تحول سازمانی چیست؟ انواع + فرایند تحول در سازمان

برخلاف دیدگاه‌های سنتی که تحول سازمانی را غالباً واکنشی به فشارهای محیطی (مثل بازار یا رقبا) می‌دانند، در دیدگاه معاصر تحول در سازمان امری برنامه ریزی شده و پیش از بروز مشکل است. سازمان‌های پیشرو، تحول را فقط واکنشی به بحران‌ها نمی‌دانند، بلکه آن را به‌عنوان روندِ همیشگی یادگیری و سازگاری در ساختار خود جای داده‌اند.

ین دیدگاه به آن‌ها کمک می‌کند به‌جای منفعل بودن در برابر تغییرات، فعالانه آینده‌شان را بسازند و از فرصت‌های جدید استفاده کنند. برای تحول درسازمان دیگر فقط بهبود ساختارها کافی نیست؛ بلکه باید ارزش‌های سازمان، سبک رهبری و نحوه تعامل با محیط اطراف هم به‌طور اساسی دگرگون شوند.

در این مطلب از مدرسه کسب و کار مدیربان همراه ما باشید تا شما را با تعریف تحول سازمانی، اهمیت و ضرورت و انواع آن آشنا کنیم. همچنین به این بپردازیم که فرایند تحول در سازمان چگونه است.

تحول سازمانی چیست؟

تحول سازمانی، فرایندی جامع و چند بعدی است که هدف آن ایجاد تغییرات اساسی در شیوه عملکرد سازمان و چگونگی خلق ارزش برای تمامی ذی‌نفعان می‌باشد. این فرایند اغلب به معنای طراحی مجدد ساختار، فرهنگ و عملیات سازمان است و هدف اصلی آن، ارتقای اثربخشی، چابکی و قابلیت پاسخگویی به چالش‌های نوظهور در محیط پویای کنونی است.

در این مسیر، سازمان باید رویکردی هماهنگ و یکپارچه داشته باشد و بخش‌های اصلی خود را به‌گونه‌ای بازسازی کند که بتواند در برابر تغییرات داخلی و بیرونی، انعطاف‌پذیرتر عمل کند. تحول سازمان در ساختار سازمانی، فرآیندهای عملیاتی، فرهنگ سازمانی، نظام راهبری و تعاملات با محیط بیرونی، تاثیرات قابل توجهی می‌گذارد.

در دنیایی که پیوسته در حال تغییر است، تحول سازمانی یک انتخاب نیست،؛ بلکه ضرورتی اجتناب‌ناپذیر برای حفظ بقا و افزایش توان رقابتی سازمان به شمار می‌رود.

برخی آمارها نشان می‌دهند نزدیک به ۷۰٪ از تلاش‌ها در راستای تحول سازمانی، با شکست مواجه می‌شوند. با این حال اگر  سازمانی بتواند به شکل هدفمند و هوشمندانه استراتژی‌های تحول‌آفرین تدوین کند، احتمال موفقیتش در فرآیند تحول سازمانی خیلی بیشتر است.

در یک تعریف کلی، تحول را می‌توان حرکت آگاهانه یک سیستم از وضعیت موجود به وضعیت مطلوب در نظر گرفت. حرکتی که در آن ساختارها، فرآیندها و رفتارهای جدید، جایگزین الگوهای قدیمی می‌شوند.

بنابراین تحول سازمانی یک تغییر اساسی و با هدف مشخص است که سازمان برای روبرو شدن با فشارهای محیطی (مثل تغییرات بازار، رقابت جدید، فناوری‌های نو) و فشارهای داخلی (مثل مشکلات بهره‌وری، نارضایتی کارکنان) انجام می‌دهد. برای اینکه سازمان در ایجاد این تغییر موفق باشد، باید:

• به طور مداوم و مستمر خود را با شرایط جدید سازگار کند (یاد بگیرد، تغییر کند و انعطاف‌پذیر باشد).
• تصمیمات درست و به‌موقع بگیرد (رهبران سازمان باید بدانند چه تغییراتی لازم است و چگونه باید آن‌ها را اجرا کنند).
• تمام بخش‌های سازمان باهم  به‌صورت هماهنگ و یکپارچه عمل کنند (همه کارکنان و واحدها در یک راستا برای رسیدن به اهداف تحول تلاش کنند).

ارکان اصلی تحول سازمانی

همان‌طورکه گفتیم، تحول سازمانی بر سه رکن اساسی استوار است: ساختار، فرهنگ و عملیات. این سه بُعد، چارچوب بنیادینی را تشکیل می‌دهند که هرگونه تغییر بنیادین در سازمان می‌بایست بر آن‌ها متمرکز گردد. در ادامه با این ابعاد بیشتر آشنا می‌شویم.

۱. ساختار سازمانی 

ساختار سازمانی یعنی سازمان چطور مرتب شده است؛ به عبارتی واحدها و بخش‌های مختلف سازمان چطور کنار هم قرار گرفته‌اند، سلسله مراتب به چه صورت است، تیم‌ها چطور تشکیل شده‌اند و ارتباطات رسمی بین افراد چطور است.

ساختار سازمانی بسیار مهم است؛ زیرا تعیین می‌کند چه کسی چه اختیاری دارد، چه کسی مسئول چه کاری است و اطلاعات چطور در سازمان رد و بدل می‌شود.

۲. فرهنگ سازمانی

فرهنگ سازمانی مشخص می‌کند چه ارزش‌ها، باورها و رفتارهای مشترکی بین افراد سازمان وجود دارد. منظور از فرهنگ سازمانی تمام چیزهایی است که همه  به آن‌ها اعتقاد دارند و طبق آن‌ها رفتار می‌کنند.

فرهنگ روی تصمیم‌گیری‌ها و همکاری بین افراد تأثیر می‌گذارد. فرهنگ، جنبه غیررسمی سازمان است و معمولاً تغییر دادن آن خیلی سخت است؛ زیرا به عادات و باورهای افراد مربوط می‌شود.

۳. عملیات 

منظور از عملیات سازمانی این است که کارهای اصلی و مهم سازمان چطور انجام می‌شود. منظور از عملیات یا فرآیندها، روش‌ها و سیستم‌هایی است که باعث می‌شوند کارهای روزمره سازمان به خوبی پیش برود.

عملیات، زمینه اجرایی تحول را فراهم می‌کند و مانند یک پشتیبان برای دو رکن دیگر (ساختار و فرهنگ) عمل می‌کند. باید توجه داشت که در بسیاری از موارد، تغییرات تحول‌آفرین صرفاً به بازنگری این سه بعد محدود نمی‌شود و ممکن است روش‌های رهبری سازمان، نحوه تصمیم‌گیری مدیران و ارتباط سازمان با افراد و شرکت‌های همکار را هم تحت تاثیر قرار دهد.

از آنجایی که این ارکان به شدت به یکدیگر وابسته هستند، بازطراحی هرکدام می‌تواند روی سایر حوزه‌ها تاثیر داشته باشد. برای مثال، تحول در ساختار سازمانی ممکن است منجر به بازتعریف نظام راهبری یا نحوه تعاملات بیرونی شود.

نکته مهم این است که تغییر دادن فرهنگ سازمان معمولاً اولین و مهم‌ترین قدم برای موفقیت بقیه تغییرات است؛ زیرا اگر افراد در سازمان عمیقا  و در عمل تغییر را قبول نکنند، هیچ تحولی برای مدت طولانی دوام نخواهد آورد. 

از سوی دیگر، نحوه انجام کارهای سازمان (عملیات) هم باید دقیق بررسی و مرتباً به‌روز شود تا بتواند به خوبی از تغییرات در ساختار و فرهنگ سازمان حمایت کند و کارها به درستی پیش برود.

انواع تحول سازمانی 

با آنکه برخی دیدگاه‌ها، تحول سازمانی را فرایندی گام‌به‌گام و ساختارمند تلقی می‌کنند، اما تحول در سازمان در عمل، بیش از آنکه ایستا باشد، تحت تاثیر پویایی تغییرات و گستره تأثیر آن است.

با توجه به این، تحول سازمانی فرآیندی راهبردی و انعطاف‌پذیر محسوب می‌شود که نیازمند تعامل مستمر با محیط در حال تغییر، ارزیابی مداوم وضعیت موجود و مدیریت چالش‌هایی نظیر مقاومت کارکنان در برابر تغییر است.

۱. تحول استراتژیک

تحول استراتژیک زمانی اتفاق می‌افتد که یک سازمان برای دستیابی به اهداف بلندمدت و پاسخ‌گویی به تهدیدات یا فرصت‌های جدید در بازار، مسیر کلی خود را تغییر می‌دهد. این نوع تحول ممکن است شامل بازنگری در ماموریت، چشم‌انداز، استراتژی یا فرآیندهای اصلی سازمان باشد.

 برای مثال به‌روزرسانی ماموریت شرکت، نوآوری از طریق تحول دیجیتال (برای پاسخ به نیازهای در حال تغییر مشتریان) و بازسازی سازمان (برای حفظ بقا یا بهینه‌سازی سودآوری) نمونه‌هایی از تحول استراتژیک هستند.

۲. تحول در ساختار سازمانی

تحول ساختاری به تغییراتی در ساختار سازمانی گفته می‌شود که ممکن است ناشی از عواملی داخلی یا خارجی باشد و معمولاً بر نحوه اداره و مدیریت شرکت اثر می‌گذارد.

این تغییرات می‌تواند شامل اصلاحات اساسی در سلسله‌مراتب مدیریت، نحوه سازماندهی تیم‌ها، تغییر مسئولیت‌ها، بازنگری در زنجیره فرماندهی، ساختار شغلی یا رویه‌های اداری باشد. عواملی مانند ادغام یا حذف نقش‌های غیرضروری، تغییرات در بازار یا فرآیندها و سیاست‌ها می‌توانند منجر به تحول ساختاری شوند.

۳. تحول در فرهنگ سازمانی

تحول فرهنگی به تغییر در ارزش‌ها، باورها، هنجارها و رفتارهایی مربوط می‌شود که فرهنگ سازمان را شکل می‌دهند. هدف این نوع تحول، ایجاد فرهنگی جدید است که با چشم‌انداز سازمان هماهنگ باشد و به ترویج همکاری، نوآوری یا توجه بیشتر به نیازهای مشتریان کمک کند.

تحول فرهنگی ممکن است شامل تغییر در نحوه ارتباطات درون سازمان یا بهبود مهارت‌ها و عملکرد کلی کارکنان باشد.

۴. تحول در فناوری

تحول فناورانه به معنای پیاده‌سازی یا ترکیب فناوری‌های جدید در سازمان است. این امر ممکن است شامل استفاده از سیستم‌های نرم‌افزاری جدید، اتوماسیون، ابزارهای دیجیتال یا تجهیزات پیشرفته باشد. 

هدف از تحول فناورانه افزایش بهره‌وری، ایجاد نوآوری یا پشتیبانی از فعالیت‌های روزانه سازمان است. تحول دیجیتال که به معنای ادغام فناوری دیجیتال در تمام جوانب کسب‌وکار است، یکی از مثال‌های برجسته این نوع تحول محسوب می‌شود.

۵. تحول مبتنی بر افراد

این مدل بر توسعه و ارتقاء مهارت‌ها، دانش و توانایی‌های کارکنان سازمان متمرکز است. این نوع تحول می‌تواند شامل تدوین برنامه‌های آموزشی، اقدامات مربوط به توسعه استعدادها، سیستم‌های مدیریت عملکرد یا برنامه‌ریزی برای تربیت رهبران آینده باشد که هدف آن تقویت رشد فردی و سازمانی باشد.

علاوه بر این، تحولات سازمانی می‌توانند برنامه‌ریزی‌شده یا غیرمنتظره باشند. 

۶. تغییرات برنامه ریزی شده

تغییرات برنامه‌ریزی‌شده به‌منظور دستیابی به اهداف خاص طراحی می‌شوند و معمولاً دارای یک نقشه راه دقیق برای اطمینان از انتقال بدون مشکل هستند.

۷. تغییرات غیر برنامه ریزی شده

در مقابل، تغییرات غیرمنتظره به‌طور ناگهانی و بدون پیش‌بینی قبلی رخ می‌دهند و ممکن است ناشی از رویدادهای خارجی مانند تغییرات اقتصادی، بلایای طبیعی یا تحولات ناگهانی در بازار باشند. 

۸. تغییرات افزایشی در برابر تحولی

همچنین، تغییرات می‌توانند افزایشی یا تحولی باشند. تغییرات افزایشی به‌طور تدریجی و با گام‌های کوچک در طول زمان صورت می‌گیرند و هدف از آنها بهبود مستمر فرآیندها یا محصولات موجود است. در حالی که تغییرات تحولی، اساسی و رادیکال هستند و به‌طور کلی سازمان را به صورت بنیادین تغییر می‌دهند.

فرایند و مراحل تحول سازمانی

مدل هشت‌مرحله‌ای تغییر، که توسط جان پی. کاتر، استاد برجسته دانشکده کسب‌وکار دانشگاه هاروارد طراحی شده است، الگویی گام‌به‌گام برای هدایت تغییرات عمده در سازمان‌ها ارائه می‌دهد. این مدل بر ضرورت ایجاد احساس فوریت، تشکیل یک ائتلاف راهبر قدرتمند و ارتباط داشتن با چشم‌انداز سازمان تأکید دارد. 

مراحل هشت‌گانه این مدل به شرح زیر است: 

۱. ایجاد احساس فوریت

قدم اول تحول سازمانی، آگاه‌سازی مدیران سازمان از نیاز فوری به تغییر است. با تحلیل واقع‌بینانه از شرایط بازار، رقبا، تهدیدها و فرصت‌های احتمالی، رهبران سازمان متوجه می‌شوند که ادامه وضعیت فعلی ممکن است به ضرر سازمان تمام شود و تحول در سازمان یک فوریت می‌باشد. 

۲.  تشکیل یک گروه رهبری مؤثر

در این مرحله، یک تیم راهبری متعهد و توانمند تشکیل می‌شود که از نفوذ، تخصص و انگیزه لازم برای هدایت تغییر برخوردار باشند. این گروه باید توانایی الهام‌بخشی، تصمیم‌گیری و هماهنگ‌سازی منابع را داشته باشد. 

۳. تدوین چشم‌انداز تغییر

 طراحی یک چشم‌انداز روشن و آینده‌نگرانه برای جهت‌دهی به تلاش‌های تغییر، همراه با تعیین راهبردهایی برای تحقق آن، بخش مهمی از موفقیت در این مسیر است. 

۴. نهادینه‌سازی چشم‌انداز در فرهنگ ارتباطی

انتقال اثربخش چشم‌انداز سازمان به تمامی ارکان، با استفاده از ابزارهای ارتباطی متنوع تضمین می‌کند که همه کارکنان درک مشترکی از مسیر آینده داشته باشند.

۵. توانمندسازی افراد برای اقدام مؤثر

پنجمین مرحله از فرایند تحول سازمانی، توانمندسازی کارکنان است. با شناسایی و حذف موانع ساختاری یا روانی و همچنین تقویت فضای خلاقیت و ریسک‌پذیری، کارکنان ترغیب می‌شوند تا مسئولیت تغییر را بپذیرند و در مسیر نوآوری حرکت کنند. 

۶. برنامه‌ریزی برای دستاوردهای کوتاه‌مدت

تعیین اهداف قابل تحقق در بازه زمانی کوتاه، به ایجاد انگیزه، سنجش پیشرفت و افزایش اعتبار فرایند تحول در چشم کارکنان کمک می‌کند. 

۷. تقویت موفقیت‌ها و تعمیق تغییر

 استفاده از نتایج مثبت اولیه به‌عنوان سکوی پرش برای تغییرات گسترده‌تر در سیستم‌ها، ساختارها و سیاست‌ها، از تکرار الگوهای قدیمی جلوگیری می‌کند.

 ۸. نهادینه‌سازی تغییر در فرهنگ سازمانی

 برای پایداری نتایج، رفتارهای جدید باید در فرهنگ سازمان نهادینه شوند. این مرحله شامل ایجاد سیستم‌های توسعه رهبری، جانشین‌پروری و آموزش مستمر است که از تداوم مسیر تحول پشتیبانی می‌کنند. 

در مجموع، مدل کاتر رویکردی جامع و ساختاریافته برای رهبری تحول سازمانی ارائه می‌کند و به‌طور ویژه بر درگیر کردن فعال کارکنان در تمامی مراحل فرآیند تحول سازمانی تأکید دارد.

عوامل موثر در موفقیت تحول سازمانی

 موفقیت در اجرای تحول سازمانی، وابسته به مجموعه‌ای از عوامل کلیدی است که رهبران باید به‌صورت هدفمند آن‌ها را در نظر گرفته و مدیریت نمایند. مهم‌ترین عوامل عبارتند از: 

رهبری مؤثر و متعهد 

حضور رهبرانی با چشم‌انداز روشن و توانایی انتقال مؤثر آن و پشتیبانی مستمر از فرایند تحول، نقش حیاتی در موفقیت تحول ایفا می‌کند. مشارکت فعال مدیران در سطوح مختلف سازمان محرکی کلیدی برای تحقق اهداف تحول سازمانی است. 

ارتباطات شفاف و مستمر

ارتباطات سازمانی شفاف و انتقال دقیق، صادقانه و منظم اطلاعات درباره ضرورت تحول، چشم‌انداز آینده سازمان، برنامه‌ها و میزان پیشرفت، باعث جلب حمایت کارکنان و کاهش مقاومت‌های احتمالی در برابر تغییر خواهد شد. 

مشارکت فعال کارکنان

 مشارکت کارکنان در مراحل مختلف تحول، دریافت بازخورد و توجه به دیدگاه‌های آنان، موجب تقویت حس مالکیت و تعهد می‌شود و از میزان مقاومت آن‌ها می‌کاهد. 

آموزش و پشتیبانی مستمر

 ارائه آموزش‌های لازم و فراهم‌سازی منابع کافی برای ارتقاء مهارت‌ها و دانش کارکنان در مواجهه با شرایط جدید، باعث افزایش اعتماد به نفس و سازگاری بیشتر آن‌ها با شرایط جدید می‌شود 

مدیریت هدفمند مقاومت در برابر تغییر 

شناسایی علل مقاومت، رسیدگی به دغدغه‌ها و تدوین راهکارهای موثر برای کاهش آن، از پیش‌شرط‌های حیاتی در تحقق تحول موفق هستند. 

ایجاد پیروزی‌های کوتاه‌مدت 

طراحی و تحقق دستاوردهای اولیه و ملموس، موجب ایجاد انگیزه، افزایش اعتماد کارکنان و حفظ پویایی در مسیر تغییر می‌شود.

همسویی با فرهنگ سازمانی

اطمینان از تطابق اقدامات تغییر با ارزش‌ها و فرهنگ غالب سازمان، باعث طبیعی‌تر شدن روند انتقال و کاهش تنش‌های احتمالی می‌شود. 

اندازه‌گیری و ارزیابی مداوم

 تعریف شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPIs) و پایش مستمر میزان اثربخشی اقدامات، امکان اعمال اصلاحات به‌موقع و تصمیم‌گیری آگاهانه را فراهم می‌سازد.

عوامل پیشران در تحول در سازمان ها

چه چیزهایی سازمان‌ها را مجبور به تحول می‌کند؟ سازمان‌ها در مواجهه با مجموعه‌ای از عوامل درونی و بیرونی ناگزیر به پذیرش تحول هستند. این عوامل معمولاً در تعامل با یکدیگر شرایطی پیچیده و غیرقابل‌کنترل برای سازمان‌ها ایجاد می‌کنند. محرک‌های رایج تحول عبارت‌اند از:

• ظهور فناوری‌های نوین و روند فزاینده دیجیتال‌سازی؛ 
• افزایش فشار رقابتی و تحول در انتظارات مشتریان؛
•  تغییرات در سیاست‌گذاری‌ها و مقررات دولتی؛
• اختلال در زنجیره تأمین، تورم و محدودیت در دسترسی به منابع؛
•  افت عملکرد یا کاهش انگیزه و روحیه کارکنان.

هدف از تحول در سازمان

چرا سازمان‌ها تصمیم به تحول سازمانی می‌گیرند؟ به طور کلی اهداف محوری تحول سازمانی را می‌توان در قالب هشت محور زیر دسته‌بندی کرد:

1. سازگار شدن با تغییرات محیط: سازمان برای حفظ بقا باید بتواند خود را با شرایط جدید بازار و رقابت وفق دهد. 
2. ارتقای عملکرد و کارایی سازمانی: تحول سازمانی، از طریق افزایش بهره‌وری، اثربخشی و نوآوری، زمینه‌ را برای بازیابی توان رقابتی و بهبود مستمر در تمامی سطوح عملکردی سازمان فراهم می‌کند.
3. تحقق اهداف استراتژیک: تحول سازمانی باعث هم‌راستایی عملیات، فرآیندها و ساختار سازمانی با ماموریت و چشم‌انداز سازمان می‌شود و کمک می‌کند سازمان در مسیر رسیدن به برنامه‌ها و آرزوهای بلند مدتش حرکت کند.
4. پشتیبانی از توسعه پایدار و مسئولیت اجتماعی: تحول سازمانی می‌تواند به توسعه‌ پایدار کمک کند؛ زیرا سازمان‌ در حین ایجاد تحول یاد می‌گیرد چطور با صرفه‌جویی در منابع، بازیافت مواد و رفتار اخلاقی هم به محیط زیست کمک کند، هم اقتصاد را بهتر کند و هم جامعه را راضی نگه دارد.
5. توسعه و نهادینه‌سازی فناوری و نوآوری: تحول سازمانی، از طریق پذیرش و یکپارچه‌سازی فناوری‌های جدید مانند هوش مصنوعی،باعث افزایش تاب‌آوری سازمان در برابر فشارهای اجتماعی، اقتصادی و زیست‌محیطی می‌شود. ۶. تمرکز بر سرمایه انسانی و تحول فرهنگی:  با استفاده از توسعه‌ شایستگی‌ها و ارتقای فرهنگ مشارکتی باعث کاهش مقاومت در برابر تغییر و تقویت روحیه جمعی می‌شود.. 
6. تقویت یادگیری سازمانی و تولید دانش کاربردی: تحول باعث می‌شود سازمان هم از تحقیقات علمی و هم از تجربه‌های کارکنان استفاده کند تا به دیدگاهی مشترک نسبت به مشکلات و پیدا کردن راه‌های نوآورانه برسد. 
7. مدیریت منابع و ظرفیت‌ها برای تحقق تحول مؤثر: برای ایجاد تحول سازمانی نیازمند برنامه‌ریزی ساختاریافته، زمان‌بندی دقیق، شناسایی موانع احتمالی، بهره‌مندی هدفمند از منابع و ایجاد تعادل میان انسجام داخلی و تنوع نیازهای بیرونی  هستیم.

مزایای تحول سازمانی