مثال، اگر سازمانی استراتژی‌اش را بر چابکی و سرعت قرار داده است، اما چارت آن دارای پانزده سطح مدیریتی است، مشخص است که این ساختار مانع تحقق استراتژی خواهد شد.
در صورتی که چارت سازمانی که استراتژی آن دقت و کیفیت است، سلسله‌مراتب ببشتری دارد؛ بنابراین مرتفع‌تر است و درنتیجه پیام‌ها دیرتر به سطوح پایینی و کارکنان منتقل می‌شود.
شفاف کردن وظایف و مسئولیت‌ها
چارت سازمانی به شفاف‌سازی وظایف، جلوگیری از تداخل کاری و سردرگمی و تقسیم بهتر زمان، انرژی و منابع کمک می‌کند. کارهایی که بدون مسئول مشخص باقی بمانند، اغلب انجام نمی‌شوند و باعث افت اعتبار سازمان خواهند شد.
چارت سازمانی کمک می‌کند حتی کوچکترین وظایف نیز برای افراد مربوطه تعریف شده باشد. اگر قرار است فردی مسئول خوش آمدگویی به مهمانان باشد، این وظیفه باید در چارت و شرح وظایف او دیده شود؛ نه اینکه در لحظه با ناهماهنگی روبرو شویم
عناصر و اجزای نمودار سازمانی
درک عمیق اجزا و بخش‌های اصلی چارت سازمانی به مدیران و صاحبان کسب‌وکار امکان می‌دهد تا چارت فعلی را بهینه کنند. در این بخش به عناصر اصلی چارت سازمانی می‌پردازیم.
واحدهای سازمانی
یکی از مهم‌ترین بخش‌های موجود در چارت سازمانی واحدهای سازمانی هستند. به‌طورکلی واحدهای سازمانی به دو دسته صف و ستاد تفکیک می‌شوند.
- بخش صف، واحدهای سازمانی هستند که فعالیتهای اصلی سازمان را انجام می‌دهند و مستقیماً با مشتری یا محصول سر و کار دارند؛ مانند واحد فروش، تولید، یا خدمات.
- در مقابل، بخش ستاد، شامل واحدهایی است که نقش پشتیبانی دارند؛ مثل منابع انسانی، مالی، حسابداری یا خدمات عمومی.
معمولا واحدهای صف درآمدزا هستند؛ زیرا در ارتباط مستقیم با بازار قرار دارند؛ درحالی‌که واحدهای ستادی بیشتر هزینه‌زا هستند و زیرساختهای لازم را برای عملکرد صف فراهم می‌کنند.
این بدان معنا نیست که یکی مهم‌تر از دیگری است؛ بلکه هریک در جایگاه خود نقش حیاتی دارند و چارت سازمانی باید این تمایز را شفاف نمایش دهد.
خطوط گزارش‌دهی
خطوط عمودی و افقی در چارت سازمانی، نشان‌دهنده روابط گزارش‌دهی و جریان رسمی اختیار هستند. خطوط عمودی، زنجیره فرمان (Chain of Command) را مشخص می‌کنند و نشان می‌دهند چه کسی به چه کسی گزارش می‌دهد.
نکته: جریان رسمی اختیار مسیری است که در آن قدرت تصمیم‌گیری، صدور دستورات و تخصیص منابع به صورت قانونی و مشروع از سطوح بالاتر به سطوح پایین‌تر سازمان منتقل می‌شود.
تراکم بیش از حد خطوط گزارش‌دهی به یک مدیر خاص می‌تواند نشانه‌ای از حیطه کنترل نامناسب و فشار کاری بیش از حد بر آن مدیر باشد که منجر به کاهش کیفیت نظارت و کندی در تصمیم‌گیری می‌شود.
خطوط افقی (در ساختارهای ماتریسی یا تیمی) نیز بیانگر همکاری و هماهنگی بین واحدها هستند.
سطوح سلسله‌مراتبی
تعداد سطوح مدیریت از بالاترین مقام تا پایین‌ترین رده کارکنان، عمق سلسله‌مراتب سازمان را نشان می‌دهد. سازمان‌های با سطوح سلسله‌مراتبی کمتر (ساختار تخت) معمولاً ارتباطات سریعتر و انعطاف‌پذیری بیشتری دارند؛ اما ممکن است بار نظارتی مدیران میانی را افزایش دهند.
در مقابل، سازمان‌های با سطوح بیشتر (ساختار بلند) کنترل دقیق‌تری را اعمال می‌کنند؛ اما ممکن است با کندی در تصمیم‌گیری و کاهش انگیزه کارکنان سطوح پایین‌تر مواجه شوند.
سطوح سلسله‌مراتبی باید با فرهنگ سازمانی و سرعت مورد نیاز برای تصمیم‌گیری در صنعت خاص کسب‌وکار مطابقت داشته باشد.
حیطه کنترل
حیطه کنترل به تعداد افرادی اطلاق می‌شود که مستقیماً به یک مدیر گزارش می‌دهند. حیطه کنترل گسترده می‌تواند منجر به افزایش استقلال کارکنان و کاهش هزینه‌های مدیریتی شود، اما نیازمند کارکنان توانمند و مدیران با مهارت‌های تفویض اختیار بالا است.
حیطه کنترل محدود، نظارت دقیق‌تری را ممکن می‌سازد؛ اما می‌تواند منجر به دخالت بیش از حد مدیران و کاهش سرعت عمل شود.
نکته کلیدی در حیطه کنترل، در نظر گرفتن پیچیدگی وظایف، سطح مهارت کارکنان و دسترسی به سیستم‌های اطلاعاتی و پشتیبانی است. درواقع استاندارد یکسانی برای حیطه کنترل وجود ندارد.
انواع چارت سازمانی
پس از اینکه با تعریف و مفهوم چارت سازمانی آشنا شدید، می‌توانیم درباره انواع آن صحبت کنیم. انواع نمودار سازمانی عبارتند از:
چارت سازمانی سلسله مراتبی (Hierarchical)
چارت سازمانی سلسله‌مراتبی، قدیمی‌ن‌ترین و شناخته‌شده‌ترین مدل در میان انواع چارت سازمانی است و برای نمایش بصری یک ساختار قدرت و فرماندهی عمودی استفاده می‌شود.
در این مدل کلاسیک، سازمان به سطوح مختلفی از مدیریت تقسیم می‌شود که هر سطح به سطح بالاتر از خود گزارش می‌دهد و بر سطح پایین‌تر نظارت دارد. و در نهایت به یک نقطه تصمیم‌گیری واحد در رأس نمودار منتهی می‌شود.
خطوط فرمان و مسئولیت‌ها در این ساختار به وضوح تعریف شده‌اند و هر فرد جایگاه مشخصی در این زنجیره دارد.
هدف اصلی از به‌کارگیری این نوع چارت، ایجاد کنترل مدیریتی، شفافیت در مسئولیت‌پذیری و برقراری مسیرهای ارتباطی و تصمیم‌گیری مشخص و از بالا به پایین است. این مدل به ویژه در سازمان‌های بزرگ که نیازمند هماهنگی دقیق و استانداردسازی فرآیندها هستند، کاربرد دارد.
بانک‌های بزرگ ایرانی (مثل بانک ملی، بانک صادرات) کارخانجات بزرگ صنعتی (مانند ایران خودرو، سایپا) سازمان‌های دولتی و نظامی دارای چارت سازمانی سلسله مراتبی هستند.
مزایا
۱. چارت سازمانی سلسله مراتبی به دلیل خطوط فرمان مشخص و رویه‌های استاندارد، می‌تواند به کارایی عملیاتی بالایی منجر شود و به ایجاد یک چارچوب قابل پیش‌بینی برای رفتار و تصمیم‌گیری کمک کند.
وقتی خطوط اختیار و مسئولیت به وضوح تعریف شده و به طور مداوم اعمال شوند، کارکنان درک روشنی از انتظارات، نحوه گزارش‌دهی، و فرآیند تأیید تصمیمات خواهند داشت.
۲. چارت سلسله مراتبی اگر به درستی مدیریت شود، یک “مسیر پرورش رهبری عمومی” ایجاد می‌کند. افراد با پیشرفت در سلسله مراتب، به تدریج با مسئولیت‌های مدیریتی گسترده‌تر و پیچیده‌تری مواجه می‌شوند.
آنها از مدیریت یک تیم کوچک به مدیریت دپارتمان‌ها و در نهایت کل سازمان می‌رسند. این “صعود تدریجی” فرصتی برای یادگیری و توسعه مهارت‌های رهبری سازمانی در مقیاس‌های مختلف فراهم می‌کند.
معایب
۱. قدرت و جایگاه افراد در چارت سلسله مراتبی اغلب با موقعیتشان در سلسله مراتب گره خورده است و هرگونه تغییر در ساختار یا فرآیندها می‌تواند این موقعیت‌ها را تهدید کند.
درواقع چارت سلسله مراتبی ممکن است فرهنگ سازمانی “پیروی از دستورات بی چون و چرا” و “اجتناب از ریسک” را بیش از “نوآوری”، “انعطاف‌پذیری” و “یادگیری از شکست” گسترش دهد.
این فرهنگ، سازمان را در برابر تغییرات بنیادین محیطی (مانند تحولات تکنولوژیک یا ورود رقبای نوآور) بسیار آسیب‌پذیر می‌کند.
۲. در ساختارهای سلسله مراتبی بلند، کارکنان لایه‌های پایین‌تر ممکن است به دلیل فاصله زیاد از مراکز تصمیم‌گیری و احساس عدم تاثیرگذاری، دچار کاهش انگیزه و تعهد شوند.
وقتی کارکنان مکرراً تجربه می‌کنند برای هر اقدام کوچکی نیازمند کسب مجوز از چندین لایه مدیریتی هستند یا پیشنهادهایشان در پیچ‌وخم سلسله مراتب مدیریتی گم می‌شود، به‌تدریج انگیزه و تمایل خود برای تفکر خلاق و ارائه راه‌حل را از دست می‌دهند.
۳. هرچه تعداد لایه‌های مدیریتی بیشتر باشد، اطلاعات در مسیر حرکت به سمت راس سازمان بیشتر دستخوش تغییر، تعدیل، خلاصه‌سازی جهت‌دار یا حتی حذف می‌شود.
کارکنان و مدیران میانی، آگاهانه یا ناآگاهانه تمایل دارند اطلاعاتی را منتقل کنند که تصویر مثبتی از عملکردشان ارائه دهد یا با انتظارات مدیران بالادستی همسوتر باشد.
چارت سازمانی بخشی (Divisional)
این چارت، سازمان را بر اساس محصول، بازار یا جغرافیا به واحدهای نیمه‌مستقل تقسیم می‌کند.
مزایا
۱. پاسخگویی سریع به نیازهای خاص بازار: پژوهش‌ها در حوزه بازاریابی بین‌الملل (مثلاً مطالعه کوما، ۲۰۲۰، نشریه بازاریابی بین‌الملل) نشان می‌دهند که ساختارهای بخشی مبتنی بر جغرافیا یا بازار، به شرکت‌ها اجازه می‌دهند تا محصولات و خدمات خود را با سرعت و دقت بیشتری با نیازهای بومی تطبیق دهند.
۲. توسعه مدیران کل‌نگر: اداره یک بخش مستقل، فرصتی برای مدیران جهت کسب تجربه در تمامی ابعاد کسب‌وکار (از تولید تا بازاریابی و مالی) فراهم می‌کند و آنها را برای تصدی پست‌های مدیریتی ارشد آماده‌تر می‌سازد.
۳. تمرکز بر بازار/محصول: هر بخش می‌تواند به نیازهای خاص خود پاسخ دهد.
۴. انعطاف‌پذیری بالا: هر بخش می‌تواند سریعتر به تغییرات بازار واکنش نشان دهد.
۵. ارزیابی عملکرد آسان‌تر: عملکرد هر بخش به طور مستقل قابل اندازه‌گیری است.
معایب
۱. رقابت‌های داخلی مخرب و عدم هم‌افزایی: اگر مکانیسم‌های هماهنگی و فرهنگ همکاری قوی در سطح شرکت مادر وجود نداشته باشد، رقابت بین بخش‌ها می‌تواند منجر به تخصیص نابهینه منابع و از دست رفتن فرصت‌های هم‌افزایی شود
۲. پیچیدگی در حفظ یکپارچگی استراتژیک: حفظ هویت برند و استراتژی کلان سازمان در میان بخش‌های متعدد که هر یک اولویت‌های خود را دنبال می‌کنند، یکی از چالش های مدیریتی این چارت سازمانی است که نیازمند رهبری قدرتمند در سطح شرکت است.
گروه‌های صنعتی بزرگ با محصولات متنوع (مانند گروه صنعتی گلرنگ با برندهای مختلف) شرکتهای چندملیتی (بر اساس منطقه جغرافیایی، مثلاً نستله) شرکتهای خودروسازی بزرگ با برندهای مستقل (مانند گروه فولکس‌واگن با برندهای آئودی، پورشه و…) از این چارت استفاده می‌کنند.
چارت سازمانی ماتریسی (Matrix)
چارت سازمانی ماتریسی، کارکنان را به دو یا چند مدیر گزارش‌دهنده متصل می‌کند (معمولاً یک مدیر وظیفه‌ای و یک مدیر پروژه/محصول).
مزایا
۱. تسهیل جریان دانش و نوآوری ترکیبی: چارتهای ماتریسی، با گرد هم آوردن متخصصان از حوزه‌های مختلف، می‌توانند به شکل‌گیری راه‌حل‌های خلاقانه‌تر و انتقال بهتر دانش ضمنی کمک کنند.
بهینه‌سازی استفاده از منابع انسانی متخصص: این چارت‌ها به سازمان‌ها امکان می‌دهد تا از متخصصان کمیاب در چندین پروژه یا محصول به طور همزمان بهره‌مند شوند. این موضوع به ویژه در صنایع دانش‌بنیان حیاتی است.
معایب
۱. “بار شناختی” و استرس کارکنان: تحقیقات رفتار سازمانی نشان داده است “بار شناختی” و استرس ناشی از پاسخگویی به چندین مدیر و اولویت‌های گاها متضاد مدیران زمینه‌ساز سردرگمی کارکنان می‌شود
۲. پتانسیل تعارض: امکان بروز کشمکش بین مدیران وظیفه‌ای و پروژه‌ای.
۳. نیاز به مهارت‌های ارتباطی و مدیریتی بسیار بالا: موفقیت چارت ماتریسی به شدت به بلوغ سازمانی، فرهنگ همکاری و مهارت‌های بالای مدیران و کارکنان در مذاکره، مدیریت تعارض و ارتباطات شفاف وابسته است امری که پیاده‌سازی این چارت را دشوار می‌کند.
۴. پیچیدگی در گزارش‌دهی: احتمال سردرگمی کارکنان به دلیل داشتن دو رئیس.
۵. نیاز به هماهنگی بالا: برای موفقیت به ارتباطات و تفاهم زیادی نیاز دارد.
شرکتهای نرم‌افزاری بزرگ (مانند مایکروسافت، و شاید شرکتهای بزرگ داخلی مثل همکاران سیستم) شرکتهای مشاوره مدیریت یا مهندسی سازمان‌های تحقیقاتی و توسعه (R&D) دارای چارت ماتریسی هستند.
چارت سازمانی مسطح یا تخت (Flat/Horizontal)
این مدل چارت با حذف لایه‌های میانی مدیریت، فاصله بین مدیران ارشد و کارکنان را کاهش می‌دهد.
مزایا
۱. افزایش مشارکت و مسئولیت‌پذیری کارکنان: مطالعات موردی در استارت‌آپ‌ها و شرکتهای کوچک (مثلاً گزارش پژوهشی موسسه کارآفرینی بابسون، ۲۰۲۳) نشان می‌دهد که ساختارهای مسطح با تفویض اختیار بیشتر، حس مالکیت و مسئولیت‌پذیری و مشارکت کارکنان را تقویت می‌کنند.
۲. فرهنگ باز ارتباطی و جریان سریع ایده‌ها: حذف موانع سلسله مراتبی می‌تواند به شکل‌گیری فرهنگ ارتباطی بازتر و جریان سریعتر ایده‌ها از پایین به بالا کمک کند.
معایب
۱. ساختارهای مسطح با رشد سازمان با چالش‌های جدی در مقیاس‌پذیری مواجه می‌شوند و ممکن است “سلسله مراتب غیررسمی” و مبتنی بر نفوذ شخصی شکل گیرد که از شفافیت کمتری برخوردار است.
۲. ابهام در مسیر شغلی و نیاز به خودمدیریتی بالا: نبود مسیرهای ارتقای شغلی سنتی می‌تواند برای برخی کارکنان ایجاد ابهام کند و این ساختار نیازمند کارکنانی با سطح بالایی از خودانگیزشی و توانایی خودمدیریتی است.
برای مثال، بسیاری از استارتاپ‌های نوپای ایرانی مانند کسبوکارهای دیجیتال کوچک از این ساختار بهره میبرند.
چارت سازمانی تیمی (Team-based)
در این مدل، سازمان حول محور تیم‌های چندوظیفه‌ای، خودگردان یا نیمه‌خودگردان شکل می‌گیرد. این تیم‌ها اغلب برای انجام یک پروژه خاص یا خدمت‌رسانی به گروه مشخصی از مشتریان ایجاد می‌شوند.
ویژگی کلیدی این مدل چارت، کاهش چشمگیر لایه‌های مدیریتی سنتی است. در چارت تیمی تصمیم‌گیری‌ها تا حد امکان به خود تیم‌ها واگذار می‌شود و اعضای تیم به صورت جمعی مسئول نتایج و عملکرد خود هستند.
عواملی مانند “ایمنی روانی” و “اعتماد متقابل” در این ساختارها نقشی حیاتی‌تر از ساختارهای فردمحور ایفا می‌کنند؛ زیرا افراد باید برای به اشتراک گذاشتن ایده‌ها، پذیرش ریسک و به چالش کشیدن یکدیگر احساس امنیت کنند.
مزایا
۱. افزایش انعطاف‌پذیری و انطباق‌پذیری سازمانی: تحقیقات در زمینه مدیریت چابک نشان می‌دهد که ساختارهای تیمی، به ویژه تیم‌های چندوظیفه‌ای، به سازمان‌ها امکان می‌دهند تا با سرعت بیشتری به تغییرات محیطی واکنش نشان دهند و خود را تطبیق دهند.
۲. بهبود کیفیت تصمیمات از طریق دانش جمعی: تیم‌ها در صورت مدیریت صحیح، می‌توانند از دانش و تجربیات متنوع اعضای خود برای گرفتنِ تصمیمات باکیفیت‌تر بهره ببرند؛ در واقع هوش جمعی یک مزیت این مدل از چارت محسوب می‌شود.
معایب
۱. پیچیدگی در ارزیابی عملکرد فردی: تفکیک سهم هر فرد از نتایج تیم می‌تواند چالش‌برانگیز باشد و نیازمند سیستم‌های ارزیابی عملکرد نوآورانه است که هم تلاش فردی و هم همکاری تیمی را در نظر بگیرد.
۲. خطر “تفکر گروهی” و کاهش مسئولیت‌پذیری فردی: اگر پویایی‌های تیمی به درستی مدیریت نشوند، ممکن است اعضا از ابراز نظرات مخالف خودداری کنند (تفکر گروهی) یا مسئولیت‌پذیری فردی در سایه عملکرد گروهی کمرنگ شود.
چارت سازمانی شبکه‌ای (Network)
این ساختار شامل یک هسته مرکزی کوچک است که بسیاری از وظایف اصلی خود را به شرکای خارجی برون‌سپاری می‌کند. چارت شبکه‌ای، به جای یک ساختار پلکانی دستور بیشتر شبیه به یک “اکوسیستم کسب‌وکار عمل می‌کند.
سازمان هسته‌ای نقش یک “هماهنگ‌کننده مرکزی” یا “معمار شبکه” را ایفا می‌کند که وظیفه‌اش شناسایی بهترین شرکای بالقوه، مذاکره و برقراری ارتباطات مؤثر با آنها و ایجاد هم‌افزایی بین اجزای مختلف شبکه است.
یکی از ظرافت‌های این ساختار، تغییر بنیادین در منطق خلق ارزش است. به جای اینکه ارزش صرفاً در داخل مرزهای یک شرکت ایجاد شود، در ساختار شبکه‌ای، ارزش به صورت “هم‌آفرینی” با مشارکت چندین متخصص شکل می‌گیرد.
مزایا
۱. دسترسی به استعدادها و تخصص‌های جهانی: ساختارهای شبکه‌ای به شرکت‌ها امکان می‌دهند تا به سرعت به بهترین استعدادها و تخصص‌ها در سراسر جهان دسترسی پیدا کنند، بدون آنکه نیاز به استخدام دائمی آنها داشته باشند.
۲. چابکی استراتژیک و تمرکز بر قابلیت‌های محوری: این ساختار به سازمان اجازه می‌دهد تا بر قابلیت‌های کلیدی و محوری خود تمرکز کرده و سایر فعالیت‌ها را به شرکای متخصص واگذار کند،. این کار منجر به افزایش چابکی استراتژیک می‌شود.
۳. کاهش هزینه‌های ثابت: عدم نیاز به نگهداری زیرساخت‌ها و نیروی انسانی دائمی زیاد.
معایب
۱. پیچیدگی در مدیریت روابط و حفظ اعتماد: موفقیت ساختار شبکه‌ای به شدت به کیفیت روابط با شرکا، ایجاد اعتماد و مکانیسم‌های هماهنگی مؤثر وابسته است. مدیریت این روابط پیچیده و زمان‌بر است.
۲. آسیب‌پذیری در برابر شکست شرکا و ریسک‌های امنیتی: وابستگی به شرکای خارجی، سازمان را در برابر مشکلات عملکردی یا حتی شکست آنها آسیب‌پذیر می‌کند.
همچنین، به اشتراک‌گذاری اطلاعات با نهادهای بیرونی می‌تواند ریسک‌های مربوط به امنیت داده‌ها و مالکیت معنوی را افزایش دهد.
شرکتهای مد و پوشاک مثل Zaraیا پلتفرمهای فریلنسری مانند پونیشا و Upworkمثالهایی از این ساختار هستند.
۳. چالش در حفظ فرهنگ سازمانی: دشواری در ایجاد یکپارچگی فرهنگی بین شرکا.
چارت سازمانی وظیفه‌ای (Functional)
این مدل چارت سازمانی که بر پایه گروه‌بندی فعالیت‌ها و کارکنان براساس تخصص‌ها و وظایف مشابه (مانند بازاریابی، مالی، تولید، منابع انسانی، و تحقیق و توسعه) بنا شده است،
برای بسیاری از سازمان‌ها، به ویژه در مراحل اولیه رشد یا در صنایعی با ثبات نسبی، به عنوان ستون فقرات عملیاتی عمل می‌کند.
مزایا
۱. چارت سازمانی وظیفه‌ای اگر به درستی مدیریت شود و دانش بین‌بخشی به اشتراک گذاشته شود، می‌تواند به یک مزیت رقابتی پایدار برای سازمان تبدیل شود؛ نه صرفاً یک مزیت عملیاتی.
سازمان‌هایی که در یک یا چند حوزه وظیفه‌ای سرآمد هستند (مثلاً مهندسی محصول یا مدیریت زنجیره تامین)، می‌توانند از این برتری برای نوآوری یا ارائه ارزش منحصربه‌فرد به مشتریان بهره ببرند.
۲. این ساختار مسیرهای شغلی مشخص و عمودی را درون هر واحد وظیفه‌ای ارائه می‌دهد که می‌تواند برای کارکنان متخصص انگیزه بخش باشد.
معایب
۱. تمرکز دپارتمان‌ها بر اهداف و معیارهای خاص خود، بدون درک کافی از اهداف سایر بخش‌ها یا اهداف کلان سازمان، منجر به ایجاد دیوارهای نامرئی بین واحدها می‌شود. این امر می‌تواند منجر به از دست رفتن فرصت‌های نوآوری در فصل مشترک وظایف، یا ارائه تجربه ناقص و گسسته به مشتری شود.
۲. در ساختار وظیفه‌ای، تصمیم‌گیری‌های مهم که نیازمند هماهنگی چند بخش هستند، باید از طریق سلسله مراتب به سطوح بالاتر منتقل شوند که این امر زمان‌بر است.
۳. در ساختار وظیفه‌ای، اتخاذ تصمیمات کلیدی، به‌ویژه آن‌هایی که مستلزم هم‌افزایی و هماهنگی میان واحدهای متعدد سازمانی است، معمولاً نیازمند طی کردن مسیر سلسله مراتبی و ارجاع به سطوح عالی مدیریتی برای کسب تایید نهایی است.
این فرآیند، به طور طبیعی، می‌تواند منجر به افزایش بازه زمانی لازم برای تصمیم‌گیری و در نتیجه، کاهش سرعت واکنش و پویایی سازمان در مواجهه با تغییرات گردد.
چطور یک چارت سازمانی حرفه‌ای طراحی کنیم؟
- برای طراحی یک چارت سازمانی اثربخش، ابتدا باید چشم‌انداز، اهداف بلندمدت، میان‌مدت و کوتاه‌مدت سازمان مشخص شود. این اهداف باید در قالب استراتژی‌هایی تعریف شوند که روش رسیدن به مقصد را مشخص می‌کنند.
- پس از آن، لازم است وضعیت کنونی سازمان و پیش‌بینی رشد یک تا سه ساله در نظر گرفته شود. چارت سازمانی فقط نباید بازتاب امروز باشد؛ بلکه باید آینده را هم در بربگیرد. برای مثال، اگر یکی از کارکنان اکنون ۵۰درصد وقت خود را صرف انجام دو کار می‌کند، اما پیش‌بینی می‌شود که در شش ماه آینده هر یک از این وظایف نیازمند نیروی تمام‌وقت خواهد بود، بهتر است در چارت فعلی جایگاه هر دو نقش دیده شود.
- در مرحله بعد باید واحدها، تیم‌ها، پروژهها و موقعیت‌ها به‌طور دقیق مشخص شده و اطلاعات مرتبط با هر فرد شامل نام، عنوان، شرح وظایف و اطلاعات تماس گردآوری شود.
- پس از آن باید از ابزار مناسبی برای طراحی چارت استفاده شود و نمودار نهایی به‌گونه‌ای ترسیم گردد که قابل فهم، خوانا و منعکس‌کننده واقعیات سازمان باشد.
فراموش نکنیم که چارت سازمانی باید زنده باشد، نه یک سند ثابت؛ بنابراین برنامه‌ای برای به‌روزرسانی منظم آن باید در نظر گرفته شود
نکات مهم در طراحی و نگهداری چارت سازمانی
- طراحی چارت باید شفاف، ساده، قابل درک و انعطاف‌پذیر باشد.چارت نباید پیچیده یا چندصفحه‌ای باشد؛ زیرا خوانایی آن کاهش می‌یابد.
- تمام افراد در سطوح یکسان باید در یک ردیف نمایش داده شوند و روابط افقی و عمودی باید با دقت و منطق سازمانی ترسیم شوند.
- استفاده از خطوط نقطه‌چین برای نشان دادن ارتباطات سازمانی غیررسمی یا موقتی ضروری است.
- اطلاعات هر فرد یا موقعیت او باید شامل نام، عنوان، بخش، مسئول مستقیم، و شرح مختصر وظایف باشد.
- به‌روزرسانی مداوم چارت نیز امری حیاتی است؛ زیرا در بیشتر سازمان‌ها، تغییر جایگاه‌ها، استخدام یا خروج نیروها به‌صورت پیوسته رخ می‌دهد.
- در نهایت، چارت باید با فرهنگ سازمانی هم‌راستا باشد. سازمان‌هایی که بر تصمیم‌گیری غیرمتمرکز و چابکی تأکید دارند، بهتر است ساختارهای سلسله‌مراتبی سنگین نداشته باشند.
- رعایت اصولی مانند نسبت منطقی مدیران به کارکنان به عنوان مثال اصل ۹۰ به ۱۰ یا ۷۰ به ۳۰ بین صف و ستاد نیز کمک می‌کند تا ساختار سازمان کارآمدتر و منطقی‌تر شکل بگیرد.
آیا کسب وکارهای کوچک نیز به چارت سازمانی نیاز دارند؟
هرچند ممکن است در نگاه اول تصور شود که چارت سازمانی فقط برای شرکتهای بزرگ ضروری است، اما تجربه نشان داده حتی کسبوکارهای کوچک نیز از داشتن یک چارت ساده و شفاف سود میبرند.
اگر در یک مجموعه کوچک، یک فرد چند وظیفه را به عهده دارد، بهتر است این نقش‌ها به صورت جداگانه در چارت نمایش داده شوند. به عنوان مثالً اگر شخصی هم حسابدار است و هم مسئول خدمات، این دو نقش باید در دو موقعیت مجزا در نمودار دیده شوند.
این کار نه‌تنها به تقسیم بهینه زمان کمک می‌کند، بلکه زمینه‌ساز برنامه‌ریزی برای توسعه آینده نیز خواهد بود. اگر ۶ ماه بعد نیاز به واگذاری بخشی از وظایف به وجود آمد، چارت سازمانی از حال این مسیر را مشخص می‌کند و به تصمیم‌گیری‌های آتی کمک می‌نماید.
چه کسی باید چارت سازمانی را طراحی کند؟
طراحی چارت سازمانی معموالً در یک فرآیند تیمی انجام می‌شود؛ اما مسئولیت نهایی آن اغلب بر عهده مدیران ارشد سازمان است.
چارت سازمانی چه تاثیری بر مدیریت حجم کارها دارد؟
چارت سازمانی تأثیر مستقیمی بر مدیریت حجم کارها دارد. در سازمان‌هایی که چارت مشخصی ندارند، معمولا ابتدا افراد استخدام می‌شوند و سپس از آنها می‌پرسند که »چه کاری از شما برمیآید؟« اما در یک ساختار حرفه‌ای، ابتدا هدف سازمان تعریف می‌شود.
سپس وظایف لازم برای تحقق آن هدف استخراج شده و بعد، افراد مناسب برای انجام این وظایف جذب و سازماندهی می‌شوند.
چارت سازمانی کمک می‌کند تا بار کاری به‌صورت منطقی و منصفانه بین اعضا توزیع شود، نقاط تراکم یا خالی در وظایف شناسایی شود و تصمیمات در مورد افزایش یا کاهش نیروها بر مبنای داده و تحلیل باشد؛ نه احساس یا حدس.
زمانی که هر نقش به‌درستی تعریف شده باشد، حجم کار مشخص و مدیریت آن ممکن می‌شود. در غیر این صورت، برخی افراد ممکن است تحت فشار مضاعف قرار بگیرند و برخی دیگر با ظرفیت‌های بالاستفاده باقی بمانند.
مقالات پیشنهادی برای مطالعه: