اصول و فنون مذاکره موفق چیست؟

اصول و فنون مذاکره
راهنمای مطالعه مقاله

انسان به‌عنوان تنها موجود اجتماعی روی این کره خاکی از ابتدا به‌دنبال راه‌های برقراری ارتباط و تعامل با انسان‌ها و محیط اطرافش بوده و هست. یکی از ابزارهای لازم برای این ارتباط، مذاکره یا گفت‌وگو است. در ادامه به تعریف این ابزار حیاتی می‌پردازیم و سپس با اصول و فنون مذاکره و اهمیت آن بیشتر آشنا می‌شویم. ازجمله اصول و فنون مذاکره می‌توانیم به این موارد اشاره کنیم: نگاهی کل‌نگر به مذاکره داشتن، در دام حاشیه‌ها نیفتادن، هدفمند مذاکره کردن و… . در ادامه این مقاله این موارد را به‌همراه چند مورد دیگر توضیح می‌دهیم.

مذاکره

مذاکره چیست؟

تعریف مذاکره به‌صورت ساده و روان یعنی بحث‌وگفتگو بین دو طرف برای رسیدن به توافق و تفاهم با هدف تحقق منافع طرفین؛ یعنی توافقی که دو طرف از آن سود ببرند. ممکن است دو طرف مذاکره افراد، گروه‌ها، سازمان‌ها یا کشورها باشند.

مذاکره کمک می‌کند تا تعارض‌های هردو طرف حل شود. مذاکره، مشاجره نیست؛ مجادله نیست؛ مباحثه نیست؛ ملاعبه و مناظره نیست. باید مواظب باشیم که در هنگام مذاکره در دام این موارد نیفتیم.

ازآنجاکه یکی از زیربناهای مهم مذاکره «دادوستد» است، در هر مذاکره‌ای بین دو طرف منافعی ردوبدل می‌شود که آن منافع می‌تواند مادی، معنوی، قابل مشاهده یا غیر قابل مشاهده باشد. وقتی شما با پدر و مادر، همسر، فرزندان یا دوستان و همکارانتان و حتی با خودتان گفت و گو می‌کنید درواقع در حال مذاکره هستید.

مذاکره به‌عنوان یکی از مهارت‌های ضروری موردنیاز مدیران در دوره‌های آموزش مدیریت ازجمله (دوره Mba آنلاین مدیربان) تدریس می‌شود.

اهمیت آشنایی با اصول و فنون مذاکره برای مذاکره کننده

همان‌طورکه بالاتر اشاره کردیم، اصول فنون مذاکره آن محدود به معاملات تجاری و فروش نیست و همه ما انسان ها به آن نیاز داریم. بسیاری از روابط ما با افراد دیگر به‌خاطر رعایت‌نکردن چند اصل ساده دچار مشکل خواهد شد؛ اما یادگیری اصول و فنون مذاکره این مشکلات را کمتر خواهد کرد.

آنچه اهمیت آشنایی با اصول و فنون مذاکره را پررنگ‌تر می‌کند، این است که مذاکره یکی از مهم‌ترین راه‌های پیشرفت و توسعه فردی و سازمانی است؛ زیرا ماهیتی علمی و اجتماعی دارد و تمامی ارتباطات کاری، خانوادگی و سازمانی ما را در بر می‌گیرد.

کری فیشر:

همه‌چیز قابل مذاکره است. اینکه مذاکره سخت یا آسان است، موضوع دیگری است.

اصول و فنون مذاکره موفق

بعد از اینکه با اهمیت اصول وفنون مذاکره آشنا شدید، وقت آن است که به معرفی چند اصل و فن مهم برای مذاکره بپردازیم. اگر سوال شما این است که چگونه مذاکره کنیم و مذاکره کننده خوبی باشیم، مطالعه این بخش می‌تواند برای شما مفید باشد.

  •  شخصی سازی نکنید!

نگاه شما به مذاکره باید کل به جزء باشد. فرض کنید شما به‌عنوان یک مذاکره کننده حرفه ای از طرف سازمانتان پای میز مذاکره نشسته‌اید؛ پس شما یک شخص نیستید؛ نماینده یک گروه یا یک شرکت هستید و بایستی حالت‌های شخصی را کنار بگذاربد؛ یعنی اگر احیاناً حرفی یا لحنی از طرف مقابل موردپسند شما نبود، نباید آن را به کل مذاکره تعمیم دهید؛ مگر در مواردی خاص که طرف مقابل به شما و تیمتان توهین کند.

در مذاکره باید توجه شما به کل باشد و به‌خاطر مسائل جزئی نباید از انجام مذاکره صرف نظر کنید. ممکن است طرف مقابل شما به این نکته توجه نکند و هر حرفی را بزند. شما به کل آن شرکت توجه کنید؛ نه فقط به مذاکره کننده ای که برای گفتگو با شما اعزام شده است؛ این نگاه دید شما را نسبت به اصل مذاکره باز نگه می‌دارد و تسلط شما را چند برابر می‌کند.

  • مراقب حاشیه‌ها باشید

گاهی پیش می‌آید که در طول مذاکره متناسب با بحثی که در جریان است، طرفین موضع گیری های مختلفی از خود نشان می‌دهند. مراقب باشید درگیر پاسخ‌گویی به آن موضع‌گیری‌ها نشوید؛ زیرا پاسخ‌گویی به آن‌ها بحث را به حاشیه می‌کشاند، وقت شما را می‌گیرد و شما را از هدف اصلی باز می‌دارد. هدف اصلی مذاکره رسیدن به راهی برای تحقق منافع دو طرف است؛ روی آن تمرکز کنید.

  • برای مذاکره کننده حرفه ای بن بستی وجود ندارد

اگر مسیر مذاکره به سمتی برود که منافع یک طرف بیشتر تامین شود و منافع طرف دیگر کمتر، یک جای کار نقص دارد. ناامید نشوید و با هم‌فکری به‌دنبال راه‌های خلاقانه‌تر باشید. به یاد داشته باشید که برای رسیدن به اهداف راه‌های زیادی وجود دارد. شاید اگر هدف‌ها را ایستگاه‌بندی کرده، آن‌ها را به اهداف کوچک‌تری تقسیم کنید و سپس برای رسیدن به هر ایستگاه مسیرهای مختلف را بررسی کنید، گزینه‌های بهتری به دست بیاورید.

برای مذاکره کننده حرفه ای بن بستی وجود ندارد
برای مذاکره کننده حرفه ای بن بستی وجود ندارد

در بحرانی‌ترین حالت و درصورتی‌که هیچ راهی پیدا نکردید، جمع‌بندی مذاکره را به جلسه بعد موکول کنید. هیچ‌کس شما را به نتیجه‌گیری در همان جلسه مجبور نکرده است. به خودتان فرصت فکرکردن و بررسی و مشورت با کارشناسان بدهید. این را می‌توانید صریح و صادقانه در جلسه مذاکره مطرح کنید.

  •  ارزش ها را دریابید

یکی دیگر از فنون مذاکره موفق این است که طرفین مذاکره با ارزش ها و مبانی یکدیگر آشنایی داشته باشند و به آن احترام بگذارند؛ حتی ارزش‌های طرف مقابل را هم به او یادآوری کنند. مذاکره ای که در آن ارزش‌های شما و سازمانتان که طی سالیان تلاش به دست آمده است، زیر پا گذاشته شود، مذاکره موفقی نیست. به افرادی فکر کنید که سال‌های بعد به سازمان شما می‌آیند. آن‌ها حتماً تاریخ را خواهند خواند و دربارۀ شما قضاوت می‌کنند. مذاکره در عین دیدن منافع و توافقات طرفین باید عزتمندانه باشد.

  • مذاکره هدفمند داشته باشید

چند روز قبل از حضور در جلسه مذاکره، با خودتان خلوت و برای مذاکره هدف گذاری کنید. اهداف و استراتژی‌های سازمان را مرور کرده و نقش مذاکره پیش رو را در تحقق اهداف مشخص کنید. دقیقا کدام‌یک از اهداف سازمانی شما در این مذاکره محقق می‌شود؟ از این مذاکره چه انتظاراتی دارید؟ آن‌ها را فهرست کنید و برای هرکدام مزایای برآورده‌شدن یا نشدن آن را بررسی کنید.

با کمک تصویرسازی ذهنی خودتان را در حالتی تصور کنید که بعد از مذاکره هستید و شما با رضایت کامل از جلسه مذاکره خارج می‌شوید. دوست دارید چه چیزهایی به دست آورده باشید؟ مرور اهداف سازمان، آگاهی کامل از خواسته‌ها و انتظارات و تصویرسازی ذهنی، به آمادگی و تسلط شما در مذاکره کمک بسیار موثری می‌کند.

  • طرف مقابل را شناسایی کنید

اطلاعات زمینه‌ای تان را درباره طرف مقابل بیشتر کنید. روحیات شخصی طرف دیگر مذاکره، سابقه مذاکرات قبلی با این فرد یا سازمان او، فرهنگ و آداب و رسومی که به آن‌ها اهمیت می‌دهند، مناسبات انسانی و اجتماعی و… به ایجاد یک ارتباط سازنده در مذاکره می‌انجامد. هر چقدر شما با فرهنگ های مختلف بیشتر آشنا باشید، می‌توانید دایره ارتباطی خود را گسترده‌تر کنید و هر روز با افراد جدید آشنا شوید و از فرصت‌های فیمابین بهترین بهره را ببرید.

مهارت های لازم پای میز مذاکره

  • با آمادگی کامل و آگاهی از خواسته‌ها و اهدافمان و همچنین آگاهی از طرف مقابل پشت میز مذاکره حاضر شویم؛
  • با فرهنگ‌های مختلف آشنا باشیم؛
  • محل مناسبی را برای مذاکره انتخاب کنیم.
  • محل مذاکره می‌تواند زمین ما، زمین طرف مقابل یا مکانی بی‌طرف باشد. این مکان باید شرایط فیزیکی خوبی داشته باشد؛ ازجمله نور و دمای مناسبی داشته باشد؛
  • آراستگی ظاهر را حفظ کنیم؛ آراستگی ظاهر شامل آراستگی جسمانی و همچنین آراستگی در پوشش است؛
  • با روان‌شناسی تا حدودی آشنا باشیم؛ ازجمله روان‌شناسی عمومی،  روان‌شناسی خط و شخصیت، روان‌شناسی رنگ‌ها و روان‌شناسی بازرگانی.
  • از هنر سخنوری بهره‌مند باشیم. سخنوری به‌معنی برقراری ارتباط با هدف اقناع و ترغیب مخاطب است و شامل این موارد می‌شود: شیوا سخن گفتن، خوش‌بیانی، افکار منظم داشتن و به تربیت سخن گفتن.
  • با مهارت چهره‌شناسی آشنایی داشته باشیم؛
  • از مهارت زبان بدن آگاه باشیم. زبان بدن نوعی ارتباط غیرکلامی است که ۵۵% از هر ارتباط را تشکیل می دهد. مابقی  ۳۸%  را صوت و لحن و تنها ۷% را زبان کلامی تشکیل می دهد؛
  • شنوندۀ خوبی باشیم. ذهنمان را روی صحبت گوینده متمرکز کنیم،
  • برقراری تماس چشمی را از یاد نبریم؛ به مخاطب بازخورد بدهیم و حواس دیگرمان را مشغول نکنیم؛
  • مذاکره را با تأییدی پایانی به انتها برسانیم: اگر مذاکره به پایان خود نزدیگ شد، مطالب را یک‌بار جمع بندی کرده و پس از مذاکره، نتایج را از طریق ایمیل پیگیری کنیم؛
  • پرسش‌گر خوبی باشیم: از سؤالات باز در حین مذاکره استفاده کنیم؛ این سؤالات با کلمات چرا، چگونه، چه‌چیزی و… شروع می‌شوند. همچنین از سؤالات غیرمستقیم استفاده کنیم؛
  • منعطف باشیم: قرار نیست در مذاکره به تمام خواسته‌هایمان برسیم؛ بنابراین به این فکر کنیم که برای رسیدن به توافق دوطرفه از کدام‌یک از خواسته‌هایمان می‌توانیم گذر کنیم؛
  • به زمان‌بندی توجه کنیم. به این توجه کنیم که چه زمانی سؤال یا پیشنهادمان را مطرح کنیم. اگر زمان فشار در طرف مقابل زیاد باشد، حتما باعث تخریب رابطه در درازمدت می‌شود. 
امتیاز دهید

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد.