مقالات مدیریتی
مهارت تصمیم گیری در مدیریت
مهارت تصمیم گیری در مدیریت یکی از مهمترین و کلیدی‌ترین مهارت های مورد نیاز مدیران است. مدیری که در تصمیم گیری بلاتکلیف عمل میکند یا تصمیمات متعصبانه می‌گیرد، به سرعت فرهنگ سازمانی را به ناامیدی می‌کشاند. با ناامیدی کارکنان، روحیه تیم‌های درون سازمان کاهش یافته و شتاب حرکت سازمان به سمت اهدافش کم میشود. بعضی از مدیران نیز تصمیمات احساسی و بدون استدلال می‌گیرند؛ این دست از تصمیمات نیز کلیت سازمان را با آسیب‌هایی روبه‌رو میکند که گاهی جبران‌ناپذیر هستند؛ بنابراین مدیری که مهارت تصمیم گیری را به‌خوبی بلد نباشد یا قدرت تصمیم گیری ضعیفی داشته باشد، سازمان خودش را با پیامدهای منفی متعددی مواجه میکند. از طرفی دیگر، یادگیری مهارت تصمیم گیری در سازمان و مدیریت می‌تواند از این زیان‌ها جلوگیری و فرصت‌های بیشماری را برای مدیر و سازمان ایجاد کند. اگر سوال شما این است چگونه تصمیم درست بگیریم، تا پایان این مطلب همراه ما باشید تا با نکات ضروری و مهم در این زمینه آشنا شوید؛ زیرا می‌خواهیم در این مقاله تعریف تصمیم گیری در مدیریت و مراحل آن را توضیح دهیم. پیش از این اگر می‌خواهید بیشتر درباره تعریف مدیریت بدانید، به مقاله‌ای که در این باره نوشتیم مراجعه کنید.
مفهوم و تعریف تصمیم گیری در مدیریت
تعریف تصمیم گیری در مدیریت چیست؟ «تصمیم گیری در مدیریت» اصطلاحی است که به فرایند انتخاب بین دو یا چند گزینه پیش‌روی مدیر سازمان گفته میشود. این فرایند شامل ارزیابی مزایا و معایب هرکدام از این انتخاب‌ها و سپس انتخاب بهترین گزینه از میان آنها جهت دستیابی به یک نتیجه‌دلخواه است.
مهارت تصمیم گیری به مدیران کمک میکند تا از میان گزینه‌های موجود، مواردی را انتخاب کنند که تا حدامکان اهداف و مقاصد سازمانی را برآورده کند؛ به‌عنوان مثال، فرض کنید مدیر یک واحد تجاری تصمیم دارد برای جذب مشتریان جدید، مبلغی از بودجه سازمان را صرف سرمایه‌گذاری کند.
این مدیر برای تصمیمگیری در جهت انتخاب بهترین گزینه برای تبلیغات باید هزینه‌ها، مزایا، معایب، و ریسک‌های هرکدام از گزینه‌های موجود را بررسی و بهترین گزینه را شناسایی و انتخاب کند؛ گزینه‌ای که همه جوانب را در نظر گرفته و با نگاهی سیستمی به‌دنبال راهکار باشد.
تصمیم گیری بخش مهمی از اختیارات و وظایف همه مدیران را تشکیل می‌دهد. این اختیار به مدیران این امکان را می‌دهد تا اهدافی را تعیین کنند، تحقیق کنند که چه اقداماتی جهت دستیابی به این اهداف موردنیاز است و درنهایت ارزیابی کنند که آیا این اقدامات آنها را به نتیجه مطلوب می‌رساند یا خیر. به عبارت ساده، تصمیم گیری در مدیریت، فرایند شناخت مشکل یا هدف، جمع‌آوری همه راه‌حل‌های ممکن، بررسی آنها و انتخاب بهترین راهکار است.
اهمیت مهارت تصمیم گیری در مدیریت و برای مدیران
مهارت تصمیم گیری برای همه مدیران ضروری است؛ زیرا به آنها امکان تخصیص منابع، حل مشکلات، استفاده از فرصتها و دستیابی به اهداف سازمانی را می‌دهد. گرفتن تصمیم‌گیری‌های آگاهانه، صحیح و مشارکتی به ایجاد جو سازمانی روبه‌رشد کمک میکند، هزینه‌های پیش‌روی سازمان را کاهش می‌دهد و به مدیر کمک میکند تا در سازمان خودش نقش رهبر را ایفا کند.
در اینجا به یازده دلیل مهم بودن تصمیم گیری در مدیریت اشاره می‌کنیم:
۱. تخصیص منابع
مهمترین منابع هر سازمان عبارتند از: زمان، پول و نیروی انسانی. مدیران، مسئول تخصیص و تقسیم این منابع بین افراد و بخش‌های مختلف سازمان هستند. مهارت تصمیم گیری به مدیران کمک میکند تا مدیریت منابع را به شکلی درست انجام داده و هزینه‌ها و منافع گزینه‌های مختلف را بسنجند و منابع سازمانی را به سودآورترین طرح‌ها و گزینه‌ها اختصاص دهند.
۲. حل مسئله
وجود چالش و مسئله، جزء جدایی‌ناپذیر همه سازمان‌هاست که در مقاله چالش های مدیریتی درباره مهمترین آنها صحبت کرده‌ایم. مدیران موظف هستند با گرفتن تصمیمات صحیح و آگاهانه به حل مسائلی مانند کاهش هزینه‌ها، بهبود کارایی و شکایات مشتریان بپردازند. حل مسئله به حفظ جو مثبت سازمانی کمک بسیاری میکند.
۳. شناسایی فرصتها
مهارت تصمیم گیری و حل مسئله در مدیریت، به مدیران امکان می‌دهد تا فرصت‌های خوب برای رشد و موفقیت سازمان را شناسایی کنند. این فرصتها می‌توانند شامل ورود به بازارهای جدید، عرضه محصولات جدید یا سرمایه‌گذاری در یک فناوری مدرن باشند. با استفاده از این فرصتها، مدیران می‌توانند تیم خود را به جلو سوق دهند و آنها را به پیروز میدان رقابت تبدیل کنند.
۴. دستیابی به اهداف سازمانی
تصمیمگیری موثر می‌تواند قدرتمندترین ابزار یک مدیر برای دستیابی به اهداف سازمانی نظیر افزایش فروش، گسترش فعالیت به بازارهای جدید یا بهبود رضایت مشتری باشد. با تصمیم‌گیری‌های آگاهانه، مدیران می‌توانند اقدامات خود را با اهدافشان هماهنگ کنند و مطمئن شوند سازمان آنها در مسیر رسیدن به چشم‌اندازش حرکت میکند.
۵. استفاده موثر از منابع
همان‌طورکه در دلیل اول گفتیم، مهارت تصمیم گیری در مدیریت به تخصیص منابع به سودآورترین فعالیت‌ها منجر میشود. علاوه بر این، مدیران باید تصمیم بگیرند از منابعی که در اختیار دارند، مانند زمان، پول و پرسنل، به بهترین شکل استفاده کنند. آنها می توانند با گرفتنِ تصمیمات مؤثر مطمئن شوند در همین فعالیت‌های سودآور نیز منابع با بهینه‌ترین حالت ممکن مصرف شده‌اند.
۶. حل تعارض
تعارض در همه سازمآن‌ها رخ می‌دهد و مدیریت تعارض برای حل این اختلافات یک مهارت بسیار کلیدی برای مدیر است. مدیری که می‌تواند بهترین تصمیمات را بگیرد، در حل تعارضات سازمانی نیز بسیار موفق عمل خواهد کرد. فرقی نمی‌کند این اختلاف بین کارکنان است یا بین بخش‌های مختلف یک سازمان. مدیران باید بتوانند تصمیمات منصفانه و مؤثری را برای حفظ محیط کاری مثبت و اجتناب از پیامدهای منفی بگیرند.
۷. حفظ انگیزه کارکنان
مدیران می‌توانند با گرفتن تصمیمات منصفانه و مؤثر و کل‌نگر، به کارکنان احترام گذاشته و یک محیط کاری مثبت و روبه‌رشد را ایجاد کنند. شکل‌گیری چنین محیط کاری می‌تواند به افزایش بهره‌وری و بهبود عملکرد اعضای سازمان منجر شود.
۸. مدیریت ریسک
مهارت تصمیم گیری در مدیریت به کنترل ریسک‌هایی که ممکن است سازمان را تحت‌تاثیر قرار دهند کمک میکند. مدیریت ریسک می‌تواند شامل ارزیابی ریسک‌های مالی، ریسک‌های انطباق مقرراتی و یا ریسک‌های عملیاتی باشد. با گرفتن تصمیمات آگاهانه، مدیران می‌توانند خطرات احتمالی را کاهش داده و موفقیت بلندمدت تیم خود را تضمین کنند.
گفتنی است که ریسک انطباق یکی از انواع ریسک عملیاتی است و به‌معنای ریسک رعایت نکردن قوانین و مقررات مصوب و استانداردهای معین یا عمل به شرایط قرارداد و تحمل جرائم و زیان‌های ناشی از آن‌هاست؛ به‌عبارتی ریسک انطباق به‌معنای هرگونه تهدیدی است که وضعیت مالی، سازمانی یا شهرت یک سازمان را تحت‌تأثیر قرار می‌دهد.
۹. سازگاری با تغییرات
دنیای تجارت دائما در حال تغییر است. مدیران باید بتوانند خود را با این تغییرات وفق دهند. مهارت تصمیم گیری مؤثر، مدیران را قادر میکند تا نسبت به تغییرات بازار، فناوری و سایر عوامل خارجی انعطاف‌پذیر و پاسخ‌گو باشند. مدیران با گرفتن تصمیمات آگاهانه می‌توانند سازمان خود را با تغییرات، سریع سازگار کنند تا از چرخه رقابت خارج نشوند.
۱۰. تقویت ارتباطات درون سازمانی
مدیران می‌توانند با مشارکت دادن سایر کارکنان وذینفعان سازمانی در فرایند تصمیمگیری، به تقویت ارتباطات درون‌سازمانی کمک کنند. به این وسیله، مدیران می‌توانند مطمئن می‌شوند همه اعضای سازمان برای دستیابی به یک هدف مشترک تلاش می‌کنند.
۱۱. افزایش کارایی
مهارت تصمیم گیری مدیران را قادر می کند تا فرآیندها را ساده کرده و کارایی را در تیم خود افزایش دهند. با گرفتن تصمیمات آگاهانه درباره تخصیص منابع و حل مشکلات، مدیران می توانند هزینه‌ها را کاهش داده، نتایج را بهبود ببخشند و درنتیجه کارایی سازمان را افزایش دهند.
انواع تصمیم گیری در مدیریت
انواع تصمیم گیری‌های مدیریتی را می‌توان به هفت دسته کلی تقسیم کرد که در اینجا به آنها اشاره می‌کنیم:
۱. تصمیم گیری معمول و اساسی
تصمیم گیری روتین یا معمولی فرایندی است شامل انتخاب بین چند گزینه که فرد تصمیم‌گیرنده با آنها آشنایی دارد. مدیران هر روز تصمیمات روتین متعددی می‌گیرند و اغلب اوقات این تصمیمات را به زیردستانشان محول می‌کنند. عبارت تصمیمگیری اساسی نیز به فرایندهایی اطلاق میشود که نیاز به ارزیابی یا تحلیل زیادی ندارند. اغلب مدیران تصمیمات اساسی را نیز مانند تصمیمات روتین و معمولی به زیردستان خود محول می‌کنند.
نمونه‌هایی از تصمیم گیری‌های معمول و اساسی عبارتند از:
- تنظیم برنامه‌های کاری روزانه و هفتگی؛
- سفارش لوازم موردنیاز؛
- تایید هزینه‌های معمول.
۲. تصمیم گیری شخصی و سازمانی
تصمیمات شخصی و سازمانی، دو نوع کاملاً متمایز از تصمیماتی هستند که مدیران می‌گیرند. تصمیمات سازمانی بهتر است با مشارکت همه اعضای سازمان گرفته شود. این تصمیمات به عملیات، سیاست‌ها یا برنامه‌های حاصل از برنامه ریزی استراتژیک سازمان مربوط میشود. اگر این تصمیمات به‌صورت مشارکتی گرفته شود، می‌تواند نقش بسزایی در موفقیت سازمان ایفا کند.
نمونه‌هایی از تصمیمات سازمانی عبارتند از:
- تعیین اهداف تولید؛
- انتخاب تامین کنندگان؛
- سرمایه‌گذاری در فناوری جدید.
در مقابل، تصمیمات شخصی تصمیماتی هستند که توسط یک مدیر گرفته می شوند؛ اما به‌هیچ‌وجه به سایر افراد سازمان مربوط نمی‌شوند. این تصمیمات مربوط به زندگی شخصی مدیر در درون سازمان است و او نمی‌تواند آن را به زیردستانش محول کند. نمونه‌هایی از تصمیمات شخصی عبارتند از :
- برای ناهار چه بخوریم؟
- از چه وسیله‌ای برای رفت‌وآمد استفاده کنیم؛
- چه سرگرمی را در خارج از محل کار دنبال کنیم.
۳. تصمیم گیری فردی و گروهی
تصمیم گیری فردی زمانی اتفاق می‌افتد که یک فرد به‌واسطه مقام رسمی خودش در سازمان، به‌تنهایی تصمیماتی را می‌گیرد که روی سایر افراد سازمان نیز اثر می‌گذارد. اغلب مدیرانی که از سبک مدیریت خودکامه استفاده می‌کنند، با این روش، تصمیمگیری می‌کنند؛ به‌عنوان مثال می‌توان به تصمیم مدیرعامل یک شرکت برای سرمایه‌گذاری در یک محصول جدید یا اخراج یک کارمند از آن شرکت اشاره کرد.
تصمیم گیری گروهی حاصل فرایندی است که در آن، مجموعه‌ای از کارکنان و مدیران از طریق یک فرآیند مشارکتی تصمیم می‌گیرند. در این سبک از تصمیمگیری مجموعه دیدگاه‌های افراد مختلف در نظر گرفته میشود. نمونه‌هایی از تصمیم‌گیری‌های گروهی عبارتند از: تصمیمگیری تیمی از مدیران درباره استراتژی بازاریابی شرکت و تصمیمگیری هیئت مدیره یک سازمان درباره ادغام با یک سازمان دیگر.
۴. تصمیم گیری برنامه ریزی شده و برنامه ریزی نشده
تصمیم گیری برنامه ریزی شده به تصمیماتی گفته می شود که ماهیت تکراری دارند و از مجموعه‌ای از رویه‌ها پیروی می‌کنند. این تصمیمات معمولاً توسط مدیران سطوح پایین گرفته و به‌صورت روزانه اجرا می‌شوند. نمونه‌هایی از تصمیمات برنامه ریزی نشده عبارتند از: تنظیم برنامه کاری یا اعطای مرخصی به کارمندان.
این تصمیمات معمولاً بلندمدت نیستند و در هر زمانی قابل‌تغییرند. از طرفی دیگر، تصمیمگیری برنامه ریزی شده به تصمیماتی گفته میشود که روتین و تکراری نیستند؛ بلکه از مشکلات بدون ساختار ناشی می‌شوند. این تصمیمات معمولاً توسط مدیران سطوح بالا گرفته می‌شوند و تأثیرات بلندمدتی بر سازمان دارند.
نمونه‌هایی از تصمیمات برنامه ریزی شده عبارتند از:
- راه‌اندازی یک خط محصول جدید؛
- ورود به بازار جدید؛
- پاسخ به یک شرایط بحرانی.
به‌عنوان مثال، تأیید هزینه‌های معمول مانند لوازم اداری یک تصمیم برنامه ریزی نشده است؛ زیرا روند تأیید از قبل مشخص شده است و نیاز به تفکر مجدد ندارد. در مقابل، تصمیم برای سرمایه‌گذاری در یک فناوری جدید یک تصمیم برنامه‌ریزی شده است؛ زیرا گرفتن این تصمیم به تجزیه و تحلیل قابل‌توجهی نیاز دارد تا مدیران سازمان مطمئن شوند این تصمیم در بلندمدت به سودآوری یا موفقیت سازمان منجر میشود یا خیر.
۵- سیاست گذاری و تصمیم گیری عملیاتی
سیاست‌گذاری به تصمیم‌گیری‌هایی گفته میشود که خط مشی کلی سازمان، جهت گیری، اهداف و مقاصد کلی آن را تعیین می‌کنند. این تصمیمات توسط مدیران سطح بالا گرفته می‌شوند و تأثیرات بلندمدتی بر کل سازمان دارند. نمونه‌هایی از تصمیمات خط مشی عبارتند از: تعیین اهداف استراتژیک و تعریف ماموریت شرکت و تعیین ساختار سازمانی.
از سوی دیگر، تصمیم گیری عملیاتی به کارها و عملیات روزمره یک سازمان مربوط میشود. این تصمیمات توسط مدیران و کارکنان سطوح پایین گرفتن می شود. تصمیم گیری عملیاتی مدیران سطوح پایین باید متمرکز بر اجرای جزئیات سیاست‌گذاری و خط مشی کلی مدیران بالارده باشد. با مطالعه مقاله سطوح مدیریت می‌توانید با مدیران سطح بالا و میانی و سطح پایین و وظایف هرکدام کاملا آشنا شوید.
نمونه‌هایی از تصمیمات عملیاتی عبارتند از: مدیریت موجودی و برنامه ریزی تولید و رسیدگی به مسائل مربوط به خدمات مشتری.
۶. تصمیم گیری تاکتیکی و استراتژیک
تصمیم گیری تاکتیکی تا حدودی به تصمیمگیری عملیاتی شباهت دارد. تصمیم گیری تاکتیکی به فرآیند تصمیم گیری گفته می شود که به اجرای برنامه‌ها و سیاست‌های تعیین‌شده توسط مدیریت سطح بالاتر کمک میکند. این تصمیمات بیشتر ماهیت کوتاه مدت دارند و معمولاً توسط مدیران سطوح میانی گرفته می شوند.
تصمیمات عملیاتی بیشتر توسط مدیران عملیاتی گرفته می‌شوند؛ درحالی‌که تصمیمات تاکتیکی بیشتر توسط مدیران میانی گرفته می‌شوند. از طرفی دیگر، تصمیم گیری استراتژیک به تصمیماتی گفته میشود که تأثیر بسزایی در موفقیت بلندمدت سازمان دارند.
این تصمیمات توسط مدیریت سطوح بالا و میانی گرفته می‌شوند و به تحلیل و ارزیابی دقیق نیاز دارند. نمونه‌هایی از تصمیمات استراتژیک عبارتند از: ورود به بازار جدید و توسعه محصولات یا خدمات جدید و سرمایه گذاری در فناوری جدید.
انواع مدل های تصمیم گیری و مزایا و معایب آنها
قبل از اینکه به معرفی انواع سبک‌ها و مدل‌های تصمیم گیری در مدیریت بپردازیم، بهتر است به این سوال پاسخ دهیم که «منظور از مدل‌های تصمیم گیری چیست». یک مدل تصمیمگیری، روشی است که به یک فرد یا یک تیم کمک میکند تا تصمیماتی را بگیرد که به نفع کلیت سازمان باشد.
روش هر مدل با سایر مدل‌ها متفاوت است؛ اما مکانیزم کلی همه مدل‌ها به این صورت است که به شما و تیمتان کمک می‌کنند تا چالش‌ها را تجزیهوتحلیل و با بهترین روش بر آنها غلبه کنید. برای اینکه شما بتوانید از میان مدل‌های تصمیم گیری در مدیریت، مناسب‌ترین مدل را برای خودتان شناسایی کنید، در اینجا به تعدادی از محبوب‌ترین مدل‌های تصمیمگیری و مزایا و معایب هرکدام اشاره می‌کنیم:
مدل تصمیم گیری منطقی
مدل تصمیمگیری منطقی به‌عنوان رویکرد کلاسیک در تصمیمگیری نیز شناخته میشود.
این مدل، رایجترین روش تصمیمگیری در مدیریت است. مراحل مدل منطقی عبارتند از:
- شناسایی و فهرست کردن مشکلات یا فرصتها؛
- جمع‌آوری و سازماندهی اطلاعات مربوط به هر گزینه؛
- تجزیه و تحلیل وضعیت؛
- ارزیابی و ارزش‌گذاری هریک از گزینه‌هایی می‌توان برای حل مشکل یا بهره‌برداری از فرصت انتخاب کرد؛
- انتخاب گزینه‌ای که احساس می کنید بهترین است؛
- اقدام قاطعانه در راستای گزینه منتخب.
مزایای مدل منطقی
مدل منطقی به مدیران کمک میکند تا با استفاده از داده‌های علمی به یک تصمیم آگاهانه برسند. این فرایند احتمال اشتباهات حاصل از توجه به فرضیات را کاهش می‌دهد. به علاوه، به مدیران کمک میکند تا احساسات خود را مدیریت کنند و از عواقب تصمیمگیری ضعیف و اشتباه بر مبنای احساسات در امان باشند. به کمک فرایند گام‌به‌گام این مدل، مدیران برای مقابله با مشکلات دشوار در شرایط پیچیده آماده‌تر خواهند بود.
معایب مدل منطقی
- اینکه این روش تصمیمگیری مبتنی بر اطلاعات علمی است، گاهی نیز می‌تواند مشکل‌ساز باشد؛ به‌عنوان مثال، زمانی که اطلاعات کافی در ارتباط با یک چالش در دسترس نباشد، این مدل با محدودیت روبه‌رو میشود.
- محدودیت‌هایِ زمانی نیز می توانند مشکل‌ساز باشند. ازآنجایی‌که در این روش با اطلاعات زیادی سروکار داریم، زمان زیادی نیز برای مشاهده، جمع آوری و تجزیهوتحلیل این داده‌ها نیاز خواهیم داشت؛ بنابراین در سازمآن‌هایی که سرعت در تصمیمگیری اهمیت زیادی دارد، مدل منطقی تا حدودی محدودیت ایجاد میکند.
- به علاوه، تاکید زیاد بر تصمیمگیری براساس اطلاعات موجود، قدرت ریسک مدیران را به‌شدت کاهش می‌دهد.
کدام شرکت‌ها از مدل منطقی استفاده می کنند؟
شرکت‌های بزرگ و نوآور در سوئد، مانند ولوو و اریکسون، به مدل منطقی پایبند هستند و از فرآیندهای ساختاریافته برای مدیریت فرآیندهای خود استفاده می‌کنند و اغلب با تعداد زیادی از افراد همکاری می‌کنند؛ افرادی که همگی تخصص‌های متفاوتی دارند.
مدل تصمیم گیری شهودی
مدل تصمیمگیری شهودی در مقایسه با مدل منطقی، ساختار بسیار ساده‌تری دارد و شامل تجزیه و تحلیل‌های پیچیده نیست؛ بلکه بیشتر ذهنی عمل میکند. استفاده از مدل شهودی به‌معنای تصمیمگیری صرفاً بر مبنای احساسات درونی یک نفر نیست؛ بلکه حاصل فرایندهای درونی و ذهنی زیر است:
- تشخیص الگو: دیدن الگوها در رویدادها و اطلاعات و استفاده از آنها برای تعیین مسیر در آینده.
- تشخیص شباهت: مشاهده شباهت‌ها در موقعیت های قبلی و شناخت علت و معلول احتمالی موقعیت فعلی.
- اهمیت و برجستگی: درک اهمیت اطلاعات و روشی که می‌تواند بر قضاوت شخصی تأثیر بگذارد. در اینجا تصمیمگیری بر مبنای اطلاعاتی است که بیشترین اهمیت را دارند.
مزایای مدل شهودی
مدل تصمیم گیری شهودی، برخلاف مدل منطقی امکان تصمیمگیری در زمان محدود و با سرعت بالا را برای مدیران فراهم میکند. در تصمیم گیری شهودی، احساسات مدیر نیز تاحدودی دخالت دارد. تصمیمی که یک مدیر با احساس مثبت درونی می‌گیرد، برای او انگیزه بسیار بیشتری ایجاد میکند نسبت به تصمیمی که صرفاً بر مبنای داده‌ها و بدون توجه به احساس درونی او گرفته میشود.
رخلاف ساختار مدل عقلانی که همه مراحل را به‌صورت جزءبه‌جزء بررسی میکند، مدل شهودی تلاش میکند تا مدیر ابتدا یک تصویر بزرگ از شرایط را ببیند. مدل شهودی به مدیران کمک میکند تا داده‌ها، حقایق و ارقام جداشده را در یک چشم‌انداز منسجم ادغام کنند و سپس باتوجه‌به این تصویر کلی و بزرگ‌تر اقدام به تصمیمگیری کنند.
معایب مدل شهودی
مدل شهودی به‌شدت بر تجربه و قضاوت فرد تکیه دارد. درنتیجه، احساسات و تجربه ناکافی ممکن است صحت قضاوت را با ابهام روبه‌رو کند و منجر به گرفتن تصمیمات ضعیف شود.
کدام شرکت‌ها از مدل شهودی استفاده می‌کنند؟
هنگامی که صحبت از مدیران و رهبرانی میشود که بر مبنای شهود خود تصمیمگیری کرده‌اند، به افرادی مانند هنری فورد یا بیل آلن، مدیر عامل بوئینگ در دهه ۱۹۵۰فکر می کنیم که برای رسیدن به سفرهای هوایی غیرنظامی، ۱۶ میلیون دلار هزینه کرد. کاری که درآن زمان بیشتر به قمار کردن شباهت داشت!
مدل تصمیم گیری تشخیص اولیه
ترکیب دو مدل بالا، مدل تصمیم گیری تشخیص اولیه را تشکیل می‌دهند. مدل تصمیم گیری با تشخیص اولیه در مدیریت به این صورت اجرا میشود که مدیر به‌سرعت یک موقعیت را ارزیابی و آن را با موقعیت‌های گذشته مقایسه میکند، الگوها را تشخیص می‌دهد و یک سناریوی ذهنی را ترسیم میکند که در آن سناریو، گام‌به‌گام اقدامات تا پایان ترسیم شده‌اند. در پایان این سناریو، مدیر به یکی از این دو گزینه می‌رسد:
- هیچ نقصی در سناریوی خود پیدا نمی کند و مسیر انتخابی خود را طوری تنظیم میکند که در سناریو طراحی شده است.
- در سناریوی خود با مشکل مواجه می شود؛ سپس با یک سناریوی متفاوت شروع میکند و این روند را تکرار کرده تا زمانی که یک سناریو با موفقیت اجرا شود.
مزایای مدل تشخیص اولیه
ازآنجایی‌که در این مدل به‌صورت همزمان از استدلال منطقی و شهودی استفاده می شود، به مدیران کمک میکند تا از شبیه‌سازی ذهنی برای پیش‌بینی آینده تصمیم خود استفاده و از بروز بسیاری از مشکلات احتمالی جلوگیری کنند.
معایب مدل تشخیص اولیه
مدیرانی که از تجربه کمتری برخوردارند، ممکن است در شرایطی این مدل را انتخاب کنند که یکی از دو مدل دیگر در این شرایط مناسب‌تر باشند. رویکرد آزمون و خطای این مدل، فرایند انجام آن را وقت‌گیر میکند؛ بنابراین ممکن است در شرایطی که زمان اهمیت زیادی دارد، مدیر اولین سناریو و راهکاری را انتخاب کند که چندان رضایت بخش نیست.
کدام شرکت ها از مدل تشخیص اولیه استفاده می‌کنند؟
سازمآن‌های تجاری در شرایط مقتضی می‌توانند از این روش استفاده کنند، به علاوه، این مدل برای مدیران واحدهای آتش نشانان، واحدهای جست‌وجو، نجات و سایر خدمات اضطراری بسیار موثر است.
مدل تصمیم گیری هنجاری
مدل تصمیم گیری هنجاری که برآمده از مدل اقتضایی وروم است، به رهبران و مدیران کمک میکند تا میزان مشارکت تیمشان در فرآیند تصمیمگیری را تعیین کنند. مطابق مدل وروم، هر مدیر برای تعیین میزان مشارکت اعضای تیم خود در تصمیمگیری باید یکی از پنج حالت زیر را انتخاب کند:
۱. تصمیم گیری خودکام
در این حالت، مدیر به‌تنهایی تصمیم گیری میکند و سپس تصمیم و راهکار خود را به سایر اعضای سازمان اطلاع می‌دهد.
۲. مشورت انفرادی
در این حالت، مدیر چالش موجود را با هریک از اعضای تیم به‌صورت جداگانه مطرح و پیشنهادات آنها را یادداشت میکند و در پایان باتوجه‌به این اطلاعات، تصمیم نهایی را می‌گیرد و به اطلاع سایرین نیز می‌رساند.
۳. مشورت گروهی
در این روش، مدیر یک جلسه گروهی برگزار میکند تا مشکل را به همه حاضران ارائه دهد. هریک از اعضای تیم پیشنهادات خود را ارائه می‌کنند و در پایان، مدیر با صلاح‌دید خود تصمیم نهایی را می‌گیرد.
۴. تسهیل
در این حالت نیز مشابه حالت مشورت گروهی، مدیر سازمان چالش موجود را با سایر اعضا در میان می‌گذارد؛ بااین‌حال این بار تصمیم نهایی توسط مدیر گرفته نمی‌شود؛ بلکه با اجماع گروهی مشخص میشود.
۵. نمایندگی
در این حالت، مدیر سازمان تنها اطلاعات مربوط به شرایط موجود را با اعضای تیم در میان می‌گذارد و باقی مراحل را به آنها می‌سپارد؛ درنتیجه آنها تشویق می‌شوند تا خودشان تصمیم بگیرند و دست به اقدام بزنند.
مزایای مدل هنجاری
هیچ فرآیند تصمیمگیری واحدی وجود ندارد که برای همه سناریوهای احتمالی مناسب باشد؛ زیرا متناسب با شرایط متفاوت، گاه به رویکرد مستبدانه نیاز داریم و گاه به رویکرد مشارکتی. با این وجود، مدل هنجاری برای انواع شرایط مناسب است؛ زیرا به اقتضای شرایط، رویکردهای متفاوتی را پیشنهاد می‌دهد. مزیت دیگر این مدل، سادگی آن است؛ به‌طوری‌که می‌تواند توسط مدیران تمام سطوح یک شرکت استفاده شود.
معایب مدل هنجاری
این رویکرد نیز در شرایط خاص کارایی خود را از دست می دهد؛ به‌عنوان مثال، ممکن است این سبک ملاحظات مهمی نظیر احساسات افراد، سبک کار مخصوص تیم شما و همچنین پیچیدگی کار را در نظر نگیرد.
کدام شرکت‌ها و مشاغل از مدل هنجاری استفاده می‌کنند؟
درجه بالای کاربرد مدل هنجاری این مدل را برای تمام سطوح همه سازمآن‌ها مناسب کرده است. این مدل هم برای مدیران بالارده و اعضای هیئت مدیره و همچنین برای مدیران میانی، پایین رده و عملیاتی قابل استفاده است.
فرایند تصمیم گیری در مدیریت
در اینجا هشت مرحله اصلی فرایند تصمیم گیری در مدیریت را بررسی می‌کنیم.
۱. تعیین اهداف؛ اولین مرحله تصمیم گیری
تعیین اهداف یکی از حیاتی‌ترین مراحل و اولین مرحله تصمیم گیری است. بدون وجود اهداف مشخص، گرفتن تصمیمات مؤثری که به سازمان در دستیابی به اهدافش کمک میکند دشوار است. منظور از تعیین اهداف، مشخص کردن اهداف واضح و قابل‌اندازه‌گیری است که باید در بازه زمانی مشخصی حاصل شوند. درواقع اهداف شما باید ویژگی‌های هدف گذاری اسمارت را داشته باشند.
به‌عنوان مثال واحد منابع انسانی که قصد استخدام نیروی جدیدی را دارد، باید اهداف بخش‌های مختلف سازمان خود را بداند و متناسب با این اهداف، مناسب‌ترین فرد را شناسایی و استخدام کند.
۲. تصمیم را مشخص کنید
گام بعدی در مراحل تصمیم گیری در مدیریت، شناسایی مشکلی است که در مسیر تحقق هدف وجود دارد و باید به آن پرداخته شود. پس از شناسایی مشکل و چالش پیش‌رو، مدیر اطلاعاتی را درباره راه‌حل‌های ممکن جمع‌آوری میکند. این راه‌حل‌ها ممکن است شامل گرفتن مشاوره کسب و کار یا مشاوره با کارکنان و به‌طورکلی دیگران، انجام تحقیق یا اجرای شبیه‌سازی جهت پیش‌بینی آینده یک تصمیم باشد.
پس از سنجیدن مزایا و معایب هریک از گزینه‌ها، مدیر مسیری را انتخاب میکند که به اعتقاد او بیشترین احتمال موفقیت را در بر دارد. به‌عنوان مثال، پس از تعیین اهداف درباره اینکه کدام بخش از کسب و کار شما به نیروی جدید نیاز دارد، چالش شما شناسایی مسیری است که به شما در جذب مستعدترین نیروی انسانی کمک میکند.
۳. اطلاعات مناسب را جمع‌آوری کنید
منابع مختلف اطلاعاتی که مدیران می‌توانند از آنها استفاده کنند عبارتند از: نظرسنجی یا مصاحبه یا مشاهده یا منابع داده ثانویه مانند مقاله‌ها و گزارش‌ها.
پس از جمع‌آوری این اطلاعات، مدیران باید آنها را تجزیهوتحلیل کرده تا تعیین کنند کدام مسیر بهترین گزینه است. به‌عنوان مثال، پس از شناسایی مسیر اقدام برای جذب نیروی انسانی جدید، شما به همراه تیم خود باید اطلاعات مناسبی درباره گرایش‌های مختلف استخدام و نحوه جذب استعدادهای ایدئال جمع‌آوری کنید.
۴. گزینه‌های جایگزین را شناسایی کنید
یکی از مهمترین جنبه‌های مراحل تصمیم گیری در مدیریت، شناسایی گزینه‌های جایگزین است. بدون دانستن گزینه‌های جایگزین، تصمیم گیری آگاهانه دشوار میشود. روش‌های مختلفی برای شناسایی گزینه‌های جایگزین وجود دارد؛ اما بعضی از رایجترین روش‌ها عبارتند از: طوفان فکری و تحقیق و مشاوره.
به‌عنوان مثال، پس از جمع‌آوری اطلاعات مناسب درباره نحوه جذب نیروی انسانی ایدئآل، باید بررسی کنید که چه جایگزین‌های مناسبی برای جذب استخدام نیروی جدید وجود دارد. به‌عنوان مثال، همکاری با یک نیروی دورکار یا برونسپاری وظایف به یک شرکت دیگر می‌توانند گزینه‌های جایگزین در این مورد باشند.
۵. شواهد را بسنجید
سنجش شواهد به‌معنای صرف زمان برای در نظر گرفتن تمام اطلاعات موجود قبل از تصمیم گیری نهایی است. سنجیدن شواهد می‌تواند شامل مواردی مانند تحقیقات بازار، داده‌های مالی و حتی استفاده از شهود و غریزه باشد. با صرف زمان برای سنجش شواهد، مدیران می توانند تصمیمات آگاهانه‌تری بگیرند که احتمال موفقیت آنها را بیشتر میکند.
به‌عنوان مثال، پس از شناسایی گزینه‌های جایگزین که می‌توانید برای جذب نیروی جدید ارائه دهید (مانند برونسپاری وظایف یا همکاری با نیروی دورکار)، همه گزینه ها را در نظر بگیرید تا بفهمید کدامیک برای کسب و کار شما سودآورتر است. برای این کار، می‌توانید از تحقیقات بازار، داده‌های مالی و حتی شهود درونی کسب کنید
۶. راهکار نهایی را انتخاب کنید
یکی از مهمترین اقداماتی که در فرایند تصمیم گیری در مدیریت باید انجام شود، انتخاب بهترین گزینه از میان گزینه‌های اصلی و گزینه‌های جایگزین موجود است. به‌عنوان مثال، پس از در نظر گرفتن همه گزینه‌ها و تحقیق درباره استخدام نیروهای جدید، شما باید گزینه‌ای را انتخاب کنید که بیشترین سود را برای تجارت شما در بر دارد.
۷. اقدام کنید
پس از انتخاب بهترین گزینه موجود، زمان آن می‌رسد که تفکر و تجزیهوتحلیل را رها کنید و دست به اقدام بزنید. به‌عنوان مثال، پس از انتخاب سودآورترین راه برای استخدام نیروی جدید، اقدام به جستجو و مصاحبه با افراد کنید.
۸. نتایج تصمیم خودتان را بررسی کنید
آخرین مرحله از مراحل تصمیم گیری در مدیریت بررسی تصمیمات شماست. درنهایت پس از تصمیم گیری، باید نتایج و کل فرایندی که طی کردید را بررسی کنید تا این فرایند را برای تصمیمات بعدی بهینه‌تر کنید. به‌عنوان مثال، پس از استخدام نیروهای جدید، کل فرآیند را بررسی کنید تا ببینید در کجا می توانید تغییراتی ایجاد کنید؛ به‌طوری‌که فرآیند کارآمدتر شود.
نکات و تکنیک های تصمیم گیری و حل مسئله در مدیریت
چهار ابزار و تکنیک زیر می‌توانند برای تصمیم گیری در سازمان مورد استفاده قرار گیرند:
۱. تجزیه و تحلیل SWOT
یکی از ابزارهای رایج تصمیم گیری و حل مسئله در مدیریت، تحلیل SWOT است. این تحلیل شامل شناسایی نقاط قوت، نقاط ضعف، فرصتها و تهدیدهای مرتبط با یک تصمیم خاص است. با در نظر گرفتن همه این عوامل، افراد می توانند انتخاب های آگاهانه و موثرتری داشته باشند.
۲. تحلیل حاشیه ای
تحلیل حاشیه‌ای به‌عنوان یک تکنیک محبوب در امر تصمیم گیری در سازمان شناخته میشود. این تکنیک شامل سنجیدن هزینه‌ها و مزایای هرکدام از گزینه‌ها برای انتخاب گزینه‌ای است که بیشترین ارزش را ایجاد می کند.
۳. تجزیه و تحلیل پارتو
تحلیل پارتو یک تکنیک تصمیم گیری است که می تواند برای شناسایی مهمترین عوامل در یک موقعیت خاص استفاده شود. این تکنیک که به نام اقتصاددان ایتالیایی ویلفردو پارتو نامگذاری شده است، بر این اصل استوار است که ۲۰٪ از عوامل، ۸۰٪ از نتایج را ایجاد می کنند. شناسایی این عوامل می‌تواند به تصمیمگیری بهتر مدیران کمک کند.
۴. ماتریس تصمیم
ماتریس تصمیم ابزاری است که می توان از آن برای مقایسه گزینه‌های مختلف در کنار یکدیگر استفاده کرد. با استفاده از این تکنیک‌ها، افراد می توانند مطمئن باشند که تصمیمات درستی می‌گیرند.
معرفی ۵ ابزار تصمیم گیری سازمانی
استفاده از ابزارها (درصورتی‌که به‌درستی انتخاب و استفاده شوند) باعث سهولت و انجام بهتر کارها می‌شوند. ابزارهای تصمیم گیری هم در مسیر تصمیمگیری به مدیر یک کسب‌وکار کمک می‌کنند تا تصمیمات بهینه‌تری بگیرد. این ابزارها کمک می‌کنند تا اطلاعات موردنیاز را جمع‌آوری کرده، گزینه‌های مختلف را بررسی و درنتیجه بهترین تصمیم را بگیریم.
در ادامه، پنج ابزار تصمیمگیری را معرفی می‌کنیم که در مدیریت کاربرد زیادی دارند:
۱. استفاده از داده‌ها
اولین و مهمترین ابزار تصمیمگیری، استفاده از داده‌هاست. داده‌ها کمک می‌کنند تا واقعیت را ببینیم و تصمیماتی براساس اطلاعات واقعی بگیریم. برای تصمیمگیری درست، باید داده‌های مربوط به موضوع مدنظر را جمع‌آوری کنیم. این داده‌ها می‌توانند از منابع مختلفی مانند تحقیقات بازار، گزارش‌های مالی، نظرسنجی‌ها و… به دست آیند.
۲. تجزیه و تحلیل SWOT
ماتریس SWOT ابزاری جامع برای ارزیابی وضعیت یک سازمان است. این ابزار کمک میکند تا نقاط قوت و ضعف درونی و فرصتها و تهدیدات بیرونی سازمان را شناسایی کنیم و با در کنار هم قرار دادن این ۴ عامل بهترین استراتژی را برای هر اقدامی انتخاب کنیم.
۳. ماتریس تصمیمگیری
ماتریس تصمیمگیری ابزاری ساده و کاربردی برای مقایسه چندین گزینه با هم است. این ابزار کمک میکند تا گزینه‌های مختلف را براساس معیارهای مختلف مانند هزینه، کیفیت، زمان و… ارزیابی کنیم.
برای استفاده از ماتریس تصمیمگیری، در اولین قدم باید معیارهای مهم تصمیمگیری را شناسایی کنیم. سپس، باید به هر معیار امتیازی را اختصاص دهیم. درنهایت، می‌توانیم گزینه‌ای را انتخاب کنیم که بیشترین امتیاز را کسب کرده است.
۴. تحلیل هزینه فایده (Cost-Benefit-Analysis)
تحلیل هزینه فایده (Cba) ابزاری برای ارزیابی مزایا و هزینه‌های یک تصمیم است. این ابزار کمک میکند تا تصمیماتی بگیریم که از نظر اقتصادی توجیه‌پذیر باشند. برای استفاده از تحلیل هزینه فایده، باید در اولین قدم مزایا و هزینه‌های یک تصمیم را شناسایی کنیم؛ سپس، به مقایسه این مزایا و هزینه‌ها بپردازیم. درنهایت، با استفاده از این ابزار تصمیمی بهینه است که مزایای بیشتری داشته باشد.
۵. تحلیل پارتو
تحلیل پارتو یک ابزار دیگر برای شناسایی مسائل مهم است. این ابزار بر اصل پارتو استوار است که بیان میکند ۸۰درصد از نتایج از ۲۰درصد از تلاش‌ها ناشی می‌شوند. برای استفاده از تحلیل پارتو، باید مسائل مختلف را شناسایی کنیم و تأثیر هر مسئله را بر نتایج مدنظر اندازه بگیریم. در گام بعدی باید مسائلی را شناسایی کنیم که بیشترین تأثیر را دارند.
نتیجه گیری
یکی از حیاتی‌ترین مهارت‌های مورد نیاز برای هر مدیر، مهارت تصمیم گیری در مدیریت است. یک تصمیم‌گیرنده خوب کسی است که قبل از تصمیم گیری بتواند تمام حقایق و گزینه‌ها را در نظر بگیرد. او همچنین باید بتواند پیامدهای بلندمدت تصمیم خود را در نظر گرفته و این توانایی را داشته باشند که تصمیم خود را به‌طور مؤثر به دیگران نیز منتقل کند. برای اینکه به این مهارت دست پیدا کنید، می‌توانید از روش‌ها و ابزارهایی که در این مطلب به شما معرفی کرده‌ایم استفاده کنید.
تصمیم گیری درست به مدیران در شناسایی فرصتها، تخصیص درست منابع، حل تعارض، مدیریت ریسک، تقویت ارتباطات درون سازمانی و… کمک بسیاری میکند.
مهمترین و رایجترین مدل های تصمیم گیری در مدیریت عبارتند از: مدل منطقی، شهودی، مدل تشخیص اولیه و مدل هنجاری. در این مقاله تمامی این روش ها را به همراه مزایا و معایبشان توضیح دادیم.
