مقالات کسب و کاری
سیستم سازی در کسب و کار چیست؟
برای اینکه بدانیم سیستم‌سازی کسب و کار به چه معنی است، لازم است اول درک درستی از سیستم داشته باشیم و سپس سیستم‌سازی کسب و کار را تعریف کنیم. سیستم مجموعه‌ای از قوانین، فرآیندها، اجزای فیزیکی، غیرفیزیکی و ارتباطاتی است که برای رسیدن به یک هدف مشترک باهم تعامل دارند. سیستم می‌تواند در هر زمینه‌ای وجود داشته باشد. به‌طورکلی، سیستم توانایی تشخیص محیط و واکنش به تغییرات در آن را دارد و برای رسیدن به اهداف خود اقدام می‌کند؛ بنابراین وقتی صحبت از سیستم‌سازی کسب و کار می‌شود، درباره مکانیزمی صحبت می‌کنیم که به تغییرات محیطی واکنش می‌دهد.
در این مقاله ابتدا به تعریف سیستم سازی در کسب و کار می‌پردازیم و بعد از بیان دلایل اهمیت آن، مراحل سیستم سازی را شرح می‌دهیم. با مدیربان همراه باشید.
تعریف سیستم سازی چیست؟
سیستم‌سازی کسب و کار فرآیند طراحی و مدیریت سیستم‌های مختلف در یک کسب و کار است. این سیستم‌ها شامل فرآیندها، فناوری‌ها، افراد و منابع مختلف می‌شود. فرآیند سیستم سازی به‌منظور بهبود کارایی، کاهش هزینه‌ها، بهینه‌سازی عملکرد و افزایش توانایی سازمانی انجام می‌شود.
سیستم‌سازی کسب و کار شامل معرفی ساختارهایی است که به‌خوبی با اهداف و رویکردهای کسب و کار سازگاری داشته و بتوانند به بهبود ارتباطات داخلی و خارجی، شفافیت بیشتر در فرآیندها و افزایش بهره‌وری منابع سازمانی منجر شوند.
سیستم‌سازی فرآیندی پویاست که می‌تواند با موقعیت و شرایط مختلف خودش را آداپته کند و بقای بلندمدتی داشته باشد. گربر در کتاب معروف خود با عنوان اسطوره دیجیتال سه سیستم را شرح می‌دهد که برای کسب و کارها مهم هستند:
- سیستم‌های سخت که ابزارهای فیزیکی هستند و شرکت را کارآمدتر می‌کنند؛
- سیستم‌های نرم که روش‌ها و شیوه‌هایی هستند که کارکنان برای انجام کار استفاده می‌کنند؛
- و سیستم‌های اطلاعاتی که آن دسته از فرآیندهای فناوری اطلاعات هستند که داده‌های مربوط به کسب‌وکار و عملیات را جمع‌آوری کرده تا امکان مقایسه و انتخاب بهترین شیوه‌ها فراهم شود.
چرا سیستم‌سازی مهم است؟
امروزه اگر کسب و کارها سیستم‌سازی اصولی نداشته باشند در کوتاه‌مدت یا بلندمدت شکست می‌خورند و نمی‌توانند در دنیای رقابت با کسب و کارهای دیگر دوام بیاورند. در این بخش به دلایل اهمیت سیستم سازی برای کسب و کارها می‌پردازیم. این دلایل عبارتند از:
به به‌روزرسانی برنامه‌های عملیاتی کمک می‌کند
سیستم‌سازی به شما کمک می‌کند تا روندی گام‌به‌گام برای انجام کارها طراحی کنید و جنبه‌های مختلف کارتان را برای ایجاد یک جریان آسان، تراز کنید. ازآنجایی‌که هر جنبه از کسب و کار شما به موفقیت بیزینس شما کمک می‌کند، می‌توانید نوعی رابطه سیستماتیک بین اجزای مختلف ایجاد و سپس بر عملکرد هر بخش نظارت کنید.
باعث کنترل بهتر روی کار می‌شود
سیستم‌سازی به کسب‌وکار شما کیفیت و ثبات می‌بخشد؛ زیرا رویه‌های تعیین‌شده شما روال کاری خاصی را برای کارمندان ایجاد می‌کند تا با تکرار همان اقدامات، خدمات باکیفیتی را به‌طور مستمر ارائه دهند. این کار باعث می‌شود در بلندمدت روی کار خود کنترل بهتری داشته باشید و بتوانید گلوگاه‌های کسب و کارتان را پیدا کنید.
کارمندان شما را توانمند می‌کند
در ابتدا به نظر می‌رسد سیستماتیک کردن، تبدیل کارکنان به چرخ‌دنده در یک ماشین است؛ اما درواقع برعکس این موضوع صادق است. وقتی سیستم‌سازی به‌درستی انجام شود، قدرت را بین کارمندان شما توزیع می‌کند؛ زیرا دقیقاً به آن‌ها نشان می‌دهد چه کاری و چطور به‌درستی انجام دهند؛ بدون اینکه مدیری بر هر حرکت آن‌ها مسلط باشد یا هر کاری را امضا کند.
این کار کارمندان را از پرسیدن سؤالاتی نجات می‌دهد که باعث می‌شود آن‌ها بی‌کفایت به نظر برسند. همچنین مانع می‌شود آن‌ها تصمیمات نامطمئن بگیرند.
دغدغه حضور در شرکت به کمترین حد ممکن می‌رسد
دغدغه حضور چه برای مدیر و چه برای کارمندان چالشی اساسی است. اکثر افراد به‌دلیل مسافت زیاد برای مصاحبه به شرکت شما مراجعه نمی‌کنند؛ درحالی‌که تخصص آن‌ها دقیقا مطابق با نیاز شماست. همچنین مدیران می‌ترسند که در سازمانشان حضور نداشته باشند.
این ترس نشان‌دهنده عدم سیستم‌سازی درست در کسب و کار است. یک سیستم‌سازی درست هم به نیروی کار و هم به مدیران این فرصت را می‌دهد که دغدغه حضور در محل کار را نداشته باشند و بتوانند در هر مکان و شرایطی کار درست را در راستای اهداف سازمان انجام دهند.
باعث افزایش بهره‌وری می‌شود
سیستم‌سازی در کسب و کار با بهینه‌سازی فرآیندهای کاری، کاهش تکرار اشتباهات و افزایش استفاده از فناوری‌های نوین، باعث افزایش بهره وری سازمان می‌شود.
هزینه‌ها را کاهش می‌دهد
وقتی فرآیندهای سازمان بهینه شود، هزینه‌ها به پایین‌ترین حد ممکن می‌رسد. اتوماسیون فرآیندها، باعث بهبود عملکرد منابع انسانی و درنتیجه کاهش بعضی هزینه‌های مربوط به منابع انسانی و تصمیمات اجرایی آن‌ها می‌شود. نتیجه اینکه این بهینه‌سازی هزینه‌ها را کاهش می‌دهد.
سهم بازار شما را افزایش می‌دهد
با ارتقای کیفیت محصولات و خدمات ناشی از سیستم‌سازی کسب و کار، رضایت مشتری افزایش می‌یابد. این افزایش باعث می‌شود در بلند مدت، سهم بازار سازمان در بین رقبا افزایش یابد.
باعث بهبود ارتباطات داخلی می‌شود
یکی از چالش‌های مهم کسب و کارها، نامشخص بودن اختیارات، وظایف و ارتباطات افراد در سازمان است. با استفاده از سیستم‌سازی در کسب و کار، ارتباطات داخلی سازمان مشخص شده و بهبود پیدا می‌کند و اطلاعات به‌صورت دقیق و به‌موقع به کارکنان منتقل می‌شود تا بتوان در زمان درست آن‌ها را پیگیری کرد.
باعث رشد و توسعه پایدار کسب و کار می‌شود
سیستم‌سازی در کسب و کار با کاهش هزینه‌ها و افزایش بهره وری به سازمان کمک می‌کند تا رشد و توسعه پایدار در بلندمدت شکل بگیرد.
آشنایی با مراحل سیستم‌سازی اصولی
پس از آشنایی با تعریف سیستم سازی در کسب و کار و اهمیت آن می‌خواهیم درباره مراحل سیستم سازی صحبت کنیم. در این بخش با مراحل سیستم سازی بیشتر آشنا می‌شوید. این مراحل عبارتند از:
۱. مشخص کردن شرح شغلی کارکنان
در ابتدا و قبل از اینکه بخواهید کسب و کار خود را سیستم‌سازی کنید، نیاز است دقیقا بدانید هر فرد در سازمان شما برای چه استخدام شده و چه وظایف و مسئولیت‌هایی دارد. شرح شغلی کارمندان یکی از مهم‌ترین کارهایی است که حتی اگر سیستم‌سازی کسب و کار هم نداشته باشید، می‌تواند به کسب و کار شما انضباط بخشد و تکلیف کارمندان را با سازمان مشخص کند.
۲. نوشتن وظایف روزمره و وظایف اصلی هر کارمند
پس از اینکه شرح شغلی هر جاب پوزیشن مشخص شد، نوبت به نوشتن وظایف روزمره، هفتگی، ماهانه و خاص هر فرد می‌رسد. در ابتدا با وظایف روزمره شروع کنید. یک سری از وظایف در هر حوزه تکراری هستند؛ به‌عنوان مثال مدیر بازاریابی باید هر روز پیگیر فعالیت‌های بازاریابی و تبلیغات رقبا باشد و گزارش رصد آن را بنویسد.
همچنین باید هر روز عملکرد کارشناسان بازاریابی را زیر نظر بگیرد و گزارش روزانه از پیشرفت کار بازاریابی و فروش کسب و کار بدهد. علاوه برآن باید گزارش فروش روزانه را به واحد‌های مالی و مدیریت ارائه دهد و استراتژی‌های مربوط به افزایش فروش را به‌روزرسانی کند.
این وظایف به‌صورت روزانه و پویا هستند و در عین پویایی وظایفی تکراری و روزمره محسوب می‌شوند. بعضی دیگر از وظایف کارهایی هستند که هفتگی، ماهانه یا سالانه باید انجام شوند؛ مثلا آپدیت برنامه بازاریابی به‌صورت دوره‌های ۱ ماهه و سالانه است.
از طرفی بعضی وظایف خاص هستند که در صورت نیاز ممکن است به مدیر بازاریابی داده شود؛ به‌طور مثال در صورت حمله رقبا به سازمان با تبلیغات، برندسازی و فروش جشنواره‌ای با قیمت خیلی کم مدیر بازاریابی وظیفه دارد برنامه ضد حمله، دفاع یا حمله مقابل به رقیب را طراحی و فورا پیاده‌سازی کند. تمامی وظایف هر کارمند باید براساس شرح شغلی نوشته شود.
۳. اولویت‌بندی وظایف هر کارمند
پس از نوشتن تمامی وظایف یک کارمند در موقعیت شغلی‌اش، نوبت به اولویت‌بندی وظایف می‌شود. وظایفی که اولویت بالاتری دارند، در صدر قرار گرفته و وظایفی که در اولویت کمتری قرار دارند، در انتهای لیست اولویت‌بندی قرار می‌گیرند.
حتما وظایف روزانه اولویت اول ما نیستند! در مثال قبل نوشتن برنامه ضد حمله رقبا، به‌عنوان وظیفه‌ای خاص برای مدیر بازاریابی مطرح شد. این وظیفه ممکن است در طول دوران کاری یک فرد اتفاق بیفتد یا نیفتد؛ ولی در هر صورت از اولویت بالایی برخوردار است.
اگر بتوانید اولویت‌بندی درستی از وظایف هر کارمند داشته باشید، می‌توانید به بهینه‌ترین شکل ممکن هزینه‌های خود را مدیریت کنید.
۴. ترسیم نمودار سناریو هر فرآیند کاری
در سازمان نمودار سناریو هر فرآیند کاری در سازمان به شما کمک می‌کند پیچیدگی و وابستگی افراد و وظایف در سازمان را تشخیص دهید و از شانه خالی کردن افراد از انجام وظایف و مسئولیت‌هایشان جلوگیری کنید.
سناریو به شما کمک می‌کند روابط داخلی و مسئولیت‌ها را بشناسید و گلوگاه‌ها را تشخیص دهید؛ سپس عارضه‌ها و هدررفت زمان سازمان را به بهترین شکل مدیریت کنید. همچنین با ترسیم نمودار سناریو فرآیندهای سازمان می‌توانید متوجه شوید کدام کارمند پیگیر کار خود نیست و دلیل اینکه کار به نتیجه نمی‌رسد، چه چیزی یا چه کسی است.
۵. تعیین KPI مربوط به هر وظیفه
پس از مشخص شدن سناریو‌های وظایف کارمندان KPIهای مربوط به هر وظیفه مشخص می‌شود. این شاخص‌های کلیدی عملکرد کمک می‌کنند تا بتوانیم اندازه گیری کنیم هر فرد تا چه اندازه کار خود را به‌درستی انجام داده است.
در مقاله KPI چیست، کاملا به موضوع شاخص‌های کلیدی عملکرد پرداخته‌ایم و پیشنهاد می‌کنیم آن را مطالعه کنید.
۶. پیاده‌سازی و اجرا
درنهایت سیستم کسب و کار شما آماده امتحان و بازخوردگیری است. البته سیستم‌سازی کسب و کار با کمک نرم افزارهای مختلف پیاده‌سازی می‌شود و شما باید نرم‌افزار‌های مربوط به هر بخش سیستم‌سازی را تهیه و روی آن فرآیند سیستم‌سازی خود را پیاده‌سازی کنید.
۷. کنترل و بهبود
سیستم‌سازی کسب و کار درعین‌حال که وظایفه تکراری را مدیریت می‌کند، یک سیستم پویا و دائما در حال تغییر است. این تغییر می‌تواند در وظایف افراد، در اولویت‌ها یا حتی در شرح شغلی فرد باشد. حتی اگر تغییر خاصی هم در شرح شغلی افراد نباشد، باز هم برای بهبود سیستم نیاز به کنترل و بازنگری وجود دارد. شما باید به‌صورت دوره‌های ۱ماهه، سه‌ماهه و سالانه سیستم خود را به‌روز کرده و آن را بهبود بخشید.
اصول سیستم‌سازی
برای اینکه کسب و کارتان را اصولی سیستمی کنید، بهتر است به اصول زیر پایبند باشید:
- تعیین اهداف و استراتژی‌های کسب و کار از ضروریات قبل از سیستم‌سازی است؛
- تعیین مسئولیت‌ها و سلسله‌مراتب سازمانی در سیستم‌سازی بسیار کلیدی است؛
- تعیین منابع مالی و انسانی لازم برای اجرای برنامه‌ها نیازِ سیستم‌سازی است؛
- برنامه‌ریزی کوتاه‌مدت و بلندمدت فراموش نشود؛
- پیگیری و ارزیابی عملکرد سیستم باعث بقاء سیستم خواهد شد؛
- انعطاف‌پذیری و تغییرات در محیط کسب و کار در سیستم کسب و کار ضروری است؛
- ایجاد روحیه کار تیمی و همکاری موثر برای اجرای موفق سیستم کسب و کار ضروری است؛
- فرهنگ سازمانی و ایجاد ارزش‌های مشترک برای بهینه‌سازی سیستم را تقویت کنید؛
- برای بهبود عملکرد سیستم از بازخوردها و تجربیات استفاده کنید؛
- رویه‌های خلاق و نوآورانه را در سیستم کسب و کارتان توسعه دهید؛
- در حوزه سیستم‌سازی کسب و کار مرتب آموزش ببینید و سطح دانشتان را ارتقاد دهید.
نرم افزارهای سیستم سازی در کسب و کار
سیستم‌سازی در واحد‌های مختلف با نرم‌افزار‌های مختلف در دسترس است که هرکدام کار خودشان را می‌کنند و به مدیر گزارشات را ارائه می‌دهند.
حوزه‌های سیستم‌سازی شامل موارد زیر است:
ارتباطات داخلی و فرآیندهای کسب وکار
سیستم‌سازی برای این فرآیندها شامل اتوماسیون اداری و نرم افزارهای BPMS هستند. روزنه شرق، جریان، فرآیند گستر به شما در سیستم‌سازی ارتباطات داخلی کمک می‌کنند. همچنین برای اتوماسیون اداری می‌توانید از محصولات همکاران سیستم یا فراگستر استفاده کنید.
حسابداری و مالی
نرم افزارهای حسابداری و مدیریت مالی بهترین ابزار برای سیستم‌سازی مالی هستند. نرم افزارهای همکاران سیستم، هلو، محک و انواع نرم افزارهای حسابداری رایگان و سازمانی می‌توانند به‌راحتی حساب کتاب شما را سیستمی کنند.
خدمت‌رسانی به مشتریان
نرم افزارهای باشگاه مشتریان و CRM نرم افزارهای خوبی برای خدمت‌رسانی به مشتریان‌اند. نرم افزارهای باشگاه مشتریان شکلات، CRM دیدار و پیام گستر ازجمله برترین نرم افزارهای ایرانی خدمت رسان به مشتریان هستند.
استخدام و آموزش
نرم افزارهای تست و پر کردن فرم و پلتفرم‌های آموزشی می‌توانند به استخدام و آموزش بهتر کارمندان کمک کنند. فرادرس و گوگل فرم و پرسلاین می‌تواند در سیستم‌سازی این بخش به شما کمک کند.
مدیریت پروژه
نرم افزارهای ERP و مدیریت پروژه و مدیریت کارها بهترین نرم افزارهای مدیریت پروژه هستند. بعضی از بهترین این نرم‌افزار‌ها Trello – clockify – bitrix است.
سخن پایانی
مدیران باید به این نکته توجه داشته باشند که نظام‌مندی و سیستم‌سازی در کسب‌وکار به‌عنوان فرآیندی طولانی و پیچیده، مستلزم برنامه‌ریزی، آموزش و پشتیبانی مستمر است و برای کسب بهترین نتیجه ممکن، نیازمند تلاش و همکاری گروهی است. سیستم‌سازی کسب و کار یک روش سازماندهی و مدیریتی است که به کسب و کارها کمک می‌کند تا بهبود کارایی، کارآمدی و سودآوری خود را تجربه کنند. این روش شامل ارتباطات مؤثر، فرآیندهای بهینه‌سازی شده، استانداردهای مشخص و نظارت مناسب بر عملکرد است. با استفاده از سیستم سازی، مدیران می‌توانند به‌راحتی فرآیندهای کاری، عارضه‌ها و مشکلات را شناسایی و حل کنند. سیستم‌سازی به مدیران کسب و کار کمک می‌کند تا مشتریان راضی‌تر، کارمندان متعهد‌تر و سودآوری بالاتری را تجربه کند.
