ارزیابی عملکرد کارکنان و روشهای آن

تعریف ارزیابی عملکرد کارکنان

ارزیابی به‌معنی برآورد ارزش چیزی است و وقتی صحبت از ارزیابی عملکرد می‌شود، یعنی ما به برآورد ارزش عملکرد می‌پردازیم. حالا اگر این عملکرد متعلق به کاکنان سازمان باشد، ما به‌دنبال این هستیم که ببینیم در زمان حضور کارکنان در سازمان، عملکرد آن‌ها چه ارزشی و به چه اندازه برای سازمان تولید می‌کند؛ بنابراین ارزیابی عملکرد به صورت زیر تعریف می‌شود:

ارزیابی عملکرد فرآیندی هدفمند و شفاف در راستای اهداف کلان سازمان است که کیفیت و میزان ارزشِ کارِ کارکنان سازمان را با استفاده از شاخص های ارزیابی عملکرد کارکنان به‌طور عادلانه اندازه‌گیری و بررسی می‌کند. این ارزیابی می‌تواند بررسی مهارت‌ها، دستاوردها یا پیشرفت کار نیروی انسانی باشد.

همچنین ارزیابی عملکرد کارکنان به‌عنوان ابزاری برای تشخیص نقاط ضعف و قوت آن‌ها در جهت رشد و توسعه سازمان استفاده و به‌صورت دوره‌ای و منظم انجام می‌شود.

اهداف ارزیابی عملکرد کارکنان

• تعیین دقیق مسؤلیت‌ها و جلوگیری از بی‌انضباطی؛
• شناسایی نقاط ضعف و قوت کارکنان؛
• ارائه برنامه‌های آموزشی در جهت ارتقاء سطح توانمندی‌های کاری کارمندان؛
• بهبود ارتباطات سازمانی؛
• افزایش آگاهی از وضعیت عملکرد و امنیت شغلی پرسنل؛
• تعیین حقوق عادلانه کارمندان؛
• تعیین سیستم پاداش‌دهی به کارمندان؛
• تعیین دامنه رشد هر کارمند؛
• تصمیم‌گیری‌های بهتر سازمانی؛
• رسیدن به اهداف کلان سازمان؛
• افزایش بهره‌وری کارکنان؛
• توسعه فرهنگ سازمانی قوی. 

روش های ارزیابی عملکرد کارکنان

پس از اینکه با تعریف ارزیابی عملکرد و اهداف آن آشنا شدید، می‌توانیم درباره روش های آن صحبت کنیم. در این بخش شما را با مهم‌ترین روش‌های ارزیابی عملکرد آشنا می‌کنیم.

۱. ارزیابی عملکرد پرسنل براساس اهداف

ارزیابی عملکرد کارکنان براساس اهداف روشی سیستماتیک برای تعیین مسیر رسیدن به اهداف سازمانی و ارزیابی پیشرفت کارکنان در این مسیر است. در این روش، مدیران و کارکنان به‌صورت مشترک برای تعیین اهداف کاری و استانداردهای عملکرد همکاری و سپس عملکرد کارکنان را براساس دستیابی به این اهداف ارزیابی می‌کنند.

مزایای روش ارزیابی براساس اهداف

• رسیدن شرکت به اهداف استراتژیک؛
• پیاده‌سازی نقشه استراتژیک سازمان؛
• افزایش آگاهی کارمنان از نتایج عملکردشان؛
• تشویق کارکنان به خودمدیریتی.

مراحل اجرای ارزیابی براساس هدف

• تعیین اهداف کلی سازمان و ترسیم نقشه استراتژیک؛
• تقسیم هدف کلان به اهداف کوتاه‌مدت و کوچک؛
• مشورت با کارکنان درباره نحوه اجرای هدف کوتاه‌مدت؛
• تفویض اختیار به کارکنان برای پیاده‌سازی تحقق هدف؛
• بازخورد منظم از پرسنل و ارزیابی پیشرفت آن‌ها؛
• انجام ارزیابی نهایی برای مشخص کردن میزان دستیابی به اهداف.

این روش با تمرکز بر اهداف مشخص و قابل سنجش، به کارکنان کمک می‌کند روی نتایج مهم تمرکز کنند و عملکرد خود را بهبود دهند. همچنین، ارزیابی براساس اهداف می‌تواند به‌عنوان ابزاری برای شناسایی نیازهای آموزشی و توسعه حرفه‌ای کارکنان استفاده شود.

۲. ارزیابی با بازخورد مستمر

ارزیابی عملکرد کارکنان براساس بازخورد مستمر بیشتر در شرکت‌هایی به کار برده می‌شود که افراد یک تکه از یک کل منسجم هستند و هر کارمند بخش خیلی کوچکی را بر عهده دارد.

مدیر، نقشه کامل این کل منسجم را می‌داند و با گرفتن بازخورد مداوم از کارکنان به هدف خود دست پیدا می‌کند. این روش با تأکید بر ارتباطات باز و پیگیری مداوم، به کارکنان کمک می‌کند تا از طریق بازخوردهای سازنده، به رشد و پیشرفت مداوم دست پیدا بکنند.

مزایای بازخورد مستمر

• مخفی ماندن هدف نهایی مدیرعامل سازمان؛
• وجود فرصت تصمیم‌گیری و تغییر برنامه استراتژیک در هر لحظه؛
• شناسایی فرصت‌های بهبود؛
• تقویت ارتباطات سازمانی به‌دلیل بازخورد مداوم.

مراحل اجرای بازخورد مستمر

• تدوین نقشه استراتژیک سازمان و مسیر راه؛
• چیدمان منابع انسانی براساس وظایفی که مسیر راه را مشخص می‌کند؛
• تفویض اختیار وظایف به کارکنان و شروع اجرای کار؛
• گرفتن بازخورد از کارکنان به‌صورت روزانه از طریق نرم‌افزار‌های مختلف؛
• بهبود مداوم نقشه استراتژیک سازمان برای رسیدن به اهداف کلی؛
• انجام ارزیابی نهایی کارکنان براساس گزارشات روزانه با هدف مشخص کردن میزان بهره‌وری هر فرد.

۳. روش کمی / کیفی در ارزیابی عملکرد پرسنل

ارزیابی عملکرد کارکنان براساس پرسشنامه یا مصاحبه (کمی یا کیفی) یک روش ارزیابی است که در آن از سوالات استاندارد برای سنجشِ عملکرد کارکنان استفاده می‌شود. این سوالات معمولا درباره موضوعات مختلف مانند کیفیت کار، ابتکار عمل، همکاری و توانمندی رهبری در کارکنان است.

این روش با استفاده از سوالات به سازمان‌ها کمک می‌کند تا درک بهتری از عملکرد کارکنان خود داشته باشند و با استفاده از داده‌های دوره‌ای جمع‌آوری شده برنامه‌های توسعه‌ای مؤثرتری را پیاده‌سازی کنند.

مزایای روش کمی/ کیفی

• بررسی دیدگاه‌های مختلف؛
• تصمیم‌گیری مبتنی بر داده‌های معتبر.

مراحل اجرای روش کمی

• تدوین پروتکل ارزیابی عملکرد؛
• توزیع پرسشنامه ارزیابی عملکرد در میان کارکنان سازمان و درخواست پر کردن پرسشنامه‌ها برای همکاران؛
• تحلیل پرسشنامه و امتیازات نهایی هر کارمند؛
• جلسه با کارمندانی که امتیاز کمتری داشته و بهبود نقاط ضعف آن‌ها؛
• برنامه‌ریزی توسعه کارکنان در راستای اهداف سازمان.

۴. ارزیابی ۳۶۰ درجه

ارزیابی ۳۶۰درجه روشی جامع برای ارزیابی عملکرد کارکنان است که در آن بازخورد از تمامی گروه‌ها یعنی مدیران، همکاران، زیردستان و گاهی اوقات حتی مشتریان جمع‌آوری می‌شود. 

این روش به‌دنبال دیدگاه‌های متنوع برای ارائه تصویری کامل از عملکرد فرد است.

مزایای ارزیابی ۳۶۰درجه

• بهره‌مندی از دیدگاه‌های متفاوت؛
•  توسعه جمعی افراد؛
• استفاده از خرد جمعی.

روش اجرای ارزیابی ۳۶۰درجه

در این روش می‌توان از هر روش ارزیابی برای ارزیابی استفاده کرد، منتها در این روش به‌جای ارزیابی از طریق مدیر یا کارمندان دیگر یا غیره، از تمامی افرادی که کارمند را می‌شناسند، داده‌ها جمع‌آوری شده و کارمند به‌طور کامل ارزیابی می‌شود.

این جمع‌آوری داده می‌تواند کمی یا کیفی و از هر گروهی باشد که مدیر می‌خواهد.

سپس داده‌ها برای به‌صورت تجمعی تجزیه‌وتحلیل شوند تا مدیر بتواند تصمیم‌گیری دقیق‌تری راجع به هر کارمند داشته باشد. همچنین این روش با تأکید بر بازخورد جامع و مستمر، به کارکنان کمک می‌کند تا به‌طور مداوم روی بهبود و توسعه مهارت‌های خود کار کنند.

۵. خود ارزیابی

ارزیابی عملکرد کارکنان براساس خودارزیابی، فرآیندی است که در آن کارکنان مسئولیت ارزیابی عملکرد خود را خودشان بر عهده می‌گیرند. این روش به کارکنان اجازه می‌دهد تا درباره پیشرفت‌ها، دستاوردها، چالش‌ها و اهداف شخصی خود تأمل کنند و بازخوردی صادقانه درباره عملکرد خود ارائه دهند.

خودارزیابی بیشتر در شرکت‌هایی به کار برده می شود که مدیر سازمان اعتماد زیادی به کارکنان داشته و سبک مدیریتی مشارکتی یا بی‌دغدغه را انتخاب کرده است. اگر مایلید بیشتر درباره سبک های مدیریتی بدانید، حتما مقاله انواع سبک های مدیریتی در سازمان را مطالعه کنید.

خودارزیابی اگر درست انجام شود و کارمندان سازمان پذیرش این اعتماد را داشته باشند، از کارمندان در طول زمان مدیرانی عالی می‌سازد که می‌توانند مهارت‌های خود را بالا برده و علاوه بر تحقق اهداف سازمانی به اهداف خودشان هم برسند.

این روش به کارکنان کمک می‌کند با دیدی عمیق‌تر به عملکرد خود نگاه کنند و برای پیشرفت مستمر در مسیر شغلی خود برنامه‌ریزی کنند. خودارزیابی با تأکید بر آگاهی از واقعیت وجود خود و علوم روشناختی، به فرد امکان می‌دهد تا در جهت بهبود مستمر تحقق هر هدفی قدم بردارد.

مزایای خود ارزیابی

• افزایش خودآگاهی افراد در پنجره جوهری؛
• توسعه مهارت کارکنان به‌وسیله خودشان؛
• افزایش انگیزه کارکنان در شناخت و توسعه فردی و شغلی خود؛
• تقویت روحیه مسئولیت‌پذیری در کارمندان.

مراحل اجرای خود ارزیابی

• تعیین اهداف شخصی و حرفه‌ای توسط کارکنان و ارائه به مدیریت سازمان؛
• تشکیل جلسه با مدیر و تصویب اجرای اهداف؛
• ثبت دستاوردها و موفقیت‌های مرتبط با اهداف تعیین‌شده؛
• بررسی موانع و چالش‌هایی که در مسیر دستیابی به اهداف وجود داشته‌اند؛
• ارزیابی نقاط قوت و ضعف شخصی و حرفه‌ای هر فرد؛
• تدوین برنامه‌ای برای بهبود و توسعه مهارت‌ها و رفع نقاط ضعف فرد؛
• تدوین جلسه با مدیرعامل، ارائه دستاوردها به‌صورت ماهانه و ارائه گزارش عملکرد به‌صورت سالانه.

۶. ارزیابی عملکرد کارکنان براساس حسابداری هزینه/فایده

 ما انسان‌ها در هر جنبه‌ای از زندگی همیشه در حال سبک‌سنگین کردن انتخاب‌ها و کارهایی هستیم که می‌خواهیم انجام دهیم. این مسئله در ارزیابی عملکرد سازمان هم اجرایی است. ارزیابی عملکرد کارکنان براساس حسابداری هزینه/فایده، روشی است که در آن عملکرد کارکنان از منظر مالی و براساس سود و زیانی ارزیابی می‌شو که به سازمان وارد می‌کنند.

 این روش تلاش می‌کند تا ارزش واقعی کارکنان را باتوجه‌به هزینه‌هایی که سازمان برای آن‌ها متحمل شده و فایده‌ای که از کار آن‌ها نصیب سازمان می‌شود، محاسبه کند.

این روش بیشتر در شرکت‌هایی به کار برده می‌شود که سرمایه آن کسب‌وکار افراد هستند و حقوق و دستمزد بالایی دارند. 

مزایای هزینه/فایده

• کاهش هزینه‌های اضافی سازمان؛
• ارزیابی سرمایه‌گذاری روی هر نیرو.

نحوه پیاده سازی هزینه/فایده

• تعیین هزینه‌ها: محاسبه کل هزینه‌های مرتبط با هر کارمند؛ ازجمله حقوق و مزایا، پاداش، آموزش و نگهداشت؛
• تعیین فایده‌ها: ارزیابی کلیه سودهای مستقیم و غیرمستقیم ناشی از عملکرد کارمند؛ مانند فروش، بهره‌وری و نوآوری؛
• تحلیل نسبت هزینه/فایده: مقایسه هزینه‌ها با فایده‌ها برای تعیین بازدهی سرمایه‌گذاری بر روی کارمند؛
• تصمیم‌گیری مبتنی بر داده: استفاده از اطلاعات به‌دست‌آمده برای تصمیم‌گیری‌های مدیریتی مانند ارتقاء، جابجایی، اخراج یا آموزش کارکنان.

۷. کانون ارزیابی

 کانون ارزیابی، فرآیندی است که در آن عملکرد و شایستگی‌های کارکنان توسط مجموعه‌ای از فعالیت‌ها و تمرین‌های شبیه‌سازی‌سده از محیط کار ارزیابی می‌شود. این روش برای ارزیابی کارکنان در زمینه‌های زیر استفاده می‌شود:

• مدیرعاملی یا رهبری؛
• مدیریت واحدهای سازمان که با تصمیم‌گیری سروکار دارند؛
• افرادی که به توانایی آن‌ها در حل مساله در هنگام استخدام توجه ویژه می‌شود؛
• افرادی که در استخدام آن‌ها مهارت‌های ارتباطی و مذاکره‌ای اهمیت دارد و به‌شدت مهم است، قبل از استخدام و در طول دوره این مهارت‌ها را در خود تقویت کنند.

دو نوع کانون وجود دارد:

1. کانون ارزیابی که ارزیابی قبل از استخدام در آن انجام می‌شود؛
2. کانون توسعه که ارزیابی برای توسعه در حین کار انجام می‌شود.

مزایای کانون ارزیابی

• ارزیابی جامع افراد؛
• شناسایی نیازهای آموزشی؛
• تصمیم‌گیری بهتر درمورد هر فرد؛
• توسعه مهارت‌های فردی براساس ارائه نتایج خودآگاهانه.

مراحل اجرای کانون ارزیابی

• تعیین معیارهای ارزیابی؛
• طراحی فعالیت‌های شبیه‌سازی شده؛
• اجرای کانون ارزیابی؛
• مشاهده رفتار فرد در تمرینات، تست‌ها و تعاملات طراحی‌شده؛
• ثبت و تحلیل رفتارهای مشاهده‌شده؛
• رتبه‌بندی شایستگی‌های افراد براساس ارزیابی کانون ارزیابی؛
• ارائه برنامه آموزشی یا بازخورد نهایی از نتیجه این ارزیابی به فرد؛
• ارائه نتایج به مدیران جهت تصمیم‌گیری.

کانون ارزیابی فقط منحصر به کارکنان نیست؛ بلکه حتی برای ارزیابی مدیران و توسعه فردی آن‌ها به کار می‌رود. این روش برای شرکت‌هایی مناسب است که در حال استخدام نیرو برای موقعیت‌های شغلی حساس هستند.

کانون ارزیابی به سازمان‌ها کمک می‌کند تا با استفاده از روش‌های عملی و مبتنی بر شبیه‌سازی، عملکرد کارکنان را در موقعیت‌های شغلی مختلف ارزیابی و براساس آن، برنامه‌های توسعه‌ای مؤثری را تدوین کنند.

این روش با تمرکز بر توانایی‌های عملی و رفتاری، به سازمان‌ها امکان می‌دهد تا به درک عمیق‌تری از پتانسیل کارکنان خود دست پیدا کنند.

۹. ارزیابی عملکرد مهارت‌های کارکنان

ارزیابی عملکرد مهارت‌های مدیران فرآیندی است که در آن توانایی‌ها و مهارت‌های فردی کارکنان در انجام وظایف شغلی‌شان سنجش و ارزیابی می‌شود. این روش به سازمان‌ها کمک می‌کند تا درک بهتری از توانمندی‌های کارکنان خود داشته باشند و برنامه‌های توسعه‌ای متناسب با نیازهای آموزشی آن‌ها را طراحی کنند.

این روش بیشتر در شرکت‌های استارتاپی، یونیکورنی و دانش بنیانی استفاده می‌شود و در مواقعی استفاده می‌شود که مدیر دوست دارد کارمندان در آینده عضوی از تیم سهامداری شرکت باشند. 

روش اجرای این نوع ارزیابی به این صورت است که مهارت‌های مورد نیاز برای هر شغل شناسایی می‌شود؛ سپس براساس تست‌های عملی، مصاحبه‌های فنی و ارزیابی‌های رفتاری برای سنجش مهارت‌ها افراد استخدام می‌شوند.

گفتنی است که دائما این مهارت‌ها مورد سنجش و ارزیابی قرار می‌گیرد تا فرد در آن حوزه متخصص شود و رشد پیدا کند. همچنین این روش با تأکید بر توانمندی‌های فردی و توسعه مستمر، به سازمان‌ها امکان می‌دهد تا نیروی کار خود را به شکلی مؤثرتر مدیریت کرده و به اهداف خود دست پیدا کنند.

۱۰. ارزیابی عملکرد کارکنان براساس رقبا 

ارزیابی عملکرد کارکنان براساس بررسی شرکت‌های همکار، روشی است که در آن شرکت‌ها یا سازمان‌هایی که در یک صنعت مشابه فعالیت می‌کنند یا رقیب شرکت هستند، معیاری برای سنجش کارکنان شرکت در نظر گرفته می‌شوند.

به‌طور مثال شما یک شرکت تولیدی هستید که در هر ماه تیراژ محصول تولیدی‌تان ۱۰.۰۰۰ عدد است. شما با بررسی رقیب خود متوجه می‌شوید او هم با تعداد نیروی مشابه شما ماهانه ۱۲.۰۰۰ محصول تولید می‌کند.

به این ترتیب شما براساس مقایسه با رقبا و همکارانتان به ارزیابی عملکرد شرکت خود می‌پردازید و سعی می‌کنید نقاط ضعف را شناسایی و آن را رفع کنید تا به رقیب خود برسید و حتی از او پیشی بگیرید.

این ارزیابی می‌تواند در هر زمینه‌ای باشد؛ مثل بازاریابی و فروش، برندینگ و تبلیغات و… .

۱۱. ارزیابی عملکرد کارکنان براساس توزیع اجباری

 ارزیابی عملکرد کارکنان براساس توزیع اجباری، روشی است که در آن کارکنان براساس عملکردشان در دسته‌بندی‌های مختلف قرار می‌گیرند. این دسته‌بندی‌ها معمولاً به‌صورت درصدی از کل کارکنان تعریف می‌شوند؛ مانند برترین کارمندان ۱۲٪، کارمندان متوسط ۶۷٪، و ضعیف‌ترین کارمندان ۲۱٪. در این روش ملاک ارزیابی توسط مدیر تعیین می‌شود.

این روش در شرکت‌هایی به کار برده می‌شود که افراد زیادی در یک حوزه مشابه مشغول به کار هستند. معمولا کارخانجات تولیدی با این روش می‌توانند کارگران خط تولیدشان را ارزیابی کنند.

این روش بیشتر در گذشته رواج داشته و امروزه به‌دلیل شناخت بهتر مسائل روانشناختی و درک تفاوت‌های انسان‌ها از این روش استفاده نمی‌شود. روش توزیع اجباری به مدیران کمک می‌کند تا با استفاده از یک سیستم مشخص و معین عملکرد کارکنان را ارزیابی و براساس آن، تصمیمات مدیریتی مؤثرتری بگیرند. 

بااین‌حال، ممکن است این روش با چالش‌هایی مانند احساس ناعدالتی در میان کارکنان و فشار برای قرار گرفتن در دسته‌های بالاتر و کاهش انگیزه و از دست دادن اعتمادبه‌نفس کارکنان همراه باشد.

۱۲. ارزیابی عملکرد کارکنان براساس رتبه بندی

در روش سنتی ارزیابی کارکنان، افراد بر پایه کیفیت کارشان از بهترین به بدترین دسته‌بندی می‌شوند. این فرآیند می‌تواند به‌صورت یک رتبه‌بندی مستقیم (که در آن کارکنان براساس کارایی‌شان مرتب می‌شوند) یا یک رتبه‌بندی مقایسه‌ای (که در آن ابتدا بهترین و بدترین عملکردها انتخاب شده و سپس سایرین براساس این معیارها رتبه‌بندی می‌شوند) اجرا شود.

شیوه رتبه بندی به رهبران سازمانی امکان می‌دهد تا با دقت بیشتری به ارزیابی و سنجش عملکرد کارکنان بپردازند و بر این اساس، تصمیم‌گیری‌های مدیریتی بهینه‌تری داشته باشند. با این وجود، این مدل ممکن است به مشکلاتی نظیر افزایش رقابت ناسالم یا تأثیرات منفی بر انگیزه‌ کارکنان منجر شود.

۱۳.  ارزیابی عملکرد چک‌لیست

در این روش سنتی ارزیابی، عملکرد کارکنان براساس چک لیستی ارزیابی می‌شوند که مدیر تهیه کرده است. در این روش ابتدا معیارهای ارزیابی مشخص می‌شوند. این فهرست بسته به سِمتِ شغلی هر فرد و بر اساس اهداف سازمان طراحی می‌شود.

این روش با ارائه یک فرآیند واضح و قابل پیگیری، به مدیران کمک می‌کند تا عملکرد کارکنان را به‌طور مؤثر ارزیابی کرده و برنامه‌های بهبود را پیاده‌سازی کنند. روش چک‌لیست به دلیل اینکه به منابع انسانی مانند یک ماشین بی‌روح و بی‌توانایی نگاه می‌کند، امرزوه دیگر کاربرد ندارد.