مذاکره چیست؟

مذاکره چیست و چه کاربردی دارد؟
راهنمای مطالعه مقاله

مذاکره چیست؟ مذاکره یک فرایند ارتباطی دو یا چندطرفۀ هدفمند است که الزاما در قالب گفت‌وگو و مکاتبه نبوده و در این ارتباط منافع متفاوت طرفین مدنظر است. وقتی در تعریف مذاکره از کلمه «هدفمند» استفاده می‌کنیم، به این معنی است که طرفین با هدف کسب منافع بیشتر نه الزاما سود بیشتر دور میز مذاکره می‌نشینند. در اینجا از کلمه سود استفاده نکردیم؛ زیرا ممکن است به این معنی باشد که یکی از طرفین برای کسب سود بیشتر دست به اقدامات و رفتارهای غیراخلاقی هم بزند؛ درصورتی‌که در یک مذاکره اصولی اقدامات غیراخلاقی جایگاهی ندارد. همچنین در این تعریف از کلمه منفعت به‌جای سود استفاده کردیم؛ زیرا ممکن است مثلا رضایت یکی از طرفین برای طرف دیگر منفعت باشد.

مذاکره چیست

مذاکره کمک می‌کند تا تعارض‌های هردو طرف حل شود. مذاکره، مشاجره نیست؛ مجادله نیست؛ مباحثه نیست؛ ملاعبه و مناظره نیست؛ پس باید مواظب باشیم  تا در هنگام مذاکره در دام این موارد نیفتیم.

 نکته: مذاکره صرفا ماهیت تجاری و کسب و کاری ندارد و ممکن است سیاسی (مثل برجام) یا حتی خانوادگی (مثل خواستگاری) باشد. هرچند ما در این مقاله به جنبه تجاری و کسب و کاری مذاکره می‌پردازیم؛ پس با مدیربان همراه باشید.

 البته بهتر است این نکته را یادآوری کنیم که منظور ما از مذاکره تجاری (کسب و کاری)، مذاکره در هر سطحی است؛ از مذاکره با مشتری و خریدار گرفته تا با کارمند یا حتی رقیب؛ بنابراین مذاکره فقط در سطح مدیریت اتفاق نمی‌افتد و حتی کارمندان سازمان هم باید به این مهارت مسلط باشند.

تعریف مذاکره و کاربرد آن چیست؟

 در اولین قدم برای آشنایی بیشتر با تعریف مذاکره لازم است تا معنی لغوی آن را بدانید. معنی مذاکره در لغت گفت‌وشنود و صحبت درباره کاری یا موضوعی است و اصول و فنونی دارد که در مقاله اصول و فنون مذاکره به آن پرداخته‌ایم.

در معنای لغوی مذاکره، هر مکالمه‌ای که به‌دنبال نتیجه باشد، مذاکره نام دارد؛ هرچند در عمل مذاکره تنها در قالب گفت‌وگو صورت نمی‌گیرد و می‌تواند در قالب‌های گوناگون ازجمله کتبی، با ایما و اشاره و… هم باشد که در این صورت مذاکره رسمی محسوب نمی‌شود. 

نکته: ما در این مقاله غالبا از کلمه گفت‌وگو استفاده می‌کنیم؛ زیرا بسیاری از افراد مذاکره را گفت‌گومحور می‌دانند؛ اما همان‌طورکه گفتیم قالب مذاکره تنها کلامی نیست.

در ادامه مصادیقی از مذاکره (Negotiation) را باهم بررسی می‌کنیم. 

  • وقتی شما با همسرتان درباره انتخاب مکان تفریحی آخر هفته صحبت می‌کنید؛
  • وقتی با کارمند خود درباره شرایط کاری (مانند حقوق و مزایا، ساعات کاری و…) صحبت می‌کنید؛
  • وقتی با یکی از مشتریانتان پای مذاکره نشسته‌اید و یک قرارداد فروش را امضا می‌کنید؛ 
  • وقتی گفت‌وگوی درونی با خود دارید و جوانب مختلف یک موضوع را بررسی می‌کنید تا انتخاب بهتری داشته باشید، در حال مذاکره با خودتان هستید؛ 
  • وقتی با یکی از سازمان‌های پخش خود درباره یک قرارداد همکاری گفت‌وگو می‌کنید؛ و… .

 با توجه به مصادیقی که بیان کردیم و هزاران مصادیق دیگر حتما متوجه شده‌اید که کاربرد مذاکره تنها در تجارت و کسب و کار و سیاست و… نبوده و در همه جا کاربرد دارد.

هر مدیری برای اینکه نیازهای کسب و کارش را برآورده کند، ناچار است مهارت‌هایی را فرابگیرد. یکی از این مهارت‌ها مذاکره است ک در دوره های آموزشی مدیریت مانند دوره Mba تدریس می‌شود.

معنی و مفهوم مذاکره چیست؟

مذاکره یا negotiation فرآیندی است که براساس آن بین دو یا چند نظر و ایده یک ‌ایده واحد با هدف رسیدن به توافق (نظر مشترک) انتخاب می‌شود. گاهی ممکن است انجام مذاکره تا مدت‌ها طول بکشد. در چنین شرایطی عدم تفاهم بین ایده و نظرات طرفین دلیل طولانی‌شدن مذاکره است.

در تعریف مذاکره و کاربرد آن می‌‌توانیم بگوییم: مذاکره پروسه‌ای از ارتباط است که باعث برقراری و تعامل بین افرادی می‌شود که در رابطه با یک موضوع اتفاق نظر ندارند؛ اما باید به یک نتیجه واحد برسند. در طول فرایند مذاکره، طرفین خواسته‌ها و نظراتشان را بیان می‌کنند.

معنی و مفهوم مذاکره چیست
تعریف مذاکره چیست

طی این فرآیند بعضی خواسته‌های هرکدام از دو طرف رد یا قبول خواهد شد تا در نهایت با درنظرگرفتن منافع طرفین یک نتیجه دقیق و درست به دست آید.

علم مذاکره را می‌توان هنری برای دستیابی به نیازها معرفی کرد. به‌طورکلی معنا و مفهوم مذاکره در گفتگوی ساده و گاهی پیچیده بین افراد خلاصه می‌شوند تا بتوانند اختلاف نظر خود را درباره یک موضوع کنار گذاشته و بهترین راه‌حل را انتخاب کنند.

گاهی مذاکره برای چاره جویی انجام می‌شود. یعنی زمانی که مشکلی بین دو یا چند نفر به وجود آمده است و طرفین دنبال پیداکردن راه‌حلی برای مساله‌شان هستند. ممکن است در زندگی روزمره یا شغلی شما اتفاقات یا مشکلاتی پیش آید که با بحث و گفتگو حل شود. به این مشکلات در اصطلاح مباحث قابل مذاکره می‌گویند.

 گاهی نیز خلاف این امر رخ می‌دهد و گفتگو و مذاکره مشکلی را حل نخواهد کرد. پس با این تفاسیر بهترین زمان مذاکره چه وقت است و مذاکره چه زمانی انجام می‌شود؟

در پاسخ به این سؤال باید گفت: بهترین زمان مذاکره وقتی است که طرفین بدون تعصب آمادۀ شنیدنِ نظرات طرف مقابل باشند؛ به‌عبارتی افراد با درک درستی از نیاز‌های خود و طرف مقابل پای میز مذاکره بنشینند و بتوانند در مقابل خواسته‌های منطقی طرف مقابل از پافشاری بر نیاز‌های خودخواهانه خود دست بردارند.

هدف از مذاکره چیست؟

انواع مذاکره مختلف است و با اهداف مختلفی انجام می‌شود. بدون شک تحقق خواسته‌ها و نیازهایی که منافع ما را تامین می‌کند، مهم‌ترین هدف ما برای انجام مذاکره است. البته مهم است که برای این هدف از هر راهی وارد نشده و انصاف و عدالت را هم رعایت کنیم. پیش از هر اقدام برای مذاکره حتماً باید به دو نکته اساسی زیر دقت داشته باشید:
 
  •  با یک پلن مشخص و از پیش تعریف شده وارد جلسه مذاکره شوید

 بدون شک فرد یا سازمانی که خودآگاهی داشته و از خواسته‌ها و اهداف خودش اطلاع کافی دارد و برای آن‌ها هدف گذاری می‌کند، بعید است در میدان مذاکره شکست بخورد؛ پس نکته اول برنامه‌ریزی برای رسیدن به اهداف است؛ اهدافی که اولویت بیشتری برای ما دارند.

  •  از تیم مقابل آگاهی و اطلاعات کامل داشته باشید 

 مذاکره یک فرایند ارتباطی است؛ پس مانند هر رابطه‌ای شناخت طرف مقابل و استفاده بهینه از این اطلاعات به برقراری ارتباط بهتر کمک می‌کند.

منظور ما از شناخت در اینجا می‌تواند این موارد باشد: اندازه سازمان، مشتریان قبلی، جایگاه آن‌ها در صنعت، پروژه‌هایی که تابه‌حال انجام داده‌اند، اعضای تیم مذاکره‌کننده، نیازها، اهداف و خواسته‌های کلی آن‌ها، موفقیت‌ها و شکست‌های آن در بیزینس‌شان، قوت‌ها و ضعف‌های سازمانی آن‌ها و… .

مذاکره چطور کار می‌کند؟

 فرآیند مذاکره شرایطی را فراهم می‌کند تا بر اساس آن بتوانید امتیاز بیشتری از طرف مقابل دریافت کرده و امتیاز کمتری از دست بدهید. این باید در حالی باشد که بتوانید طرف مقابل را هم راضی نگه دارید و قطعا برای این کار به تمرین و آموزش نیاز پیدا خواهید کرد.

  •  اگر طرف مقابل از خلوص نیت و دیدگاه عادلانه شما مطمئن باشند، شانس پذیرفتن نظرات شما افزایش پیدا می‌کند.
  • اگر شما راهبرد و استراتژی‌هایتان را باتوجه‌به خواسته‌های منطقی خود پیش ببرید، به‌سادگی می‌توانید تیم مقابل را متقاعد کنید تا در کنار شما قرار بگیرند.
  • از مهم‌ترین نکات در زمان اجرای مذاکره ایجاد حس رغبت و اشتیاق برای ورود به گفتمان است که به روش‌های زیادی ممکن است.

دوره های آموزشی بسیاری هستند که به شما کمک می‌کنند مذاکره را یاد بگیرید. دوره اصول و فنون مذاکره یکی از این دوره‌هاست که به شما در این مسیر کمک بسیاری خواهد کرد.

۸ نکته کلیدی درباره مذاکره

در این بخش نکاتی را باهم مرور می‌کنیم که به شما کمک می‌کند مذاکره موفق‌تری را رقم بزنید.

8 نکته فوق العاده درباره مذاکره
۸ نکته کلیدی درباره مذاکره

۱٫ تعیین هدف و استراتژی مذاکره 

طرف مقابل خود را بشناسید و نیازهای منطقی او را درک کنید و به آن احترام بگذرید. برای این کار پیش از مذاکره اطلاعات کافی درباره اولویت، علایق، اختیارات و میزان محدودیت آن‌ها کسب کنید. این کار به شما فرصت می‌دهد تا مانور قوی‌تری داشته باشید.

۲٫ یافتن روش‌های قانونی

 به‌طورکلی مذاکرات موفق و حرفه‌ای با قوانین و مقررات خاصی همراه هستند که محدوده اختیارات طرفین را مشخص می‌کنند. یافتن روش‌های قانونی جز مهم‌ترین اصول و فنون مذاکره به حساب می‌آید و به شما کمک می‌کند تا بتوانید کاملاً قانونی به هدف خود برسید.

۳٫ درک تفاوت‌های فرهنگی

 اگر قصد پیروزی در مذاکره را دارید، باید تعصبات‌تان را کنار بگذارید و با درک فرهنگ و نوع نگرش طرف دیگر وارد مذاکره شوید. معمولاً افرادی یکه‌تاز میدان هستند که که تمامی دانستنی‌های مربوط به کسب و کار و فعالیت طرف مقابل را شناسایی و درک کرده باشند.

۴٫ استفاده از ابزارهای گوناگون برای سنجش تعهدات طرف مقابل

 گاهی ممکن است پروسه مذاکره طولانی شده و نیاز باشد درباره یک موضوع چندین جلسه بحث و گفتگو شود. به‌منظور بهبود هرچه سریعتر مذاکرات بهتر است از یک جدول زمانی استفاده کنید. این کار مصداقی از مدیریت زمان است که یکی از مهارت های مذاکره نیز محسوب می‌شود. به بیان دیگر زمانی که قصد دارید درباره یک موضوع صحبت کنید، ابتدا بازه زمانی برای مذاکره تعیین کنید. با این کار می‌توانید میزان تعهدات طرف مقابل را بسنجید. 

۵٫ استفاده از منابع انسانی متخصص 

بهینه‌سازی و بهبود فرآیند مذاکره به میزان استفاده درست و اصولی از منابع انسانی و تخصصی بستگی دارد. فرض کنید جلسه شما مذاکره برای فروش است. طبیعتا استفاده از مدیر فروش سازمانتان به شما در پیروزی در مذاکره کمک بسیاری خواهد کرد؛ زیرا از ظرفیت‌ها و پتانسیل‌های سازمان فروش شما آگاهی کاملی دارد.

هرچه بیشتر در مذاکره از توانایی‌های سازمانتان در جای درست استفاده کنید، موانع شما در مسیر موفقیت در مذاکره کمتر خواهد بود. پس به‌طور خلاصه کارشناسان و متخصصین حرفه‌ای را شناسایی و سپس با بررسی منابع فنی موردنیاز بهترین تصمیمات را بگیرید. 

۶٫ اعتماد و اطمینان تجاری

 در فضای کسب و کار معمولا زمانی مذاکره صورت می‌گیرد که یکی از طرفین خدمات یا کالایی برای عرضه دارد که می‌تواند نیاز دیگر مذاکره‌کننده‌ها را برآورده کند. البته گاهی ممکن است مذاکره بر سر توافق درباره انجام کاری باشد که موافقت طرف مقابل نیاز است؛ به‌عنوان مثال وقتی شما با شریک تجاری‌تان درباره تغییر سازمان پخش شرکت گفتگو می‌کنید، درواقع در حال متقاعدسازی او هستید.

 بنابراین در گام اول باید نیاز افراد سنجیده شود تا بتوان براساس آن مذاکره آغاز شود. اعتماد به برآورده شدن نیاز از سوی طرف مقابل در مذاکره بسیار مهم است.

۷٫ صداقت در کلام و رفتار

 بدون شک یکی از مهم‌ترین نکات در مذاکره، داشتن صداقت در گفتمان است. وقتی صحبت از صداقت می‌کنیم، منظورمان فاش‌کردن تمام اسرار سازمان نیست؛ منظور ما این است که در زمان مذاکره صادقانه و بر مبنای حقیقت صحبت کنید. این کار به اعتمادسازی کمک خواهد کرد و همچنین در بهبود روند مذاکره نیز موثر است و می‌تواند ‌شان و منزلت شما در روابط تجاری را افزایش دهد.

 ۸٫ کنترل و مدیریت رفتار و احساسات

 تصمیمات آنی و گفتار احساساتی تأثیرات منفی بر نتیجه مذاکرات خواهد گذاشت؛ بنابراین لازم است در روند گفتمان حتماً بر گفتار و رفتار خود تسلط داشته باشید. کنترل و مدیریت رفتار و احساسات تأثیر زیادی در حرفه‌ای شدن شما خواهد داشت؛ زیرا بیانگر این است که شما تحت هر شرایطی در مقابله کلام یا عمل تحریک‌آمیز طرف مقابل اقدام شایسته و عاقلانه‌ای انجام خواهید داد.

عناصر اصلی یک مذاکره

اعضای پروژه مذاکره هاروارد هفت عنصر زیر را در زمان مذاکره معرفی کرده‌اند. این عناصر به مذاکره‌کنندگان کمک می‌کنند تا مذاکره موثری داشته باشند. در ادامه با این عناصر آشنا خواهیم شد. 

۱٫ تعیین منافع

 منافع در مذاکره عواملی هستند که افراد را پای میز مذاکره می‌کشانند. یکی از مهم‌ترین بخش‌های اساسی مذاکره، تعیین منافع، انگیزه‌ها، نیاز و درخواست‌های طرفین است. در این راستا افراد با بررسی منافع خود و طرف مقابل و آنچه بینشان ردوبدل خواهد شد، تصمیم می‌گیرند.

۲٫ سلامت مذاکره 

مذاکره سالم مذاکره‌ای است که در آن سوءاستفاده جایگاهی ندارد و پیشنهاداتی که بین دو طرف ردوبدل می‌شود، از نظر طرف مقابل منصفانه باشد؛ چنین مذاکره‌ای تحقق منافع دو طرف را در پی خواهد داشت. درواقع مذاکرات مشروع از پیشنهادات عادلانه برخوردار است و ضعف طرفین نقشی در تصمیم‌گیری نهایی آن‌ها ندارد.

۳٫  مدیریت روابط

 مهم نیست در آینده طرف مقابل را دوباره خواهید دید و مذاکره دیگری خواهید داشت یا نه. رابطه شما در زمان برگزاری جلسات باید کاملاً مدیریت شده باشد. 

۴٫ تعیین جایگزین قبل از ورود به جلسه

 به این فکر کنید که اگر طرف مقابل با خواسته‌ها و نیازهای شما توافق نکرد، آیا پیشنهاد جایگزینی خواهید داشت؟ در چنین شرایطی گام بعدی شما چه خواهد بود؟

 ۵٫ انتخاب گزینه‌ها

 خواسته‌ها و تعاملات افراد در زمان مذاکره ممکن است کاملاً مشابه باشد. در واقع این گزینه‌ها هستند که به مذاکرات ارزش و اعتبار می‌دهند. 

۶٫ پایبندی به تعهدات

 آنچه به مذاکره ارزش می‌بخشد، تعهدات آن است. پایبندی به تعهدات در مذاکره بسیار ارزشمند است و فرقی نمی‌کند مربوط به یک جلسه تجاری خیلی مهم باشد یا یک ملاقات با یک دوست صمیمی.

۷٫ نوع ارتباط

 داشتن ارتباط مستمر در مذاکرات شما را از نیت طرف مقابل آگاه می‌کند. در واقع جلسه مذاکره شما چه به‌صورت آنلاین و چه حضوری برگزار شود، شما باید موضع خود را مشخص کنید. در واقع موفقیت در مذاکرات در گرو رفتار و نوع ارتباط‌گیری شماست.

نتیجه‌گیری

 مذاکره یکی از روش‌های متمدن گفتمان بشری است. در این فرایند افراد می‌توانند بهترین تصمیمات را بگیرند؛ تصمیماتی که منافع کسب و کار آن‌ها را تامین می‌کند. برای موفقیت در مذاکره باید بعضی نکات رعایت شود که در این مقاله به آن‌ها اشاره کردیم.

سوالات متداول

مذاکره یک ارتباط دو یا چندطرفۀ هدفمند است که الزاما در قالب گفت‌وگو و مکاتبه نبوده و در این ارتباط منافع طرفین مدنظر است. وقتی در تعریف مذاکره از کلمه «هدفمند» استفاده می‌کنیم، به این معنی است که طرفین با هدف کسب منافع بیشتر نه الزاما سود بیشتر دور میز مذاکره می‌نشینند.

بهترین زمان مذاکره وقتی است که طرفین بدون تعصب آمادۀ شنیدنِ نظرات طرف مقابل باشند؛ به‌عبارتی افراد با درک درستی از نیاز‌های خود و طرف مقابل پای میز مذاکره بنشینند و بتوانند در مقابل خواسته‌های منطقی طرف مقابل از پافشاری بر نیاز‌های خودخواهانه خود دست بردارند.

گاهی ممکن است به دلایل متفاوتی شما و فرد مخاطبتان در باره یک موضوع اتفاق نظر نداشته باشید؛ اما بتوانید به روش‌های مختلف یکدیگر را برای پذیرش نظر خود متقاعد کنید. موضوعاتی که امکان هم‌نظر شدن را برای افراد فراهم می‌کنند، به مباحث قابل مذاکره شهرت دارند.

در واقع مذاکره فرسایشی به نوعی از مذاکره گفته می‌شود که بازه زمانی آن بیش از حد معمول طول می‌کشد و طرفین امید زیادی به توافق ندارند.

گاهی ممکن است در ادامه مذاکرات اصلی به انجام مذاکرات جداگانه‌ای نیاز داشته باشید درواقع مذاکره مکمل به‌نوعی کامل‌کننده مذاکره اول است و احتمال توافق را افزایش می‌دهد.

پارادوکس یا تناقض‌نمایی به نوعی از مذاکره گفته می‌شود که یکی از طرفین میل به انجام مذاکره دارد؛ اما به دلایل متفاوت یا به‌منظور سود‌آوری و موفقیت بیشتر رفتاری متناقض با خواسته‌های خود دارد.

۵/۵ - (۱ امتیاز)

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد.