مقالات کوچینگ
بیزینس کوچینگ و تفویض اختیار
نقش کوچینگ کسب‌وکار در تفویض اختیار مدیران
امروزه با سرشلوغیِ مدیران و افزایش کارهایی که می‌بایست انجام دهند، رسیدن به همۀ کارها و پاسخگویی به تمامی درخواست‌هایی که از یک مدیر می‌شود، کاری سخت و در برخی موارد، ناممکن شده است.
مدیریت در عمل، اگر تنها فقط به دانش‌های مدیریتی اکتفا شود، کار سخت و پیچیده‌ای است.
مدیران، روزانه کارهای مختلفی دارند؛ ازجمله:
- پیگیری‌های مختلف؛
- نظارت بر روند انجام کارها و فرایندهای درحال انجام بخش‌های مختلف؛
- گزارش‌گیری از بخش‌های مختلف یک مجموعه برای پیشبرد صحیح کارها؛
- هماهنگی‌های روزانه‌ای که بر روند پروژه‌های درحال انجام دارند؛
- ارتباط‌گیری با مدیران میانه و کارمندان به بهانه‌های مختلف برای تسلط بر کار خویش.
تسلط بر کار، عنصری مهم و اساسی است؛ چون اگر یک مدیر بر کار خودش مسلط نباشد، کار از دست وی خارج خواهد شد. یک مدیر موفق می‌بایست بر دل‌ها مدیریت کند تا بتواند خوب مدیریت کند.
این گفته نقل به مضمون از آقای دکتر بلنکارد در کتاب مدیر یک دقیقه‌ای بیان می‌شود:
مدیریت بر سه پایه استوار است: تنبیهِ یک‌دقیقه‌ای، تشویقِ یک‌دقیقه‌ای، بازخوردِ یک‌دقیقه‌ای
هر مدیری برای اینکه بتواند به همۀ فعالیت‌های مذکور رسیدگی کند، ضروری است مهارت‌هایی را در خودش ایجاد یا تقویت کند؛ ازجمله مهارتهای طراحی، مدیریت زمان، تفویض اختیار، ارتباط مؤثر، تحلیل‌گری و سیستم‌سازی است. یک مدیر موفق باید کارهای روزانه‌اش را بشناسد و انواع کار را از نظر اهمیت و فوریت شناسایی کند. یک مدیر پویا و توانمند کارهایی را که از اهمیت بسیار بالایی برخوردار است و سایر افراد مجموعه می‌توانند آن را انجام دهند، با حفظ اختیار خویش به آنها می‌سپارد. به این کار در علم مدیریت، «تفویض اختیار» می‌گویند. تفویض اختیار به‌اختصار «یعنی واسپاریِ کارها به افراد دیگر با حفظ اختیار خودِ مدیر.»
مدیران برای اینکه بتوانند تفویض خوب و مناسبی داشته باشند، نیازمند آن هستند که در این حوزه مهارت خویش را توسعه دهند؛ لذا یکی از حوزه‌های حمایت‌گریِ کسب‌وکار که می‌تواند به این‌گونه مدیران کمک کند، کوچینگ کسب و کار است.
به اعتراف مؤسساتی همچون Forbes، Gallup، wabc و Icf، کوچینگ کسب و کار می‌تواند برای مدیران مزایای زیر را داشته باشد:
- به نتایجِ مدیریتِ مدیران سرعت وکیفیت ببخشد؛
- نگرش مدیران را به چالش بکشد تا بتوانند تصمیم‌گیری عالی‌تری داشته باشند؛
- ضمن همراهیِ مدیران، به آنها بازخورد دهد تا میزان خطا را کاهش دهند؛
- باعث خلاقیت مدیران می‌شود تا سودآوری بهتری برای سازمانشان داشته باشند؛
- به آشکارسازیِ توانایی‌های بالقوه و بالفعل مدیران کمک می‌کند تا بتوانند از تمام ظرفیت‌شان برای این حوزه استفاده کنند؛
- زمینۀ توسعۀ مهارتهای مدیریتی مدیران را فراهم می‌کند؛
- زمینه‌های درآمدزاییِ سازمان را فراهم می‌کند و توسعه می‌دهد؛
- به افراد سازمان کمک می‌کند تا بهتر باهم ارتباط برقرار کنند؛
- باعث ارزش‌آفرینی سازمان خواهد شد؛
- به مدیران کمک می‌کند تا بیزینس پلن سازمانشان را بازبینی و بازطراحی کنند.
در سال ۲۰۰۱ مطالعۀ شرکت منچستر نشان داد، به‌طور متوسط بازده سرمایه‌گذاریِ کسب‌وکارهایی که یک مربیِ کسب‌وکار را استخدام می‌کنند، ۷.۵ برابر بیشتر از هزینه‌ای است که برای دریافت خدماتِ مربیگری صرف می‌کنند. گزارشِ انجمن مدیریت کارکنان نشان داد، بهره‌وریِ عملکرد مدیرانی که هم مربیگری و هم آموزش را دریافت می‌کردند، ۸۶درصد افزایش یافت؛ درحالی‌که بهره‌وری آن دسته از مدیران اجرایی که فقط آموزش دریافت می‌کردند، افزایش ۲۲درصدی داشت. یک مطالعۀ گروهی نشان داد که ۴۰درصد از شرکت‌های Fortune 500 از بیزینس کوچینگ برای آموزش و توسعۀ مدیران‌شان استفاده کردند. براساس نتایج مطالعۀ دیگری که MetrixGlobal LLCانجام داد، شرکت‌هایی که به‌ازای هر یک دلار برای مربیگری هزینه پرداخت کردند، 7.9 دلار بازگشت سرمایه داشتند و این دریافت خدمات مربیگری آثار زیر را به دنبال داشته است:
- ۵۳درصد از صاحبان و مدیران کسب‌وکار گزارش دادند که بهره‌وریِ آنها را افزایش داده است؛
- ۶۱درصد از کسب‌وکارها گزارش دادند که آموزش‌ها رضایت شغلی آنها را افزایش داده است؛
- ۲۳درصد از مدیران گزارش دادند که مربیگریِ کسب‌وکار به آنها کمک کرده است، هزینه‌های عملیاتی‌شان را کاهش دهند؛
- ۲۲درصد از شرکت‌ها گزارش دادند که مربیگریِ کسب‌وکار سودآوری آنها را افزایش داده است؛
- ۶۷درصد از صاحبان کسب‌وکار و مدیران گزارش دادند که بااستفاده‌از آموزش‌های مربی کسب‌وکار، توانسته‌اند مهارتهای تیمی‌شان را در کسب‌وکارشان افزایش دهند.
حال ما سعی می‌کنیم، در این مقاله به مهارت بسیار مهم و پرکاربردِ تفویض اختیار برای مدیران بپردازیم.
دَه پیامد نبودِ تفویض اختیار در مدیران
براساس نتایج به‌دست‌آمده از جلسات کوچینگ کسب‌وکار و باتوجه‌به تعاملاتی که با مجموعه‌های مختلف صورت گرفته است، مدیران عواملی را بیان می‌کنند که بر روی تفویض اختیار آنها اثرگذار است. نقش بیزینس کوچ آن است که متناسب با هرکدام از این موارد مسیر مناسبی را در پیش گیرد که در قالب جلسات کوچینگ کسب‌وکار اتفاق می‌افتد.
در زیر دَه عامل بسیار مهم را که به‌نوعی می‌توان گفت از موانع مدیریت است، فهرست کرده‌ایم. این عوامل، بیشترین فراوانی را در بین مدیران مذکور داشته‌اند.
- کندیِ انجام کار؛
- نبودِ مطلوبیت کار؛
- نبود توانایی انجام؛
- نبودِ حس خوب مدیران؛
- نبود سیستم؛
- نبود نیروی کافی؛
- ندانستن عواقب تفویض نکردن؛
- کاهش اختیارات مدیران؛
- انجام کارهای بی‌دلیل؛
- کاهش اعتماد کارکنان به مدیران.
یک‌به‌یک به بررسی این موارد می‌پردازیم و نقش کوچینگ کسب‌وکار را بررسی خواهیم کرد.
کندی انجام کار
تفویض اختیار به کارمندان، باعث کندیِ انجام کار می‌شود. این باعث می‌شود که مدیران کار را به کارمندانشان تفویض نکنند.
ازآنجاکه انجام سریع و کیفیِ پروژه‌ها بسیار مهم است، مدیران ازاینکه همه یا بخشی از کار را واسپاری کنند، امتناع می‌کنند. بعضاً مدیران به جای اینکه مسئله را حل کنند، آن را فراموش می‌کنند یا اهمیتی به آن نمی‌دهند. این کار مانند این است که وقتی یک خودرو پنچر می‌شود، ترجیح دهیم با چرخ پنچر راه برویم؛ اما به ترمیم و آپارات آن نپردازیم!
نقش یک کوچ کسب‌وکار یا یک کوچ منابع انسانی این است که نگرش مدیر را راجع‌به این قضیه به چالش بکشد. مربی کسب‌وکار با سؤالات هدفمند و عمیق خویش سعی در حل مسئله با خود مدیر
دارد. وی به مدیر کمک می‌کند تا مشخصاً بداند که چرا این کار را انجام نمی‌دهد و با وی به این نتیجه برسند که نتیجه و راهِ صحیح چیست.
- چه عواملی باعث شده است کارمندان برای انجام کارها سرعت کافی نداشته باشند؟
- آیا باید این اتفاق بیفتد؟
- آیا اگر مدیر بتواند کمک کند تا کارمندان در کارشان سرعت بیشتری داشته باشند، این وقت را بگذارد یا نه؟
نبودِ مطلوبیت کار (حسن انجام کار)
چندی پیش در یکی از جلسات کوچینگ کسب‌وکار، یکی از مدیران که در قسمت فنی و مهندسیِ یکی از شرکت‌های عمرانی مشغول به فعالیت بود، عنوان کرد که وقتی کاری را به کارمندان بخش واسپاری می‌کنم، خیلی خوب انجام نمی‌دهند و وقتی این کارها به قسمت بعدی می‌رود، کارها برگشت می‌خورد و قسمت نظارت تأیید نمی‌کند.
نقش مربی کسب‌وکار این است که ابتدا مسئله را برای مدیر با کمک خود مدیر بازتعریف کند و مسئله به‌درستی تعریف شود.
این، کمک می‌کند تا وضع موجود به‌خوبی بررسی شود و پس‌ازآن به تعیین وضع مطلوب بپردازیم.
نقش مربی کسب‌وکار این است که در راه رسیدن به وضع مطلوب به مدیر کمک کند.
شاید اگر بخواهیم از بیرون به این مدیر نسخه بدهیم، به وی بگوییم چون کارمندانش آموزش ندیده‌اند، چنین اتفاقی رخد داده است. هر بازخورد دیگری هم شاید چندان به این مدیر کمک نکند
؛ اما وقتی با خود مدیر مسئله را بررسی می‌کنیم، به نتایج معقول و دست‌یافتنی خواهیم رسید.
یکی از مزیت‌هایی که در فرایند بیزینس کوچینگ اتفاق می‌افتد، کشف و اختراع
راه‌حل‌هاست. یکی از مواردی که بعد از بررسی که با مدیر بخش در فرآیند کوچینگ کسب‌وکار مشخص شد و می‌بایست اصلاح می‌شد، این بود که روابط مدیر با کارمندان برای بهبود این وضعیت، باید اصلاح شود. خودِ مدیر هم به این قضیه معترف بود.
جالب است بدانید هیچ کوچ کسب‌وکاری هیچ‌گاه یک مدیر را قضاوت نخواهد کرد.
او به مدیر کمک می‌کند تا با دانشی که دارد یا باید کسب کند، مسئله را تشخیص دهد و خودش برای خودش با کمک بیزینس کوچ نسخه بپیچد.
کوچ به وی کمک می‌کند تا آن را عملیاتی کند و از گزند موانع پیشِ‌رو باز بماند و تا رسیدن به وضعیت مطلوب مدیر را تنها نخواهد گذاشت.
نبود توانایی انجام
یک بیزینس کوچ به شما کمک می‌کند تا خاک‌های ذهنی‌تان را بتکانید و بتوانید مسائل اصلیِ کسب‌وکارتان را تشخیص
دهید. ممکن است مسائل، شکل و پوستۀ دیگری داشته باشد؛ اما با سطحی که جلسات بیزینس کوچینگ پیدا می‌کند، شما می‌توانید به عمق لایه‌های بعدیِ مسائل
دست پیدا کنید
که می‌تواند به شناخت مسئله کمک کند. برخی مدیران از حجم کارِ زیادی که دارند، گلایه می‌کنند. وقتی از آنها سؤال می‌شود که تا حالا با این مسئله چه کرده‌اید، جوابی ندارند یا فرافکنی
می‌کنند. از همین مدیران بعد از طی مسیرهایی با کمک مربی، سؤال می‌شود که آیا این کارها را تابه‌حال واسپاری کرده‌اید؟ در جواب می‌گویند: «بله. ولی کارمندان نتوانستند به‌خوبی انجام دهند.»
کوچ کسب‌وکار به مدیران باتوجه‌به موقعیت‌های موجود طرحی را پیشنهاد می‌دهد که زمینۀ تفویض اختیار و انجام بخشی از کارها توسط کارمندان محقق شود. در بخشی از این طرح، زمینۀ آموزشی کارمندان فراهم شده است.
بعضاً مدیران مقاومت می‌کنند و تأثیرپذیریِ این کار را پایین می‌دانند؛ چراکه آموزش دیدن را وقت تلف کردن می‌دانند! جالب است بدانید، اگر ژاپن امروز به‌لحاظ صنعتی جزو کشورهای پیشرفته شناخته شده است، یکی از علت‌های آن، آموزش است.
سرانۀ آموزشیِ ژاپن ۲۰برابر ایران است.
دو نجار به قطع کردن درختان مشغول بودند. نجار اول پس از مدتی دست از کار کشید و شروع به تیزکردن اره‌اش کرد. به نجار دوم هم این پیشنهاد را داد که برای سرعت‌بخشی به کار، اره‌ات را تیز کن.
نجار دوم گفت: «وقت ندارم که اره‌ام را تیز کنم (جوابی که بعضاً مدیران می‌دهند). در پایانِ روز بااینکه نجار دوم وقت بیشتری نسبت به نجار اول گذاشته بود؛ درخت کمتری قطع کرده بود!
آموزش‌دیدن برای کارمندان مانند تیزکردن اره است. کوچینگ کسب‌وکار باعث می‌شود باورهای محدودکنندۀ مدیران به چالش کشیده شود.
نبودِ حس خوب در مدیران
مدیران گاهی مسائلی را مطرح می‌کنند که بیشتر جنبۀ احساسی دارد. شاید دلیلی منطقی داشته باشد؛ اما به شکل احساسی نمایان شده است.
کوچ کسب‌وکار به مدیران کمک می‌کند تا بتوانند منطقی و واقعی و در لحظه تأمل کنند.
به نظر شما این اقدام، جنبۀ احساسی دارد یا منطقی؟
آیا عبارت «ازاینکه این کار را به شخص دیگری بسپارم، رضایتمندی ندارم»، چه سطحی از ارتباط است؟
چه مقدار پذیرفتنی است؟ بنا را بر این بگذاریم که این کار دلیلی منطقی داشته باشد. بیزینس کوچ به شما کمک می‌کند تا این دلایل را مشخص کرده، ابتدا تعریف و پس از تعریف، آنها را دسته‌بندی کنید. پس از دسته‌بندی، اقدام متناسب با هر کار را تعریف کنید.
کوچ به شما کمک خواهد کرد تا اقداماتتان را آگاهانه، مستمر و با پشتکار انجام دهید تا بتوانید خوب تفویض اختیار کنید و به کارهای مهمتر در کسب‌وکارتان بپردازید.
نبود سیستم
یکی از اشکالات رایج و اساسی که اعضای سازمان و مجموعه به آن معترض‌اند، بحث نبودِ سیستم است.
به جرئت می‌توان گفت که سیستم‌سازی یکی از مسائل بسیار مهم هر مجموعه، چه بزرگ و چه کوچک است. جالب است که شیوع فراوانی هم دارد. سیستم‌سازی به‌این‌معنا:
- فرایند کارها مشخص باشد؛
- ابتدا و توالی و انتهای کار واضح باشد؛
- هرکس وظایف خودش را کاملاً بداند؛
- نظم بر کار حکمفرما باشد.
در تفویض اختیار هم این مسئله کاملاً مشهود است؛ اینکه سیستمِ واسپاری به چه شکل است. بخشی از سیستمِ واسپاری، مشخص کردن این است که
- این کار در توان چه افرادی است؟
- در انجام این کار چه نکاتی را باید رعایت کرد؟
- چه آموزش‌هایی را باید دیده باشند؟
- بعد از انجام کار، به چه‌کسی باید تحویل داد؟
و سؤالاتی ازاین‌قبیل تا مجریِ کار، سردرگم نشود.
مدیران اگر بتوانند سیستم تفویض اختیار را درست کنند، کارمندان بهتر می‌توانند کارها را انجام دهند.
کارمندان با این کار احساس رضایت خاطر مناسبی از انجام کار خواهند داشت.
حس خوب به انجام کارها توسط کارمندان، از عوامل کلیدی است که مدیران باید به آن توجه کنند.
نبودِ نیروی کافی
بخشی از مدیران عنوان می‌کنند که ما نیروی کافی برای تفویض اختیار نداریم.
یک مربی کسب‌وکار باورهای شما را به چالش خواهد کشید. باور به اینکه نیرو نداریم. اگر کارمندانِ موجود بهره‌ور
نیستند و تمامِ وقت آنها یا دست‌کم ۸۰درصدِ وقتشان پر است، پس باید فکر دیگری کرد؛ اما در عمدۀ موارد پس از بررسی‌های صورت‌گرفته، نتیجه مسئلۀ دیگری را مشخص کرده است؛ مثلاً بهره‌وری کارکنان پایین است. کارمندان به کارهای حاشیه‌ای می‌پردازند و زمان مفیدشان کم بوده است.
دوباره‌کاری، خرابکاری، کندکاری (نداشتن سرعت)، مسائل موجود در سیستم‌های کاری بوده است.
یک بیزینس کوچ همراه شما خواهد شد تا با همدیگر برای این چالش‌ها به جواب برسید.
ندانستن عواقب نبودِ تفویض اختیار
مدیران باید به مسائل مهم و استراتژیک در کسب‌وکار خودشان بپردازند. برای تحقق این امر، لازم است که از روزمرگی رها بشوند
و کارهایی را که قابلیت انجام توسط دیگران دارند، واسپاری کنند.
مدیران ما گاهی احساس می‌کنند که همۀ کارها را باید خودشان انجام دهند. احساس می‌کنند صرفه‌جویی می‌کنند؛ اما در بسیاری از موارد، این کار شاید خطا باشد.
کوچ کسب‌وکار به شما کمک می‌کند تا کارهای مهم را بشناسید و کارهایی را شناسایی کنید که لازم است برون‌سپاری کنید.
اگر مدیران ما نتوانند یا نخواهند تفویض اختیار کنند:
- به کارهای کم‌ارزش روی می‌آورند؛
- از انجام کارهای ارزشمند باز می‌مانند؛
- توان سیستم محدود خواهد شد؛
- همیشه مدیران درگیر هستند؛
- برای کارهای استراتژیک وقت ندارند.
رشد کسب‌وکار در گرو تصمیمات مدیر است.
بیزینس کوچ همراه شما در مسیر پرپیچ‌وخم کار است تا بتوانید تصمیمات درست بگیرید.
کاهش اختیارات مدیران
بعضی از ترس‌هایی که برخی مدیران دارند، به کاهش اختیارات آنها برمی‌گردد. تفویض کردن اختیار هم از این نوع ترس‌هاست. برخی از مدیران تصور می‌کنند که تفویض کردن اختیار قدرت آنها را کاهش می‌دهد؛ اما اگر از بالا به کسب‌وکار خودشان بنگرند، این تصور را نخواهند داشت.
کوچ کسب‌وکار تفکر سیستمی را در شما تقویت خواهد کرد تا بتوانید با دید باز به مسائل بنگرید.
تفویض اختیار اصولی و منطقی و سیستماتیک این نگرانی را از مدیران رفع خواهد کرد.
انجام کارهای بی‌دلیل
مدیریت کارآمد و نظام‌مند، این اجازه را به ما نخواهد داد تا برای کارهایی که انجام می‌دهیم، بی‌دلیل باشیم.
گاهی مدیران نمی‌دانند چرا تفویض نمی‌کنند؛ ولی شاید در گفتگوها خواهان این هستند که کارها را واسپاری کنند؛ چون به نفع خودشان
است. بیزینس کوچ با فرایندی که در پیش می‌گیرد، شما را به سمت شفافیت در تصمیم‌گیری سوق خواهد داد؛ یعنی اگر تفویض
نمی‌کنید، دقیقاً بدانید چرا و اگر هم تفویض می‌کنید، کاملاً شفاف و گویا باشد.
«خودآگاهی سازمانی و فردی» از دستاورهای مهم جلسات کوچینگ کسب‌وکار است.
نبودِ اعتماد
باید به مدیرانِ متعهد حق داد؛ چراکه به کار خودشان اهمیت می‌دهند و کارشان را مهم می‌دانند. این مسئله باعث می‌شود، کمتر به تفویض اختیار روی بیاورند.
نکتۀ مهم این است که دلایل شناختی و فراشناختی این موضوع توسط مربی کسب‌وکار بررسی می‌شود تا اگر مدیر اعتماد ندارد و می‌بایست راهکاری را بیابد تا بتواند، به اعتماد در واگذاری کارها به دیگران برسد.
جمع بندی:
مدیران برای اینکه مهارت تفویض اختیار را پیاده سازی کنند چند راه دارند: ۱- در قالب کلاس و دوره آموزش ببینند. ۲- به مشاوره مراجعه کنند تا به آنها راهکار بدهد. ۳- از فرآیند کوچینگ کسب و کار استفاده کنند تا راه حل ها و اقدامات متناسب با نیاز خود را کشف و خلق کنند. موثرترین، به روز ترین و کار آمدترین روش به اعتراف موسسات بین المللی، تحقیقاتی، پژوهشی دنیا برای دستیابی مهارت تفویض اختیار، بیزینس کوچینگ است چون نسخه ای که پیچیده می شود برای افراد توسط خود افراد است تا اجرایی و عملیاتی باشد و از بیرون نسخه داده نشده است.
References
- www.wabccoaches.com
- coachfederation.org
- www.forbes.com
- atriagroup.org
- www.briantracy.com
چه جالب