مقالات فروش و بازاریابی
سیستم فروش چیست و سیستم سازی فروش چگونه انجام می‌شود؟
اگر یک فروشنده هستید، احتمالا هر روز با حجم عظیمی از اطلاعات مشتری، پیگیری تماس‌ها و جلسات و مدیریت فرصت‌های فروش سروکار دارید. شاید هم یک مدیر فروش باتجربه و حرفه‌ای باشید که از نوسانات فروش خسته شده و به‌دنبال راهی برای به حداکثر رساندن پتانسیل کارمندان تیم فروش خودتان هستید. اینجاست که یک سیستم فروش به‌عنوان دستیاری هوشمند وارد عمل می‌شود؛ سیستم منظم و کارامدی که بتواند به شما کمک کند تا مشتریان بیشتری جذب کنید، بهره وری کارکنان را افزایش دهید، فرایند فروش را سرعت ببخشید و درنهایت فروش و سود آوری را افزایش دهید.
با مدیربان همراه باشید تا شما را با تعریف سیستم فروش، مراحل سیستم سازی فروش، مزایای و چالش‌های پیش روی آن آشنا کنیم.
اگر می‌خواهید یک فروشنده حرفه ای شوید و بازاریابی و فروش را حرفه ای یاد بگیرید، پیشنهاد میکنیم نگاهی به دوره فروش حرفه ای مدیربان بزنید.
سیستم فروش چیست؟
سیستم فروش پلتفرم یا نرم‌افزاری است که فرایند فروش را ساده‌تر می‌کند. این ابزار قدرتمند تمام اطلاعات مربوط به مشتریان، فروش و حتی عملکرد تیم فروش را یکجا جمع‌آوری کرده و به‌صورت بصری و قابل‌فهم آن را در اختیار شما قرار می‌دهد.
درست مثل اینکه شما نقشه گنجی داشته باشید که نه‌تنها جای پنهان شدن گنج را به شما نشان می‌دهد، بلکه به شما می‌گوید چگونه و از چه مسیری به آن می‌رسید و چه موانعی پیش رو خواهید داشت.
سیستم های فروش به کسب و کارها کمک می‌کنند تا اطلاعات جامعی از مشتریان خود را جمع‌آوری، تحلیل و مدیریت کنند. این سیستم‌ها با ارائه یک نمای یکپارچه از داده‌های مشتری، به تیم‌های فروش امکان می‌دهند تا به‌صورت هدفمند‌تر با مشتریان ارتباط برقرار کنند. نتیجه این کار افزایش فروش است.
سیستم‌های فروش اطلاعات مختلفی مانند تاریخچه تعاملات با مشتری، ترجیحات خرید مشتریان، اطلاعات دموگرافیگ و اطلاعات مهم دیگر را در خود جمع‌آوری و سازماندهی می‌کند و تصویری واضح از هر مشتری را در اختیار شما قرار می‌دهد.
شما می‌توانید با استفاده از اطلاعاتی که به دست می‌آورید، الگوها و روندهای مهم را شناسایی کنید. برای مثال متوجه شوید کدام‌یک از محصولات یا خدماتتان بیشترین تقاضا را دارد یا کدام یک از استراتژی‌ها و کانال‌های بازاریابی‌تان مؤثرتر بوده است.
شاید شما نیز سیستم فروش را با نام نرمافزارهای CRM (Customer Relationship Manager) بشناسید. اما این نرم افزارها فقط یکی از ابزارهایی هستند که در سیستم فروش از آن استفاده می‌شود.
سیستم سازی فروش چیست
قبل از مطالعه این بخش پیشنهاد میکنیم مقاله سیستم سازی چیست را مطالعه کنید تا با مفهوم سیستم سازی در کسب و کار آشنا شوید.
اگر شما هم می‌خواهید فروش خود را به‌طور چشمگیری افزایش داده و درعین‌حال هزینه‌ها را کاهش دهید، سیستم‌سازی فروش راه‌حل شماست. سیستم‌سازی فروش فرآیندی است که با استفاده از ابزارها و روش‌های منظم، تمام مراحل فروش از جذب مشتری تا تکمیل معامله را سیستماتیک و بهینه‌سازی می‌کند.
سیستم سازی فروش به‌معنای ایجاد یک فرآیند مشخص و قابل تکرار برای انجام فعالیت‌های فروش است. این فرآیند شامل مراحل مختلفی است؛ ازجمله شناسایی مشتریان بالقوه، برقراری ارتباط موثر با آن‌ها، ارائه پیشنهاد و نهایی کردن فروش. سیستم سازی فروش همان راه کاری است که وظایف تکراری را برای کارکنان بخش فروش اتوماسیون می‌کند.
اگر می‌خواهید سیستم سازی فروش را برای تیم فروشتان انجام دهیم، به یکی از روش‌های زیر اقدام کنید:
- فرم درخواست زیر را پر کنید.
- به شماره ۹۱۵۴۵۲۱۳۳۸ (۹۸+) در تلگرام یا واتسپ پیام دهید.
- با شماره ۹۱۵۴۵۲۱۳۳۸ (۹۸+) تماس بگیرید
چه زمانی به سیستم سازی فروش نیاز داریم؟
شاید فکر کنید تمام کسب و کارها به سیستم فروش و سیستم سازی فروش نیاز دارند. سیستم‌های فروش به‌طور کلی برای اکثر کسب و کارها مفید هستند، اما برای بعضی از کسب و کارهای بسیار کوچک یا بسیار ساده ممکن است توجیح اقتصادی نداشته باشد. برای مثال یک دستفروش نیازی به سیستم فروش ندارد، اما اگر همین دستفروش تصمیم بگیرد فروش خود را به‌صورت آنلاین انجام دهد و یک آنلاین‌شاپ راه‌اندازی کند، احتمالا سیستم فروش می‌تواند برای او مفید باشد.
به‌طورکلی شما به سیستم سازی فروش نیاز دارید اگر:
- مشتریانتان در حال افزایش است. درواقع با افزایش مشتریان تعامل، پاسخگویی، پشتیبانی و مدیریت آن‌ها نیز دشوارتر می‌شود و احتمال بروز خطا افزایش پیدا می‌کند. سیستم سازی فروش مانع از بروز این خطاها می‌شود.
- فرآیند فروشتان پیچیده است. پیچیدگی فرایند فروش می‌تواند باعث از دست رفتن فرصت‌های فروش شود و این یعنی سود کمتر. اگر فرایند فروشتان مراحل پیچیده و متعددی دارد، به یک سیستم فروش نیاز دارید.
- به داده‌های فروش نیاز دارید. برای ارزیابی استراتژی های فروش به داده‌های فروش دارید و جمع‌آوری و نگهداری این داده‌ها کار ساده ای نیست. سیستم فروش در جمع‌آوری و دسته‌بندی داده به شما کمک می‌کند.
- اگر به فکر ارتقا و بهبود تیم فروش خود هستید، با استفاده از سیستم فروش عملکرد تیم فروش را ارزیابی کنید و آموزش‌های لازم را در اختیارشان قرار دهید.
- به‌دنبال بهبود تجربه مشتری هستید. سیستم فروش با ایجاد سیستمی برای تعاملات پایدار و با کیفیت در تمام فرایند فروش تجربه بهتری برای مشتری خلق می‌کند.
- می خواهید بر نتایج فروشتان نظارت داشته باشید. نظارت بر نتابج فروش را جدی بگیرید؛ زیرا باعث کشف فرصت‌های بی‌نظیری می‌شود.
مزایای سیستم های فروش
سیستم فروش ابزاری ضروری برای هر کسب‌وکاری است که می‌خواهد فروش خود را افزایش دهد و به مشتریان خود خدمات بهتری ارائه دهد. اگر شما هم به‌دنبال راهی برای افزایش فروش و بهبود عملکرد تیم فروش خود هستید، یک سیستم فروش حرفه‌ای می‌تواند بهترین انتخاب برای شما باشد. استفاده از سیستم سازی فروش مزایای زیادی دارد؛ ازجمله:
سازماندهی اطلاعات مشتریان
با استفاده از سیستم فروش می‌توانید تمام اطلاعات مهم درباره مشتریان را در یکجا و به‌صورت مرتب ذخیره کنید. مثلاً شماره تلفن، ایمیل، تاریخ تولد، سابقه خرید و… را به‌راحتی پیدا کنید.
مدیریت موثر فرصت‌های فروش
با ایجاد یک پایگاه داده از فرصت‌های فروش، به‌راحتی می‌توانید مراحل مختلف هر معامله را پیگیری کرده و از هیچ فرصتی جا نمانید. مثلاً می‌توانید ببینید کدام مشتری به کدام محصول علاقه‌مند است و در چه مرحله‌ای از فرآیند خرید قرار دارد.
اتوماسیون وظایف تکراری
بسیاری از کارهای تکراری مانند ارسال ایمیل‌های پیگیری، یادآوری جلسات و ایجاد گزارش‌ها را به‌صورت خودکار انجام دهید. مثلاً می‌توانید یک ایمیل تشکر پس از خرید برای همه مشتریان جدید به‌صورت خودکار ارسال کنید.
پیگیریِ پیشرفت تیم
به‌راحتی عملکرد هریک از اعضای تیم را در برابر سهمیه‌های فروش ارزیابی کرده و نقاط قوت و ضعف آن‌ها را شناسایی کنید.
ایجاد گزارش‌های دقیق و قابل فهم
با استفاده از گزارش‌های مختلف، روند فروش شرکت را تحلیل کرده و تصمیمات استراتژیک بهتری بگیرید. مثلاً می‌تواننید ببینید کدام محصول بیشترین فروش را داشته است یا کدام منطقه جغرافیایی پتانسیل بیشتری برای رشد دارد.
صرفه جویی در زمان
با اتوماسیون وظایف تکراری و دسترسی آسان به اطلاعات می‌توانید در زمان صرفه‌جویی کنید.
کاهش خطاهای انسانی
با حذف نیاز به ورود دستی می‌توانید اطلاعات خطاهای انسانی را کاهش دهید.
گرفتنِ تصمیمات بهتر
با استفاده از داده‌های دقیق و قابل اعتماد می‌توانید تصمیمات بهتری بگیرید.
برقراریِ روابط قوی‌تر با مشتریان
با ارائه خدمات شخصی‌سازی شده و پاسخگویی سریع به آن‌ها روابط قوی‌تری با مشتریان برقرار کنید.
صرفه جویی در هزینه‌ها
با حذف فرایندهای اضافی، اتوماسیون، کاهش خطاهای انسانی، افزایش بهره وری، بالا رفتن نرخ تبدیل، بهینه‌سازی تخصیص منابع و بهبود کارامدی در هزینه‌ها صرفه جویی کنید.
سیستم سازی فروش چه مراحلی دارد؟
سیستم‌سازی فروش، یک فرایند استراتژیک برای سازماندهی، خودکارسازی و بهینه‌سازی فعالیت‌های فروش است. هدف اصلی آن، افزایش کارایی، بهبود تجربه مشتری و درنهایت، رشد پایدار کسب‌وکار است. در ادامه با ما همراه باشید تا مراحل سیستم سازی فروش را به‌صورت گام‌به‌گام بررسی کنیم.
۱. ارزیابی دقیق فرآیندهای فعلی فروش
مرحله اول سیستم‌سازی فروش، تحلیل دقیق و همه‌جانبه فرآیند فروش موجود است. در این مرحله، به‌طور دقیق به بررسی تمامی مراحل فروش از نخستین تماس با مشتری تا نهایی شدن معامله بپردازید؛ زیرا بدون داشتن درک عمیق از وضعیت موجود، نمی‌توان برنامه‌ای دقیق برای بهبود فرآیند فروش تدوین کرد.
تحلیل جامع فرآیند فروش، مانند تهیه نقشه راهی است که نشان می‌دهد از کجا شروع کنید و به کجا می‌خواهید برسید. با شناسایی نقاط ضعف و قوت، می‌توانید اقدامات اصلاحی لازم را انجام داده و فرآیند فروش را بهینه کنید.
در مرحله ارزیابی نقاط ضعف و قوت فروش را مشخص کنید و به جمع‌آوری داده‌های دقیقی مانند عملکرد فروش، رفتار مشتریان و سایر عوامل مرتبط بپردازید تا تصویر روشنی از وضعیت فعلی فرآیند فروش به دست آورید.
۲. تعیین اهداف روشن و قابل اندازه‌گیری
دومین گام در سیستم‌سازی فروش، تعیین اهداف مشخص و قابل اندازه‌گیری است. این مرحله، مانند یک قطب‌نما، جهت حرکت تیم فروش را مشخص کرده و به شما کمک می‌کند تا پیشرفت خود را به‌طور دقیق پیگیری کنید.
چرا این مرحله اهمیت دارد؟ اهداف مشخص، مسیر حرکت تیم فروش را مشخص کرده و به همه اعضای تیم یک دیدگاه مشترک می‌دهد از آنچه می‌خواهند به دست آورند. همین می‌تواند دلیلی برای انگیزه کارکنان باشد.
یادتان باشد بخش مهمی از تعیین هدف تعریف شاخص‌هایی برای ارزیابی است. با تعریف شاخص‌های کلیدی عملکرد فروش (KPI) می‌توانید به‌طور دقیق پیشرفت خود را اندازه‌گیری کرده و تغییرات لازم را در استراتژی خود ایجاد کنید.
با تعیین اهداف مشخص و شاخص‌های کلیدی می‌توانید منابع را به بهترین نحو تخصیص دهید و از هدررفت منابع جلوگیری کنید.
۳. ترسیم جریان‌های کاری فروش
یکی از مراحل حیاتی در سیستم سازی فروش، ترسیم دقیق و واضح جریان‌های کاری است. این مرحله به شما کمک می‌کند تا تصویری کامل از تمام مراحل فروش، از اولین تماس با مشتری تا نهایی شدن معامله، داشته باشید.
در این مرحله با استفاده از نمودارها و ابزارهای مناسب، مراحل فروش به‌صورت گرافیکی نمایش داده می‌شود. سپس نقاطی که در فرایند فروش باعث کندی یا وقفه می‌شوند شناسایی شده و درنهایت ارتباط بین مراحل مختلف فرایند فروش بررسی می‌شود.
درک واضح از فرآیند فروش، به شما کمک می‌کند تا تصمیمات آگاهانه‌تری درباره بهبود فرآیند، اختصاص منابع و اولویت‌بندی فعالیت‌ها بگیرید.
۴. ایجاد فرآیندهای استاندارد
استانداردسازی فرآیندهای فروش به‌معنای ایجاد یک مجموعه قوانین، روش‌ها و رویه‌های مشخص و یکسان برای تمامی مراحل فروش است. از شناسایی مشتری بالقوه تا نهایی کردن معامله، هر مرحله باید دارای یک دستورالعمل دقیق و مشخص باشد.
با ایجاد فرآیندهای استاندارد، شما می‌توانید یک سیستم فروش کارآمد و قابل پیش‌بینی ایجاد کنید که به شما کمک می‌کند به اهداف فروش خود برسید. تمام اعضای تیم فروش باید با فرایندهای استاندارد آشنا شوند؛ بنابراین آموزش به تیم فروش را فراموش نکنید.
۵. پیاده‌سازی تدریجی
پیاده‌سازی تدریجی، روشی است که در آن تغییرات و نوآوری‌ها به‌جای یکباره، به‌صورت مرحله‌به‌مرحله و با دقت اجرا می‌شوند. این رویکرد، به‌ویژه در حوزه‌های کسب‌وکاری که تغییرات اساسی در آن‌ها صورت می‌گیرد، اهمیت بالایی دارد.
تغییرات بزرگ ممکن است برای کارکنان و سیستم‌های موجود دشوار باشد. با پیاده‌سازی تدریجی، فرصت کافی برای سازگاری و تطبیق با تغییرات جدید فراهم می‌شود.
همچنین با تقسیم تغییرات به مراحل کوچکتر، ریسک شکست کم می‌شود و در صورت بروز مشکل در یک مرحله، می‌توان آن را به سرعت برطرف و از گسترش آن به سایر مراحل جلوگیری کرد. مراحل پیاده‌سازی تدریجی به‌طور معمول شامل موارد زیر است:
- فرآیند تغییر به مراحل کوچکتر و قابل مدیریت تقسیم می‌شود؛
- هر مرحله به‌صورت جداگانه اجرا می‌شود و نتایج آن ارزیابی می‌شود؛
- پس از اجرای هر مرحله، عملکرد سیستم جدید ارزیابی شده و در صورت نیاز اصلاحات لازم انجام می‌شود؛
- این چرخه تا وقتی تمام تغییرات مورد نظر اجرا شوند، تکرار می‌شود.
۶. استفاده از فناوری‌های مناسب
یکی از کلیدی‌ترین مراحل سیستم‌سازی فروش، انتخاب و پیاده‌سازی فناوری‌های مناسب است. ابزارهای مختلفی مانند CRM، اتوماسیون بازاریابی و تحلیل داده‌ها می‌توانند به‌طور چشمگیری در بهبود فرآیندهای فروش و افزایش کارایی سازمان کمک کنند.
انتخاب فناوری مناسب به عوامل مختلفی مانند اندازه کسب‌وکار و نیازهای خاص آن و بودجه بستگی دارد. با انتخاب و پیاده‌سازی صحیح فناوری‌ها، می‌توانید به‌طور چشمگیری به بهبود فرآیندهای فروش خود کمک و نتایج بهتری کسب کنید.
۷. درگیر کردن تیم فروش
به‌طور خلاصه، درگیر کردن تیم فروش در سیستم‌سازی فروش نه‌تنها به بهبود عملکرد سیستم کمک می‌کند، بلکه باعث افزایش انگیزه، رضایت شغلی و تعهد فروشندگان می‌شود. این مرحله شامل دو بخش اصلی است:
۱. جذب نظرات و پیشنهادات فروشندگان
فروشندگانی که در خط مقدم تعامل با مشتری هستند، دیدگاه‌های ارزشمندی درباره نقاط قوت و ضعف فرآیندهای فروش دارند. با ایجاد یک فضای باز برای بیان نظرات و پیشنهادات آن‌ها، می‌توان به بهبود چشمگیری در سیستم برسید.
فروشندگان می‌توانند نقاطی را که در عمل با چالش مواجه هستند . راهکارهایی برای بهبود کارایی‌شان را شناسایی کرده و به اشتراک بگذارند. این مشارکت فعال، باعث می‌شود که آن‌ها احساس مالکیت بیشتری نسبت به سیستم جدید داشته باشند و با انگیزه بیشتری در اجرای آن مشارکت کنند.
۲. آموزش و توانمندسازی فروشندگان
برای اینکه فروشندگان بتوانند به‌طور موثر از سیستم جدید استفاده کنند، نیاز به آموزش‌های مناسب دارند. این آموزش‌ها باید شامل نحوه استفاده از ابزارهای جدید، درک فرآیندهای استاندارد و آشنایی با مزایای سیستم‌سازی فروش باشد.
با آموزش مناسب، فروشندگان می‌توانند به‌طور کامل از قابلیت‌های سیستم جدید بهره‌برداری کرده و عملکرد خود را بهبود بخشند. علاوه بر این، آموزش‌های مداوم و به‌روزرسانی دانش فروشندگان، باعث افزایش انگیزه و رضایت شغلی آن‌ها می‌شود.
۸. تفویض اختیار و خودکارسازی
مرحله تفویض اختیار و خودکارسازی نیز شامل دو بخش اصلی تفویض اختیار و خودکارسازی است. در ادامه هرکدام از این مراحل را توضیح می‌دهیم
۱. تفویض اختیار
به‌معنای واگذاری بخشی از مسئولیت‌ها و وظایف به اعضای تیم است. به این ترتیب، هر فرد بر اساس توانایی‌ها و تخصص خود به انجام وظایف می‌پردازد؛ بنابراین از پتانسیل کامل تیم استفاده می‌شود. با تفویض اختیار، مدیران می‌توانند روی وظایف استراتژیک تمرکز کنند و به تیم خود فرصت رشد و یادگیری بدهند.
۲. خودکارسازی فرآیندهای تکراری
بسیاری از فعالیت‌های فروش، تکراری و زمان‌بر هستند. با استفاده از ابزارها و نرمافزارهای مناسب می‌توان این فرآیندها را خودکار کرد. خودکارسازی باعث کاهش خطاهای انسانی، صرفه‌جویی در زمان و افزایش بهره‌وری اعضای تیم می‌شود.
۹. تجزیه، تحلیل و بهبود مستمر
آخرین مرحله در سیستم‌سازی فروش، تجزیه، تحلیل و بهبود مستمر است. این مرحله، قلب تپنده هر سیستم موفقی است و تضمین می‌کند سیستم شما همیشه کارآمد و با تغییرات بازار همگام باشد.
تجزیه و تحلیل و بهبود مستمر، یک فرآیند مداوم است که به شما کمک می‌کند تا سیستم فروش خود را بهینه کرده و به نتایج بهتری دست پیدا کنید. با استفاده از این فرآیند، می‌توانید به‌طور مداوم در بازار رقابتی پیشرو باشید و رشد کسب‌وکار خود را تضمین کنید.
مراحل تجزیه و تحلیل و بهبود مستمر عبارت است:
- به‌صورت مداوم عملکرد سیستم فروش اندازه‌گیری می‌شود؛
- نقاطی که نیاز به بهبود دارند، شناسایی و اصلاح می‌شوند؛
- سیستم فروش به‌صورت پیوسته باتوجه‌به تغییرات بازار و نیازهای کسب وکار به‌روزرسانی می‌شود؛
- این فرآیند به‌صورت مداوم تکرار می‌شود تا اطمینان حاصل شود که سیستم فروش همیشه در حال بهبود است.
چه چالش‌هایی در سیستم سازی فروش وجود دارد
در سیستم سازی فروش مانند بسیاری از فرایندها با چالش‌هایی روبه‌رو خواهید شد که مهم‌ترین آن‌ها عبارتند از:
مقاومت در برابر تغییر
یکی از بزرگ‌ترین چالش‌ها، مقاومت کارکنان در برابر تغییر است. افراد به روال‌های معمول خود عادت می‌کنند و ممکن است در برابر پذیرش روش‌های جدید و ابزارهای جدید مقاومت کنند.
کمبود منابع
برای پیاده‌سازی سیستم‌سازی فروش، به منابع مختلفی ازجمله زمان، بودجه، نیروی انسانی و فناوری نیاز است. کمبود هریک از این منابع می‌تواند اجرای موفق پروژه را به خطر بیندازد.
انتخاب ابزار نامناسب
انتخاب ابزارهای نامناسب برای سیستم‌سازی فروش می‌تواند منجر به هدر رفتن زمان و هزینه شود. ابزارهای انتخابی باید با نیازهای خاص کسب‌وکار و بودجه سازگار باشد.
پیچیدگی فرآیندها
اگر فرآیندهای فروش بسیار پیچیده باشند، پیاده‌سازی سیستم‌سازی فروش می‌تواند دشوار و زمان‌بر باشد. درواقع ساده‌سازی فرآیندها می‌تواند به بهبود کارایی و کاهش خطاها کمک کند.
عدم یکپارچگی سیستم‌ها
اگر سیستم‌های مختلف سازمان (مانند CRM، ERP و بازاریابی) با هم یکپارچه نباشند، تبادل اطلاعات با مشکل مواجه می‌شود و این امر می‌تواند بر دقت و کارایی سیستم‌سازی فروش تأثیر منفی بگذارد.
مقاومت در برابر اندازه‌گیری
بعضی از مدیران و کارکنان ممکن است در برابر اندازه‌گیری عملکرد خود و تیم فروش مقاومت کنند؛ درحالی‌که اندازه‌گیری دقیق عملکرد، یکی از کلیدهای موفقیت در سیستم‌سازی فروش است.
کمبود دانش و مهارت
برای اجرای موفق سیستم‌سازی فروش، به دانش و مهارت‌های لازم درزمینه مدیریت فروش، بازاریابی و فناوری اطلاعات نیاز است. کمبود این دانش و مهارت‌ها می‌تواند یکی از چالش‌های اصلی در سیستم سازی فروش باشد.
سخن پایانی
سیستم‌سازی فروش، یک سرمایه‌گذاری استراتژیک است که به شما کمک می‌کند تا به اهداف فروش خود دست یافته و در بازار پرتلاطم امروز موفق شوید. با پیاده‌سازی یک سیستم فروش موثر، می‌توانید بهره‌وری را افزایش و هزینه‌ها را کاهش داده و تجربه مشتری را بهبود بخشید. برای شروع، اهداف مشخصی را تعریف کرده، فرآیندهای خود را ساده‌سازی کرده و از ابزارهای مناسب استفاده کنید. به یاد داشته باشید سیستم‌سازی فروش یک سفر مستمر است و با بهبود مستمر می‌توانید به نتایج بهتری برسید.