ماتریس Swot چیست و چه کاربردی دارد؟

ماتریس Swot چیست؟

 ماتریس یا جدول Swot مخفف چیست؟ SWOT مخفف کلمات Strengths به‌معنی قوت‌ها و Weakness به‌معنی ضعف‌ها و Opportunities به‌معنی فرصت‌ها و Threats به‌معنی تهدیدهاست. در ادامه به تعریف مختصری از هرکدام از این چهار کلمه می‌پردازیم. 

قبل از ادامه به این نکته اشاره می‌کنیم که ۲ بعد از این ماتریس (قوت‌ها و ضعف‌ها) داخلی و درون‌سازمانی بوده و دو بعد دیگر آن (فرصت‌ها و تهدیدها) خارجی یا برون‌سازمانی است.

•  قوت‌ها (Strengths)

 قوت‌ها مجموعه‌ای از توانمندی‌ها و تخصص‌های قطعی و واقعی سازمان یا کسب و کار شماست که می‌توانید روی آن‌ها ۱۰۰درصد حساب کنید. ویژگی‌هایی که با آن‌ها قادر به انجام ماموریت اصلی سازمان هستید یا می‌توانید هدف اصلی کسب و کار را با آن‌ها محقق کنید.

نقاط قوت در جدول Swot می‌توانند فردی یا سازمانی باشند. شما یک نیروی روابط عمومی قوی و حرفه‌ای دارید (قوت فردی) یا کسب و کار شما در تولید محصولات، خلاق و سریع عمل می‌کند ( قوت سازمانی)؛ پس قابلیت‌ها توانمندی‌های داخلی سازمان شما نقاط قوت هستند.

•  نقاط ضعف (Weakness) 

هرکدام از ما دربارۀ ضعف‌ها و کاستی‌های خودمان یا کسب و کارمان آگاهی‌هایی داریم و با کمی تامل وخودنقادی می‌توانیم فهرستی از آن‌ها را در تهیه کنیم. نقاط ضعف در تحلیل به اشکالات درونی Swot اشاره دارد؛ اشکالاتی که مانع رسیدن ما به اهدافمان می‌شود.

 به‌عنوان مثال تاخیر در ارسال سفارش محصولات، استفاده نادرست از مواد اولیه و هدررفتِ درصدی از آن‌ها، تمیزنبودن محیط کاری، کمبود یا نبود نیروی بسته‌بندی و… نمونه هایی از نقاط ضعف در بیزینس هستند.

• فرصت‌ها (Opportunities)

فرصت، موقعیتی است در بیرون سازمان که اگر درست استفاده شود، زمینه‌هایی را برای جهش سازمان فراهم می‌کند. فرصت‌ها، بهترین موقعیت‌ها برای به جریان‌افتادنِ قوت‌ها و قدرت‌های آشکار و پنهان سازمان هستند. کسب و کار شما در استفاده به‌موقع از فرصت‌ها می‌تواند راه چندین‌ساله را یکساله طی کند و به موفقیت‌های چشمگیری برسد.

رصد فرصت‌ها توسط مدیر کسب و کار بسیار اهمیت دارد. فرصت‌ها شکل‌های مختلفی دارند؛ ممکن است خلائی که رقبا نمی‌توانند آن را پر کنند، برای شما فرصت باشد یا دسترسی به اطلاعاتی جدید و بکر می‌تواند برای کسب و کارتان فرصت‌ساز باشد.

• تهدیدها (Threats)

 تهدیدها مسائلی در بیرون از سازمان هستند که موقعیت شما را به خطر می‌اندازند و ادامه مسیر کسب و کارتان را با مشکلاتی مواجه می‌کنند. تهدید، عاملی بیرونی است و قوت‌های شما در ایجاد بهترین موضع‌گیری در برابر این تهدیدها بسیار تعیین‌کننده است. 

اگر تهدیدها نادیده گرفته شوند، می‌توانند بقای یک سازمان را تحت‌تاثیر قرار بدهند؛ تهدیدهایی مانند گرانی مواد اولیه، رقبای جدید، فشارهای اقتصادی بر مشتریان (به‌عنوان یکی از ارکان اصلی بیزینس پلن)، تغییر ذائقه و سلیقه مشتریان.

تهدیدها عموما خارج از کنترل شما هستند و پتانسیل ایجاد مشکل برای شما را دارند؛ از چیزهایی مثل یک بیماری همه‌گیر جهانی مانند کوید ۱۹ گرفته تا تغییرات صنعتی مربوط به کسب و کار شما یا تصمیمات دولت‌مردان در امور سیاسی، تجاری و … .

کاربرد ماتریس سوات در کسب و کار

اگر شما در حال طی کردن مراحل اولیه راه‌اندازی کسب و کار خودتان هستید یا اینکه تصمیم گرفته‌اید سیاست‌ها یا روند اجرایی کسب و کارتان را تغییر دهید، تحلیل سوات یکی از مفیدترین ابزارهایی است که می‌توانید از آن استفاده کنید. استفاده از این ابزار به شما کمک می‌کند برای طرح جدید خودتان پایه‌های محکمی بریزید و در آینده با مشکلات غافلگیرکننده برخورد نکنید.

یکی دیگر از کاربردهای تحلیل سوات یا ماتریس SWOT کمک به خروج از شرایط دشوار کسب و کارهاست. اگر در حال حاضر کسب و کار شما با مشکلات پیچیده و خطر ورشکستگی روبه‌رو شده است، ممکن است بتوانید راهکار خروج از این شرایط را در دل تحلیل سوات کسب و کار خودتان پیدا کنید.

استفاده از Swot در بیزنس دیدی واقع‌بینانه به کسب و کارتان برای شما به ارمغان می‌آورد؛ به این صورت که شما با آنچه هست، برنامه ریزی می‌کنید نه با آنچه آرزو دارید. علت شکست بسیاری از کسب و کارها برنامه ریزی بر اساس گزاره‌های ذهنی و غیرواقعی است.

 نقش Swot در بیزینس مانند عینک واقع‌بینی است که مدیران کسب و کار را خیلی ساده از ابعاد پنهان کارشان آگاه می‌کند. ماتریس سوات می‌تواند درک مدیر را از نقاط قوت و ضعف سازمان آسان‌تر کند و مشوقی برای تقویت تفکر استراتژیک در سازمان باشد.

 مدیران با Swot می‌توانند فرصت‌ها را بهتر ببینند و حتی الگوهای دستیابی به آن فرصت‌ها را هم طراحی کنند. با کمک تحلیل Swot مدیران می‌توانند هر لحظه شرایط موجود را تحلیل و سناریوهای موردنیازشان را پیش‌بینی کنند.

چه زمانی به تحلیل Swot نیاز داریم؟

 میزان استفاده بهینه از هر ابزاری را هدف از انجام کار تعیین می‌کند. ابزار تحلیل Swot شرکت نیز با اهداف مختلفی استفاده می‌شود؛ به‌عنوان مثال اگر می‌خواهید هنگام بررسی یک فرصت یا موقعیت تجاری می‌توانید از این ابزار استفاده کرده و ۴ بخش اصلی ماتریس را درباره آن موقعیت تجاری کامل کنید و به تحلیل برسید.

 ممکن است شما برای ابتدای یک پروژه به تجزیه‌وتحلیل نیاز داشته باشید و از سوات استفاده کنید یا در میانه راه برای اینکه بدانید در چه موقعیتی هستید از آن بهره ببرید. Swot در انتهای کار و پروژه هم برای ارزیابی مجدد کاربرد دارد و برای بررسی پایان کار نیز استفاده می‌شود.

دلایل اهمیت جدول Swot

• ماتریس Swot به شما در شناسایی عوامل موفقیت یا عدم موفقیت کارتان دیدگاه تازه‌ای می‌دهد؛ عواملی که حیات کسب و کار شما هستند و مزیت رقابتی بیزینس شما را تعیین یا  تقویت می‌کنند. جدول Swot به شما این فرصت را می‌دهد تا با تحلیل محیط بیرونی کسب و کارتان از وضعیت رقبا غافل نشوید و نسبت فاصله خود را با آن‌ها مشخص کنید؛
•  از دلایل دیگر اهمیت تحلیل Swot شناسایی کمبودهای کسب و کارتان است. این کمبودها راه‌های ورود خطرها و آسیب‌ها به کسب و کار شماست؛  به‌عنوان مثال شناسایی دلایل نارضایتی مشتریان به شما کمک می‌کند تا با دیدی واقع‌بینانه برای حل آن اقدام کنید؛
• یکی دیگر از دلایل اهمیت Swot این است که مانع از بعضی خطاها می‌‌شود؛ به‌عنوان مثال بعضی مدیران تهدیدها را با نقاط ضعف اشتباه می‌گیرند و این خطا باعث اشتباهات راهبردی بعدی در تعیین راه‌حل خواهد شد. ضمن اینکه تهدیدها عوامل خارجی هستند و نقاط ضعف عوامل داخلی و هرکدام به تدبیرهای مخصوص به خود نیاز دارند.

 مزایای ماتریس Swot 

هر ابزار مدیریتی دارای مزایا و محدودیت‌هایی است. نمی‌توان ابزاری پیدا کرد که تمام خروجی‌های مدنظر ما را داشته باشد. همیشه ترکیبی از ابزارها و تکنیک‌هاست که به کار می‌آید. Swot نیز از این قاعده مستثنا نیست. در ادامه به بعضی از مهم‌ترین مزایا و محدودیت‌های تحلیل Swot می‌پردازیم.

۱. بی‌طرف بودن تحلیل 

 منظور ما از بی‌طرف بودن آن است که Swot جهت‌گیری خاصی ندارد؛ زیرا عوامل داخلی و خارجی و مثبت و منفی را برمی‌شمارد و مانند آینه‌ای صاف و شفاف وضعیت موجود را نشان می‌دهد؛ این خنثی‌بودن به مدیران آزادی عمل و تفکر می‌دهد.

 ۲. تحلیل چندجانبه 

یک مزیت دیگر ماتریس سوات این است که پس از از تکمیل آن می‌توانید ماتریس را تحلیل کرده و از ترکیب اطلاعات به‌دست‌آمده آن به راه‌حل‌های بسیار بدیعی برسید و کمبودهای سازمان را برطرف کنید؛ به‌عنوان مثال ترکیب فرصت‌ها و قوت‌ها برای ایجاد یک جهش قدرتمند در کسب و کار بسیار مفید خواهد بود.

 یا ترکیب قوت‌ها و تهدید‌ها زمینه‌ای فراهم می‌کند که شما می‌توانید تهدیدهای ورودی به کسب و کارتان را با کمک قوت‌های سازمان مهار کنید. یا ترکیب تهدیدها و ضعف‌ها به شما نشان می‌دهد که به‌هیچ عنوان وارد اقدامات یا پروژه‌هایی در آن محدوده نشوید. 

۳. ساده و بی‌هزینه

یک امتیاز مثبت این جدول سادگی خاص آن است. این ویژگی به هر فردی با هر میزان دغدغه کمک می‌کند بدون نیاز به مهارت‌های فنی یا پژوهش و تحلیل‌های پیچیده به تحلیل‌ روشنی از وضع خود برسد.

از طرفیswot  تحلیل ارزان یا حتی بدون هزینه برای کسب و کار است و مدیر می‌تواند بدون صرف هزینه سنگین برای مشاور، با دانش خودش آن را انجام بدهد.

معایب یا محدودیت‌های جدول Swot

 ۱. عدم اولویت‌‌بندی

 به‌علت کیفی‌بودن گزاره‌ها در ماتریس Swot امکان اولویت‌بندی کمیتی بین گزاره‌های هرکدام از آن ۴ بخش وجود ندارد و این امر بر عهده تحلیل‌کننده گذاشته شده است. این محدودیت باعث می‌شود بعضی مدیران که توان اولویت‌بندی اجرایی آن‌ها پایین‌تر است، دچار سردرگمی شده و نتوانند ابهام به‌وجودآمده را به اقدام تبدیل کنند. 

۲. شفافیت کم 

در بعضی موارد ممکن است یکی از گزاره‌های ماتریس هم قوت باشد و هم ضعف؛ به‌عنوان مثال اینکه فروشگاه شما در یک خیابان پر رفت‌وآمد قرار دارد، یک قوت است؛ اما اینکه به‌واسطه موقعیت مکانی،  هزینه‌های اجاره و نگهداریش بسیار بالاست، یک ضعف محسوب می‌شود. 

۳. اعمال نظر شخصی

 با‌توجه‌به اینکه عموما در نوشتن ماتریس Swot از اطلاعات ذهنی استفاده می‌شود، نظر و درک شخصی افراد از ۴ عنصر قوت، ضعف، فرصت و تحلیل باهم متفاوت است؛ بنابراین ممکن است داده‌ها به‌اندازه کافی معتبر نباشند یا سوگیری خاصی داشته باشند. 

این اشکال باعث تغییر در تحلیل نهایی می‌شود. به همین علت امتیاز کارشناسی و اصولی‌بودن بعضی گزاره‌ها در این نوع تحلیل پایین است.

چگونه از تحلیل swot در کسب و کار خود استفاده کنیم؟

 ۱. در یک جلسه تیم خود را دور هم جمع کنید.

بهتر است پذیرایی مناسب از اعضای تیم انجام دهید تا فضا را صمیمی کنید.

۲. چهار ربع تحلیل سوات را روی یک تخته وایت برد رسم کنید.

۳. با نقاط قوت شروع کنید. سوالات زیر را از اعضای تیم بپرسید.

• مشتریان کسب و کار ما چه چیزی را در ارتباط با شرکت یا محصولات ما دوست دارند؟
• شرکت ما چه کاری را بهتر از رقبایمان انجام می‌دهد؟
• مثبت‌ترین ویژگی برند ما چیست؟
• پیشنهاد فروش منحصربه‌فرد ما به مخاطبین چیست؟
• ما چه منابعی را در اختیار داریم که رقبای ما ندارند؟

۴. به سراغ ربع نقاط ضعف بروید و سوالات زیر را بپرسید.

• مشتریان ما چه چیزهایی از شرکت یا محصولات ما دوست ندارند؟
• چه مشکلات یا شکایاتی اغلب در نقدهای منفی نسبت به ما ذکر می‌شود؟
• چرا مشتریان ما از خرید انصراف می‌دهند یا از صفحات سایت ما رد می شوند؟
• شرکت ما چه کاری را می تواند بهتر انجام دهد؟
• منفی‌ترین ویژگی برند ما چیست؟
• بزرگ‌ترین موانع در قیف فروش فعلی ما چیست؟
• رقبای ما چه منابعی دارند که ما نداریم؟

۵. به کمک پرسش‌های زیر فرصت‌های کسب و کارتان را شناسایی کنید

• ما چگونه می‌توانیم فرایندهای فروش و پشتیبانی مشتری خود را بهبود ببخشیم؟
• مشتریان ما بیشتر به چه نوع پیام‌ها و پیشنهاداتی توجه نشان می‌دهند؟
• چگونه می‌توانیم با پرسروصداترین حامیان برند خود تعامل بیشتری داشته باشیم؟
• آیا ما منابع شرکت را به‌طور موثر بین بخش‌های مختلف تقسیم می‌کنیم؟
• آیا ابزار یا منابع دیگری را در دسترس داریم که از ظرفیت آن‌ها به‌طور کامل استفاده نکرده باشیم؟
• کدام کانال های تبلیغاتی فراتر از انتظارات ما نتیجه مثبت داشتند؟ چرا؟

۶. با اقدامات زیر تهدیدهای موجود در کسب و کارتان را شناسایی کنید

•  اطلاعات جمع‌آوری شده را در یک سند منظم و مرتب سازماندهی کنید؛
•  نتیجه را در یک فایل متنی برای اعضای تیم ارسال کنید؛
• یک جلسه مدیریتی تشکیل دهید و با توجه به این تحلیل، اقدامات عملی پیش رو را تنظیم کنید.