سطوح مدیریت در سازمان

چرا تفکیک سطوح مدیریتی در سازمان اهمیت دارد؟

کاملا مشخص است که یک مدیر نمی‌تواند به‌تنهایی تمام مسئولیت‌های مدیران عالی، مدیران میانی و مدیران عملیاتی را در یک سازمان انجام دهد؛ بنابراین ضرورت تفکیک سطوح مدیریتی در سازمان برای همه اثبات‌شده است. با وجود این در اینجا به شش مزیت مهم دیگر تفکیک سطوح مدیریت اشاره می‌کنیم:

• باعث شفافیت نقش‌ها و مسئولیت‌های هریک از اعضای سازمان می‌شود.
• اثربخشی و کارایی افراد و واحدهای درون سازمان را افزایش می‌دهد.
• سردرگمی مدیران بخش‌های مختلف را کاهش می‌دهد و به افزایش بهره‌وری آن‌ها کمک می‌کند.
• سلسله‌مراتب سازمانی را شفاف می‌کند.
• به حفظ انضباط و همکاری مسالمت‌آمیز در سازمان منجر می‌شود.
• به تحقق موثر و کارآمد اهداف و مقاصد سازمانی کمک می‌کند.

انواع سطوح مدیریت سازمانی

مدیریت در هر سازمان سه سطح دارد. هریک از مدیران در یکی از این سه گروه قرار می‌گیرند و درنهایت همه این افراد در کنار هم مسیر دستیابی به اهداف کلی سازمان را دنبال می‌کنند. انواع مدیران از نظر سطح سازمانی به صورت زیر هستند:

1. مدیران عالی (مدیریت سطح بالا)؛
2. مدیران میانی (مدیریت سطح متوسط)؛
3. مدیران عملیاتی (مدیریت سطح پایین).

۱. مدیران عالی یا ارشد

 مدیران بالارده، رئیس و مدیر ارشد هر سازمان هستند. مدیران بالارده در راس بدنه اداری سازمان‌ها قرار دارند. این مدیران چشم‌انداز، خط مشی و جهت کلی هر سازمان را مشخص می‌کنند و مسئولیت عملکرد کلی سازمان نیز به عهده آن‌هاست.

مدیران بالارده یا همان مدیران ارشد، برنامه‌ها و استراتژی‌های بلندمدت سازمان خود را ترسیم می‌کنند و با کنترل سایر پست‌های مدیریتی سطوح پایین‌تر و منابع انسانی و مالی موجود هماهنگی لازم جهت حرکت در مسیر اهداف را در سازمان ایجاد می‌کنند. مدیران ارشد توسط سهامداران و کمیته مدیریت هر سازمان به این سمت منصوب می‌شوند و باید درباره عملکرد کلی شرکت به این افراد پاسخ‌گو باشند.

مهم‌ترین وظایف مدیران بالارده در هر سازمان عبارتند از:

• مدیران بالارده، جهت و هدف کلی سازمان را مشخص می‌کنند.
• برنامه‌ها و استراتژی‌های سازمان را به گونه‌ای ترسیم می‌کنند که بهره‌وری منابع انسانی سازمان را به بیشترین حد ممکن افزایش داده و آن‌ها را در راستای دستیابی به اهداف کلی سازمان هماهنگ کند.
• کلیه واحدها و اعضای سازمان را به کمک سیستم‌های کنترل نظارتی، کنترل و به‌سمت اهداف سازمانی هدایت می‌کنند.
• افراد دارای صلاحیت را جهت مدیریت سطح میانی انتخاب و استخدام می‌کنند.
• پس از طی یک دوره زمانی، عملکرد کلیه واحدها و اعضای سازمان را ارزیابی می‌کنند تا نقاط ضعف و قوت آن‌ها را تشخیص داده و در برنامه‌های آینده سازمان با اصلاح این نقاط ضعف، عملکرد و سودآوری هر واحد  را افزایش دهند.
• مدیران عالی نماینده و مسئول مستقیم حفظ تصویر مثبت از برند سازمان خود در دنیای خارج از سازمان هستند.

چند نمونه از نقش‌های مدیران بالارده عبارتند از:

• مدیر عامل سازمان؛
• رئیس هیات‌مدیره؛
• نایب رئیس؛
• مدیر کل؛
• معاون مدیر کل.

۲. مدیران میانی

 به این گروه از مدیران، «مدیران اجرایی» نیز گفته می‌شود. مدیران سطح میانی که در مقاله انواع مدیریت بسیاری از آن‌ها را معرفی کرده‌ایم، مسئول اجرای برنامه‌ها و سیاست‌هایی هستند که مدیران ارشد مشخص کرده‌اند. این مدیران از اختیار و مسئولیت کافی جهت اجرای این برنامه‌ها در واحد خودشان برخوردار هستند. مدیران میان‌رده درواقع مدیران واحدهای مختلف یک سازمان هستند. معمولاً بیشترین گروه مدیران در هر سازمان، مدیران میانی هستند.

 این گروه از مدیران به‌عنوان «ستون فقرات سازمان» نیز شناخته می‌شوند. مدیران سطح میانی تابع مدیران عالی هستند و مدیران سطوح پایین را کنترل و هدایت می‌کنند. کنترل و هدایت جزو وظایف پنجگانه مدیریت محسوب می‌شوند که در مقاله اصول مدیریت کاملا این وظایف را شرح داده‌ایم.

مدیران اجرایی نقش مهمی را در پیشبرد اهداف سازمانی ایفا می‌کنند؛ زیرا آن‌ها حلقه واسط بین مدیران عالی و مدیران عملیاتی هستند؛ به این صورت که اهداف و چشم‌اندازهای کلی که ترسیم‌شده توسط مدیران عالی را به مدیران عملیاتی منتقل می‌کنند. از طرف دیگر گزارش عملکرد و پیشرفت کار مدیران عملیاتی را هم به مدیران عالی ارائه می‌دهند

مهم‌ترین وظایف مدیران میان‌رده در هر سازمان عبارتند از:

• مدیران میانی نقش میانجی را میان مدیران عالی و مدیران عملیاتی ایفا می‌کنند.
• برنامه‌ها و استراتژی‌ها را مطابق دستورالعمل مدیران ارشد در سازمان اجرا می‌کنند.
• اهداف و سیاست‌های واحد تحت امر خودشان را مطابق با اهداف کلی سازمان تعیین و اجرا می‌کنند.
• عملکرد مدیران عملیاتی واحد خودشان را کنترل می‌کنند و در صورت لزوم به آن‌ها آموزش می‌دهند.
• گزارش پیشرفت کار مدیران پایین‌رده را به مدیران ارشد ارائه می‌دهند.
• پیشنهادات ارزشمندی را جهت افزایش بهره‌وری سازمان به مدیران ارشد ارائه می‌دهند.
• برنامه‌های آموزشی نیاز اعضای سازمان را شناسایی و اجرا می‌کنند.
• اعضای واحد خودشان را تشویق می‌کنند تا بهره‌وری فردی خود را در کار افزایش دهند.

چند نمونه از نقش‌های مدیران میانی عبارتند از:

• مدیر تولید؛
• مدیریت منابع انسانی؛
• مدیر بازاریابی؛
• مدیر حسابداری؛
• مدیر مالی؛
• مدیریت فروش؛
• مدیر تدارکات.

۳. مدیران عملیاتی

 مدیران عملیاتی، پایین‌ترین سطح مدیریت در هر سازمان را دارند. مدیران عملیاتی مسئول مستقیم اجرای برنامه‌ها هستند؛ به‌عبارتی، مدیران عالی اهداف کلی سازمان را ترسیم می‌کنند، مدیران میانی این اهداف را به برنامه‌های زمان‌بندی شده و شفاف تبدیل می‌کنند و مدیران عملیاتی این برنامه‌ها را اجرا می‌کنند. فعالیت مدیران عملیاتی دستیابی سازمان به اهداف کوتاه‌مدت را تضمین می‌کند.

مسئولیت و اختیارات مدیران عملیاتی در حوزه کنترل و هدایت کارکنان عملیاتی سازمان است. مدیران سطح پایین مسئول کنترل، هدایت و انگیزه‌بخشی به کارکنان و کارکنان مشغول در سازمان هستند و مشکلات آن‌ها را به مدیران ارشد ابلاغ می‌کنند. به‌عبارت دیگر می‌توان گفت که مدیران سطح عملیاتی مسئول تقویت نیروی کار سازمان جهت انجام موثر و کارآمد وظایف روزانه آن‌ها هستند.

مدیران عملیاتی ابزارها و تجهیزات لازم جهت اجرای موفقیت‌‎آمیز فرایندهای تولیدی در سازمان را در اختیار دارند. آن‌ها عمدتاً مسئول مدیریت کارکنان شاغل و تقویت نیروی کار سازمان برای اجرای مؤثر و کارآمد وظایف محوله هستند. مدیران سطح پایین بیشتر ابزارها و تجهیزات لازم را برای انجام موفقیت آمیز کارها مدیریت می کنند.

مهم‌ترین وظایف مدیران عملیاتی در هر سازمان عبارتند از:

• فراهم کردن ابزار، تجهیزات و ماشین‌آلات نیاز کارکنان و کارکنان عملیاتی.
• حفظ نظم و انضباط در واحد تحت کنترل خود.
• طبقه‌بندی و تعیین وظایف هریک از کارکنان.
• رفع مشکلات میان کارگران.
• ارائه آموزش‌های لازم به کارکنان.
• ایجاد انگیزه به کارکنان و تلاش در جهت افزایش بهره‌وری آن‌ها.
• گزارش میزان موفقیت روندهای اجرایی به مدیران میانی.
• تلاش در جهت حفظ روحیه کارکنان.
• تنظیم فعالیت‌های عملیاتی و اهداف روزانه و ماهانه در راستای اهداف کلی واحد و سازمان.
• انتقال مشکلات کارکنان به مدیران سطوح بالاتر.
• مشارکت در امر استخدام کارکنان خود.
• حفظ تصویر مثبت از برند به‌دلیل تماس مستقیم این مدیران با کارکنان.

چند نمونه از نقش‌های مدیران عملیاتی عبارتند از:

• ناظر؛
• سر کارگر؛
• رئیس فروش بخش؛
• مدیر حسابداری بخش؛
• سرپرست؛
• مدیر بخش؛
• و سایر مدیران عملیاتی.

رابطه بین سطوح مدیران و مهارتهای موردنیاز آن‌ها

 ایفای نقش در هریک از سطوح مدیریتی یعنی سه سطح بالارده، میان‌رده و پایین‌رده نیاز به مهارت‌های متفاوتی دارد. در این بخش در ابتدا سه گروه مهارت‌های مدیریتی را به شما معرفی‌ می‌کنیم؛ سپس توضیح می‌دهیم که هریک از این مهارت‌ها تا چه اندازه موردنیاز سطوح مختلف مدیریت هستند.

سه نوع مهارت مدیریتی که با عنوان مهارت های سه گانه مدیریت شناخته می‌شوند برای اجرای موفق فرایند مدیریت نیاز است. این مهارت‌ها عبارتند از:

1. مهارت‌های فنی یا تکنیکال؛
2. مهارت‌های انسانی (بین فردی)؛
3. مهارت‌های مفهومی.

۱. مهارت‌های فنی

 مهارت‌های فنی فقط به دانش استفاده از ماشین‌ها، ابزارآلات تولید و سایر تجهیزات محدود نمی‌شود؛ بلکه مهارت‌هایی هستند که برای افزایش فروش، طراحی انواع محصولات و خدمات، بازاریابی محصولات، خدمات و … مورد استفاده قرار می‌گیرند.

۲. مهارت‌های انسانی (میان فردی)

مهارت‌های مدیریت انسانی یا بین فردی، دانش و توانایی مدیر را برای کار با افراد تسهیل می‌کند. یکی از حیاتی‌ترین وظایف هر مدیر کار با افراد است. تقویت مهارت‌های انسانی به مدیران کمک می‌کند تا به یک رهبر در سازمان تبدیل شوند و کارکنان را ترغیب کنند تا بیشترین بهره‌وری ممکن را از خودشان به نمایش بگذارند.

باتوجه‌به اینکه مهارت‌های انسانی به مدیران کمک می‌کنند تا بیش از پیش از پتانسیل انسانی موجود در شرکت استفاده کنند، این مهارت‌ها بیش از سایر مهارت‌ها برای تمام سطوح سلسله‌مراتبی در سازمان ضروری هستند.

۳. مهارت‌های مفهومی یا ادراکی

 مهارت‌های مفهومی به قدرت تفکر انتزاعی (Abstract thinking) در مدیر اشاره می‌کند. مدیرانی که مهارت‌های مفهومی بالایی دارند، به‌راحتی می‌توانند  کلیت یک شرایط را تصور کنند و آن را مورد تجزیه‌وتحلیل قرار دهند. این مهارت به مدیران کمک می‌کند تا بتوانند آینده یک تصمیم یا آینده یک کسب و کار را به‌صورت کلی پیش‌بینی کنند. تصمیم گیری در مدیریت یکی از کلیدی‌ترین مهارت‌های مدیریتی است که به سازمان در مسیر رسیدن به اهدافش کمک بسیاری می‌کند.

هر مهارت برای کدام‌یک از سطوح مدیریت ضروری‌تر است؟

 مهارت‌های فنی برای مدیران عملیاتی بیشترین کاربرد را دارند. مدیران سطوح عملیاتی با ابزارآلات و فرایندهای فنی سروکار دارند؛ بنابراین بیش از سایر سطوح مدیریتی به این مهارت‌ها نیاز دارند؛ درحالی‌که مدیران عالی تقریباً به مهارت‌های فنی هیچ نیازی ندارند.

مهارت‌‌های انسانی یا بین‌فردی برای تمام سطوح مدیریت لازم و ضروری است؛ اما مدیران سطح میانی بیش از سایر سطوح به این مهارت‌ها نیاز دارند؛ زیرا عمده نقش آن‌ها به میانجی‌گری میان افراد از دو سطح مدیریت سطوح بالاتر و سطوح پایین‌تر از خودشان است.  مهارت‌های مفهومی و ادراکی برای مدیران ارشد لازم و حیاتی هستند؛ درحالی‌که برای مدیران میانی مفید بوده و برای مدیران عملیاتی ضروری نیست.

نتیجه‌گیری

در این مقاله درباره سطوح مدیریت در سازمان صحبت کردیم. سه سطح مدیریت عبارتند از: مدیریت عالی، مدیریت میانی و مدیریت عملیاتی. تفکیک انواع مدیران از نظر سطح سازمانی به شکل‌گیری نظم و ساختار سلسله‌مراتبی در سازمان کمک چشمگیری می‌کند. به علاوه، لازم است تا وظایف، ویژگی‌ها و مهارت‌های موردنیاز اعضای هریک از این سه سطح را بشناسیم تا بتوانیم هر فرد را در جایگاه مدیریتی متناسب با ویژگی‌های خودش قرار بدهیم. به‌طورکلی وظایف مدیران هرکدام از این سه سطح عبارتند از:

1. مدیران عالی: بالاترین سمت را در سازمان دارا هستند و اهداف و خط مشی‌های کلی سازمان را تعیین می‌کنند. مدیران این سطح بیش‌ از هر چیز به مهارت‌های مفهومی و ادراکی نیاز دارند و نیازی نیست با مهارت‌های فنی آشنایی زیادی داشته باشند.
2. مدیران میانی: مدیران میان‌رده مدیران بخش‌های اصلی یک سازمان هستند. مدیران عالی به کمک این مدیران، با سطوح پایین‌تر سازمان ارتباط برقرار می‌کنند. مدیران میانی بیش از سایر سطوح مدیریتی به مهارت‌های ارتباطی و میان فردی نیاز دارند.
3. مدیریت عملیاتی: مدیران عملیاتی بیشتر نقش سرپرست و ناظر را دارند و به‌صورت مستقیم با کارگران و کارکنان عملیاتی سروکار داشته و بیش از سایر سطوح مدیریت، به مهارت‌های فنی نیاز دارند.