همانطور که در مقاله مهارت های کوچینگ توضیح دادیم، یک کوچ باید به مهارت های پایه ای کوچینگ مسلط باشد تا بتواند جلسه کوچینگ اثربخشی را برگزار کند. یکی از مهمترینِ این مهارتها، مهارت گوش دادن فعال و موثر است که در برقراری ارتباط موثر و درک متقابل بین کوچ و مراجع نقشی کلیدی بازی میکند. در این مقاله میخواهیم بهطور کامل درباره مهارت گوش دادن موثر و فعالانه صحبت کنیم و به این سوال پاسخ دهیم که چگونه شنونده خوبی باشیم.
یکی از آموزشهای کلیدی که در دوره کوچینگ تدریس میشود، مهارت گوش دادن فعال و موثر است.
راهنمای مطالعه مقاله
Toggleمهارت گوش دادن فعال و موثر چیست و چه تفاوتی با شنیدن دارد؟
شما در حین صحبت با طرف مقابل، حرفهای او را گوش میکنید یا فقط میشنوید؟! مهارت گوش دادن فعال و موثر، بهمعنای گوش دادن به طرف مقابل با تمرکز بالا و تمام حواس است و به شنیدن صِرف منتهی نمیشود. شنیدن توسط گوش اتفاق میافتد؛ شما صداهای زیادی را میشنوید؛ اما به آنها گوش نمیکنید؛ بهعبارتی روی آنها تمرکز نمیکنید.
«شنیدن» خودبهخود اتفاق میافتد؛ درحالیکه «گوش دادن» یک فرایند فعال است که در آن یک تصمیم آگاهانه برای گوش دادن سخن طرف مقابل و درک پیام گوینده گرفته میشود.
مهارت گوش دادن فعال و موثر را میتوان با تمرین کسب کرد و توسعه داد. بااینحال، تسلط روی این مهارت ممکن است دشوار باشد و دستیابی به آن به زمان و صبر و تمرین زیادی نیاز دارد. همانطورکه گفتیم، گوش دادن موثر، مستلزم گوش دادن با تمام حواس است؛ یعنی شما باید علاوه بر توجه کامل به پیام سخنان گوینده، در نظر او نیز بهعنوان یک شنونده فعال دیده شوید؛ در غیر این صورت، گوینده تصور میکند که آنچه درباره آن صحبت میکند، برای شما چندان جالب نیست.
شما میتوانید علاقه خود به سخنان گوینده را با استفاده از پیامهای کلامی و غیرکلامی، مانند حفظ تماس چشمی، تکان دادن سر و لبخند زدن، اعلام موافقت با گفتن “بله” یا لفظ “ممممم” برای تشویق او به ادامه سخن نمایش دهید. با انجام این کار، گوینده احساس راحتی بیشتری میکند و آشکارتر و صادقانهتر با شما ارتباط برقرار میکند.
هدف از یادگیری گوش دادن فعال چیست؟
بهصورتکلی، هدف از یادگیری گوش دادن فعال، بهبود کیفیت ارتباطات افراد از طریق درک صحیح نظرات و گفتار طرف مقابل است. با این وجود ممکن است هدف شخصی هریک از افراد برای یادگیری این مهارت با دیگری متفاوت باشد. در اینجا به بعضی از این اهداف اشاره میکنیم:
ضرورت یادگیری این مهارت در کوچینگ
همانطور که میدانید مهارت گوش دادن فعال و موثر، یکی از مهارتهای پایهای در کوچینگ است که ICF نیز آن را به رسمیت شناخته است؛ طبیعتاً بخش عمدهای از افرادی میخواهند بهعنوان کوچ مشغول به کار شوند، لازم است تا به این مهارت مسلط شوند.
بهبود روابط بین فردی
بعضی از افرادی که سراغ یادگیری مهارت گوش دادن فعال میروند، بهدنبال بهبود روابط بینفردی خود در خانواده، محیط کار و اجتماع هستند.
ارائه بازخوردهای سازنده به مخاطب
بعضی از افراد از گوش دادن فعال بهعنوان یک تمرین بسیار عالی برای ارائه بازخوردهای سازنده به دیگران استفاده میکنند. به کمک مهارت گوش دادن فعال و موثر میتوانید بازخورد دادن به دیگران را به خوبی تمرین کنید. در مقاله بازخورد چیست، بهطورکامل درباره این مهارت مهم صحبت کردهایم و مطالعه آن را به شما پیشنهاد میکنیم.
همدلی بهتر با دیگران
گروهی از افراد جامعه خود را در قبال حال دوستان و اطرافیان خود مسئول میدانند؛ این دسته از افراد تمایل دارند این مهارت را بیاموزند تا بتوانند با دوستانی که در شرایط سخت هستند، همدلی کرده و مقداری از بار غم و مشکلات آنها را سبک کنند. در مقاله مهارت همدلی چیست، به شما راههای بهتر همدلی کردن را آموزش دادهایم و پیشنهاد میکنیم سری به این مقاله بزنید.
بهبود مهارتهای حل مسئله
بعضی از افراد پس از برخورد با مسائل متعدد در حوزه روابط خانوادگی، محیط کار و… به این نتیجه میرسند که باید برای بهبود مهارت حل مسئله خود مهارت شنیدن فعال و موثر را بیاموزند.
جلوگیری از مشکل در روابط عاطفی
در روابط دوستانه و عاطفی، گوش نکردن و نادیده گرفتن طرف مقابل میتواند به شکلگیری مشکل منجر شود. گروهی از افراد جامعه جهت جلوگیری از بهوجودآمدن این دست مشکلات به سراغ یادگیری مهارت گوش دادن فعال میروند.
فواید گوش دادن موثر و فعالانه
یادگیری مهارت گوش دادن فعالانه به شما کمک میکند تا در هر نقشی که هستید، موثرتر واقع شوید. در اینجا به شش مزیت مهم گوش دادن فعال اشاره میکنیم:
۱. گوش دادن فعال باعث شکلگیری اعتماد و روابط عمیق میشود
در هر جایگاهی که باشید، اعتماد دیگران مهمترین سرمایهای است که میتوانید به دست بیاورید. مهمترین دستاورد گوش دادن فعال برای شما نیز همین اعتماد است. بیایید ضرورت این مهارت را در فضای کسب و کاری هم بررسی کنیم. فرض کنید بهعنوان یک فروشنده مشغول به کار هستید. در بحث فروش تا زمانی که اعتماد طرف مقابل را جلب نکنید، مشتری از شما خرید نخواهد کرد.
در روابط سازمانی هم تا زمانی که اعتماد اعضای تیم خود را جلب نکرده باشید، آنها به تمام راهنماییهای شما عمل نخواهند کرد و تمام اطلاعات لازم را با شما به اشتراک نخواهند گذاشت. مشتریان و اعضای تیم شما هرگاه احساس کنند که توسط شما شنیده میشوند، با شما احساس همدلی پیدا کرده و اعتماد بیشتری به شما میکنند.
این اعتماد باعث میشود آنها مسائل اصلی خود را با شما به اشتراک بگذارند و شما میتوانید مسائل اصلی آنها را شناسایی و برطرف کنید. در فرایند کوچینگ تا زمانی که کوچ موفق به جلب اعتماد مراجع خودش نشده باشد، نمیتواند اطلاعات لازم و کافی را از او دریافت کند.
۲. گوش دادن فعالانه به شما در حل تعارض کمک میکند
بدون شک، مشکل و درگیری در همه فضاهای ارتباطی پدیده رایجی است. افراد دیدگاههای متفاوتی دارند و دچار سوء تفاهم میشوند. مهارت گوش دادن فعال و موثر در این شرایط بسیار مهم است؛ زیرا ریشه شکلگیری همه این مشکلات این است که ما مسائل را فقط از دیدگاه خودمان میبینیم.
گوش دادن فعال به ما کمک میکند تا مسائل را از نگاه دیگران هم ببینیم، احساسات و شرایط آنها را در نظر بگیریم. گوش دادن فعال مبنایی برای شنیدن پیام طرف مقابل و حرکت رو به جلو بهسمت یک راهحل است. همچنین فرهنگ احترام را در روابط پرورش میدهد.
۳. گوش دادن فعال مانع از دست دادن اطلاعات مهم میشود
تفاوتی ندارد که شما بهصورت حضوری یا مجازی در حال گفتگو با طرف مقابل هستید. گوش دادن موثر به شما این امکان را میدهد تا جزئیات بیشتری را از صبحتهای طرف مقابل به خاطر بسپارید. مطمئناً شما در موقعیتهای مختلف نیاز دارید تا این اطلاعات را به افراد دیگری منتقل کنید.
اگر تمام جزئیات را به خوبی به خاطر نسپرده باشید، تمام پیام را به درستی به طرف مقابل منتقل نمیکنید. این امر میتواند منجر به سوء تفاهم شود و کیفیت روابط شما را خدشهدار کند.
۴. گوش دادن موثر به شما کمک میکند مشکلات را شناسایی کنید
یکی از اصول گوش دادن فعال این است که پیام و منظور اصلی گوینده را درک کنید. این اصل توجه شما را به مشکل اصلی مخاطب جلب میکند. به کمک مهارت گوش دادن فعال شما میتوانید مشکلات احتمالی را پیشبینی کنید که ممکن است در آینده پیش بیاید و یک استراتژی جهت رسیدگی به این موضوع طراحی کنید.
۵. گوش دادن فعال دانش شما را زیاد میکند
گوش دادن فعال یکی از قدرتمندترین ابزارها و وسایل یادگیری است. تمرکز بالاتر شما به هنگام گوش دادن فعال به شما کمک میکند تا اطلاعات بیشتری را جذب و موضوعات مختلف را بهتر درک کنید.
تمرکز بر صحبتهای طرف مقابل یکی از ملزومات گوش دادن فعال و موثر است و کمک میکند تا تصویر کامل و بزرگتری از شرایط موجود به دست آمده و بهدنبال آن بهترین راهحل برای مسائل کشف شود.
۶. کمک به برقراری ارتباط موثر
گوش دادن فعال شما را توانمند میکند و این توانمندی باعث ایجاد اعتمادبهنفس بیشتر در شما میشود. با گوش دادن فعالانه، درک درستی از آنچه افراد به آن نیاز دارند، به دست میآورید و در ایجاد تغییرات مثبت و تصمیمگیری اثربخش توانمند میشوید؛ بهعبارتی همانطورکه در مقاله مهارت ارتباط موثر چیست، توضیح دادیم، گوش دادن فعالانه به شما در تقویت مهارت ارتباط موثر کمک زیادی میکند.
انواع گوش دادن فعال
در این بخش به چهار نوع گوش دادن فعال اشاره میکنیم:
۱. گوش دادن عمیق
گوش دادن عمیق زمانی شکل میگیرد که تمرکز شما روی درک دیدگاه گوینده است. این نوع گوش دادن فعال شامل توجه به نشانههای کلامی و غیرکلامی مانند کلمات، زبان بدن گوینده و لحن اوست. گوش دادن فعالانه عمیق به ایجاد اعتماد و ارتباط دوطرفه کمک میکند و به دیگران کمک میکند تا در بیان افکار و نظرات خود احساس راحتی داشته باشند.
۲. گوش دادن کامل
تمرکز شما در گوش دادن کامل روی درک چیزی است که گوینده منتقل میکند. این نوع گوش دادن نیز با استفاده از بعضی تکنیکهای گوش دادن فعال محقق میشود. بهعنوان مثال، تکنیک بازنویسی سخنان طرف مقابل روی یک کاغذ برای اطمینان از اینکه پیام مورد نظر او را درک کردهاید. گوش دادن کامل در کلاسهای آموزشی و در پروژههای کاری با مافوق بسیار مفید است.
۳. گوش دادن انتقادی
گوش دادن انتقادی به استفاده از استدلال سیستماتیک و تفکر دقیق برای تجزیه و تحلیل پیام گوینده نیاز دارد و هدف از آن جدا کردن واقعیت از عقاید شخصی است. گوش دادن انتقادی اغلب در مواقعی مفید است که سخنران ممکن است هدف خاصی داشته باشد؛ بهعنوان مثال هنگام مشاهده مناظرههای سیاسی یا زمانی که یک فروشنده در حال ارائه یک محصول یا خدمت است.
۴. گوش دادن درمانی
گوش دادنِ درمانی زمانی اتفاق میافتد که به یک دوست، همکار یا یکی از اعضای خانواده خود اجازه میدهید تا درباره مشکلات خود صحبت کند. این نوع گوش دادن شامل تاکید و به کارگیری نشانههای غیر کلامی حمایتی، مانند تکان دادن سر و حفظ تماس چشمی ضمن همدردی با تجربیات آنهاست
چگونه شنونده خوبی باشیم؟
در اینجا هفت گام برای گوش دادن فعال و موثر آورده شده است و استفاده از این مراحل برای داشتن یک جلسه کوچینگ عالی به کوچها توصیه میشود.
۱. ارتباط چشمی برقرار کنید
برقراری ارتباط چشمی، مخاطب شما را مطمئن میکند که حواستان به حرفهای او هست و به او اهمیت میدهید.
یکی از مهمترین اصول گوش دادن فعال و موثر این است که هنگام گوش دادن به طرف مقابل بههیچوجه درگیر فعالیتهای دیگری مانند استفاده از تلفن همراه، ارسال پیامک، خواندن، نوشتن یا نگاه کردن به تلویزیون نشوید. شما باید تمام تمرکزتان را روی مکالمهای بگذارید که در دست دارید.
۲. صحبت طرف مقابل را قطع نکنید
اجازه دهید تا گوینده حرف خود را تمام کند؛ برای وارد شدن به صبحتهای طرف مقابل و پرسیدن سوالات شفافکننده منتظر بمانید تا گوینده سخن خود را متوقف کند. یک اشتباه بزرگ در گوش دادن فعال این است: سوال بپرسید؛ درحالیکه هنوز صحبت مخاطب تمام نشده است. این کار ممکن است باعث شود گوینده آنچه میخواهد بگوید را فراموش کند.
۳. آمادگی گوش دادن را در خودتان ایجاد کنید
ذهن و بدن خود را آماده کنید تا بتوانید اطلاعات را بهطور عینی دریافت کنید. حداقل سه بار عمل دم و بازدم عمیق را انجام بدهید تا افکار مزاحم را پاک کنید. روبهروی گوینده قرار بگیرید، صاف بنشینید تا نشان دهید که حاضر هستید و حواستان جمع است. ظاهر متمرکز شما مخاطب را متوجه میکند که او نیز باید با تمرکز کامل با شما صحبت کند.
۴. یاد بگیرید که ذهن خود را از سرگردانی دور نگه دارید
ذهنی که تمرکز را تمرین نکرده است، بهراحتی میتواند توسط صداها، پچپچ پسزمینه و حتی توسط افکار شما منحرف شود. فراموش نکنید هرگاه شما روی مکالمه متمرکز نباشید، مخاطب شما نیز متوجه عدم تمرکز شما خواهد شد. تمرین روزنامهنگاری موثرترین راه برای آموزش دادن تمرکز به ذهنتان است.
هر روز حداقل بیست دقیقه ساکت باشید و صداهای مزاحم ذهن را کنترل کنید. در ابتدای این بیست دقیقه از خودتان سوالی بپرسید که میخواهید درباره زندگی یا شغل خود به آن پاسخ بدهید. بنشیدید به پاسخهای ذهن خود گوش بدهید و پاسخها را روی یک کاغذ ثبت کنید. به کمک این تمرین رفتهرفته یاد میگیرید چگونه بهطور موثر به افکار درونی خود و دیگران گوش دهید
۵. ذهن خود را باز نگه دارید
یکی از اصول گوش دادن فعال و موثر باز نگه داشتن ذهن است. برای اینکه بتوانید ذهنتان را باز نگه دارید، باید این سه ممنوعیت را رعایت کنید. اگر شما یک کوچ هستبد، حتما این موارد را رعایت کنید.
- قضاوت ممنوع: بدون انتقاد از طرف مقابل سخنان او را گوش دهید؛ قبل ازاینکه همه موضوع را بشنوید، قضاوت نکنید؛ زیرا باعث میشود پاسخ نادرستی به طرف مقابل بدهید. درباره روشهای قضاوت نکردن در مقاله چرا قضاوت میکنیم صحبت کردهایم و پیشنهاد میکنیم که حتما آن را بخوانید.
- توجیه ممنوع: قبل از تمام شدن صحبت طرف مقابل به توجیه عقاید خود در مواجهه با او نپردازید. اگر به شخص اجازه ندهید صحبت خود را تمام کند، هرگز نمیتوانید بفهمید او چه احساسی دارد و درباره آن موقعیت دقیقاً چه فکری میکند.
- حدس زدن ممنوع: صبور باشید تا متوجه شوید طرف مقابل شما دقیقاً چه چیزی میگوید؛ وقتی هنوز صحبت او تمام نشده است، فکر نکنید که منظور او را فهمیدهاید. گوش دادن فعال و موثر باید عاری از حدس زدن منظور مخاطب باشد.
۶. رفتار طرف مقابل را آینه کنید
یک شنونده خوب میداند که چطور باید انرژی و احساساتی مشابه انرژی و احساس گوینده را مانند آینه به او منعکس کند. از عبارات طرف مقابل استفاده کنید تا نشان دهید که ذهنتان تماماً درگیر سخنان اوست. به احساسات او در حین صحبت با لبخند و تکان دادن سر پاسخ بدهید تا متوجه شود که شما پیام او را دریافت میکنید.
۷. بازخورد غیرکلامی مثبت بدهید
حالت چهره شما نشانه روشنی از افکار و خلقوخوی شماست. مراقب زبان بدن خود باشید. چرخش چشمها، افتادن شانهها، بیقراری بیش از حد یا سختگیری صورت همگی نشان میدهند که شما روی گفتوگو تمرکز ندارید؛ بنابراین به فرد مقابل نگاه کنید، بدن خود را سمت او بچرخانید، لبخند بزنید و با دقت به سخنان او گوش کنید.
موانع گوش دادن فعالانه
در آخر لازم است تا نگاهی به موانع گوش کردن فعال داشته باشید و برای مدیریت این موانع برنامهریزی کنید. در اینجا به ۱۰ مورد از موانع گوش کردن فعال اشاره میکنیم. گفتنی است بعضی از این موانع را میتوان بهراحتی کنترل کرد یا از پیش رو برداشت. بعضی دیگر خیلی تحت کنترل ما نیستند؛ اما بههرحال با اگاهی از آنها میتوان با دید بازتری به صحبتهای طرف مقابل گوش داد.
۱. موانع فیزیکی و محیطی
بارزترین مانع بر سر راه گوش دادن فعال و مؤثر، هر چیزی است که از نظر فیزیکی شنیدن آنچه گفته می شود را دشوار کند. این مانع ممکن است فاصله بیش از حد بین دو نفر، صدای خارجی بیش از حد یا موانع فیزیکی باشد که مانع از حرکت صدا بین افراد میشود.
توانایی فرد برای گوش دادن موثر میتواند توسط عوامل محیطی مانند دما و روشنایی نیز مختل شود؛ بهعنوان مثال، یک اتاق به شدت گرم میتواند حواس شخص را از توجه کامل به طرف مقابل منحرف کند و اتاقی که خیلی تاریک است میتواند او را خسته کند. حتی نحوه چیدمان مبلمان نیز می تواند بر توانایی فرد برای گوش دادن تأثیر بگذارد. یک چیدمان صمیمی میتواند فضایی گرم را برای مکالمه فراهم کند.
۲. موانع فرهنگی
اینکه افراد از نظر مذهبی، قومی، فرهنگی یا غیره دارای پیشینههای متفاوتی باشند، می تواند موانع فرهنگی ایجاد کند که گوش دادن موثر را دشوار میکند؛ بهعنوان مثال، هنگامی که دو شرکت از نقاط مختلف جهان باهم تجارت می کنند، موانع فرهنگی ممکن است ظاهر شوند.
۳. موانع عاطفی و روانی
قبلاً درباره سروصدای خارجی صحبت کردهایم؛ سروصداهایی که مانعی برای شنیدن مؤثر هستند. اما چیزی به نام سروصدای روانشناختی نیز وجود دارد. منظور از سروصدای روانشناختی همان صدای ذهنی ماست که میتواند تمرکز ما را مختل کند و در هنگام گفتوگو مانع دریافت پیام طرف مقابل شود.
مواقعی که یکی از روحیات انسانی در ما پررنگتر شود، دریافت و پردازش اطلاعات دشوار میشود؛ بهعنوان مثال، دیوانهوار عاشق بودن میتواند تمرکز فرد را هنگام گفتوگو مختل کند. درگیر هیجان و اضطراب شدن میتواند بر توانایی ما برای گوش دادن تاثیر منفی بگذارد. کارمندی را تصور کنید که فوقالعاده مشتاق فرا رسیدن تعطیلات آخرهفته است.
این فرد احتمالاً بهطور کامل به آنچه به او گفته میشود گوش نمیدهد؛ دقیقاً همانطور که کارمندی که نگران از دست دادن شغلش است، نمیتواند تلاش زیادی برای گودش دادن فعال از خودش نشان دهد.
۴. موانع فیزیولوژیکی
در مواقعی که حسوحال فیزیولوژیکی افراد کاملاً خوب نیست، حضور کامل داشتن در گفتوگو و گوش دادن موثر دشوار میشود. اگر فردی از آسیب، بیماری یا استرس بدنی رنج میبرد، این عامل میتواند مانع از شنیدن و پردازش صبحتهای طرف مقابل بشود.
۵. موانع زبان
یکی دیگر از مواردی که می تواند مانع از توانایی گوش دادن فعال شود، وجود یک مانع زبانی است. تصور کنید دو یا چند نفر با لهجههای متفاوت در حال برقراری ارتباط هستند. اگر طرفین از مناطق یا فرهنگهای مختلف باشند و از عبارات ناشناخته برای یکدیگر استفاده کنند، این موانع زبانی میتوانند مانع گوش کردن فعال برای آنها باشند.
البته گوش کردن فعال هنگامی که یک مانع زبانی وجود دارد، بههیچوجه غیرممکن نیست. در این شرایط همدلی و توجه بیشتری لازم است تا اطمینان حاصل شود که ارتباطی که در حال وقوع است را به طور کامل درک می کنید.
۶. ایجاد فرضیات
گاهی ما پیش از اتمام صحبتهای طرف مقابل، درباره قصد یا معنای سخنان او فرضیاتی را در ذهن خودمان مطرح میکنیم. این کار یکی از موانع گوش دادن فعال و موثر است.
۷. اطلاعات بیش از حد
تابهحال برایتان پیش آمده آنقدر تحتتاثیر چیز جدید و پیچیدهای قرار بگیرید که دیگر قادر به دریافت اطلاعات جدید نباشید؟ در اینجا یکی دیگر از موانع گوش دادن فعال مشخص میشود: اضافهبار اطلاعاتی؛ بنابراین اگر به نظر میرسد طرف مقابل شما فعالانه به صحبتهای شما گوش نمیدهد، این را پای بیاحترامی او نگذارید. ممکن است او نهایت ظرفیت جذب اطلاعات جدید خود را انجام داده باشد و دیگر توان تمرکز روی جذب اطلاعات جدید نداشته باشد.
۸. لحن صدا
لحنی که شخص برای صحبت کردن استفاده می کند نیز میتواند مانعی برای گوش دادن موثر ایجاد کند. واکنش همه افراد به تُن صداهای مختلف یکسان نیست و دو نفر ممکن است صدای یکسانی را به روشهای بسیار متفاوت بشنوند؛ بهعنوان مثال، فردی را در نظر بگیرید که با صدای بلند صحبت میکند؛ ممکن است یک نفر این لحن را یک لحن پرانرژی بداند و فرد دیگری همین لحن را یک لحن عصبی و پرخاشگر قلمداد کرده و مانع گوش دادن موثر او شود.
۹. سرعت گفتار
وقتی کسی خیلی سریع صحبت می کند، برای شنوندگان همگام شدن با مکالمه چالشبرانگیز است. بعضی از افراد بهطور طبیعی سرعت گفتار بالایی دارند؛ درحالیکه بعضی دیگر ممکن است به دلیل عصبی بودن سریعتر از حد معمول صحبت کنند. در عین حال، فردی که بهطور غیر عادی خیلی آهسته صحبت میکند نیز می تواند توجه مخاطبان خود را از دست بدهد.
۱۰. فشار زمان
بعضی از روزها حس میکنیم که زمان کافی برای رسیدن به تمام کارهای آن روز را نداریم. در این شرایط تمرکز کردن روی صحبتهای طرف مقابل برایمان دشوار خواهد بود؛ بنابراین احساس فشار کمبود زمان یکی دیگر از موانع گوش دادن فعال میتواند باشد.