مقالات فروش و بازاریابی
چک لیست مذاکره (ابزار برنامه ریزی مذاکره)
مذاکره جزئی جدایی‌ناپذیر از زندگی شغلی شماست؛ به‌ویژه اگر مدیر کسب و کار باشید. همان‌طورکه می‌دانید، عوامل مختلفی بر میزان موفقیت یک مذاکره موثر هستند و بی‌توجهی به هریک از این موارد می‌تواند به بروز یک اشتباه و شکست در مذاکره منجر شود. موثرترین راهکار برای جلوگیری از انجام این اشتباهات، داشتن چک لیست مذاکره است. این ابزار به شما کمک می‌کند تا به تمام جنبه‌های مذاکره توجه کنید و جلوی رخ دادن اشتباهات احتمالی را بگیرید. در این مقاله به بررسی اهمیت و مزایای داشتن یک چک لیست در مذاکره و کاربردهای آن در مراحل مختلف مذاکره می‌پردازیم.
اهمیت داشتن چک لیست در مذاکره
چک لیست مذاکره، مذاکره‌کنندگان را قادر می‌کند تا به‌صورت سیستماتیک روی هدف‌های خود در مذاکره متمرکز بمانند و از گم شدن اهداف مذاکره‌کنندگان در پیچیدگی‌های مذاکره جلوگیری می‌کند. در مواردی که مذاکره در زمینه‌های مهمی مانند قراردادهای تجاری، توافق‌نامه‌های بین‌المللی، حل اختلافات، تعیین قیمت‌ها، انتقال منافع و… انجام می‌شود، داشتن یک چک لیست بیش‌ازپیش ضروری است.
با استفاده از چک لیست مهم‌ترین اهداف، نقاط قوت و ضعف، اطلاعات حیاتی و مراحل کلیدی مذاکره معین می‌شوند. از دید یک مذاکره‌کننده حرفه‌ای، چک لیست به‌عنوان یک ابزار راهنما برای مذاکره‌کنندگان عمل می‌کند. این ابزار کارآمد و جامع، به مذاکره‌کنندگان امکان می‌دهد تا از کامل بودن و کیفیت بالای فرایند و مراحل مذاکره خود اطمینان حاصل کنند و همچنین برای ایجاد توافقات موفق، نقاط ضعف خود را شناسایی و بهبود بخشند.
مزایای داشتن چک لیست برای مذاکره
استفاده از چک لیست در مذاکره به‌عنوان یک ابزاری مؤثر و حیاتی، باعث افزایش کیفیت و کارآمدی مذاکرات خواهد شد. این ابزار به مذاکره‌کنندگان کمک می‌کند تا به‌صورت بهتر و موثرتری به اهداف و نتایج مطلوب در مذاکرات دست یابند و همچنین از شکل‌گیری اشتباهات ناشی از بی‌اطلاعی جلوگیری کنند.
باتوجه‌به این توضیحات در این بخش به معرفی مزایای داشتن چک لیست برای مذاکره می‌پردازیم.
۱. افزایش کیفیت برنامه‌ریزی و تدوین استراتژی
با تعیین اهداف و استراتژی های مذاکره، مذاکره‌کنندگان قادر خواهند بود در مسیر مذاکرات بهترین تصمیم‌ها را اتخاذ کنند.
۲. کاهش احتمال خطا و ارتکاب اشتباهات
با داشتن چک لیست برای مذاکره، احتمال ارتکاب خطاها و اشتباهات در مراحل مختلف مذاکره به حداقل می‌رسد.
۳. تمرکز بر موارد اساسی و مهم
مذاکرات ممکن است دارای موارد و جزئیات مختلفی باشد که ممکن است مذاکره‌کنندگان را از هدف اصلی دور کند. با داشتن چک لیست مذاکره، امکان تمرکز بر موارد اساسی و مهم بهتر فراهم و از انحراف از مسیر اصلی مذاکره جلوگیری می‌شود.
۴. بهبود ارتباطات و تعاملات
با استفاده از چک لیست مذاکره‌کنندگان می‌توانند تمامی نقاط مهم و اطلاعات حیاتی را به‌صورت جامع و دقیق ارائه دهند و از فراموشی مسائل مهم جلوگیری کنند که این امر به بهبود ارتباطات و اثربخشی مذاکرات کمک می‌کند.
۵. افزایش اعتماد و قابلیت اطمینان
طرفین مذاکره همواره به‌دنبال اطمینان از عملکرد صحیح و مؤثر طرف مقابل هستند. داشتن چک لیست امکان مشاهده و نظارت بر فرایند مذاکره را به‌صورت مداوم فراهم کرده و این امر به افزایش اعتماد طرفین مذاکره کمک می‌کند.
۶. افزایش کارآیی و بهره‌وری با داشتن
چک لیست برای مذاکره، مذاکره‌کنندگان به‌صورت کارآمد‌تر و با بهره‌وری بیشتر عمل می‌کنند. این امر به نتایج موفق‌تر و تصمیمات بهتر در مذاکرات منجر می‌شود.
۷. ایجاد یک راهنمای معتبر برای مذاکره‌کنندگان
این ابزار به‌عنوان یک راهنما و راهکار معتبر برای مذاکره‌کنندگان عمل می‌کند.
چک لیست پیش از مذاکره
چک لیست پیش از مذاکره به مذاکره‌کنندگان امکان می‌دهد تمام موارد ضروری را به ترتیب و بادقت بررسی کنند و به‌طور کامل برای شروع مذاکره آماده شوند. در زیر، یک چک لیست شماره‌گذاری شده از کارهای لازمِ پیش از شروع مذاکره را مشاهده می‌کنید:
۱. تعیین اهداف مذاکره
این بخش شامل تعیین اهداف اصلی و جانبی مذاکره است.
۲. تحلیل و بررسی موضوع مذاکره
- جمع‌آوری اطلاعات مرتبط با موضوع مذاکره
- تحلیل نقاط قوت و ضعف مذاکره هرکدام از طرفین
- بررسی موقعیت طرفین و بالابردن اطلاعات درباره طرف مقابل
۳. تعیین استراتژی مذاکره
- تعیین استراتژی کلی مذاکره (مثبت، منفی، تعادلی و…)
- انتخاب رویکرد‌های ارتباطی و تعاملی با طرف مقابل
۴. مشخص کردن نقش‌ها و مسئولیت‌ها
- تعیین نقش‌های کلیدی در مذاکره (مدیر، نماینده، مشاور، تسهیلگر و…)
- تعیین مسئولیت‌ها و وظایف هر نفر
۵. تهیه مستندات مرتبط
- جمع‌آوری و تهیه مستندات و اطلاعات مرتبط با مذاکره
- اطمینان از دسترسی به مستندات مهم در جلسه مذاکره
۶. ارتقای مهارت‌های مذاکره‌کنندگان
- برگزاری دوره‌های آموزشی مذاکره و ارتقاء مهارت‌های ارتباطی
- تقویت مهارت‌های گفتاری و شنیداری
۷. برنامه‌ریزی زمانی
- تعیین زمان مذاکره و زمان‌بندی دقیق برای مراحل مختلف
- در نظر گرفتن زمان کافی برای بررسی جزئیات و مطالبه‌گری
۸. طرح‌ریزی و راه‌اندازی جلسه
- • انتخاب محل برگزاری جلسه و تهیه امکانات مورد نیاز
- آماده‌سازی و طرح‌ریزی جلسه مذاکره
با استفاده از این چک لیستِ پیش از مذاکره، مذاکره‌کنندگان به بهترین شکل ممکن آماده شروع مذاکره می‌شوند و از کارایی و مؤثرتر بودن فرآیند مذاکره خود مطمئن می‌شوند. این اقدامات به بهبود نتایج مذاکره و رسیدن به توافقات مثبت و مفید در مذاکرات کمک می‌کند.
چک لیست حین مذاکره
مذاکرات ممکن است پیچیده و چالش‌برانگیز باشند؛ بنابراین داشتن چک لیست حین مذاکره به مذاکره‌کنندگان اجازه می‌دهد تا در طول جلسه با دقت، کنترل خود را روی روند مذاکره حفظ کنند. در اینجا یک چک لیست از اقدامات مهم حین انجام مذاکره را مشاهده می‌کنید:
۱. معرفی طرفین مذاکره
- معرفی خود و تیم مذاکره‌کننده
- معرفی طرف مقابل و تعیین نقش آن‌ها در مذاکره
۲. ارائه هدف و اهداف مذاکره
- ارائه هدف اصلی مذاکره
- بیان اهداف کمکی و جانبی مذاکره
۳. گوش دادن فعالانه
- تمرکز بر گوش دادن به طرف مقابل
- استفاده از اصول گوش دادن فعال (تأیید طرف مقابل، تکرار و تفسیر سخنان او)
۴. ارتقاء مهارت‌های ارتباطی
- استفاده از زبان بدن مؤثر
- کنترل بیان غیرکلامی (صدا و تن صدا)
۵. مدیریت احساسات
- کنترل احساسات و رفتارهای هیجانی
- اظهار احترام و حفظ احترام در مذاکره
۶. استفاده از فنون مذاکره
استفاده از اصول و فنون مذاکره
۷. مذاکره و پاسخ به مطالبه‌ها
- ارائه مطالبه‌ها و موارد موردنیاز
- پاسخ به مطالبه‌ها و ارائه توضیحات دقیق
۸. رسیدن به توافقات
- بحث درباره نقاط اختلاف و پیدا کردن راه‌حل‌های مشترک
- به دست آوردن توافقات نهایی و بسته‌شده
۹. نتیجه‌گیری
- بیان نتیجه مذاکره و تأیید توافقات
- انجام اقدامات موردنیاز برای برخورداری از توافقات
۱۰. ارزیابی مذاکره
- ارزیابی کیفیت مذاکره و نتایج به‌دست‌آمده
- شناسایی نقاط قوت و ضعف مذاکره و راه‌های بهبود
به کمک این چک لیست، شما می‌توانید حین مذاکره به‌صورت کامل کنترل خود را بر روند مذاکره حفظ کنید و به نتایج موفق‌تری دست پیدا کنید.
چک لیست پس از مذاکره
اتمام مذاکره، نقطه پایان فرایند مذاکره نیست! چک لیست پس از مذاکره به شما کمک می‌کند اقدامات ضروری پس از انجام هر مذاکره را بشناسید و انجام دهید تا از موفق بودن مذاکره و دریافت بیشترین نتیجه از آن مطمئن شوید. در اینجا یک نمونه از چک لیست اقدامات بعد از مذاکره را بیان می‌کنیم:
۱. ارزیابی نتایج مذاکره
- بررسی توافقات به‌دست‌آمده و بررسی تطابق با اهداف اولیه
- ارزیابی کیفیت توافقات و رضایت از نتایج مذاکره
۲. تجربه‌های یادگیری
- بررسی نقاط قوت و ضعف مذاکره و یادگیری از تجربه‌های گذشته
- تدوین طرح بهبود مذاکرات آینده باتوجه‌به تجربیات فعلی
۳. انجام اقدامات پس از مذاکره
- انجام وظایف و تعهدات مرتبط با توافقات
- انجام اقدامات پس از مذاکره برای تثبیت توافقات
۴. تشکر از طرف مقابل
- ارسال پیام یا ایمیل تشکر به طرف مقابل
- اظهار تقدیر از تعامل و همکاری آن‌ها
۵. بررسی ارتقاء مهارت‌ها
- بررسی عملکرد مذاکره‌کنندگان و ارزیابی تأثیر مهارت های مذاکره بر نتایج مذاکره
- تعیین نیازمندی‌ها و برنامه‌ریزی برای ارتقای مهارت‌های مذاکره‌کنندگان
۶. ثبت و مستندسازی نتایج
- ثبت جزئیات مذاکره و توافقات به‌صورت مکتوب و رسمی
- ذخیره‌سازی مستندات مرتبط با مذاکره به‌عنوان منابع اطلاعاتی در آینده
۷. بررسی و ارسال گزارش مذاکره
- تهیه گزارش کامل از نتایج و جزئیات مذاکره
- ارسال گزارش به نهاد‌ها یا افراد مرتبط با مذاکره
۸. توسعه روابط
- حفظ رابطه با طرف مقابل و تلاش برای ایجاد روابط بیشتر
- استفاده از نتایج مذاکره برای تقویت روابط تجاری یا شخصی
با داشتن این چک لیست پس از مذاکره، مذاکره‌کنندگان می‌توانند از نتایج مذاکره به بهترین شکل استفاده کرده و مطمئن شوند که همه موارد لازم پس از مذاکره به درستی انجام شده‌اند.
نتیجه‌گیری
در این مقاله، به اهمیت و مزایای چک لیست مذاکره پرداختیم و نقش حیاتی آن را در بهبود عملکرد مذاکرات را بررسی کردیم. چک لیست در مذاکره از مرحله پیش‌بینی جزئیات مذاکره تا یادآوری قدم‌های حین مذاکره و مراحل پس از آن باید همراه شما باشد تا از هیچ‌کدام از اجزای مذاکره غافل نشوید. این ابزار کارایی و اعتمادبه‌نفس شما را افزایش می‌دهد تا به بهترین نتایج برسید و تصمیم‌گیری‌های خود را بهبود دهید. در یک کلام می‌توان گفت چک لیست مذاکره، ابزاری کاربردی است که دستیابی به مذاکرات موفق را برای شما تسهیل می‌کند؛ بنابراین به شما توصیه می‌کنیم داشتنِ چک لیست پیش از مذاکره، حین و پس از مذاکره را جدی بگیرید تا خودتان شاهد اثربخشی استفاده از این ابزار شوید.