سیستم سازی در کسب و کار چیست؟ [انواع + مراحل]

برای اینکه بدانیم سیستم‌سازی کسب و کار به چه معنی است، لازم است اول درک درستی از سیستم داشته باشیم و سپس سیستم‌سازی کسب و کار را تعریف کنیم. سیستم مجموعه‌ای از قوانین، فرآیندها، اجزای فیزیکی، غیرفیزیکی و ارتباطاتی است که برای رسیدن به یک هدف مشترک باهم تعامل دارند. سیستم می‌تواند در هر زمینه‌ای وجود داشته باشد. به‌طورکلی، سیستم توانایی تشخیص محیط و واکنش به تغییرات در آن را دارد و برای رسیدن به اهداف خود اقدام می‌کند؛ بنابراین وقتی صحبت از سیستم‌سازی کسب و کار می‌شود، درباره مکانیزمی صحبت می‌کنیم که به تغییرات محیطی واکنش می‌دهد. 

در این مقاله ابتدا به تعریف سیستم سازی در کسب و کار و انواع آن می‌پردازیم و اینکه چطور می‌تواند باعث کاهش وابستگی مدیر به کسب و کار شود. سپس و بعد از بیان مزایای سیستم سازی، مراحل آن را شرح می‌دهیم. با مدیربان همراه باشید.

سیستم چیست؟

در ادبیات مدیریت، مفهوم “سیستم” در کسب‌وکار فراتر از مجموعه‌ای از فرآیندها یا ابزارهاست؛ بلکه سیستم یک کل یکپارچه، متشکل از اجزا و روابط متقابل هدفمند است که برای دستیابی به اهداف سازمانی خاصی طراحی شده است. برخلاف تصور رایج که سیستم را صرفاً مجموعه‌ای از قواعد ثابت می‌انگارد، دیدگاه‌های نوین بر ماهیت پویا، تطبیق‌پذیر و پیچیده سیستم‌های کسب‌وکار تأکید دارند.

یک سیستم کسب‌وکار نه تنها شامل ابزارهای تکنولوژیک یا رویه‌های مکتوب است، بلکه نیروی انسانی، ساختارهای سازمانی، فرهنگ حاکم، منابع مالی و حتی تعاملات با محیط بیرونی (مشتریان، رقبا، تأمین‌کنندگان) را در بر می‌گیرد.

این اجزا در یک شبکه علت و معلولیِ به هم پیوسته‌اند؛ به طوری که تغییر در یک جزء می‌تواند بر عملکرد کل سیستم تأثیر بگذارد. با این دیدگاه، سیستم موجودیتی زنده و پویاست که قابلیت خودسازماندهی و ظهور ویژگی‌های جدید را دارد که از مجموع ساده اجزای آن فراتر می‌رود.

در واقع، تعریف عمیق سیستم در کسب‌وکار، لازمه درک این نکته است که یک کسب‌وکار موفق، نه یک پازل ثابت، بلکه یک ارگانیسم پویاست که برای بقا و رشد مستمر، نیازمند طراحی، پایش و بهینه‌سازی مداوم سیستم‌های زیربنایی خود می‌باشد. سیستم‌های کسب و کار شریان‌های حیاتی سازمان هستند که جریان اطلاعات، منابع و اقدامات را برای تحقق اهداف استراتژیک هدایت می‌کنند.

اجزای سیستم کسب و کار

اجزای سیستم در کسب و کار درک عمیق از ماهیت سیستم در کسب‌وکار مستلزم کالبدشکافی دقیق اجزای آن است. یک سیستم کسب‌وکار مجموعه‌ای پیچیده از عناصر متعددی است که در هم تنیده‌اند. پژوهش‌های نوین، فراتر از مؤلفه‌های کلاسیک نظیر افراد، فرآیندها و فناوری، بر نقش مولفه‌های ناملموس و دینامیک نیز تأکید دارند که در ادامه به آن‌ها می‌پردازیم.

اجزای کلیدی یک سیستم کسب‌وکار را می‌توان در محورهای زیر دسته‌بندی کرد:

۱. منابع انسانی و ساختار سازمانی

فراتر از صرفاً حضور افراد، این جزء شامل نقش‌ها، مسئولیت‌ها، زنجیره‌های فرماندهی و ظرفیت‌های دانشی کارکنان است. پژوهشی که در سال ۲۰۲۲ توسط “وانگ و همکاران” صورت گرفت، نشان می‌دهد ساختارهای سازمانی منعطف و شبکه‌ای که امکان جریان آزاد اطلاعات و تصمیم‌گیری غیرمتمرکز را فراهم می‌کنند، می‌توانند به عنوان یک جزء حیاتی در سیستم‌های کسب‌وکار مدرن عمل کرده و به توانمندی سازمان برای انطباق سریع با تغییرات بازار بیفزایند.

فرهنگ سازمانی، ارزش‌ها و هنجارهای نفوذکننده نیز به‌عنوان یک لایه نامرئی و قدرتمند، بر نحوه تعامل و عملکرد این جزء تأثیر می‌گذارد.

۲. فرآیندها و رویه‌های عملیاتی

این بخش شامل توالی منطقی فعالیت‌ها برای تبدیل ورودی‌ها به خروجی‌هاست. تمرکز نباید تنها بر مستندسازی فرآیندها باشد، بلکه بهینه‌سازی، خودکارسازی و قابلیت اندازه‌گیری آن‌ها نیز اهمیت زیادی دارد.

۳. فناوری و زیرساخت

این جزء شامل تمامی ابزارها، نرم‌افزارها، سخت‌افزارها و شبکه‌های ارتباطی است که فرآیندها را تسهیل و داده‌ها را مدیریت می‌کنند. با این حال، نگاه صرفاً ابزاری به فناوری کافی نیست. سیستم‌های فناوری اطلاعات کارآمد، آن‌هایی هستند که نه تنها وظایف روزمره را انجام می‌دهند، بلکه به عنوان کاتالیزور برای نوآوری در کسب و کار و ایجاد مزیت رقابتی عمل می‌کنند.

۴. داده‌ها و اطلاعات

داده‌ها شریان حیاتی هر سیستمی هستند. این جزء شامل جمع‌آوری، ذخیره‌سازی، پردازش، تحلیل و توزیع اطلاعات در سراسر سازمان است. در عصر کنونی، اهمیت “حکمرانی داده و “کیفیت داده “به شدت مورد تأکید است؛ زیرا تصمیم‌گیری‌های استراتژیک به دقت و قابلیت اتکای داده‌ها وابسته است.

۵. متریک‌ها و مکانیسم‌های بازخورد

این مؤلفه‌ها شامل شاخص‌های کلیدی عملکرد(KPIs)، داشبوردهای مدیریتی و سازوکارهای جمع‌آوری بازخورد از محیط داخلی و خارجی هستند. این جزء برای یادگیری سازمانی و تطبیق‌پذیری سیستم حیاتی است.

بدون این جزء، سیستم نمی‌تواند عملکرد خود را ارزیابی کند و به مرور زمان ناکارآمد خواهد شد. در مجموع، اجزای یک سیستم کسب‌وکار نه تنها در کنار هم قرار می‌گیرند، بلکه در یک وابستگی متقابل پویا قرار دارند. کارآمدی کلی سیستم به چگونگی طراحی و مدیریت این روابط و اطمینان از هم‌راستایی آن‌ها با اهداف استراتژیک سازمان بستگی دارد.

تعریف سیستم سازی چیست؟

سیستم‌سازی کسب و کار فرآیند طراحی و مدیریت سیستم‌های مختلف در یک کسب و کار است. این سیستم‌ها شامل فرآیندها، فناوری‌ها، افراد و منابع مختلف می‌شود. فرآیند سیستم سازی به‌منظور بهبود کارایی، کاهش هزینه‌ها، بهینه‌سازی عملکرد و افزایش توانایی سازمانی انجام می‌شود.

سیستم‌سازی کسب و کار شامل معرفی ساختارهایی است که به‌خوبی با اهداف و رویکردهای کسب و کار سازگاری داشته و بتوانند به بهبود ارتباطات داخلی و خارجی، شفافیت بیشتر در فرآیندها و افزایش بهره‌وری منابع سازمانی منجر شوند.

سیستم‌سازی فرآیندی پویاست که می‌تواند با موقعیت و شرایط مختلف خودش را آداپته کند و بقای بلندمدتی داشته باشد. گربر در کتاب معروف خود با عنوان اسطوره دیجیتال سه سیستم را شرح می‌دهد که برای کسب و کارها مهم هستند:

1. سیستم‌های سخت که ابزارهای فیزیکی هستند و شرکت را کارآمدتر می‌کنند؛
2. سیستم‌های نرم که روش‌ها و شیوه‌هایی هستند که کارکنان برای انجام کار استفاده می‌کنند؛
3. و سیستم‌های اطلاعاتی که آن دسته از فرآیندهای فناوری اطلاعات هستند که داده‌های مربوط به کسب‌وکار و عملیات را جمع‌آوری کرده تا امکان مقایسه و انتخاب بهترین شیوه‌ها فراهم شود.

مزایای سیستم سازی در کسب و کار چیست؟

امروزه اگر کسب و کارها سیستم‌سازی اصولی نداشته باشند در کوتاه‌مدت یا بلندمدت شکست می‌خورند و نمی‌توانند در دنیای رقابت با کسب و کارهای دیگر دوام بیاورند. در این بخش به دلایل اهمیت سیستم سازی برای کسب و کارها می‌پردازیم. این دلایل عبارتند از: 

کاهش وابستگی کسب و کار به مدیر با سیستم سازی

قبل از سیستم‌سازی، بسیاری از فرآیندها و روش‌های انجام کار در ذهن مدیر یا کارکنان کلیدی (که اغلب از مدیر آموزش دیده‌اند) جای دارند. این دانش ضمنی و ناگفته است. اگر مدیر حضور نداشته باشد، این دانش نیز در دسترس نیست و کارها یا متوقف می‌شوند یا با کیفیت پایین‌تر انجام می‌پذیرند.

سیستم‌سازی این دانش را استخراج و به صورت مستندات گام به گام، چک‌لیست‌ها و روش‌های عملیاتی استاندارد تبدیل می‌کند. 

وقتی فرآیندها سیستماتیک می‌شوند، روش انجام کار استاندارد و قابل تکرار است؛ بنابراین دیگر نیازی نیست که مدیر دائماً کارها را کنترل کند، آموزش‌های تکراری بدهد، یا اشتباهات را تصحیح کند. 

یکی از بزرگترین چالش‌های مدیران، تفویض اختیار است؛ زیرا مدیران می‌ترسند کارها به درستی انجام نشود. با وجود سیستم‌ها، مدیر می‌تواند با اطمینان خاطر بیشتری وظایف را واگذار کند. دیگر نیازی نیست که مدیر “چگونه انجام دادن” را به صورت شفاهی توضیح دهد؛ بلکه می‌تواند به مستندات سیستم ارجاع دهد. 

مدیرانی که کسب و کارشان سیستم‌سازی نشده، اغلب درگیر حل مشکلات فوری هستند. این مشکلات عمدتاً ناشی از نبود فرآیندهای واضح یا انجام نادرست کارهاست. سیستم‌ها بسیاری از این مشکلات را پیشگیری می‌کنند یا راه حل‌های مشخصی برای آن‌ها ارائه می‌دهند.

یک کسب و کار سیستماتیک، ارزشمندتر است. اگر کسب و کار به شدت به حضور و دانش مدیر وابسته باشد، ارزش کمتری دارد و فروش آن دشوارتر است. با سیستم‌سازی، کسب و کار به یک “دارایی” مستقل تبدیل می‌شود که می‌تواند بدون شما هم ادامه حیات دهد.

به به‌روزرسانی برنامه‌های عملیاتی کمک می‌کند

سیستم‌سازی به شما کمک می‌کند تا روندی گام‌به‌گام برای انجام کارها طراحی کنید و جنبه‌های مختلف کارتان را برای ایجاد یک جریان آسان، تراز کنید. ازآنجایی‌که هر جنبه از کسب و کار شما به موفقیت بیزینس شما کمک می‌کند، می‌توانید نوعی رابطه سیستماتیک بین اجزای مختلف ایجاد و سپس بر عملکرد هر بخش نظارت کنید.

باعث کنترل بهتر روی کار می‌شود

سیستم‌سازی به کسب‌وکار شما کیفیت و ثبات می‌بخشد؛ زیرا رویه‌های تعیین‌شده شما روال کاری خاصی را برای کارمندان ایجاد می‌کند تا با تکرار همان اقدامات، خدمات باکیفیتی را به‌طور مستمر ارائه دهند. این کار باعث می‌شود در بلندمدت روی کار خود کنترل بهتری داشته باشید و بتوانید گلوگاه‌های کسب و کارتان را پیدا کنید.

کارمندان شما را توانمند می‌کند

در ابتدا به نظر می‌رسد سیستماتیک کردن، تبدیل کارکنان به چرخ‌دنده در یک ماشین است؛ اما درواقع برعکس این موضوع صادق است. وقتی سیستم‌سازی به‌درستی انجام شود، قدرت را بین کارمندان شما توزیع می‌کند؛ زیرا دقیقاً به آن‌ها نشان می‌دهد چه کاری و چطور به‌درستی انجام دهند؛ بدون اینکه مدیری بر هر حرکت آن‌ها مسلط باشد یا هر کاری را امضا کند. 

این کار کارمندان را از پرسیدن سؤالاتی نجات می‌دهد که باعث می‌شود آن‌ها بی‌کفایت به نظر برسند. همچنین مانع می‌شود آن‌ها تصمیمات نامطمئن بگیرند.

دغدغه حضور در شرکت به کمترین حد ممکن می‌رسد

دغدغه حضور چه برای مدیر و چه برای کارمندان چالشی اساسی است. اکثر افراد به‌دلیل مسافت زیاد برای مصاحبه به شرکت شما مراجعه نمی‌کنند؛ درحالی‌که تخصص آن‌ها دقیقا مطابق با نیاز شماست. همچنین مدیران می‌ترسند که در سازمانشان حضور نداشته باشند.

این ترس نشان‌دهنده‌ عدم سیستم‌سازی درست در کسب و کار است. یک سیستم‌سازی درست هم به نیروی کار و هم به مدیران این فرصت را می‌دهد که دغدغه حضور در محل کار را نداشته باشند و بتوانند در هر مکان و شرایطی کار درست را در راستای اهداف سازمان انجام دهند. 

باعث افزایش بهره‌وری می‌شود

سیستم‌سازی در کسب و کار با بهینه‌سازی فرآیندهای کاری، کاهش تکرار اشتباهات و افزایش استفاده از فناوری‌های نوین، باعث افزایش بهره وری سازمان می‌شود.

هزینه‌ها را کاهش می‌دهد

وقتی فرآیندهای سازمان بهینه شود، هزینه‌ها به پایین‌ترین حد ممکن می‌رسد. اتوماسیون فرآیندها، باعث بهبود عملکرد منابع انسانی و درنتیجه کاهش بعضی هزینه‌های مربوط به منابع انسانی و تصمیمات اجرایی آن‌ها می‌شود. نتیجه اینکه این بهینه‌سازی هزینه‌ها را کاهش می‌دهد. 

سهم بازار شما را افزایش می‌دهد

با ارتقای کیفیت محصولات و خدمات ناشی از سیستم‌سازی کسب و کار، رضایت مشتری افزایش می‌یابد. این افزایش باعث می‌شود در بلند مدت، سهم بازار سازمان در بین رقبا افزایش یابد.

باعث بهبود ارتباطات داخلی می‌شود

یکی از چالش‌های مهم کسب و کارها، نامشخص بودن اختیارات، وظایف و ارتباطات افراد در سازمان است. با استفاده از سیستم‌سازی در کسب و کار، ارتباطات داخلی سازمان مشخص شده و بهبود پیدا می‌کند و اطلاعات به‌صورت دقیق و به‌موقع به کارکنان منتقل می‌شود تا بتوان در زمان درست آن‌ها را پیگیری کرد.

باعث رشد و توسعه پایدار کسب و کار می‌شود

سیستم‌سازی در کسب و کار با کاهش هزینه‌ها و افزایش بهره وری به سازمان کمک می‌کند تا رشد و توسعه پایدار در بلندمدت شکل بگیرد.

آشنایی با مراحل سیستم سازی در کسب و کار

پس از آشنایی با تعریف سیستم سازی در کسب و کار  و اهمیت آن می‌خواهیم درباره مراحل سیستم سازی صحبت کنیم. در این بخش می‌خواهیم به این سوال پاسخ دهیم که چگونه کسب و کار خود را سیستم سازی کنیم. این مراحل عبارتند از:

۱. مشخص کردن شرح شغلی کارکنان

در ابتدا و قبل از اینکه بخواهید کسب و کار خود را سیستم‌سازی کنید، نیاز است دقیقا بدانید هر فرد در سازمان شما برای چه استخدام شده و چه وظایف و مسئولیت‌هایی دارد. شرح شغلی کارمندان یکی از مهم‌ترین کارهایی است که حتی اگر سیستم‌سازی کسب و کار هم نداشته باشید، می‌تواند به کسب و کار شما انضباط بخشد و تکلیف کارمندان را با سازمان مشخص کند.

۲. نوشتن وظایف روزمره و وظایف اصلی هر کارمند

پس از اینکه شرح شغلی هر جاب پوزیشن مشخص شد، نوبت به نوشتن وظایف روزمره، هفتگی، ماهانه و خاص هر فرد می‌رسد. در ابتدا با وظایف روزمره شروع کنید. یک سری از وظایف در هر حوزه تکراری هستند؛ به‌عنوان مثال مدیر بازاریابی باید هر روز پیگیر فعالیت‌های بازاریابی و تبلیغات رقبا باشد و گزارش رصد آن را بنویسد. 

همچنین باید هر روز عملکرد کارشناسان بازاریابی را زیر نظر بگیرد و گزارش روزانه از پیشرفت کار بازاریابی و فروش کسب و کار بدهد. علاوه برآن باید گزارش فروش روزانه را به واحد‌های مالی و مدیریت ارائه دهد و استراتژی‌های مربوط به افزایش فروش را به‌روزرسانی کند.

این وظایف به‌صورت روزانه و پویا هستند و در عین پویایی وظایفی تکراری و روزمره محسوب می‌شوند. بعضی دیگر از وظایف کارهایی هستند که هفتگی، ماهانه یا سالانه باید انجام شوند؛ مثلا آپدیت برنامه بازاریابی به‌صورت دوره‌های ۱ ماهه و سالانه است.

از طرفی بعضی وظایف خاص هستند که در صورت نیاز ممکن است به مدیر بازاریابی داده شود؛ به‌طور مثال در صورت حمله رقبا به سازمان با تبلیغات، برندسازی و فروش جشنواره‌ای با قیمت خیلی کم مدیر بازاریابی وظیفه دارد برنامه ضد حمله، دفاع یا حمله مقابل به رقیب را طراحی و فورا پیاده‌سازی کند. تمامی وظایف هر کارمند باید براساس شرح شغلی نوشته شود.

۳. اولویت‌بندی وظایف هر کارمند

پس از نوشتن تمامی وظایف یک کارمند در موقعیت شغلی‌اش، نوبت به اولویت‌بندی وظایف می‌شود. وظایفی که اولویت بالاتری دارند، در صدر قرار گرفته و وظایفی که در اولویت کمتری قرار دارند، در انتهای لیست اولویت‌بندی قرار می‌گیرند.

حتما وظایف روزانه اولویت اول ما نیستند! در مثال قبل نوشتن برنامه ضد حمله رقبا، به‌عنوان وظیفه‌ای خاص برای مدیر بازاریابی مطرح شد. این وظیفه ممکن است در طول دوران کاری یک فرد اتفاق بیفتد یا نیفتد؛ ولی در هر صورت از اولویت بالایی برخوردار است.

اگر بتوانید اولویت‌بندی درستی از وظایف هر کارمند داشته باشید، می‌توانید به بهینه‌ترین شکل ممکن هزینه‌های خود را مدیریت کنید.

۴. ترسیم نمودار سناریو هر فرآیند کاری

در سازمان نمودار سناریو هر فرآیند کاری در سازمان به شما کمک می‌کند پیچیدگی و وابستگی افراد و وظایف در سازمان را تشخیص دهید و از شانه خالی کردن افراد از انجام وظایف و مسئولیت‌هایشان جلوگیری کنید.

سناریو به شما کمک می‌کند روابط داخلی و مسئولیت‌ها را بشناسید و گلوگاه‌ها را تشخیص دهید؛ سپس عارضه‌ها و هدررفت زمان سازمان را به بهترین شکل مدیریت کنید. همچنین با ترسیم نمودار سناریو فرآیند‌های سازمان می‌توانید متوجه شوید کدام کارمند پیگیر کار خود نیست و دلیل اینکه کار به نتیجه نمی‌رسد، چه چیزی یا چه کسی است.

۵. تعیین KPI مربوط به هر وظیفه 

پس از مشخص شدن سناریو‌های وظایف کارمندان KPIهای مربوط به هر وظیفه مشخص می‌شود. این شاخص‌های کلیدی عملکرد کمک می‌کنند تا بتوانیم اندازه گیری کنیم هر فرد تا چه اندازه کار خود را به‌درستی انجام داده است.

در مقاله KPI چیست، کاملا به موضوع شاخص‌های کلیدی عملکرد پرداخته‌ایم و پیشنهاد می‌کنیم آن را مطالعه کنید.

۶. پیاده‌سازی و اجرا

درنهایت سیستم کسب و کار شما آماده امتحان و بازخوردگیری است. البته سیستم‌سازی کسب و کار با کمک نرم افزارهای مختلف پیاده‌سازی می‌شود و شما باید نرم‌افزار‌های مربوط به هر بخش سیستم‌سازی را تهیه و روی آن فرآیند سیستم‌سازی خود را پیاده‌سازی کنید.

۷. کنترل و بهبود

سیستم‌سازی کسب و کار درعین‌حال که وظایفه تکراری را مدیریت می‌کند، یک سیستم پویا و دائما در حال تغییر است. این تغییر می‌تواند در وظایف افراد، در اولویت‌ها یا حتی در شرح شغلی فرد باشد. حتی اگر تغییر خاصی هم در شرح شغلی افراد نباشد، باز هم برای بهبود سیستم نیاز به کنترل و بازنگری وجود دارد. شما باید به‌صورت دوره‌های ۱ماهه، سه‌ماهه و سالانه سیستم خود را به‌روز کرده و آن را بهبود بخشید.

اصول سیستم‌سازی

 برای اینکه کسب و کارتان را اصولی سیستمی کنید، بهتر است به اصول زیر پایبند باشید:

• تعیین اهداف و استراتژی‌های کسب و کار از ضروریات قبل از سیستم‌سازی است؛
• تعیین مسئولیت‌ها و سلسله‌مراتب سازمانی در سیستم‌سازی بسیار کلیدی است؛ 
• تعیین منابع مالی و انسانی لازم برای اجرای برنامه‌ها نیازِ سیستم‌سازی است؛
• برنامه‌ریزی کوتاه‌مدت و بلندمدت فراموش نشود؛
• پیگیری و ارزیابی عملکرد سیستم باعث بقاء سیستم خواهد شد؛ 
• انعطاف‌پذیری و تغییرات در محیط کسب و کار در سیستم کسب و کار ضروری است؛
• ایجاد روحیه کار تیمی و همکاری موثر برای اجرای موفق سیستم کسب و کار ضروری است؛
• فرهنگ سازمانی و ایجاد ارزش‌های مشترک برای بهینه‌سازی سیستم را تقویت کنید؛ 
• برای بهبود عملکرد سیستم از بازخوردها و تجربیات استفاده کنید؛ 
• رویه‌های خلاق و نوآورانه را در سیستم کسب و کارتان توسعه دهید؛
• در حوزه سیستم‌سازی کسب و کار مرتب آموزش ببینید و سطح دانشتان را ارتقاد دهید.

انواع سیستم سازی کسب و کار

• صدور و پیگیری فاکتورها
• گزارش‌های مالی
• بودجه‌بندی و کنترل هزینه‌ها

سیستم سازی فروش

سیستم‌های فروش، سازمان‌دهی دقیق و برنامه‌ریزی‌شده گام‌های لازم برای جذب مشتریان بالقوه، پرورش ایشان و تبدیل آن‌ها به خریداران واقعی است. این سیستم‌ها، نقشه‌راهی شفاف و دقیق برای هر مرحله از چرخه فروش، از تماس اولیه تا نهایی‌سازی قرارداد و پس از آن، ارائه می‌دهند.

برخی از فرآیندهای کلیدی که تحت پوشش سیسم سازی فروش قرار می‌گیرند، عبارتند از:

• ارزیابی صلاحیت سرنخ
• ارائه و پرزنت
• مدیریت اعتراضات
• نهایی‌سازی فروش و وصول وجه
• پیگیری و حفظ مشتری

سیستم سازی اداری و فناوری اطلاعات

سیستم های اداری و فناوری اطلاعات به فرآیندهای مستند، استانداردشده و قابل تکراری اشاره دارند که برای مدیریت زیرساخت‌های دفتری، اطلاعات، ارتباطات و ابزارهای تکنولوژیک یک کسب‌وکار طراحی شده‌اند.

وقتی فرآیندهای اداری و IT سیستماتیک می‌شوند، دانش مربوط به نحوه مدیریت فایل‌ها، پشتیبان‌گیری از اطلاعات، حل مشکلات رایج نرم‌افزاری یا سخت‌افزاری و حتی نحوه استفاده از ابزارهای ارتباطی به پروتکل‌های مکتوب و قابل آموزش تبدیل می‌شود.

برخی از فرآیندهای کلیدی که تحت پوشش سیستم‌های اداری و فناوری اطلاعات قرار می‌گیرند، عبارتند از:

•  مدیریت اسناد و بایگانی
• پشتیبان‌گیری و بازیابی اطلاعات
• مدیریت ارتباطات داخلی
• نگهداری و عیب‌یابی
• امنیتی اطلاعات

نرم افزارهای سیستم سازی در کسب و کار 

 سیستم‌سازی در واحد‌های مختلف با نرم‌افزار‌های مختلف در دسترس است که هرکدام کار خودشان را می‌کنند و به مدیر گزارشات را ارائه می‌دهند.

حوزه‌های سیستم‌سازی شامل موارد زیر است:

ارتباطات داخلی و فرآیند‌های کسب وکار

سیستم‌سازی برای این فرآیند‌ها شامل اتوماسیون اداری و نرم افزارهای BPMS هستند. روزنه شرق، جریان، فرآیند گستر به شما در سیستم‌سازی ارتباطات داخلی کمک می‌کنند. همچنین برای اتوماسیون اداری می‌توانید از محصولات همکاران سیستم یا فراگستر استفاده کنید. 

حسابداری و مالی

نرم افزارهای حسابداری و مدیریت مالی بهترین ابزار برای سیستم‌سازی مالی هستند. نرم افزارهای همکاران سیستم، هلو، محک و انواع نرم افزارهای حسابداری رایگان و سازمانی می‌توانند به‌راحتی حساب کتاب شما را سیستمی کنند.

خدمت‌رسانی به مشتریان

نرم افزارهای باشگاه مشتریان و CRM نرم افزارهای خوبی برای خدمت‌رسانی به مشتریان‌اند. نرم افزارهای باشگاه مشتریان شکلات، CRM دیدار و پیام گستر ازجمله برترین نرم افزارهای ایرانی خدمت رسان به مشتریان هستند.

استخدام و آموزش

نرم افزارهای تست و پر کردن فرم و پلتفرم‌های آموزشی می‌توانند به استخدام و آموزش بهتر کارمندان کمک کنند. فرادرس و گوگل فرم و پرسلاین می‌تواند در سیستم‌سازی این بخش به شما کمک کند.

مدیریت پروژه

 نرم افزارهای ERP و مدیریت پروژه و مدیریت کارها بهترین نرم افزارهای مدیریت پروژه هستند. بعضی از بهترین این نرم‌افزار‌ها Trello – clockify – bitrix است.

سخن پایانی

مدیران باید به این نکته توجه داشته باشند که نظام‌مندی و سیستم‌سازی در کسب‌وکار به‌عنوان فرآیندی طولانی و پیچیده، مستلزم برنامه‌ریزی، آموزش و پشتیبانی مستمر است و برای کسب بهترین نتیجه ممکن، نیازمند تلاش و همکاری گروهی است. سیستم‌سازی کسب و کار یک روش سازماندهی و مدیریتی است که به کسب و کارها کمک می‌کند تا بهبود کارایی، کارآمدی و سودآوری خود را تجربه کنند. این روش شامل ارتباطات مؤثر، فرآیندهای بهینه‌سازی شده، استانداردهای مشخص و نظارت مناسب بر عملکرد است. با استفاده از سیستم سازی، مدیران می‌توانند به‌راحتی فرآیندهای کاری، عارضه‌ها و مشکلات را شناسایی و حل کنند. سیستم‌سازی به مدیران کسب و کار کمک می‌کند تا مشتریان راضی‌تر، کارمندان متعهد‌تر و سودآوری بالاتری را تجربه کند.

مقالات پینشهادی برای مطالعه:

مدیریت فرایند های کسب و کار چیست