اصول برقراری ارتباط موثر

۱۱ اصل برقراری ارتباط موثر

در اینجا به ۱۱ اصل و تکنیک برقراری ارتباط موثر اشاره می‌کنیم. رعایت این اصول به شما کمک می‌کند تا پیام مدنظر خودتان را به‌صورت واضح، شفاف و اثرگذار به فرد مقابل‌تان منتقل کنید. نتیجه این کار، شکل‌گیری روابط بلندمدت و مبتنی بر همکاری متقابل میان هر دو طرف است. این اصول عبارتند از:

۱. وضوح و شفافیت

یکی از مهم‌ترین راه های ارتباط موثر انتقال پیام به‌وضوح و شفافیت است. در هر نوع از ارتباط (کلامی، تصویری، نوشتاری و… ) پیام یا اطلاعاتی که باید به فرد دوم منتقل شود، باید به‌وضوح توسط فرستنده انتقال داده شود. اگر ارتباط شما کلامی است، سعی کنید از واژه‌ها و کلماتی استفاده کنید که شفاف و بدون ابهام است. درصورتی‌که ارتباط شما نوشتاری است، از به کار بردن جملات پیچیده، با ادبیات سخت و مبهم خودداری کنید.

پیام شما باید کاملا این موضوع را به مخاطب منتقل کند که هدف شما از برقراری این ارتباط چیست. وضوح در ذهن فرستنده و اجزای پیام تضمین می‌کند که گیرنده پیام دقیقی را دریافت کند که مدنظر فرستنده بوده است. درنهایت، رعایت این اصل می‌تواند به شکل‌گیری ارتباط موثر منجر ‌شود.

۲. بازخورد دادن

بازخورد دادن سازنده و درست یکی دیگر از اصول برقراری ارتباط موثر است که می‌تواند شکل‌گیری یک ارتباط موثر را تضمین کند. فرستنده پیام برای اینکه مطمئن شود گیرنده پیام او را واضح درک کرده است، باید از او بازخورد بگیرد.

همان‌طورکه در مقاله بازخورد در ارتباط توضیح دادیم، بازخورد به‌معنای ارائه اطلاعات، نظرات و انتقادها درباره عملکرد یا رفتار فرد مقابل است. بازخورد اصولی و درست هر ابهامی را از بین می‌برد و در فرایند تصمیم‌گیری موثر واقع می‌شود.

۳. گوش دادن فعال و توجه

برای شکل‌گیری یک ارتباط موثر، تنها تلاش‌های شخص فرستنده پیام کافی نیست! گیرنده نیز باید برای شکل‌گیری این ارتباط تلاش کند. گیرنده باید به‌طور فعال به طرف مقابل خود گوش کند تا بتواند پیام او را به‌طور موثر درک کند. عدم وجود مهارت گوش دادن فعال می‌تواند به تفسیر نادرستی از پیام فرستنده منجر شود.

برای اینکه بتوانید ارتباط موثری با طرف مقابل برقرار کنید، باید با تمرکز و توجه کامل به او  گوش دهید و نشانه‌های غیرکلامی او را نیز دریافت و درک کنید. این اصل می‌تواند به درک بهتر نیازها و مسائل فرد مقابل کمک کند و به تبادل اطلاعات و تفاهم بهتر منجر شود.

۴. شناخت دقیق مخاطب

قبل از برقراری هر ارتباطی به این فکر کنید که مخاطب شما کیست و چه  ویژگی‌هایی دارد؟ زیرا یکی از اصول مهم برقراری یک ارتباط موثر، شناخت مخاطب هدف است. شناخت مخاطب می‌تواند از طریق جمع‌آوری اطلاعاتی مانند سطح تحصیلات، سن، محل تولد، شغل، علایق و… باشد.

اطلاع از این عوامل بر انتخاب ساختار و لحن پیام اثر می‌گذارد. از طرفی نادیده گرفتن این اطلاعات می‌تواند به عدم درک صحیح پیام و در نتیجه شکل‌گیری یک ارتباط ناموثر منجر شود. با شناخت مخطبمان، می‌توانیم به نیازها و ارزش‌هایش پاسخ دهیم. برای مثال، اگر می‌دانیم برای یک نفر شنیده شدن بیشترین اهمیت را دارد، می‌توانیم در ارتباط با او، بیشتر از مهارت شنوندگی فعال استفاده کنیم.

۵. هدفمندی

مشخص بودن هدف از برقراری ارتباط یک اصل مهم برای برقراری ارتباط موثر است.  ایجاد هدف مشخص برای ارتباط، پیام را جهت‌دهی می‌کند و می‌تواند به افزایش اثربخشی پیام کمک کند. قبل از اینکه با طرف مقابل ارتباط برقرار کنید بهتر است به خودآکاهی رسیده باشید و  هدفتان را از برقراری ارتباط بدانید.

بهتر است قبل از هر ارتباطی سوالاتی از خودتان بپرسید؛ سوالاتی مانند موارد زیر:

• آیا هدف شما از این ارتباط کمک به طرف مقابل است؟
• آیا منافعی در این ارتباط وجود دارد که می‌خواهید به آن برسید؟
• و… .

بدون هدف، موضوع ارتباط گم می‌شود؛ درحالی‌که مشخص بودن هدف به فرستنده کمک می‌کند تا یک پیام هدفمند و اثرگذار را برای گیرنده خود ارسال کند.

۶. ترتیب‌دهی و سازماندهی پیام

یکی از مهم‌ترین اصول برقراری ارتباط موثر در نطر گرفتنِ سازماندهی برای انتقال پیام است. بهتر است قبل از اینکه وارد ارتباطی شوید یک نقشه راه برای صحبت‌هایتان ترسیم کنید. داشتنِ یک مقدمه و شروع خوب در گفتگو به ادامه آن  و رسیدن به نتیجه مطلوب کمک بسیاری می‌کند. نقطه مطلوب شما چیست؟ برای اینکه در این ارتباط به نتیجه مطلوبتان برسید، باید چه بگویید؟ چگونه بگویید؟ بخش مهم درخواستتان را کی بیان کنید؟ و… .

البته ناگفته نماند که شاید پاسخ دقیقی برای این سوالات وجود ندشته باشد؛ اما فکر کردن به این سوالات باعث می‌شود تا با اعتمادبه‌نفس بیشتری وارد ارتباط شوید و نتیجه بهتری هم بگیرید. داشتنِ مهارت‌های سخنرانی، مهارت فن بیان و قدرت ارتباط غیرکلامی در این مسیر به شما کمک زیادی می‌کند.

۷. استفاده از رسانه و محیط مناسب

این اصل به اهمیت رسانه و محیط مناسب برای انتقال یک پیام یا اطلاعات اشاره می‌کند. بسته به عمق و اهمیت پیام، باید رسانه مناسبی انتخاب کنید (نوشتاری یا شفاهی). اگر می‌خواهید درخواستی را به‌صورت رسمی به رئیستان منتقل کنید، شاید بهتر باشد پیامتان را به‌صورت مکتنوب انتقال دهید؛ اما اگر مخاطب شما یکی از نزدیکانتان است و ارتباط صمیمانه‌ای با او دارید، گفتگو شاید ابزار مناسب‌تری برای انتقال پیامتان باشد.

همچنین باید باتوجه‌به گیرنده زمان و مکان مناسبی را برای برقراری ارتباط انتخاب کنیم تا پیام به‌طور موثری به گیرنده منتقل شود. طبیعتا درخواست افزایش حقوق از کارفرما بعد از تایم کاری جالب نیست!

۸. کفایت

رعایت اعتدال و کافی بودن یکی از مهم‌ترین اصول ارتباطات سازنده است. این اصل بیان می‌کند که میزان جزئیات و طول پیام باید به حد کفایت باشد؛ نه کمتر و نه بیشتر! نباید بییش از حد به جزئیات پرداخت؛ به‌طوری‌که نیاز نبوده یا خارج از حوصله مخاطب باشد.از طرفی بیان نکردن جزئیات (به اندازه لازم) باعث می‌شود تا پیام کامل به مخاطب منتقل نشود. طول پیام را نیز باید بسته به میزان هوش، توانایی و درک گیرنده تعیین کرد.

۹. همدل بودن

همدلی مهارتی است که هم به ارتباط موثر با خود کمک می‌کند و هم به ارتباط با دیگران. در برقراری ارتباط اثر بخش توجه به احساسات فرد مقابل و نشان دادن همدلی با او بسیار مهم است. باید توانایی درک و ابراز همدلی و توجه به احساسات و نیازهای او را داشته باشیم. این کار می‌تواند به ایجاد رابطه قوی‌تر و اعتماد بیشتر منجر شود. 

اگر با مهارت همدلی آشنایی کافی ندارید، پیشنهاد می‌کنیم مقاله مهارت همدلی چیست را بخوانید.

۱۰. احترام، صداقت و اعتماد

برای اینکه یک ارتباط موثر داشته باشید، سعی کنید خودتان باشید و از تزویر و پنهان کردن خودِ واقعی‌تان بپرهیزید. قطعا صداقت و روراستی به ایجاد اعتماد در رابطه کمک زیادی می‌کند. رابطه‌ای که با اعتماد متقابل طرفین به یکدیگر همراه است، برقراری ارتباط موثر بسیار آسان‌تر از حالت معمول است.

صداقت در ارتباط را از جنبه دیگری هم می‌توان بررسی کرد و آن در محتوای پیامی است که می‌خواهید به مخاطب منتقل کنید. شاید بتوان در کلام از گفتنِ حقیقت خودداری کرد؛ اما زبان بدن شما گویای بسیاری از حقایق است. یکی از اصول برقراری ارتباط موثر استفاده از زبان بدن درست و رعایت اصول ارتباط غیرکلامی مانند تماس چشمی، لبخند، حرکات دست و بدن و موقعیت بدنی صحیح است تا پیام‌های شما را بهتر و موثرتر دریافت کنند.

یکی از مهم‌ترین موانع ارتباط موثر بی‌احترامی به طرف مقابل است. در برقراری ارتباط خوب و اثربخش، احترام گذاشتن به طرف مقابل و داشتنِ رفتاری مودبانه بسیار مهم است. باید نظرات و دیدگاه‌های دیگران را محترم بشمارید. نداشتنِ تعصب و پافشاری نکردن روی عقاید خود و داشتنِ ذهنی باز و پذیرای نظرات جدید علاوه به برقراری ارتباط موثر به رشد شما کمک می‌کند. ادبیات نادرست و نامحترمانه قطعا مانع از برقراری ارتباط موثر می‌شود.

۱۱. انعطاف‌پذیری

یکی دیگر از اصول ارتباطات سازنده با دیگران منعطف بودن در ارتباط است. ارتباطات موثر نیازمند انعطاف‌پذیری و تطبیق دادن خود با فرد مقابل است. در ارتباط با دیگران، ممکن است با نظرات و دیدگاه‌های متفاوتی روبه‌رو شویم. ما باید توانایی تطبیق با نیازها و محدودیت‌های فرد مقابل را داشته باشیم تا بتوانیم با او ارتباط موثری را برقرار کنیم.

اگر علاقه‌مند به ایجاد روابط اثر بخش در محیط کار هستید، مطالعه مقاله چطور در محیط کار ارتباط موثر داشته باشیم؟ را به شما پیشنهاد می‌کنیم.

نتیجه‌گیری

در دنیای امروز که هیچ‌یک از نیازهای روزمره ما بدون برقراری ارتباط با دیگران محیا نمی‌شود، آگاهی از اصول برقراری ارتباط موثر به یکی از اساسی‌ترین عوامل موفقیت تبدیل شده است. رعایت اصول ارتباط موثر به ما کمک می‌کنند تا پیام خود را به‌صورت کاملاً واضح و شفاف به طرف مقابل منتقل کنیم و با تلاش و هزینه کمتر به نتایج مطلوبمان برسیم.