در مقاله شرح وظایف مدیر منابع انسانی گفتیم که یکی از وظایف مدیر منابع انسانی، طراحی سیستم مدیریت عملکرد کارکنان و چرخه مربوط به آن است. این سیستم یک استراتژی حیاتی است که توسط سازمانها استفاده میشود تا این اطمینان به وجود بیاید که کارکنان با بالاترین پتانسیل خود کار کرده و به موفقیت کلی کسب و کار کمک میکنند.
در این مقاله ابتدا به این سوال مهم پاسخ میدهیم که تعریف مدیریت عملکرد چیست؟ و سپس به اجزای کلیدی یک سیستم مدیریت عملکرد موفق میپردازیم و به شما آموزش میدهیم چگونه یک سیستم مدیریت عملکرد را به بهترین نحو خود در سازمان اجرا کنید.
امروزه در اقتصاد مبتنی بر دانش، مسئله کلیدی در بین مدیران کسب و کار این است: «یک کارمند چقدر مهارتهای فعلی خود را در کسب و کار من بهخوبی به کار میگیرد و تا چه اندازه به نتایج مطلوب دست پیدا میکند؟»
تغییرات ناشی از دیجیتالی و جهانیشدن، افراد را بهسمت کسب دانش گسترده هدایت میکند و سازمانها علاوه بر رقابت با رقبای خود، در حال رقابت با دانش و تکنولوژی هم هستند؛ بنابراین یافتن استعدادهای کارکنان و درگیر کردن آنها در کاری که به آن مشغولند، جزو اهداف اصلی سازمان است.
درعینحال، کارکنان نیاز به کنترلِ پیشرفت و رشد شخصی خود دارند تا از مسیر اصلی خارج نشوند. یکی از روشهای در مسیر نگه داشتن و استفاده حداکثری از مهارتها و دانش کارکنان سازمان، استفاده از سیستم مدیریت عملکرد در سازمان است. برای اینکه با تعریف مدیریت عملکرد، اهداف و اهمیت آن، مراحل و روشهای آن آشنا شوید، با مدیربان همراه باشید.
راهنمای مطالعه مقاله
Toggleمدیریت عملکرد چیست؟
یکی از وظایفی که مدیران سازمان دارند، مراقبت از سامان و استراتژیهای سازمانی است؛ بنابراین آنها باید تمامی عوامل و موانع رسیدن به اهداف استراتژیک سازمان را شناسایی و برای آن راه حل پیدا کنند. یکی از مؤثرترین عوامل در نرسیدن سازمان به اهداف خود، بهرهوری کم کارکنان و عدم ارتباط مثبت و سازنده بین مدیر و کارمندان است.
برای رفع این مشکل، مدیران باید از سیستم مدیریت عملکرد استفاده کنند. مدیریت عملکرد روابطی خوب، بین مدیر و کارکنان ایجاد کرده و انگیزه کارکنان را برای انجام بهترین افزایش میدهد. اما مدیریت عملکرد چیست؟ پاسخ این سوال را در ادامه آوردهایم.
تعریف علمی مدیریت عملکرد
در تعریف علمی، مدیریت عملکرد این طور تعریف میشود: مدیریت عملکرد فرآیندی سیستماتیک از تعریف اهداف، سنجش پیشرفت و ارائه بازخورد به کارکنان است؛ بهمنظور بهینهسازی عملکرد آنها و دستیابی به اهداف سازمانی. این فرایند شامل تعیین انتظارات و اهداف روشن برای کارکنان، نظارت منظم بر پیشرفت آنها و پشتیبانی برای کمک به موفقیت کارکنان است.
تعریف مدیریت عملکرد کارکنان به زبان ساده
مدیریت عملکرد یعنی شما به عنوان مدیر اهدافی در کسب و کارتان دارید و برای رسیدن به این اهداف، باید از کارمندان خود استفاده کنید. شما باید برای در مسیر ماندن کارمندان، تعریف مسیری روشن داشته باشید و برای این مسیر سنجههای پیشرفت قرار داده و به کارمندانتان بازخورد بدید که تا چه حد بهینه کار میکنند و در مسیر اهداف سازمان در حرکتند.
به این صورت همه افراد در سازمان در مسیر اهداف سازمانی با بالاترین بهرهوری خود کار میکنند و علاوه بر اینکه مدیر و سازمان به اهداف خود میرسد، کارکنان هم رشد میکنند.
اگر میخواهید مدیریت منابع انسانی سازمانتان را حرفهای انجام دهید، حتما نگاهی به دوره منابع انسانی مدیربان بیندازید.
مدیریت عملکرد کارکنان چه اهمیتی دارد؟
اجازه دهید برای روشنتر شدن اهمیت مدیریت عملکرد در سازمان، با یک مثال واقعی، آن را برای شما شرح دهیم. در سال ۱۳۹۹، مدیرعاملی که در صنعت تولید محصولات مشغول به کار بود، تصمیم گرفت به عرصه تکنولوژی و ارزهای دیجیتال وارد شود.
او با انتخاب صرافی ارز دیجیتال، که در آن زمان رقبای اندکی داشت، شرکت جدیدی را تأسیس کرد و با استخدام تیمی از برنامهنویسان، به ساخت پلتفرم پرداخت. بااینحال، مدیر که درآمد خود را عمدتاً از شرکت تولیدیاش به دست میآورد، بیشتر وقت خود را در کارخانه سپری میکرد و برنامهنویسان را بدون نظارت کافی رها کرده بود.
پس از دو سال، در سال ۱۴۰۱، متوجه شد که بیش از ۵۰ صرافی ارز دیجیتال وارد بازار شدهاند و شرکت او هنوز سیستمی راهاندازی نکرده است. در این مقطع، مدیر با وجود هزینههای زیاد، بدون پلتفرم مانده و فرصت اول بودن در بازار را از دست داده بود؛ زیرا رقبای بسیاری وارد این حوزه شده بودند.
پس از این اتفاق، مدیر تمرکز خود را از کار تولید به پروژه ارز دیجیتال منتقل کرد و با اختصاص زمان بیشتر به این شرکت و پیادهسازی مدیریت عملکرد، پلتفرمی که در طول دو سال اجرا نشده بود، در مدت پنج ماه به بهرهبرداری رسید؛ اما اکنون، در بازاری بسیار رقابتی قرار گرفته بود که نیازمند هزینههای قابل توجهی برای تبلیغات و برندسازی بود.
این داستان واقعی نشان میدهد بدون مدیریت عملکرد، حتی اگر مدیر ایده نابی در سر داشته باشد و فرصت زیادی برای شروع کار، ممکن است فرصتهای خود را بسوزاند و دیگر نتواند موفق شود. این مدل شرکتها در اطراف ما بسیار زیاد است؛ شرکتهایی که مدیرانشان با اعتماد کامل به کارکنان خود، کار را رها میکنند و بعد از سوخت فرصتها تازه متوجه اشتباه خود شان میشوند.
مدیریت عملکرد به شرکتها کمک میکند تا به اهداف خود بهطور موثرتر و با کاهش هزینههای اضافی دست پیدا کنند و از مهارت کارمندان نهایت بهره وری را ببرند؛ بنابراین، اهمیت مدیریت عملکرد در تحقق اهداف سازمانی بسیار بالاست و شرکتها باید از این ابزار مهم استفاده کنند تا به مزیت رقابتی و موفقیت طولانیمدت دست پیدا کنند.
اهداف مدیریت عملکرد چیست؟
پس از اینکه با تعریف و اهمیت سیستم مدیریت عملکرد آشنا شدید وقت آن است که درباره اهداف آن هم صحبت کنیم. این اهداف عبارتند از:
- شناسایی نقاط قوت و ضعف کارکنان؛
- ارتقاء سطح مهارت و توانایی کارکنان؛
- بهبود ارتباط و هماهنگی بین کارکنان؛
- سازماندهی و انجام وظایف بهصورت بهتر و کاراتر؛
- ایجاد برنامههای آموزشی و توسعه فردی برای کارکنان؛
- بهبود ارزشهای سازمانی و محافظت از آنها؛
- توسعه و پیشرفت مداوم سازمان؛
- ایجاد فرهنگ سازمانی قوی و پایدار؛
- افزایش بهره وری کارکنان؛
- ارتقاء کیفیت عملکرد کارکنان؛
- ایجاد برندکارفرمای قوی؛
- بهبود ارتباطات داخلی و برونی سازمان؛
- کاهش هزینهها و افزایش سودآوری سازمان؛
- افزایش رقابتپذیری سازمان در بازار؛
- ارتقاء کیفیت خدمات یا محصولات ارائهشده؛
- افزایش رضایتمندی مشتریان در بلندمدت؛
- رسیدن به اهداف سازمانی.
گام ها و چرخه مدیریت عملکرد
بهطور معمول یک چرخه عملکرد شامل گام های زیر است:
- تعیین اهداف کوتاه مدت؛
- تدوین نقشه استراتژیک سازمان؛
- برنامه ریزی برای مدیریت عملکرد؛
- اجرا و نظارت بر عملکرد کاری کارمندان؛
- توسعه مهارت کارمندان؛
- بررسی مداوم درست انجام شدن کارها؛
- امتیاز به کارمندان و سیستم پاداشدهی؛
- بازخورد و بهبود نقشه استراتژیک.
برای واضحتر شدن نحوه پیادهسازی مدیریت عملکرد، با یک مثال شما را با روش پیادهسازی مدیریت عملکرد آشنا میکنیم.
فرض کنید صاحب یک شرکت مبتنی بر فناوری اطلاعات هستید. برای پیادهسازی سیستم مدیریت عملکرد، ابتدا براساس نقشه استراتژیک خود اهداف کوتاهمدت، میانمدت و بلندمدت سازمان را ترسیم میکنید. سپس نقشه را به واحدها ابلاغ کرده و از کارکنان سازمان خود میخواهید تا بر اساس اهداف کوتاهمدت سازمان، تارگتهای روزانه مشخص کنند.
بهطور مثال یک هدف کوتاهمدت سازمان طراحی صفحه احراز هویت در بازه زمانی ۱۸روزه است. پس از ابلاغ این هدف به تیم برنامهنویسی، آنها زمانبندی اجرای ۱۸روزه صفحه احراز هویت را ارائه میدهند و شفاف میگویند در هر روز چه اقداماتی انجام داده و چند درصد پیشرفت دارند.
آنها بهصورت روزانه گزارش عملکرد خود را یا روی کاغذ و حضوری یا در سامانه مدیریت پروژه ثبت میکنند. مثلا بیان میکنند که در یک روز تعداد ۳ باگ سیستم احراز هویت رفع شده و کدنویسی فلان ماژول از احراز هویت آغاز شده است.
فردا کدنویسی بخش اول احراز هویت تکمیل میشود و تعداد یک باگ دیگر رفع خواهد شد. همچنین موانع اجرای باگ فردا موارد زیر است که مرتبط با مسئول بکاند است و باید مسئول مربوطه آن را رفع کند تا من به تارگت فردای خود برسم.
به این شکل، گزارشات روزانه ارائه شده و اگر فردی در یک روز به اهداف روزانه خود نرسد، مدیر دلیل تحقق نیافتن هدف آن روز را پیگیری و با ارائه مشاوره و پیشنهاد آن را رفع میکند.
حتی اگر کارمندی نیاز به دیدن آموزش برای توسعه مهارتهای خود دارد، دوره آموزشی برایش تهیه میشود و کمکم سازمانی یادگیرنده در جهت تقویت و توسعه مهارتهای کارکنان برای رسیدن به اهداف سازمانی شکل میگیرد. در پایان بازه زمانی ۱۸روزه، تمامی گزارشات هر کارمند (با هر روش مدیریت عملکرد) کنار هم گذاشته شده و عملکرد نهایی او مشخص میشود.
سپس جهت ارزیابی ۳۶۰درجه بازخوردهایی از سایر همکاران هر کارمند، مشتریان و مدیران واحدها برای ارزیابی جامعتر عملکرد هر کارمند جمعآوری میشود و علاوه بر برنامههای رشد شغلی، کارکنانی که به اهداف تعیینشده دست یافتهاند، با پاداشهایی مانند بونوس یا امکانات رفاهی تشویق میشوند.
در صورت عدم دستیابی به اهداف، برنامههای بهبود عملکرد تدوین میشود و تغییراتی در فرآیندها و ساختارهای سازمانی برای بهبود مستمر اعمال میشود.
اگر یک نقشه استراتژیک تا ۷۰٪ بتواند به اهداف خود برسد، این نقشه درست عمل کرده و قابل قبول است؛بنابراین شما با جمع آوری دادهها و بررسی کلی روند کار در دورههای کوتاه مدت، میانمدت و بلندمدت متوجه خواهید شد سازمان تا چه حد بهره وری داشته و کارمندانی کارآمد دارید.
انواع سیستم های مدیریت عملکرد
در چرخه مدیریت عملکرد، از مدلها و رویکردهای مختلف میتوان استفاده کرد تا با مدیریت عملکرد به بهترین نتایج و اهداف سازمان برسیم. ازجمله این مدلها، میتوان به چرخه مدیریت عملکرد سنتی، ترکیبی، مبتنی بر نتایج، مبتنی بر توسعه و چرخه مدیریت عملکرد ۳۶۰ درجه اشاره کرد.
شما باتوجهبه صنعتی که در آن کار میکنید، باید یک چرخه را انتخاب و آن را پیادهسازی کنید؛ مثلا اگر یک کسب و کار تولیدی دارید که کارکنان شما محصولی را تولید میکنند، شما با چرخه مدیریت عملکرد سنتی میتوانید کارکنان خود را ارزیابی کنید. اگر کسب و کار شما در حوزه فروش و بازرگانی است، چرخه عملکرد ترکیبی مناسب شما است.در ادامه، به معرفی و توضیح هریک از این چرخهها میپردازیم:
چرخه مدیریت عملکرد سنتی
این چرخه با تعیین اهداف شروع میشود. در این مرحله، اهداف و وظایف و مسئولیتهای هر کارمند مشخص میشود. سپس عملکرد کارکنان اندازهگیری میشود تا مشخص شود رسیدن به اهداف تعیینشده تا چه اندازه دنبال شده و چه مقدار اهمالکاری در انجام وظایف وجود دارد.
در مرحله بعدی بازخورد صورت میگیرد. این مرحله شامل بررسی عملکرد کارمندان و ارائه بازخورد به آنها برای بهبود فرآیند کاری است. درنهایت، عملکرد کارکنان شناسایی شده و تصمیمات موردنیاز برای بهبود عملکرد آنها گرفته میشود.
چرخه مدیریت عملکرد ترکیبی
این چرخه شامل مراحل معمول چرخه مدیریت عملکرد سنتی است؛ بههمراه مرحله توسعه و پاداش. بعد از اتمام مراحل ارزیابی و بازخورد، کارمندان فرصت دارند تا باتوجهبه نکاتی که در ارزیابی اعلام شده است، مهارتها و عملکرد خود را بهبود دهند.
سپس اگر کارمندان اهداف خود را بهخوبی دنبال کرده و عملکرد خوبی داشته باشند، مدیر برای آنها انواع پاداش مانند ارتقاء شغلی، افزایش حقوق، کارانه و… در نظر میگیرد.
چرخه مدیریت عملکرد مبتنی بر نتایج
در این چرخه تمرکز روی به دست آوردن نتایج و دستیابی به اهداف مشخص است. این چرخه بهدنبال این است که کار خروجی قوی داشته باشد و به کارمندان اختیار داده میشود تا با خلاقیت و تخصص خود کارها را انجام داده و به نتیجه برسانند.
درنهایت کارمندان براساس عملکرد و نتایج کاری خود ارزیابی میشوند و مشخص میشود چقدر تحقق اهدافِ تعیینشده بهخوبی دنبال شده و نتایج بهدستآمده منطبق با انتظارات هستند.
چرخه مدیریت عملکرد مبتنی بر توسعه
در این چرخه، توسعه مهارتها و تواناییهای کارمندان در اولویت قرار دارد. بعد از ارزیابی عملکرد، کارمندان به منظور بهبود عملکرد خود و افزایش مهارتها و تواناییهای شخصیشان برنامههای توسعه شخصی را دنبال میکنند. در این مدل این باور وجود دارد که با ارتقای مهارتها و تواناییهای شخصی کارمندان، عملکرد سازمان بهطورکلی نیز بهبود پیدا میکند.
چرخه مدیریت عملکرد ۳۶۰درجه
در این نوع چرخه، عملکرد کارکنان از زوایای مختلف ازجمله مدیران، همکاران و مشتریان بررسی و ارزیابی میشود. این ارزیابی کمک میکند تا عملکرد کاملتری از هر کارمند به دست آید.
روشهای مدیریت عملکرد
در این بخش میخواهیم به روشهایی بپردازیم که برای مدیریت عملکرد استفاده میشود. این روشها عبارتند از:
ارزیابی عملکرد
متداولترین تکنیک مدیریت عملکرد، ارزیابی عملکرد کارکنان توسط مدیر است که از به روش های مختلفی انجام میشوند. وقتی ارزیابی عملکرد بهدرستی استفاده شوند، میتواند برای همسویی مهارت افراد با اهداف استراتژیک یک کسب و کار استفاده شوند.
برای اینکه کارمندان بهره وری بالایی داشته باشند، باید احساس کنند که ارزیابی عملکرد، یک گفتگوی دوطرفه، منظم، منصفانه، صادقانه و سازنده است. اگر اینطور نباشد، ارزیابیها میتوانند به عامل بیانگیزگی تبدیل شوند که به کاهش عملکرد کارکنان منجر میشود.
کارتهای امتیازی متوازن
این روش یکی از شناختهشدهترین چارچوبهای مدیریتی است که در ۲۰ سال گذشته بسیار محبوب بوده است؛ اما امروزه زیاد کاربردی ندارد. در واقع مادر ِعلم مدیریت عملکرد امروزی کارت امتیازی متوازن است.
مدیریت عملکرد با استفاده از کارت امتیازی متوازن به تعادل کسب و کارها کمک میکند؛ زیرا با بیان اولویتهای کسب و کار، نظارت و اندازهگیری پیشرفت و میزان تحقق اهداف و تعریف برنامههای عملیاتی کار ابتدای مدیریت عملکرد را انجام میدهد.
استفاده از بازخورد
اگر کارمندی ضعیف عمل کند، ممکن است آن را نداند و ضعف او ناشی از کمبود مهارتهایش باشد. باید جلسهای برای شناسایی علل احتمالی عملکرد ضعیف کارمند و راهحلهایی برای کمک به کارمند برگزار شود.
هنگام ارائه بازخورد به کارمندی که عملکرد ضعیفی دارد، ضروری است یک مدیر فقط بازخورد منفی ارائه ندهد. بازخورد مثبت نیز لازم است تا او را به توسعه مهارتها و بهره وریاش تشویق و به حفظ انگیزه و مشارکت تیم کمک میکند.
اگر مایلید درباره بازخورد سازنده به همکاران و کارکنانتان بیشتر بدانید، مقالهای که درباره تعریف بازخورد در مدیریت نوشتهایم را مطالعه کنید.
شاخصهای کلیدی عملکرد (KPI) کارکنان
KPI یا Key Performance Indicator بهمعنای شاخصهای کلیدی عملکردی است که برای اندازهگیری عملکرد و پیشرفت سازمان، واحدها یا پروژهها به کار میروند. این شاخصها معمولا بهصورت عددی یا درصدی تعریف میشوند. پیشنهاد میکنیم برای آشنایی بیشتر با شاخص کلیدی عملکرد مقاله KPI چیست را مطالعه کنید.
شاخص های ارزیابی عملکرد منابع انسانی به مدیران منابع انسانی کمک میکنند تا عملکرد و فعالیتهای کارکنان خود را با اهداف و استانداردهای تعیینشده مقایسه و مسیر بهبود را تعیین کنند. این شاخصها باید قابل اندازهگیری، قابل اطمینان، متناسب با اهداف سازمانی و مستقل از سطح شخصیتی باشند.
مدیریت براساس اهداف (MBO)
در مدیریت براساس اهداف، در طول یک فرآیند، اهداف خاص تعیین و چگونگی دستیابی به هر هدف تدوین میشود. این سبک مدیریت عملکرد برای کارهای خاصی که باید هر مرحله در یک زمان مشخص انجام شود، مناسب است.
این روش راه خوبی برای ایجاد فرهنگ کاری قوی در جهت اهداف مشترک است؛ زیرا پس از دستیابی به هر هدف، کارکنان از دستاوردهای خود آگاه میشوند و به بهبود انگیزه و خلاقیت کمک میکند.
MBO عملکرد فردی را اندازهگیری میکند و آن عملکرد را با استانداردهایی مقایسه میکند که قبلا تعیین شده است.
برنامههای توسعه شخصی PDP
PDP (Personal Development Plan) یک برنامه عملیاتی است که براساس انعکاس عملکرد و نیازهای کارکنان شکل گرفته است. PDP اهدافی را برای عملکرد آینده کارکنان تعیین و اقداماتی را تدوین میکند که از توسعه شخصی حمایت میکند. این روش اغلب برای شناسایی نیازهای آموزشی و توسعه خاص برای کارمندی خاص و ایجاد برنامههای عملیاتی برای رفع این نیازها استفاده میشوند.
PDP به کارمندان کمک میکند تا مشخص کنند چگونه میخواهند رشد کنند و چه اقداماتی را برای دستیابی به آن رشد باید انجام دهند. این روش به برندسازی کارفرما و نگهداشت کارکنان کمک زیادی میکند؛ زیرا کارمندان احساس ارزشمندی و دیده شدن میکنند و فرصت رشد برای آنها فراهم است.
روش بازخورد ۳۶۰درجه
بررسی ۳۶۰ درجه بازخورد به مدیران اجازه میدهد تا بازخوردهایی سازندهتر ارائه دهند؛ زیرا ارزیابی گستردهتری از عملکرد فردی کارکنان براساس دیدگاههای مختلف صورت میگیرد.
این روش عمدتاً توسط اعضای تیم، مدیران واحدها و مشتریان انجام میشود؛ اما مدیران همچنان باید بر ارزیابیهایی که تولید میشود، نظارت داشته تا مطمئن شوند هرگونه تمجید در مورد ادعا صحیح است و سمتوسوی خاصی ندارد.
اصول مدیریت عملکرد کارکنان
اصول مدیریت عملکرد بهعنوان یک جریان اصلی برای تحقق استراتژیهای سازمان است. با بهکارگیری این اصول، چرخه مدیریت عملکرد به حرکت درآمده و مهارتهای کارکنان توسعه پیدا میکند. این اصول که نیاز است یک مدیر برای مدیریت بهینه عملکرد کارکنان خود استفاده کند، شامل موارد زیر است:
- درخواست ارائه گزارشی شفاف از کارکنان خود؛
- درک حس رفتار شهروندی سازمانی و ارائه راهکارهای مختلف در قالب پیشنهادات به مدیرعامل، در جهت رسیدن به اهداف سازمانی؛
- اختصاص برخی از زمانها برای گفتگو و مکالمات خصوصی بین مدیرعامل و کارمندان در سطوح مختلف؛
- استفاده از خود کارکنان در ارائه پیشنهادات و برگزاری جلسات طوفان فکری؛
- تشویق کارکنان به ارائه پاداشهای مختلف و ارتقای شغلی؛
- تخصصگرایی کارکنان؛
- ارائه تعداد تسک کم و روزانه جهت تمرکز بهتر کارکنان.
سخن پایانی
مدیریت عملکرد فرآیندی است که از طریق آن سازمانها اهداف کلان خود را با عملکرد فردی کارکنان هماهنگ و همراستا میکنند. این فرآیند با ارزیابی عملکرد متفاوت است، زیرا بر بهبود مستمر و توسعه کارکنان تمرکز دارد؛ نهفقط ارزیابی آنها. اهمیت مدیریت عملکرد در این است که به سازمانها کمک میکند تا کارکنان در طول مسیر کار هدایت شوند و وظایفشان بهطور دقیق شرح داده شود.
همچنین از طریق آموزش و توسعه مداوم مهارتها با ارائه بازخورد و سیستم پاداشدهی، تلاش بر بهبود و توسعه مهارتهای کارکنان دارد. در نتیجه، در سازمانهایی که کارکنان آن بهعنوان سرمایههای اصلی برند شناخته میشوند، با پیادهسازی مدیریت عملکرد نهتنها به برند کارفرما کمک خواهد شد، بلکه اهداف استراتژیک سازمان محقق میشود؛ زیرا همه اعضای سازمان مانند یک تیم در جهت اهداف مشترک کار کرده و در محیطی پویا و مثبت احساس ارزشمندی میکنند.
اگر علاقهمند به مطالعه مقالات بیشتری در حوزه مدیریت منابع انسانی هستید، مقالات زیر را بخوانید: