اصول مدیریت چیست + وظایف پنجگانه مدیر در سازمان

مدیریت چیست

قبل از صبحت درباره اصول مدیریت و وظایف یک مدیر، تعریف مدیریت را باهم مرور می‌کنیم. مدیریت به‌معنیِ به‌عهده‌گرفتنِ مسئولیت کل یک سازمان یا بخش‌ِ تفکیک‌شده‌ای از سازمان است. اگر بخواهیم تعریف کامل‌تری از مدیریت ارائه دهیم، شاید بتوان به این تعریف بسنده کرد:

مدیریت عبارت است از هماهنگی و اداره وظایف برای رسیدن به یک هدف. بنابراین تعریف فعالیت‌های مدیریتی شامل تنظیم استراتژی سازمان و هماهنگی تلاش‌های کارکنان برای دستیابی به این اهداف از طریق استفاده از منابع موجود می‌باشد.

برای اینکه یک مدیر کارآمد باشید، باید مجموعه‌ای از مهارت‌ها ازجمله برنامه ریزی، ارتباطات، سازماندهی و رهبری را داشته باشید که در مقاله مهارت های مدیران درباره آن‌ها کاملا صحبت کرده‌ایم.

ارکان و اصول مدیریت و ۵ وظیفه مدیر

دانستنِ اصول مدیریت برای مدیران در تمام سطوح مدیریت بسیار اهمیت دارد. اصول پنجگانه مدیریت عبارت‌اند از:

1. برنامه‌ریزی
2. سازماندهی
3. استخدام
4. هدایت و فرماندهی
5. کنترل

۱. برنامه ریزی

هر مدیری باید بتواند چشم‌اندازی از آیندۀ سازمان را ترسیم کرده و تصمیمات درستی برای رسیدن به چشم‌انداز سازمان بگیرد. درواقع برنامه‌ریزی، تصمیم‌گیریِ مشخص‌شده برای چگونگی، چیستی و همچنین زمان انجام کارهاست.

برنامه ریزی در مدیریت کمک می‌کند سازمان از وضعیت موجود خود به وضعیت مطلوبش برسد؛ بنابراین برنامه‌ریزی را می‌توان تفکری منظم دربارۀ روش‌ها و ابزار دستیابی به اهدافِ از پیش تعیین‌شده دانست. برنامه‌ریزی دقیق مانع از سردرگمی، اطمینان‌نداشتن و اتلاف منابع می‌شود.

۲. سازماندهی

سازماندهی به‌عنوان دومین قسمت از اصول پنجگانه مدیریت شامل فعالیت‌هایی شامل جمع‌آوریِ منابع فیزیکی، مالی و انسانی و ایجاد روابطی سازنده در میان آن‌هاست. این کار با هدف دستیابی به اهداف سازمان صورت می‌گیرد.
سازماندهی به‌عنوان یک فرایند شامل گام‌های زیر است.

• شناساییِ فعالیت‌ها؛
• طبقه‌بندی و گروه‌بندیِ فعالیت‌ها؛
• تخصیصِ وظایف؛
• تفویض اختیار و ایجاد مسئولیت در کارکنان؛
• ایجاد تناسب میان قدرت و روابط.

۳. جذب نیروهای جدید

استخدام به‌عنوان یکی دیگر از اصول پنج‌گانۀ مدیریت است و با هدف ایجاد ساختاری برای سازمان و حفظ این ساختار انجام می‌شود. هدف اصلی استخدام، قراردادنِ شخصی مناسب برای انجام مسئولیتی مرتبط و مناسب است.

در حالت عمومی استخدام شامل گام‌های زیر است:

• برنامه‌ریزی برای نیروی انسانی ( ارزیابی و تخمین توانایی نیروی انسانی و انتخاب گزینه‌های مناسب برای قرارگرفتن در جایگاه‌های صحیح).
• انتخاب عضو برای هدفی مشخص و تخصیص وظایف به او؛
• آموزش و توسعۀ نیروی جذب‌شده؛
• تعیین حقوق و پاداش برای نیروی جذب‌شده؛
• ارزیابی عملکرد نیروی جذب‌شده؛
• ارتقای درجۀ فرد استخدام‌شده.

۴. هدایت و فرماندهی در اصول مدیریت

هدف اصلی مدیریت از هدایت و فرماندهی، کارآمدترکردنِ فعالیت‌های یک تیم یا کل سازمان است که با هدف رسیدن به اهداف کلی سازمان انجام می‌شود. درواقع برنامه‌ریزی، سازماندهی و استخدام به‌عنوان پیش‌نیازهای سازمان برای رسیدن به اهداف سازمان هستند.

هدایت و رهبری در سازمان جنبۀ غیرشخصیِ هر مدیریتی است که به‌صورت مستقیم با تأثیرگذاری، راهنمایی، نظارت و همچنین ایجاد انگیزه در کارمندان و اعضای تیم سروکار دارد. هدایت تیم عبارت است از: نظارت دقیق بر عملکرد هریک از بخش‌ها و ارتباطات آن‌ها باهم، چه در سطح فردی و چه در سطح سازمانی.

رهبری را می‌توان در چهار بخش زیر خلاصه کرد:

• نظارت: در این بخش افراد ردۀ بالا عملکرد نیروهای زیردست خودشان را نظارت می‌کنند و درصورتی‌که به راهنمایی نیاز داشته باشند، آن‌ها را راهنمایی می‌کنند.
• انگیزش: انگیزه‌ به‌معنای تشویق اعضا برای رشد و عملکرد بهتر در سازمان است. انگیزه‌بخشی می‌تواند به‌صورت مادی یا غیرمادی انجام شود. بعضی از روش‌های انگیزه‌بخشیِ غیرمادی در سازمان عبارت‌اند از: فراهم‌کردنِ شرایط رشد کارمندان، احترام به نظرات آن‌ها و… . 
• رهبری: رهبری به‌معنای قرارگرفتن در کنار سایر اعضای تیم و هدایت آن‌ها به سبکی متفاوت با مدیریت و ریاست است.
• ارتباطات: فرایند انتقال اطلاعات، تجربه و نظرات شخصی به شخص دیگر در داخل تیم است. ارتباطات باعث می شود تا اعضای تیم با درکی مشترک در سازمان عمل کنند.

۵. کنترل

هر سازمانی معیارها و اهداف از پیش تعیین شده‌ای دارد. هدف از کنترل در مدیریت، اصلاح انحرافات و بررسی میزان موفقیت سازمان است؛ موفقیتی که بر مبنای اهداف و استانداردهای سازمان، تعریف شده است.
در یک سیستم کارآمد می‌توان از طریق کنترل، انحرافات آینده را شناسایی و از وقوع آن‌ها پیشگیری کرد. درواقع کنترل مقایسه‌ای است بین آنچه هست و آنچه باید باشد.

اصول مدیریت تیلور

فردیریک تیلور به‌عنوان پدر «مدیریت علمی» شناخته می‌شود. نظریه تیلور به مدیران کمک کرد تا یک روش کاملاً علمی و مهندسی‌شده را در مدیریت پیاده کنند. سبک مدیریتی تیلور، به‌وسیله نظارت دقیق بر عملکرد مدیر و کارمندان به افزایش بهره‌وری سازمان‌ها کمک شایانی می‌کند.

 در اینجا پنج اصل مدیریت تیلور را به شما معرفی می‌کنیم:

۱. محاسبات علمی و ریاضی به‌جای حساب‌وکتاب سرانگشتی

 تجزیه‌وتحلیل دقیق تمام مراحل فرایند انجام کار به مدیر کمک می‌کند تا بهره‌وری سازمان خودش را تا حد امکان افزایش دهد. تیلور معتقد بود حتی زمان صرف‌شده به‌وسیله کارگر جهت بازکردن جعبه کاغذها باید محاسبه و در برنامه‌ریزی زمانی تولید در نظر گرفته شود.

اینکه یک فعالیت توسط چه کسی، در چه زمانی و طی چه مدتی باید انجام شود، موضوعی است که باید مطابق این تجریه و تحلیل‌های دقیق مشخص شود؛ نه براساس حساب و کتاب سرانگشتی  یک مدیر! 

۲. دوری از اختلاف

 وجود اختلاف و تضاد در رابطه بین مدیر و کارمندان به سود هیچ‌یک از آن‌ها نخواهد بود. اگر مدیر و کارمندان به اهمیت نقش طرف مقابل واقف باشند، می‌توانند راحت‌تر از پیش و هماهنگ باهم کار کنند. تیلور معتقد بود باید یک انقلاب ذهنی در سازمان‌ها صورت بگیرد. شکل‌گیری این انقلاب ذهنی مستلزم تغییر کامل دیدگاه کارمندان و مدیران نسبت به یکدیگر است. انقلاب ذهنی به مدیر و کارمندان کمک می‌کند تا حس کنند همه برای یک هدف مشترک کار می‌کنند.

۳. جایگزین کردن همکاری با فردگرایی

 این اصل تاحدودی به اصل دوری از اختلاف شباهت دارد. مطابق این اصل باید مدیر و کارمندان، همکاری، اعتقاد متقابل و حس حسن نیت داشته باشند.  هدف این اصل این است که در روابط درون سازمانی، رقابت بین اعضا حذف و همکاری جایگزین آن شود تا میزان بهره‌وری فعالیت‌های سازمانی افزایش پیدا کند.

۴. حداکثرسازی بازدهی هر فرد

 ناگفته مشخص است که یکی از راهکارهای اصلی افزایش بهره‌وری سازمان، افزایش دادن بهره‌وری تک‌تک افراد به بیشترین میزان ممکن است. یکی از بهترین راهکارهای محقق شدن این هدف، انتخاب مناسب‌ترین فرد برای هر وظیفه است.

اصول مدیریت مدرن هنری فایول

هنری فایول به‌عنوان پدر تئوری «مدیریت مدرن» شناخته می‌شود. تئوری فایول به مدیر کمک می‌کند تا تمامی فعالیت‌های داخلی سازمان را به گونه‌ای تنظیم کند که به افزایش بهره‌وری سازمان منجر شود. در اینجا ۱۴ اصل مدیریت هنری فایول یا همان اصول مدیریت مدرن را به شما معرفی می‌کنیم:

۱. اصل تقسیم کار

فایول معتقد بود که تقسیم کار باعث بهبود بهره‌وری، کارایی، قدرت و سرعت اعضای تیم می‌شود.

۲. اصل اختیار و مسئولیت

 مسئولیت، مدیران را به فعالیت وادار می‌کند و اقتدار، کار را برای مدیران ساده می‌کند.

۳. اصل نظم و انضباط

 بدون نظم و انضباط هیچ کاری به سرانجام نمی‌رسد. رعایت این اصل در سازمان نه‌تنها به افزایش بهره‌وری کار سازمانی منجر می‌شود، بلکه به خود کارمندان نیز کمک می‌کند تا به راحتی در حرفه‌ خود پیشرفت کنند.

۴. اصل وحد فرماندهی

 اصل وحدت فرماندهی به زبان ساده می‌گوید که هر کارمند باید فقط از یک مدیر یا سرپرست دستور بگیرد. اگر کارمندان بیش از یک مسئول داشته باشند، تضاد منافع ایجاد می‌شود.

۵. اصل وحدت جهت

همه اعضای یک سازمان باید یک هدف واحد داشته باشند. این هدف مشترک یا همان وحدت جهت به افراد انگیزه می‌بخشد و کار را برای آن‌ها آسان می‌کند.

۶. اصل تبعیت از منافع جمعی

 فعالیت‌های یک سازمان باید در جهت منافع کلیت آن سازمان باشد؛ نه در جهت منافع یک یا چند فرد خاص.

۷. اصل دستمزد

 حق الزحمه افراد باید بر مبنای میزان تلاش افراد تعیین شود تا اعضا برای افزایش بهره‌وری خودشان انگیزه پیدا کنند.

۸. اصل تعادل قدرت

یکی از سوالات مهم در عرصه مدیریت سازمان این است که تمرکز قدرت و تصمیم‌گیری در سازمان باید در دست مدیر باشد یا در میان بخش‌ها و افراد مختلف پخش شود؟ فایول معتقد به اصل تعادل در تقسیم و تمرکز قدرت است؛ تمرکز کامل قدرت در دست مدیر یا عدم تمرکز کامل قدرت در سازمان، هر دو به شکل‌گیری مشکلاتی منجر می‌شوند که بهره‌وری سازمان را کاهش خواهند داد.

۹. اصل زنجیره اسکالر

سلسله مراتب سازمانی باید از بالا به پایین تنظیم شود. هریک از اعضای سازمان باید بتواند در صورت نیاز به‌صورت مستقیم با اعضای ارشد خود ارتباط برقرار کند.

۱۰. اصل هدفمندی

هریک از اعضای سازمان باید در جایگاه مناسب خودش قرار داشته باشد و هر وظیفه‌ای در سازمان باید در جای مناسب خودش واقع شده باشد تا بهره‌وری افراد و فعالیت‌ها در سازمان به حداکثر ممکن برسد.

۱۱. اصل رعایت منصفانه

حقوق افراد مدیر سازمان مسئول است با همه اعضای سازمان به‌صورت منصفانه و محترمانه برخورد کند؛ به‌هیچ‌عنوان نباید یک کارمند در سازمان با تبعیض روبه‌رو شود.

۱۲. اصل ثبات شغلی

برای اینکه یک کارمند بتواند به بالاترین سطح بهره‌وری خودش برسد، باید احساس امنیت شغلی داشته باشد.

۱۳. اصل ابتکار

 مدیر سازمان باید کارمندان را به داشتن خلاقیت و ابتکار عمل تشویق کند و تا حد لازم دست آن‌ها را باز بگذارد. رعایت این اصل نه‌تنها به افزایش سودآوری سازمان منجر می‌شود؛ بلکه به خود کارمندان نیز احساس ارزشمندی و اعتمادبه‌نفس بیشتری می‌بخشد.

۱۴. اصل انگیزه بخشی

 یکی از مهم‌ترین مسئولیت‌های مدیر، انگیزه دادن به کارکنان و ایجاد جو حمایتی در سازمان است. شکل‌گیری اعتماد و درک متقابل به شکل‌گیری یک محیط مثبت و روبه‌رشد در سازمان منجر می‌شود.

تفاوت دیدگاه‌های تیلور و فایول درباره مدیریت

تیلور دارای رویکرد مدیریتی آکادمیک دیسیپلین بود. او تمام تلاش خود را می‌کرد تا مدیریت را یک علم تداعی کرده و با انضباط سازمانی، با هدف افزایش بهره‌وری نیروی کار، کسب و کاری موفق بسازد؛ بنابراین اصول و نظریات تیلور، بیس و پایه سایر ابزارهای کسب و کار قرار گرفت و افراد با یادگیری آن می‌توانستند کارگاه‌های تولیدی را مدیریت و به اقتصاد کمک شایان کنند.

اما فایول، پرکتیکال دیسیپلین بود. او که یک اقتصاددان آمریکایی بود. در اصول خود به ارزش‌های اجتماعی در کنار ارزش‌های اقتصادی توجه می‌کرد و توجه خود را معطوف به عدالت در سطح کارگران کرده بود.

فایول به قدرت کار تیمی، وحدت سازمانی و تعادل قدرت معتقد بود و تلاش کرد نظریه‌های خود را در سطح جهانی و همگانی توسعه دهد؛ بنابراین خارج از نوع کسب و کار، اصول مدیریت مدرن فایول جنبه گسترده‌تری داشته و می‌تواند در اکثر کسب و کارها اعمال شود.

نتیجه‌گیری

در این مقاله درباره اصول مدیریت و تئوری سازمان و و ضرورت آشنایی مدیران با آن صحبت کردیم. وظایف پنجگانه مدیریت همان اصول مدیریت کسب و کار است و عبارت‌اند از: برنامه ریزی، سازماندهی، کنترل، استخدام و هدایت و فرماندهی. در این مقاله هرکدام از این اصول را به‌صورت مفصل توضیح دادیم. امیدواریم برای شما مفید بوده باشد.