طرح توجیهی چیست؟

در ابتدای مقاله خیلی مختصر به اهمیت داشتنِ طرح توجیهی برای راه‌اندازی کسب و کار یا اجرای پروژه صحبت کردیم. در این بخش می‌خواهیم کامل‌تر به این موضوع بپردازیم. مهم‌ترین دلایل تدوین طرح توجیهی عبارتند از:

۱. راهنمایی در تصمیم‌گیری

تصمیم گیری در شرایط ابهام، نتایج مبهمی را هم در بر دارد؛ اما تصمیم گیری در شرایط شفاف و همراه با شناخت، نتایج موثق‌تر و بهتری را به شما می‌دهد.

شما با داشتنِ یک طرح توجیهی با دیدی باز و همراه با آگاهی دست به اقدام می‌زنید. یادتان باشد هزینه‌ یک تصمیم اشتباه، خیلی بیشتر از هزینه تهیه طرح توجیهی است. بودجه کار شما به‌راحتی به دست نیامده است که به‌راحتی از دست برود و کاری دیگر آغاز شود. 

۲. کمک به شناخت کسب و کار

نوشتن طرح توجیهی به شما کمک می‌کند تا بهترین نقاط قوت و ضعف پروژه خود را بشناسید.

۳. استفاده بهینه از منابع

نوشتن طرح توجیهی به شما کمک می‌کند تا منابع مالی، انسانی و فنی خود را بهینه به کار ببرید و از هدررفت منابع جلوگیری کنید.

۴. بالا بردن اعتبار

طرح توجیهی اعتبار و قدرت پروژه شما را بالا می‌برد و اگر قصد جذب سرمایه‌گذار داشته باشید، اعتماد سرمایه‌گذار را جلب کرده و راحت‌تر می‌توانید او را قانع کنید.

۵. پیش‌بینی مشکلات

با نوشتن طرح توجیهی شما می‌توانید مشکلات و چالش‌های مالی اقتصادی پروژه خود را پیش‌بینی کرده و راه‌حل‌هایی برای آن‌ها ارائه دهید.

۶. افزایش شفافیت

داشتنِ طرح توجیهی باعث شفافیت و وضوح در اهداف، برنامه‌ها و فعالیت‌های پروژه شما می‌شود؛ زیرا همه مباحث مورد نیاز مالی، فنی و اقتصادی در طرح توجیهی بررسی می‌شود و اگر با صحت ۷۰٪ پیش برود، می‌توانید به‌راحتی برنامه ریزی مالی داشته و به سود خوبی برسید. 

۷. امکان ارائه برنامه‌های جزئی

با نوشتن طرح توجیهی، ملزومات مالی و فنی پروژه شما مشخص می‌شود و درصورتی‌که طرح توجیه‌پذیر بود، شما می‌توانید یک برنامه کسب و کار یا بیزنس پلن خیلی دقیق‌تری بنویسید که درصد خطای کمتری داشته باشد.

 ۸. تطابق با استانداردها

نوشتن طرح توجیهی به شما کمک می‌کند تا با استانداردهای مربوط به صنعت و بازار خود آشنا شوید و پروژه‌تان را مطابق با آن‌ها طراحی کنید.

۹. اطمینان از موفقیت پروژه

طرح توجیهی به شما اطمینان می‌دهد که همه جنبه‌های اقتصادی پروژه شما به‌خوبی بررسی شده است؛ بنابراین می‌توانید برنامه‌ مناسبی برای موفقیت آن طراحی کنید.

۱۰. بهره‌وری بالاتر

با نوشتن طرح توجیهی شما می‌توانید بهره‌وری و بهینه‌سازی عملکرد پروژه‌تان را افزایش دهید؛ زیرا شما دقیقا می‌دانید پتانسیل درآمدزایی شما چقدر است و می‌توانید گلوگاه‌های هدررفت منابع خود را از این طریق پیدا کرده و کاهش دهید.

چطور طرح توجیهی بنویسیم؟

برای نوشتن یک طرح توجیهی، علاوه بر مواردی که در هر بخش یک طرح توجیهی وجود دارد، گام‎‌‌هایی هم وجود دارد که در ادامه به بررسی این مراحل به‌صورت گام‌به‌گام می‌پردازیم:

۱. مشخص کردن موضوع و هدف اصلی طرح توجیهی

در ابتدا باید باتوجه‌به بودجه‌ای که در نظر دارید، هدف خود را از شروع کار یا پروژه مدنظرتان بنویسید؛ سپس تمامی جنبه‌های دقیق کارتان را در حد ۳ تا ۱۰ صفحه برای خودتان بررسی و شرح دهید. 

چه این طرح را خودتان بخواهید بنویسید و چه بخواهید به کسی واگذار کنید، نیاز است برنامه‌ای چند صفحه‌ای داشته باشید تا بتوانید هدف خود و کلیات کسب و کارتان را بدانید و متوجه شوید که آیا این یک ایده کمال‌گرایانه است یا واقعا اجرایی می‌شود. درنهایت مطابق با آن طرح توجیهی را بنویسید.

۲. جمع‌آوری اطلاعات و داده‌ها

پس از مشخص شدن هدف و موضوع پروژه، نوبت به جمع‌آوری اطلاعات می‌رسد. در این مرحله، تمامی اطلاعاتی که نیاز دارید، اعم از قیمت ماشین‌آلات، ساختمان، هزینه‌های مختلف کسب و کار و حتی قیمت رهبر بازار را به دست ‌آورید.

در این مرحله هرچقدر می‌توانید اطلاعات مالی و اقتصادی به دست آورید تا به حد اشباع برسید و دیگر هیچ اطلاعات جدیدی برای به دست آوردن نداشته باشید.

۳. انجام تحقیقات و مطالعات

بعد از اینکه اطلاعات را جمع‌آوری کردید، مسیر راه شما مشخص می‌شود و می‌توانید به‌صورت نیچ در هر قسمت وارد شده و بر روی هر بخش کار کنید. مقایسه بین هزینه‌ها، فرصت‌ها و انتخاب یا میانگین گرفتن بین آن‌ها برای مشخص شدن جزئیات، نیاز است. این کار باعث می‌شود تحقیقات خود را در قسمت‌هایی که ضعف دارید کامل کنید.

مثلا می‌خواهید قیمت ساختمان را در بیاورید. اینکه یک زمین بخرید، کجا بخرید، با چه شرایطی بخرید، با چه مصالحی و در طول چه مدتی آن را بسازید و یا اینکه یک سوله آماده بخرید یا حتی سوله را اجاره کنید، همه‌وهمه در این مرحله اتفاق می‌افتد.

در مرحله قبل بدون در نظر گرفتن اینکه کدام کار را انجام بدهید فقط آمار و ارقام و داده‌ها جمع آوری می‌شدند؛ اما در این مرحله درباره همه‌چیز تحقیق می‌کنید؛ سپس یک روش به‌عنوان روش نهایی با اولویت اول در نظر گرفته می‌شود و داخل طرح توجیهی نوشته می‌شود.

۴. تجزیه و تحلیل هزینه‌ها و فرصت‌ها

دانشگاه مونیخ تجزیه تحلیل هزینه/فرصت یا هزینه/ فایده را این‌طورشرح می‌دهد:

«هنگام انجام تحلیل هزینه و فایده، هزینه‌های فرصت پیش‌آمده، برای ارزیابی کارایی اقتصادی پروژه‌ها یا سیاست‌های مختلف در نظر گرفته می‌شود. تصمیم‌گیری عاقلانه براساس سنجش هزینه/ فرصت به وجود می‌آید و تصمیم گیری‌هایی که هزینه/فرصت آن بررسی نشود، یک تصمیم‌گیری غیر منطقی و مبهم است.»

به‌هرحال شما باید تک‌تک فرصت‌هایی را تجزیه‌وتحلیل کنید که در طرح توجیهی‌تان قرار دارد و ببینید نسبت هزینه‌ای که می‌کنید به فرصتی که به دست می‌آورید چند است. 

درنهایت هم کل طرح را از نظر هزینه/ فرصت بررسی ‌کنید تا متوجه شوید که آیا این کار واقعا فرصتی ناب است یا در ذهن شما فقط فرصت دیده می‌شود.

۵. ارزیابی ریسک‌ها و موانع 

هیچ کاری بدون ریسک نیست. در طرح توجیهی، پس از اینکه شما طرح خود را نوشتید و آن را از نظر هزینه/فرصت ارزیابی کردید و متوجه شدید که شروع این کسب و کار فرصت خوبی برای کسب درآمد برای شما فراهم کرده است، نوبت به بررسی ریسک‌ها و موانع پروژه شما می‌رسد.

در این بخش که آخرین بخش است، شما تمامی ریسک‌ها و موانعی را می‌نویسید که به‌صورت‌کلی به ذهنتان می‌رسد یا از تحقیقات آن را شناسایی کردید؛ بنابراین در این مرحله به حساب‌کتاب‌های طرح خود حالت واقعی‌تری می‌دهید.

می‌توانید در پایان هر بخش یک بخش ریسک‌ها و موانع را اضافه کنید و سپس نتیجه نهایی آن بخش را با در نظر گرفتن ریسک، موانع یا چالش‌ها بنویسید.

۶. ارزیابی نهایی و تدوین گزارش 

درنهایت بخش آخر طرح توجیهی به ارزیابی نهایی و تدوین گزارش اختصاص پیدا می‌کند. شما باید با در نظر گرفتن تمامی مواردی که در بالا گفته شد و تجزیه و تحلیل و گزارش نهایی کار را بنویسید و در آن مشخص کنید این طرح امکان‌پذیر است یا خیر و اگر امکان‌پذیر است، در یک دوره چندساله با چه میزان ریسکی و با چه بودجه‌ای به نتیجه مدنظر می‌رسد.

آشنایی با اجزای طرح توجیهی

یک طرح توجیهی از ۵ بخش اصلی تشکیل شده است که در ادامه به شرح هر بخش می‌پردازیم: 

۱. کلیات 

معمولا این بخش یک سری کلیات اولیه راجع به پروژه یا ایده می‌دهد که معرفی خلاصه‌ای از سهامداران، مجوزات و شرح پروژه‌ای است که می‌خواهیم آن را اجرا کنیم. بخش اول معمولا از موارد زیر تشکیل شده است:

•  سوابق ثبتی؛
• سوابق تجربی و علمی مدیران؛
• مجوزات قانونی؛
• هدف پروژه؛
• نیروی انسانی؛
• معرفی تولیدات و پیش‌بینی ظرفیت تولید؛
• مواد اولیه و بسته‌بندی؛
• مراحل و روش تولید؛
• دانش فنی مورد نیاز.

۲. بررسی فنی

 در این بخش موارد فنی، ساختمانی و تجهیزات بررسی می‌شود. چه شما یک شرکت فناوری‌محور باشید، چه ارائه‌دهنده خدمات و چه تولید‌کننده محصولی خاص، نیاز دارید ساختمانی برای اجرا، تجهیزاتی برای عملیات و هزینه‌هایی تا رسیدن به نقطه سربه‌سر متحمل شوید.

این بخش دقیقا همین موارد را بررسی می‌کند و به شما می‌گوید حدودا چقدر بودجه نیاز دارید تا بتوانید فضایی برای کار به خودتان اختصاص دهید. ارزیابی فنی معمولا شامل بررسی موارد زیر است: 

• میزان سرمایه‌گذاری ثابت طرح؛
• زمین؛
• دیوارکشی و محوطه‌سازی؛
• ساختمان‌ها؛
• مشخصات مواد و مصالح موردنیاز ساختمان‌ها؛
• تاسیسات و وسایل تاسیساتی؛
• ماشین‌آلات و تجهیزات؛
• وسایل نقلیه؛
• ابزارآلات فنی؛
• وسایل اداری؛
• هزینه‌های قبل از بهره‌برداری؛
• هزینه‌های پیش‌بینی نشده؛
• سرمایه در گردش ناخالص؛
• کل سرمایه‌گذاری پروژه؛
• برنامه اجرایی پروژه؛
• زمانبندی طرح؛
• نحوه مصرف سرمایه‌گذاری ثابت.

 ۳. بررسی اقتصادی

در بخش سوم مهم‌ترین مواردی که بررسی می‌شوند، میزان عرضه و تقاضای محصول است. بدون به دست آوردن عرضه و تقاضا نمی‌توانید سایر بخش‌ها را تکمیل کنید؛ بنابراین نیاز است در این بخش با استفاده از تحقیقات روی کسب و کار رقبا و تحلیل رفتار مصرف‌کننده، عرضه و تقاضای معمول پروژه خود را دربیاورید؛ سپس ارزشی که این محصول برای شما ایجاد می‌کند و قیمت نهایی آن را بسنجید. 

بررسی اقتصادی شامل موارد زیر می‌شود: 

• موقعیت کلی اقتصادی؛
• محدوده جغرافیایی طرح؛
• بررسی عرضه؛
• پیش‌بینی عرضه در آینده؛
• بررسی تقاضا؛
• بررسی تقاضا در گذشته و آینده؛
• بررسی قیمت؛
• محاسبه صرفه‌جویی مقیاس (economic of scale)

۴. بررسی‌های مالی 

پس از اینکه با کلیات پروژه آشنا شدید، بودجه خود را مشخص کردید، هزینه‌های شما درآمد و میزان متوسط عرضه و تقاضا را شناسایی کردید، نوبت به تحلیل و بررسی مالی می‌رسد. این بخش یکی از حساس‌ترین و سنگین‌ترین بخش‌های طرح توجیهی است که معمولا حسابداران یا مدیران مالی این بخش را می‌نویسند.

مواردی که در زیر آمده است، به‌طور پیش‌فرض برای یک کارخانه تولیدی است که این بخش ممکن است در هر صنعت کاملا متفاوت با صنعت دیگر باشد. این بخش کاملا انعطاف‌پذیر و متغیر است؛ اما چیزی که مهم است این است که برای نوشتن این بخش باید دانش مالی و اقتصادی بالایی داشته باشید. 

در‌صورتی‌که مدیر کسب و کار هستید و می‌خواهید خودتان بررسی مالی را در طرح توجیهی انجام دهید، ناچارید با مفاهیم مالی آشنایی داشته باشید. در دوره مدیریت مالی برای مدیران غیر مالی بسیاری از این مفاهیم آموزش داده می‌شود. بعضی از این مفاهیم عبارتند از:

• میزان سرمایه‌گذاری پروژه؛
• نحوه تامین مالی؛
• تامین مالی سرمایه‌گذاری ثابت؛
• تامین مالی سرمایه در گردش ناخالص؛
• شرح سرمایه‌گذاری؛
• پیش بینی هزینه‌های تولیدی؛
• هزینه‌های متغیر؛
• مواد اولیه اصلی کارخانه و مواد بسته‌بندی؛
• دستمزد مستقیم تولید؛
• دستمزد غیرمستقیم تولید؛
• هزینه‌های سربار؛
• هزینه تعمیر و نگهداری؛
• هزینه قبوض؛
• استهلاکات؛
• هزینه‌های عملیاتی؛
• هزینه‌های اداری؛
• هزینه‌های توزیع و فروش؛
• قیمت تمام‌شده؛
• سود؛
• هزینه‌های غیر عملیاتی؛
•  تامین مالی نهایی پروژه؛
• پیش بینی‌های مالی؛
• تجزیه و تحلیل نقطه سربه‌سر؛
• تجزیه و تحلیل نسبت‌های مالی؛
• نسبت نقدینگی؛
• نسبت سرمایه‌گذاری و اهرم‌ها؛
• نسبت کل بدهی به ارزش ویژه؛
• نسبت بدهی‌های بلندمدت به دارایی‌های ثابت؛
• پوشش هزینه‌های مالی/ثابت؛
• پوشش کل هزینه‌های ثابت؛
• نسبت‌های فعالیت؛
• گردش دارایی‌های جاری؛
• گردش موجودی‌ها؛
• گردش مطالبات تجاری؛
• گردش دارایی‌های ثابت و گردش کل دارایی؛
• گردش دوره عملیات؛
• نسبت‌های سودآوری؛
• ارزیابی پروژه و تجزیه و تحلیل سرمایه‌گذاری از طریق بودجه‌بندی سرمایه‌ای؛
• ارزش فعلی خالص؛
• نرخ بازده داخلی؛
• شاخص سودآوری؛
• دوره بازیافت سرمایه‌گذاری؛
• تجزیه و تحلیل ریسک پروژه؛
• برابری اطمینان؛
• تجزیه و تحلیل حساسیت و سناریو.

 ۵. ارزیابی نهایی و تهیه گزارش

درنهایت زمانی که کل ۴ بخش اول را نوشتید، نوبت به ارزیابی نهایی طرح می‌رسد که آخرین بخش طرح توجیهی است. شما بعد از کلی تلاش به این سوال خود پاسخ می‌دهید که این کسب و کار را راه اندازی کنم یا خیر. امیدواریم در این بخش شما به پاسخ آری برسید و بتوانید کار مورد علاقه‌تان را شروع کنید.