کوچینگ مدیران چیست؟ [راهنمای مربیگری مدیران اجرایی]
مهر
در سال‌های اخیر کوچینگ مدیران اجرایی که یکی از انواع مدلهای کوچینگ است، ازجمله رشته‌هایی است که چه ازلحاظِ دانشگاهی و چه ازلحاظِ عملی توسعۀ چشمگیری داشته است. مربیگری مدیران اجرایی شامل فرایند‌هایی است که همسو با منافع سازمانی تعریف می‌شود؛ درواقع، هزینۀ مربیگری مدیران اجرایی را سهامداران پرداخت می‌کنند و مربی می‌بایست، همسو با بهبود وضعیت سازمان گام بردارد.
این، نقطۀ تمایزِ بین مربیگری مدیران اجرایی و کوچینگ شخصی، شغلی و تحصیلی است. در تمام مربی‌گری‌ها تمرکز بر بهبود مهارت‌های فردی و پیشرفت افراد است به‌صورتِ انحصاری بر نیازها و اهداف شخصی متمرکز است؛ اما مربیگری مدیران اجرایی برای رسیدن به اهداف سازمانی تعریف می‌شود.
محدودۀ کاری کوچینگ مدیران اجرایی چیست؟
همان‌طور که گفته شد، مربیگری مدیران اجرایی شامل فعالیت‌های گام‌به‌گام در فرایندهای انفرادی است که برای رسیدن به منافع و اهداف رهبر سازمان و خود سازمان شکل می‌گیرد. کوچ مدیران اجرایی از تمامی روشهای مربیگری استفاده می‌کنند تا در توسعۀ ظرفیت‌ها و بهبود وضعیت رهبری در سازمان در موقعیت‌های فعلی و نیز در آینده تغییر ایجاد کنند. برای روشن‌تر شدن این تعریف لازم است با برخی اصطلاحات و عبارات آشنا شوید
- فرایندهای انفرادی: مجموعۀ فعالیت‌هایی است که درموردِ جنبه‌های خاص فردی انجام می‌شود تا فرایندهای فردی را به منافع سازمانی گره بزند.
- رهبر سازمان: از این عبارت در توصیف شیوۀ کار مدیران اجرایی، زیاد استفاده می‌شود. منظور از رهبر سازمان، فرد یا افرادی است که سهم بسزایی در امور سازمانی، سودآوری و رسیدن به اهداف شرکت دارند.
- فعالیت گام‌به‌گام: به تمامی فعالیت‌هایی می‌گویند که رهبر و مربی به‌صورتِ گام‌به‌گام انجام می‌دهند.
- توسعۀ ظرفیت‌ها: توسعۀ روشهای جدید تفکر، احساس، عمل و ارتباط، اثربخشیِ فردی و سازمانی را ایجاد می‌کند.
مشارکت مربیگری مدیران اجرایی در امور سازمانی
مشارکت مربی در امور اجرایی، یک سیستم بُردبُرد است. دخالت مربی یا کوچ در فرایندهای اجرایی در هر موقعیتی، به سود شرکت خواهد بود. مشارکت در برنامه‌ریزی، برقراری ارتباط مؤثر و ایجاد همکاری همه‌جانبه و ترسیم راه تا رسیدن به هدف نهایی، می‌تواند تغییرات مثبت زیادی، هم در کلیات و هم در جزئیات سازمان ایجاد کند. درزمینۀ مشارکت کوچ در فرایندهای اجرایی، می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
۱- مشارکت کوچینگ مدیران اجرایی در ارتقای مهارت‌های اجرایی مدیران
همکاری و مشارکت میان مدیران اجرایی، سهامداران و مربیان با هدف رسیدن به منافع مشترک و گذر از بحران‌ها و موقعیت‌های سخت، به درک متقابل نیاز دارد. لازمۀ این همکاری دانستن مهارت‌های اجرایی است که کوچینگ مدیران اجرایی به آن کمک بسیار زیادی خواهد کرد. مربیگری مدیران اجرایی توسط افراد سازمان یا شخصی خارج از سازمان انجام می‌شود که برای این کار استخدام می‌شوند.
۲- مشارکت مربیگری مدیران اجرایی در تنظیم برنامه
مربی در تنظیم قواعد کاری، بازه‌های زمانی تحقق اهداف خاص و اقداماتی همسو با موفقیتِ سازمان مشارکت می‌کند.
۳- مشارکت در هدفگذاری
مربی در اهدافِ ازپیش‌تعیین‌شدۀ سازمان؛ ازجمله: ایجاد یک برنامۀ منسجم برای توسعۀ سازمان، ارتقای مهارت‌های فردی، بهبود عملکرد و بازدهی و برنامه‌ریزی برای توسعۀ سازمان در آینده مشارکت می‌کند.
۴- پیشرفت گام‌به‌گام
مربیگری (کوچینگ) باید به‌صورتِ گام‌به‌گام و براساس اصول کوچینگ مدیران اجرایی انجام شود.
مراحل کوچینگ مدیران اجرایی به چه صورت است؟
- بررسی مختصر سازمان و تجزیه‌و‌تحلیل ساختارها پیش از شروع مربیگری؛
- بستن قرارداد؛
- جمع‌آوری تمامی اطلاعات موردِنیاز با هدف مشخص شدن جزئیات هر موقعیت (بااستفاده‌از اعداد و ارقام)؛
- تعیین اهداف و تشریح برنامه‌های توسعه؛
- ارائۀ طرح تدوین‌شده‌ای برای کوچینگ مدیران اجرایی؛
- پایش و اندازه‌گیری آثار طرح و ارائۀ گزارش‌های بی‌طرفانه به‌منظورِ نظارت بر طرح؛
- تدوین طرحی برای توسعۀ بلندمدت.
۵- کمک به سامان‌دهی همۀ اجزای سازمان
مربی برای پیش‌برد منافع سازمان باید از موارد زیر کمک بگیرد:
- مهارت‌های حل مسئله و مهارت‌های برنامه‌ریزی؛
- تبیین نقش افراد و تلاش برای بهبود عملکرد افراد در نقش‌های تعیین‌شده؛
- توجه به بازخوردها؛
- تلاش برای برقراری گفت‌وگوهای دوجانبۀ مؤثر بین اعضای سازمان؛
- ایجاد مفروضات و ارائۀ اولویت‌بندی مناسب؛
- آموزش و استفاده از انواع ابزار مدیریت و رهبری سازمانی؛
- ارجاع به منابع کاربردی و خلاقانۀ دیگر به‌منظورِ باز شدن راه‌های جدید موفقیت.
۶- شناخت قوت‌ها
مربی به‌منظورِ رسیدن به اهداف راهبردی بر استفاده از قوت‌های سازمان و شناسایی صلاحیت‌های کلیدی در سازمان تمرکز می‌کند.
۷- ایجاد روحیۀ مشارکت
در راستای رسیدن به اهداف سازمان مربی تمامی سهامداران، شرکای سازمانی، ذی‌نفعان و تمامی اجزای خُردوکلان را مشارکت می‌دهد. ایجاد روحیۀ مشارکت در اجزای زیر حیاتی است:
- مدیران اجرایی؛
- مدیران ارشد؛
- تمامی منابع انسانی سازمان؛
- سهامداران و شرکا.
۸- ایجاد دستورالعمل‌های اجرایی درزمینۀ امور مالی و نظام‌های پرداختی
۹- رهنمودهای اخلاقی و ایجاد فضای روانی مناسب.
انواع کوچینگ مدیران اجرایی
همان‌طور که می‌دانید در سال‌های اخیر بحث مربیگری به یکی از خدمات پردرآمدتر و مهم‌تر تبدیل شده است؛ اما هنوز بسیاری از افراد تمایزی واضح میان انواع مربیگری قائل نمی‌شوند. شاید بتوان گفت که بحث مربی‌گریِ رهبریِ سازمان‌ها شباهت‌های زیادی به مربیگری رهبران در امور نظامی و دولتی دارد. بااین‌حال، همواره دو عامل مربیگری مدیران اجرایی را از سایر انواع مربیگری متمایز می‌کند:
- مربیگری مدیران اجرایی تأثیر زیادی در همکاری میان اجزای سازمان دارد و همیشه و به‌طور نظام‌مند در حال همکاری با مدیر اجرایی، مربی و سازمان است؛
- اهداف فردی مربیگری مدیران اجرایی، همیشه باید همسو با اهداف راهبردی سازمانی باشد و از آنها پشتیبانی کند:
فرایندهای مؤثر یادگیری در مربیگری مدیران اجرایی
این فرایندها در سه سطح بررسی می‌شود: ۱- کوچینگ مدیران اجرایی برای آموزش راهکار حل مسائل؛ ۲- مربیگری مدیران اجرایی به منظور بهبود توانایی رهبری و ایجاد روشهای فکری جدید در ذهن افراد و تعمیم این روش‌ها به تمامی شرایط ایجادشده برای مدیران؛ ۳- مربیگری مدیران اجرایی به منظور بهبود توانایی یادگیری افراد. درواقع، مربیگری مدیران اجرایی به مدیران آموزش می‌دهد، چگونه بیاموزند. به‌این‌ترتیب می‌توانند از هر موقعیتی درس‌هایی بگیرند که به غنای آگاهی‌ها و مهارت‌هایشان کمک می‌کند؛ در اصطلاح، مربیان به مدیران ماهی نمی‌دهند؛ بلکه به آنها ماهیگیری یاد می‌دهند تا زمانی که برای انجام پروژه‌ای مربی وجود نداشته. باشد نیز فرایند یادگیری متوقف نمی‌شود. مورد سوم، بخش فراموش‌شدۀ مربیگری مدیران اجرایی است. هدف این بخش جلوگیری از نیاز طولانی‌مدت مدیران به مربی است. آموزش درست‌آموختنِ همواره، مدیران را در مدار یادگیری نگه می‌دارد و به پیشرفت زندگی حرفه‌ای آنها کمک می‌کند.
کوچینگ مدیران اجرایی شامل چه مراحلی است؟
- مشخص کردن اهداف
- آماده‌سازی
- ارزیابی
- طرح توسعه
- پیاده‌سازی و اجرای
- ارزشیابی
- پیگیری
مشخص کردن اهداف
در اولین مرحله از کوچینگ مدیران اجرایی باید اهداف مشخص شوند. بعضی از این اهداف عبارت اند از:
- ارزیابی دقیق‌تر نقاط قوت و حیطه‌های توسعه‌یافته
- ترویج خودآگاهی، خود کنترلی و نفوذ اجتماعی
- به اشتراک گذاشتن اعتبار مالی و پذیرش به شیوه‌ای جوابگویانه‌تر
- بهبود سبک رهبری و مدیریت.
- ارتقا و بالابردن ارتباطات، همکاری‌ها و سیاستمداری‌ها
- کاهش ناسازگاری‌ها و تعارضات و ایجاد یک فرهنگ سازمانی مثبت‌تر
- هدایت موثرتر سیاستهای سازمانی و اولویت‌ها
- حمایت موثرتر از منابع اطلاعاتی
- مدیریت موثرتر حجم کار، فشارکاری و اولویت‌ها
- آماده‌سازی برای ارتقا به سطح بالاتری از مسئولیت‌ها
- ایجاد اعتماد در سازمان
- افزایش هماهنگی، تعهد و انسجام گروهی
- تقویت انگیزه، تعاملات و بقای کارمندان
- نگهداری از کارمندان به شیوه‌ای پاسخگویانه
- توسعه توانایی‌ها درجهت ارزیابی، مدیریت، تقویت و رشد مهارت‌های دیگر
مربیان اجرایی می‌توانند :
- به افراد مستعد برای توسعۀ مهارت‌های مدیریتی کمک کنند.
- به عنوان مربیِ شخصی در جهت توسعه حرفه‌ای اقدام کنند.
- بازخورد و انتظارات صریح و واضحی را درخواست کنند.
- بازخوردهای سخت یا نتایج نامطلوب را کاهش دهند.
- به عنوان شنونده‌ای مراقب و حامی، خدمت‌رسانی کنند که باعث ایجاد حس شنیده‌شدن در مشتریان می‌شود.
- باعث توانمندی سازمان‌ها در حفظ و ایجاد انگیزه با هدف افزایش سطح پتانسیل افراد شوند.
- به مراجعان در وظیفه کنونی‌شان کمک کرده و آنها را برای وظایفشان در آینده نیز آماده کنند.
آماده‌سازی
- دیدار مربی و مشاور مشتری و یا HR درجهت تعیین اهداف و فرایند تعامل مربیگری
- ملاقات مربی و مشتری با این هدف که مربی رویکردش را در رابطه با کوچینگ روشن سازد.
- بنانهادن پارامتر محرمانه
- توسعه رضایت و توافق عمومی میان مدیر، مشتری و مربی در رابطه با اهداف و تدارکات تعامل مربیگری
- اطلاع رسانی تخمین برآورد و یا برنامه‌ریزی
ارزیابی
- ارزیابی شخصیت مانند هوگان، مایرز بریگز و… .
- بازخورد ۳۶۰ درجۀ محرمانه
- مصاحبه توسط مربی ناظر مشتری، همکاران یا سایر سهامداران و گزارش مستقیم
- یافتن اطلاعاتی توسط مشتری و کوچ در رابطه با پیشینه حرفه‌ای و مشوقان
- اولویت و سبک کار
- فرصت‌ها و چالش‌ها
- اهداف حرفه‌ای و یادگیری
مشخص کردن طرح توسعه
بعد از ارزیابی و رسیدن به ۳ تا ۵ موضوع کلیدی و مهم، مراجع و کوچ با همکاری و مشارکت یکدیگر طرح توسعه سازمان را ایجاد می کنند. این طرح شامل گزینه‌های زیر است:
- طرح‌هایی برای تقویت نقاط قوت و استعدادها
- اهداف اجرایی
- اهداف یادگیری
- اهداف سبک مدیریتی
- اهداف توسعۀ حرفه‌ای
پیاده‌سازی و اجرا
پس از به اشتراک‌گذاری و بحث درباره طرح توسعه نوبت به پیاده سازی و اجرا می رسد. در این مرحله:
- مشتری تاکتیک ها و استراتژی های جدید را اجرایی می‌کند.
- مشتری و کوچ به طور مداوم در رابطه با پیشرفت و ترقی بحث و گفتگو می‌کنند.
ارزیابی
پس از اجرای استراتژی های تعریف شده در طرح توسعه، مشتری و کوچ از طریق راه‌های زیر میزان دستیابی به موفقیت را ارزیابی می کنند:
- بازخورد ۳۶۰ درجه
- ملاقات با مدیر
- پیگیری بحث‌ها با همکاران و گزارشات مستقیم
پیگیری
مشتری و کوچ بعد از گذشت ۳ تا ۶ ماه دوباره میزان پیشرفت و ترقی را ارزیابی می‌کنند. در این مرحله ممکن است در صورت نیاز کارهای زیر انجام شود:
- جمع‌آوری دادهای درون‌سازمانیِ اضافی در صورت نیاز
- تغییر در طرح توسعه در صورت پیدایش چالش‌ها و فرصت‌های جدید.
نتیجه‌گیری
یکی از انواع کوچینگ، کوچینگ مدیران اجرایی است که با هدف افزایش بهره‌وری سازمانی و بهبود وضعیت آن انجام می‌گیرد. در این فرایند کوچ جلسات کوچینگی را با مدیران اجرایی برگزار می‌کند و هدف او در کنار تحقق اهداف سازمانی تحقق اهداف فردی رهبر سازمان نیز می‌باشد. کوچ در این زمینه‌ها به مدیران کمک می‌کند: ارتقای مهارت‌های اجرایی مدیران، تنظیم برنامه برای سازمان، هدف گذاری و برنامه ریزی برای تحقق اهداف، شناخت قوت‌ها، ایجاد روحیۀ مشارکت در بخش‌های مختلف سازمان، ایجاد دستورالعمل‌های اجرایی درزمینۀ امور مالی، ایجاد فضای روانی مناسب و… .
اگر علاقه‌مند به مطالعه مقالات در حوزه کوچینگ هستید، حتما مقالات زیر را بخوانید:
مقاله پیشنهادی :
