تفویض اختیار در مدیریت چیست و چه انواعی دارد؟

مزایای تفویض اختیار به کارکنان

 تحقیقاتی که اخیراً توسط مجله بیزینس هاروارد انجام شد، نشان داد که تفویض اختیار مدیریتی می‌تواند به افزایش درآمد و کارایی کلی سازمان منجر شود. در اینجا به ۶ مزیت عمده واگذاری اختیارات در مدیریت اشاره می‌کنیم.

 1. وقت آزاد بیشتر برای مدیران

 همان‌طورکه قبلتر نیز گفتیم، اولین و مهم‌ترین مزیت واگذاری اختیار، آزاد شدن وقت بیشتر برای مدیر سازمان است. مدیر می‌تواند با استفاده از این صرفه‌جویی در وقت، با تمرکز بیشتر به امور استراتژیک و سطح بالای سازمان بپردازد. پرداختن به امور استراتژیک اغلب به انجام تغییرات مهم و نوآورانه و افزایش سودآوری سازمان منجر می‌شود.

۲. توسعه پیدا کردن تیم‌ها و اعضای سازمان

تفویض اختیار تنها به رشد کسی که اختیارات به او واگذار شده محدود نمی‌شود؛ بلکه عملکرد کل گروه را بهینه‌تر از قبل می‌کند. هنگامی که بخشی از وظایف مدیریتی به اعضای سازمان سپرده می‌شود، آن‌ها مجبورند برای اجرای درست این وظایف، مهارت‌های خود را افزایش دهند و توانمندتر شوند.

۳. افزایش رضایت از کار

یکی دیگر از مزایای تفویض اختیار به کارکنان، افزایش رضایت از کار است. واگذاری و تفویض اختیارات جدید به کارمندان، علاوه بر اینکه به رشد و توانمندتر شدن آن‌ها کمک می‌کند، به چالش برانگیزتر و لذت‌بخش‌تر شدن کار برای آن‌ها منجر می‌شود و میزان رضایت از کار را در آن‌ها افزایش می‌دهد.

۴. ایجاد فرهنگ اعتماد در سازمان

هنگامی که بخشی از وظایف مدیریتی را به کارمندان واگذار می‌کنید، به‌صورت خودکار فرهنگ اعتماد را در سازمان خود ایجاد می‌کنید. وقتی وظایف و اختیارات جدیدی را به اعضای سازمان خود می‌سپارید، به آن‌ها نشان می‌دهید که به آن‌ها اعتماد دارید تا این وظایف را به‌خوبی انجام دهند. این اقدام نه‌تنها به ارتقای فرهنگ سازمانی کمک می‌کند، بلکه برای ارتقای عزت‌نفس کارمندان درمحیط کار نیز بسیار مفید است.

۵. افزایش بهره‌وری سازمان

به کمک واسپاری اختیار می‌توانید از وقت تمام اعضای سازمان به‌صورت بهینه‌تری استفاده کنید. اگر نمی‌خواهید همه مسئولیت‌ها به دوش شما باشد و بخشی از اعضای سازمان بیکار بمانند تا شما یک کار را به پایان برسانید، باید بخشی از اختیارات و وظایف خود را به آن‌ها واگذار کنید؛ بنابراین با واگذاری اختیار، همه اعضای سازمان مسئولیت و وظایف کافی خواهند داشت و عملکرد سازمان افزایش پیدا خواهد کرد و این یکی دیگر از مزایای تفویض اختیار به کارکنان است.

۶. افزایش انعطاف‌پذیری اعضای سازمان

بهتر است پس از گذشت مدتی از تفویض وظیفه در سازمان، وظایف محوله را میان اعضا عوض کنید تا هریک از آن‌ها با قرار گرفتن در موقعیت‌های مختلف، توانمندی خود را افزایش دهد. استفاده از این روش در تفویض، افزایش انعطاف‌پذیری سازمان شما را به همراه خواهد داشت

پیشنهاد ویژه برای دانلود: نقش کوچینگ کسب و کار در تفویض اختیار مدیران

پیش‌شرط‌های تفویض اختیار

 اگر تفویض اختیار به‌درستی  انجام شود، می‌تواند مانند ابزاری قدرتمند به بهبود عملکرد سازمان کمک کند. از پآنجایی‌که با تفویض اختیار در حال تقسیم قدرت در سازمان هستیم، در نظر گرفتن موارد زیر برای اجرای اصولی آن می‌تواند بسیار کمک‌کننده باشد.

 اهداف روشن و قابل اندازه‌گیری باشد

اهداف باید طوری تعریف شوند که هم برای مدیر و هم کارکنان قابل درک و اندازه‌گیری باشد تا کارمند بداند دقیقا چه انتظاری را باید برآورده کند.

تعادل بین مسئولیت و اختیار وجود داشته باشد

یا به‌اندازه اختیار (قدرت) افراد به آن‌ها مسئولیت دهید یا به‌اندازه مسئولیت و انتظاری که دارید به آن‌ها اختیار دهید.

به کارکنان آموزش داده شود

گاهی اوقات نیاز است تا کارکنان ابتدا آموزش‌هایی را دریافت کنند و سپس مسئولیت‌هایی را بر عهد بگیرند. مالکیت مدیریتی: مدیر باید مالک اختیاراتی باشد که قصد تفویض آن را دارد.

این موضوع درباره مدیران میانی صدق می‌کند. برای مثال مدیر فروش نمی‌تواند اختیار تغییر قیمت محصول را به کارکنان بخش فروش بدهد؛ مگر اینکه خود او این اختیار را داشته باشد.

مسئولیت نهایی با مدیر است

درک مفهوم مسئولیت و پاسخگویی بسیار مهم است؛ زیرا تفویض اختیار به‌معنای رها کردن کامل مسئولیت نیست. وقتی مدیری به کارمند خود اختیار انجام کاری را می‌دهد، مسئولیت نهایی آن کار همچنان بر عهده مدیر است.

نظارت مناسب وجود داشته باشد

صِرف واگذاری کار و اختیار به شما تضمین نمی‌دهد که به اهداف‌تان برسید. شما نیاز دارید در طول زمان بر عملکرد افراد نظارت داشته باشید.

ارزیابی عملکرد انجام شود

ارزیابی مکمل نظارت است و با ارزیابی نقاط قوت و ضعف افراد آشکار می‌شود.

اصول تفویض اختیار

 تفویض اختیار زمانی می‌تواند بیشترین تاثیر مثبت را در سازمان و کسب و کار شما بگذارد که شما نحوه درست آن را به‌خوبی درک کرده باشید. در اینجا به تعدادی از اصول و ارکان تفویض اختیار در مدیریت اشاره می‌کنیم. رعایت این اصول می‌تواند به عملکرد موفق شما در این زمینه کمک زیادی بکند:

۱. تعریف عملیاتی

 نخستین اصل، تعریف دقیق عملیات است. هنگام تفویض هر نوع اختیار به اعضای سازمان باید سه مورد زیر را دقیقاً برای آن فرد یا گروه مشخص کنید:

• وظایف که باید در این نقش انجام دهند؛

• روش‌های انجام این وظایف؛
• نتایجی که انتظار می‌رود از انجام این وظایف به دست بیاید.

در این مرحله باید اهداف به‌صورت واضح برای اعضای تیم مشخص شود؛ به‌عنوان مثال، اگر از تیم دیجیتال مارکتینگ انتظار می‌رود که روزانه سه محتوا در رسانه‌های اجتماعی منتشر کند، رهبر تیم باید این هدف را در یک جلسه به تمام اعضای تیم اعلام کند.

۲. وحدت فرماندهی

 یکی از اصول مدیریت در سازمان وحدت فرماندهی و به این معنی است که هر فرد باید در مقابل یک سرپرست پاسخ‌گو باشد.

پاسخ‌گو بودن در مقابل یک سرپرست، احساس مسئولیت را در اعضای سازمان افزایش می‌دهد و به افزایش عملکرد آن‌ها منجر می‌شود.  گاهی در یک واحد، کارمندان بیش از یک سرپرست دارند.

براساس اصل وحدت فرماندهی، هریک از اعضای این واحد باید فقط در مقابل یکی از سرپرست‌ها پاسخ‌گو باشند. پاسخ‌گویی کارمندان به بیش از یک مدیر و سرپرست فرایند واگذاری مسئولیت را با مشکل مواجه می‌کند

۳. مطلق بودن مسئولیت مدیر

این اصل بیان می‌کند که مدیر می‌تواند اختیارات را تفویض کند. این تفویض کردن اختیار برای کارمندان او مسئولیت ایجاد می‌کند؛ اما این به معنای کم‌رنگ شدن مسئولیت مدیر نیست.

اگر مدیر یکی از اختیارات خودش را به فرد دیگری واگذار کرده باشد، نمی‌تواند مسئولیت حوادث ناگوار احتمالی را به دوش این فرد بیاندازد. مسئولیت نهایی بر عهده مدیر است.

۴. تعادل اختیار و مسئولیت

 باید بین میزان اختیار و مسئولیتی که به یک فرد تفویض می‌کنید، تعادل وجود داشته باشد. اگر به یک نفر مسئولیت انجام یک وظیفه را سپردید، باید به او اختیار و استقلال کافی بدهید تا بتواند این کار را به‌صورت موثر به انجام برساند. از طرف دیگر، نباید آنقدر به فرد اختیار داد که بتواند از آن سوء‌استفاده کند.

۵. سطح اختیار

 سطح اختیار تفویض شده باید به دقت تعریف شود. شما زمانی می‌توانید بگویید تفویض اختیار کرده‌اید که کارمندتان نسبت به محدوده اختیاری که به او سپرده‌اید، کاملاً آگاه شده باشد.

۶. اصل اسکالر

اصل اسکالر به ما کمک می‌کند تا بفهمیم هریک از اعضای سازمان در رابطه با دیگری در چه جایگاهی قرار دارد. دانستن این موضوع به افراد کمک می‌کند تا در صورت بروز هرگونه شرایط اضطراری سریعاً با فرد مناسب تماس بگیرند.

رعایت اصل اسکالر در سازمآن‌هایی که ساختار سازمانی مسطح دارند و سلسله مراتب در آن‌ها چندان برجسته نیست، می‌تواند خیلی مفید باشد.

۷. استفاده از اهرم‌های انگیزه و پاداش

برای اینکه از انجام صحیح وظایف تفویض شده به کارمندان مطمئن شوید، بهتر است از اهرم‌های انگیزه و پاداش استفاده کنید. وقتی به کسی از طریق پاداش دادن و به رسمیت شناختن انگیزه می‌دهید، مطئمناً به خود فشار می‌آورد و بهترین عملکرد را از خود به نمایش می‌گذارد.

 این فرایند در روانشناسی با نام “تقویت مثبت” شناخته می‌شود. شما باید مشوق‌هایی را ارائه بدهید تا دیگران انگیزه بگیرند و با میل و رغبت بیشتری مسئولیت جدید را اجرا کنند.

مراحل تفویض اختیار

 برای انجام یک تفویض اختیار موثر در مدیریت باید شش گام زیر را به‌ترتیب طی کنید:

۱. برنامه ریزی و آماده سازی

قبل از شروع یک فرآیند رسمی واگذاری اختیار، زمانی را به فکر کردن درباره کاری اختصاص دهید که می‌خواهید انجام دهید و تصمیم بگیرید که اختیار را به چه کسی تفویض کنید و از این واگذاری به‌دنبال کسب چه نتیجه‌ای هستید. به علاوه، لازم است تا باتوجه‌به به عملکرد تفویض شده، اهداف خود را مشخص کنید. هدف شما تعیین کننده رویکرد شما خواهند بود.

۲. با کارمندتان درباره وظیفه تفویض شده صحبت کنید

 طی یک جلسه گفت‌ و گو با کارمندتان، اطلاعات کافی درباره وظیفه تفویض شده را به او منتقل کنید و مطمئن شوید که هر دوی شما درباره نوع کار و نتیجه مورد انتظار از آن به توافق رسیده‌اید. این مرحله برای تعیین انتظارات و بیان کیفیت کاری که باید تکمیل شود، ضروری است.

همچنین بهتر است به کارمندتان بگویید که چرا او را برای انجام این کار انتخاب کرده‌اید. به او بگویید کدام ویژگی‌های شخصیتی او باعث شده شما فکر کنید او به‌خوبی می‌تواند این وظیفه را انجام دهد.

۳. مهلت تکمیل را مشخص کنید

مطمئن شوید ضرب‌العجلی که برای انجام این کار تعیین می‌کنید، واقع‌بینانه و قابل دستیابی است. به‌ویژه، زمانی که فرد برای نخستین بار وظیفه مذکور را انجام می‌دهد، رعایت این اصل ضروری است. اگر فکر می‌کنید نخستین کار این کارمند به بازبینی نیاز دارد، زمان لازم را برای بازبینی در نظر بگیرید.

این کار از تاخیر در رسیدن به نتیجه مطلوب جلوگیری می‌کند. به علاوه، هنگام تعیین مهلت در نظر بگیرید که وظیفه واگذار شده با مسئولیت‌های شغلی فعلی آن فرد نیز باید تطابق داشته باشد.

۴. سطح اختیارات را مشخص کنید

همان‌طورکه در بخش اصول تفویض اختیار گفتیم، سطح اختیاری که می‌خواهید به کارمندتان تفویض کنید را باید با دقت مشخص کنید. در مواردی شاهد این بوده‌ایم که یکی از کارمندان کاری را انجام داده که اصلاً وظیفه او نبوده و این کار در عملکرد سازمان اختلال ایجاد کرده است.

برای اینکه سازمان شما دچار این مشکل نشود، باید ابتدا پنج سطح واگذاری اختیار را بشناسید و برای واگذاری اختیار به هریک از اعضای سازمان یکی از این سطوح را برای او مشخص کنید. در بخش بعد سطوح تفویض اختیار را به شما معرفی می‌کنیم.

۵. ایجاد سیستم بازرسی و گزارش پیشرفت

 بهتر است برای ارائه پشتیبانی و پیگیری در همان ابتدای مسیر، نقاط بازرسی منظمی را مشخص کنید و در این نقاط، از چک پوینت‌ها برای بررسی کار و بازخورد دادن و حتی تشویق کارمندان استفاده کنید. برای اینکه با اصول بازخورد دادن درست در ارتباطات و به‌ویژه مدیریت آشنا شوید، حتما مقاله بازخورد در مدیریت را بخوانید.

۶. بررسی نهایی

 بررسی نهایی شامل یک جلسه دوطرفه بین شما و کارمندتان است. در این جلسه ابتدا باید از او بخواهید که عملکرد خود را طی انجام این مسئولیت شرح دهد. از او بپرسید:

• در این پروژه چه کارهایی خوب پیش رفت؟
• کدام موارد می‌توانستند بهتر باشند؟
• اگر به عقب برگردید، چه کاری را متفاوت انجام می‌دهید؟

سپس نظر خودتان را در ارتباط با نحوه عملکرد آن‌ها بیان کنید. درنهایت از آن‌ها بخواهید تا نسبت به عملکرد شما به‌عنوان مدیر یا ناظر انجام این پروژه بازخورد دهند تا شما بتوانید به کمک این بازخوردها فرایند تفویض اختیار در سازمان خودتان را بهینه‌تر کنید.

پنج سطح تفویض وظایف

پنج سطح برای تفویض اختیار در سازمان وجود دارد. بهتر است پیش از تفویض هر مسئولیتی به اعضای سازمان‌ خود یکی از این پنج سطح را برای این کار مشخص کنید:

سطح ۱: اقدام طبق گفته مدیر

 در این سطح، مدیر به کارمند می‌گوید که دقیقاً چه کاری را باید انجام دهد و از او می‌خواهد که این کار را دقیقاً مطابق دستورالعملی انجام دهد که به او می‌دهد. در این حالت، مدیر تحقیقات لازم را انجام داده و دقیقاً مشخص کرده چه کاری باید انجام شود؛ بنابراین کارمند در این حالت، کمترین سطح از اختیار مستقل برای تصمیم‌گیری را دارد.

سطح ۲: تحقیق و گزارش

در این سطح، مدیر از کارمند می‌خواهد تا درباره موضوع مدنظر او اطلاعات کافی را جمع‌آوری کند و کشفیات خود را گزارش دهد. این اطلاعات توسط مدیر و کارمندان موردبحث قرار خواهد گرفت و سپس در ارتباط با کاری که باید انجام شود، تصمیم گرفته می‌شود و این تصمیم به کارمند اعلام می‌شود. در اینجا مهارت تصمیم گیری در مدیریت برای یک مدیر بسیار الزامی است.

سطح ۳: تحقیق و توصیه

در این سطح، کارمند موظف است درباره موضوع تحقیق کند، گزینه‌ها را مشخص کرده و بهترین توصیه خود را ارائه دهد. همچنین مزایا و معایب هر گزینه را به مدیر بگوید؛ سپس به مدیر بگوید که بهتر است چه کاری انجام شود. درنهایت اگر مدیر با او موافق باشد، به او اجازه می‌دهد که دست به اقدام بزند.

سطح ۴: تصمیم گیری و اطلاع رسانی

 در این سطح، مدیر اعتماد بیشتری به کارمند خود دارد؛ بنابراین به او اجازه می‌دهد که شرایط را بررسی کند و شخصاً تصمیم بگیرد؛ اما پیش از اجرای تصمیم باید آن را به مدیر اعلام کند تا از غافلگیری مدیر از انجام این تصمیمات جلوگیری شود.

سطح ۵: اقدام مستقل

 هنگامی که مدیر به تجربه و درایت کارمند خود اعتماد کامل دارد، می‌تواند بیشترین سطح اختیار را به او تفویض کند. در این سطح از تفویض اختیار، مدیر به کارمند مجوز می‌دهد که به‌تنهایی تصمیم‌ بگیرد و ضمن برخورداری از حمایت کامل مدیر دست به اقدام بزند.

انواع تفویض اختیار در مدیریت

انواع مختلفی از تفویض اختیار مدیریتی وجود دارد؛ زیرا عوامل خارجی متفاوت، بر فرایند واسپاری تاثیر متفاوتی می‌گذارند. در اینجا به بعضی از انواع مختلف تفویض اختیار اشاره می‌کنیم:

 تفویض اختیار کامل و ناقص

تفویض اختیار می‌تواند به‌صورت تفویض اختیار به‌صورت کامل یا تفویض بخشی از اختیار صورت بپذیرد. در بخش سطوح تفویض اختیار به‌خوبی این موضوع را شرح دادیم. مدیر می‌تواند مسئولیت‌های روتین و تکراری را به‌صورت کامل به یکی از کارمندان خود واگذار کند؛ اما در ارتباط یا تصمیمات مخاطره‌آمیزتر می‌تواند تنها بخشی از آن را تفویض کند.

 به‌عنوان مثال مسئول واحد منابع انسانی نمی‌تواند فرایند مهم استخدام نیروی جدید را به کارمندان تفویض کند؛ اما اگر تعداد متقاضیان بسیار زیاد باشد، می‌تواند تعدادی فیلتر اولیه را به کارمندان خود بدهد تا متقاضیان اولیه را از این فیلترها بگذارنند و سپس افراد منتخب را برای مصاحبه نزد او بفرستند.

تفویض اختیار رسمی و غیر رسمی

 این دسته‌بندی، درجات مختلفی از رسمیت موجود در فرایند تفویض اختیار را نشان می‌دهد. هرگاه تفویض اختیار بخشی از الزامات یک سازمان باشد، به آن تفویض اختیار رسمی گفته می‌شود؛ به‌عنوان یک نمونه تفویض اختیار به کارکنان فرض کنید شخصی قراردادی را امضا می کند که نام سرپرست ناظر او روی قرارداد نوشته شده است. این به‌طور رسمی بیان می کند که آن‌ها به این فرد پاسخ‌گو هستند.

 تفویض اختیار غیر رسمی هیچ تعهدی ایجاد نمی‌کند. در این شرایط، کارمندان کاری را انجام می‌دهند که به آن‌ها محول شده است؛ نه به این دلیل که به‌طور رسمی به آن‌ها محول شده؛ بلکه به این علت که بخشی از موارد، قابل تفویض به آن‌هاست. به‌عنوان مثال ممکن است در یک موقعیت اضطراری از کارمندان درخواست شود که آخر هفته کار کنند.

تفویض اختیار عمومی و تخصصی

این دسته‌بندی در تفویض اختیار بیان می‌کند که چگونه فردی باید مسئولیت را به عهده بگیرد. در تفویض اختیار عمومی، ممکن است تمام امور مربوط به یک بخش به یک نفر واگذار شود؛ به‌عنوان مثال، اغلب مدیران میانی، وظایف مختلف مربوط به برنامه‌ریزی، اجرا و تفویض را عهده‌دار می‌شوند.

 این در حالی است که در تفویض اختیار تخصصی، یک عملکرد خاص و تخصصی به کارمند تفویض می‌شود؛ به‌عنوان یک نمونه تفویض اختیار به کارکنان، ممکن است از یک متخصص بازاریابی درخواست شود که یک پروپوزال بازاریابی برای یک پروژه مشخص در مدت معلوم را آماده کند.

ماتریس تفویض اختیار چیست؟

ماتریس تفویض اختیار ابزار قدتمندی است که برای ساده‌سازی تصمیم‌گیری در یک سازمان استفاده می‌شود و چهارچوب شفافی بین کارکنان و مدیران ایجاد می‌کند. ماتریس تفویض اختیار نموداری است که به‌صورت بصری مشخص می‌کند کدام افراد در سازمان قدرت تصمیم‌گیری دارند.

چه کارهایی را در سازمان نباید تفویض شود؟ 

نکته مهم در تفویض اختیار سلسله‌مراتبی بودن آن است. برای مثال تنها مدیران ارشد در سازمان می‌توانند چشم‌انداز کلی سازمان را تدوین کنند. در ادامه به‌طور خلاصه مواردی که نباید تفویض کرد را از دیدگاه جان سی ماکسول بررسی می‌کنیم.

وظایف استراتژیک

تدوین چشم‌انداز سازمان، تعیین اهداف بلندمدت، طراحی استراتژی‌های کلان، تعریف و تدوین فرهنگ سازمانی و تصمیم‌گیری‌های مهم درباره آینده سازمان را نمی‌توان به دیگران واگذار کرد. این‌ها وظایفی هستند که نیازمند درک عمیق از سازمان هستند و مدیران ارشد اختیار انجامشان را دارند.

وظایف مرتبط با بحران‌ها

مدیریت بحران و تصمیم‌گیری‌های سریع در شرایط اضطراری وظیفه رهبران سازمان است؛ زیرا در شرایط بحرانی، سازمان به رهبرانی قوی با تفکر استراتژیک نیاز دارد.

وظایف مرتبط با ارتباطات

ماکسول معتقد است برای اینکه رهبری اثربخش باشید، باید خود را با رهبران تجاری همکار احاطه کنید. ایجاد این روابط کاری وظیفه رهبران سازمان است.

تدوین فرهنگ سازمانی

شکل‌دهی به فرهنگ سازمانی و ایجاد ارزش‌های مشترک نیز از وظایفی است که رهبران ارشد انجام می‌دهند و نمی‌توان آن‌ها را تفویض کرد.

دلایل عدم تفویض وظایف توسط بعضی مدیران

پنج دلیل عمده عدم تفویض اختیار توسط بعضی از مدیران عبارتند از:

۱. احساس ناامنی

مدیران ارشد معمولاً راحت‌تر می‌توانند اطمینان کنند کارهای تفویض شده به کارمندان به‌خوبی انجام خواهد شد؛ درحالی‌که مدیران عملیاتی اینقدر از این موضوع مطمئن نیستند! مدیران عملیاتی و مدیران کسب و کارهای کوچک آموخته‌اند که باید بر روند انجام کارها نظارت داشته باشند؛ به همین دلیل از تفویض اختیار به کارمندان زیردست واهمه دارند و می‌ترسند درنهایت کار با مشکل مواجه شود و آن‌ها سرزنش شوند.

۲. وسواس به کنترل دیگران

بعضی از مدیران به داشتن حس ریاست نیاز دارند. انجام دادن کار توسط خودشان به این افراد کمک می‌کند تا احساس کنند مهم و قدرتمند هستند. چنین افرادی می‌ترسند با تفویض وظیفه و اختیار به دیگران، نتوانند قدرت خود را ثابت کنند.

۳. میل به دیده شدن

بعضی از مدیران وظایفی را تفویض نمی‌کنند که می‌تواند آن‌ها را در دید دیگران قرار دهد. اگر فعالیتی وجود داشته باشد که مورد توجه سایرین و به‌ویژه مورد توجه مدیران بالارده باشد، این مدیران هرگز این فعالیت را تفویض نمی‌کنند؛ زیرا می‌ترسند کارمند جدیدی در این موقعیت دیده شود و جایگاه آن‌ها در خطر قرار بگیرد.

۴. اجتناب از مسئولیت‌های دیگر

بعضی از مدیران میانی و کارمندان ارشد از تفویض اختیارات خود اجتناب می‌کنند تا به مدیرانشان اثبات کنند که دست آن‌ها پر است و وادار به پذیرش فعالیت‌های جدیدتر و دشوارتر نشوند؛ بنابراین می‌کوشند این تصویر را به نمایش بگذارند که وقت کافی برای انجام مسئولیت‌های جدید ندارند.

۵. علاقه به فعالیت فعلی

در بعضی از موارد، ممکن است یک مدیر واقعاً به فعالیت فعلی خود علاقه داشته باشد. در چنین مواردی، این دلبستگی و عشق به شغل باعث می‌شود که او تمایلی به واگذاری مسئولیت‌های مربوط به این به شخص دیگری نداشته باشد.

نکاتی برای تفویض اختیار بهتر مدیران

در اینجا به ده نکته برای داشتن یک تفویض اختیار موفق اشاره می‌کنیم. یادگیری این نکات می‌تواند شما را به مدیر توانمندتری تبدیل کند.

۱. مناسب‌ترین کار برای تفویض را شناسایی کنید

 همه کارها قابل تفویض نیستند؛ بعضی از کارها اهمیت استراتژیک دارند و نیاز است که شما به‌صورت شخصی روی آن‌ها نظارت داشته باشید. قبل از تفویض هر فعالیت باید از اهمیت و پیامدهای انجام این کار مطلع باشید.  البته این به آن معنا نیست که شما نمی‌توانید وظایف مهم را تفویض کنید.

اگر در میان اعضای سازمان شما فردی باتجربه بالا وجود دارد که می‌تواند این وظیفه را به‌خوبی انجام دهد، می‌توانید وظایف مهم را به او تفویض کنید. در هر صورت شما به‌عنوان مدیر، مسئول دستیابی به بهترین نتیجه هستید؛ بنابراین بهتر است مناسب‌ترین کار برای تفویض را نشاسایی کنید. ویژگی‌های یک کار خوب برای تفویض عبارتند از:

• کارهای روتین که از یک روند تکراری استفاده می‌کنند؛
• کارهایی که با علایق اعضای تیم همسو هستند؛
• کارهایی که به اهداف اعضای تیم مربوط هستند.

۲. رها کردن را تمرین کنید

تفویض اختیار برای اولین بار می‌تواند دشوار باشد؛ زیرا شما به‌عنوان یک مدیر احساس می‌کنید با کارتان ارتباط برقرار کرده‌اید و نسبت به خوب انجام شدن آن مسئولیت دارید. اما یادگیری مهارت تفویض اختیار ضروری است؛ بنابراین شما می‌توانید با تفویض کارهای کوچک‌تر شروع و رها کردن را تمرین کنید.

۳. اولویت‌ها را روشن کنید

درک اولویت‌ها و میزان دشواری هر کار، تفویض اختیار را برای شما آسان‌تر می‌کند. اگر کاری اولویت بالایی دارد، باید به زودی انجام شود؛ چه توسط شما و چه توسط شخصی دیگر.  بهترین راه برای شفاف‌سازی اولویت‌ها، سنجش میزان ارتباط این کار با اهداف تیم و شرکت است.

مانی که شما و تیم‌تان درباره چرایی اهمیت کارتان شفافیت داشته باشید، اولویت‌بندی موثر و انجام کارهای مهم آسان‌تر است. اگر قبلاً این کار را انجام نداده‌اید، این کار را با قرار دادن تمام کارهای تیم خود در یک ابزار مدیریت پروژه مانند ترلو انجام دهید. به این ترتیب، همه به‌طورمستقیم متوجه می‌شوند که چه کسی باید چه کاری را در چه زمانی و به چه علتی انجام دهد.

۴. نقاط قوت هریک از اعضای تیم را درک کنید

واگذاری اختیار کارآمد در دو حالت انجام می‌گیرد: تفویض کار به افرادی که در انجام آن مهارت دارند و فرصت دادن به اعضای تیمی که مهارت کمتری دارند؛ جهت توسعه مهارت‌های آن‌ها. برای اینکه مطمئن شوید واسپاری اختیار شما در یکی از دو حالت بالا انجام می‌شود، در جلسات بعدی خود کمی وقت بگذارید و از اعضای سازمان بپرسید در چه اموری مهارت دارند و در چه زمینه‌هایی علاقه‌مند به افزایش مهارت هستند.

۵. زمینه و راهنمایی ارائه دهید

 هنگامی که وظیفه‌ای را به یکی از کارکنان خودتان تفویض می‌کنید، باید با ارائه زمینه‌ها و راهنمایی‌های زیر مطمئن شوید که او برای انجام کار به‌صورت موفق آماده است:

• راهنمایی درباره نحوه انجام کار؛
• مشخص کردن موعد مقرر برای اتمام کار؛
• زمینه، اسناد و جزئیات مربوط به کار؛
• معرفی ابزار موردنیاز برای انجام کار؛
• مشخص کردن اولویت، اهداف و انتظارات؛
• شفاف کردن نتیجه مطلوب.

 فراموش نکنید که این کار اگرچه برای شما آسان است، اما برای شخصی که کار را به او محول می‌کنید، ممکن است کاملاً جدید باشد؛ بنابراین لازم است در ابتدای کار کمی بیشتر وقت بگذارید و راهنمایی‌های لازم را به او ارائه دهید.

۶. روی آموزش سرمایه گذاری کنید

 ممکن است کاری باشد که هیچ‌کس در سازمان شما به‌جز خودتان، نتواند آن را انجام دهد. بیشتر مدیران فکر می‌کنند که این دسته از کارها را نمی‌توان تفویض کرد؛ اما شما می‌توانید روی آموزش یکی از اعضای تیم خود سرمایه‌گذاری کنید تا او آماده انجام این کار شود.

۷. ارتباط و بازخورد دادن را در اولویت خود قرار دهید

 مطمئن شوید شخصی که کار را به او سپرده‌اید، راهی برای تماس با شما دارد. بهتر است یک روند منظم برای جلسات هفتگی و بررسی میزان پیشرفت کار داشته باشید. درباره نحوه کار آن‌ها بازخوردهای سازنده خود را اعلام کنید و از آن‌ها بخواهید به نحوه تعامل شما با خودشان به شما بازخورد دهند.

۸. روی نتایج تمرکز کنید

وقتی کاری را تفویض می‌کنید، هدف این نیست اعضای تیم کار را دقیقاً همان‌طوری انجام دهند که شما انجام می‌دادید. اگر کسی کاری را متفاوت از شما انجام می‌دهد، اما این کار به نتیجه دلخواه می‌رسد، اشکالی وجود ندارد.

۹. اعتماد کنید

 پس از تفویض اختیار، سعی کنید یک قدم به عقب بردارید و به اعضای تیم فضای لازم برای انجام کار را بدهید. فقط به‌طوردوره‌ای با آن‌ها تماس بگیرید تا مطمئن شوید که به هیچ‌گونه کمکی از جانب شما نیاز ندارند؛ اما به‌اندازه کافی دور از دسترس باشید تا به تیم خود نشان دهید که به آن‌ها اعتماد دارید. بااین‌حال، درنهایت شما مسئول موفقیت کار هستید.

اگر اولین بار است که این نوع کار را واگذار می‌کنید، یک چرخه بازبینی یا دوره پیگیری برای بررسی کار انجام‌شده اجرا کنید و در صورت لزوم آن را در جهت درست هدایت کنید.

۱۰. پس از اتمام کار قدردانی کنید

 پس از اتمام کاری که به اعضای تیم خود سپرده‌اید، از آن‌ها قدردانی کنید و اعتبار انجام این کار را به خود آن‌ها بدهید. این کار به اعضای تیم شما انگیزه می‌دهد تا مشارکت خود را افزایش دهند

اشتباهات رایج در تفویض اختیارات

اگر هریک از اصول ذکرشده در این مقاله را نادیده بگیرید، به احتمال زیاد دچار یکی از اشتباهات رایج در امر تفویض اختیار خواهید شد. در اینجا به شش اشتباه رایج اشاره می‌کنیم:

• ناتوانی در درک اینکه چه کاری را به چه کسی واگذار کنید؛
• درگیرشدن دائم بر نظارت بر پیشرفت پروژه؛
• تفویض اختیار بیش از حد در یک زمان؛
• تفویض اختیار بدون مشخص کردن سطح اختیارات؛
• اجازه ندادن به اشتباه و شکست؛
• واضح نبودن هدف، چشم‌انداز و جدول زمانی انجام کار؛