مقالات کسب و کاری، مقالات کوچینگ
چگونگی برقراری ارتباط موثر در محیط کار
ارتباطات در سازمان و محیط کار ابزاری است برای تبادل اطلاعات و ایده‌ها بین کارکنان که می‌تواند به‌صورت حضوری یا مجازی صورت بگیرد و نمونه‌های آن مکالمات رودررو، ارسال ایمیل، ارسال پیام‌های متنی، ویدئو کنفرانس‌ها، تماس‌های تلفنی و تمامی روش‌های دیگری است که برای انتقال اطلاعات استفاده می‌شود. دانستن نحوه برقراری ارتباط موثر در محیط کار بخش مهمی از همکاری موثر است؛ زیرا اگر نتوانید به‌طور درست و موثر ارتباط برقرار کنید، ممکن است ناخواسته به دیگران آسیب وارد کنید. وقتی درباره ارتباط موثر در سازمان صحبت می‌کنیم، منظورمان تنها ارتباطات حضوری نیست؛ بلکه حتی اگردورکار هستید، باز هم از طریق شبکه‌های اجتماعی و پلتفرم‌های مختلف با دیگران، کارفرمایان، مدیران و همکاران خود ارتباط دارید؛ بنابراین ارتباط موثر چیزی است که برای رسیدن به اهداف تجاری خود باید بلد باشید.
به‌طورکلی بشر موجودی اجتماعی است و ناگزیر است با دیگران ارتباط برقرار کند. در این بین افرادی وجود دارند که ما روزانه با آن‌ها بسیار سروکار داریم. همکاران و مدیران جزو این دسته از افراد هستند.
همان‌طور که در مقاله ارتباط موثر چیست گفتیم، که ارتباط دو سمت دارد: فرستنده و گیرنده. فرستنده پیامی را ارسال می‌کند و گیرنده آن پیام را دریافت کرده و با ارائه بازخورد پاسخ می‌دهد. این روند به‌صورت یک چرخه ادامه دارد. اما زمانی که صحبت از موثر بودن یک ارتباط است، دقیقاً درباره چه چیزی صحبت می‌کنیم؟ منظور ما از ارتباط موثر رابطه‌ای است که در آن اعتماد و اثربخشی وجود دارد.
اجازه دهید با مثالی موثر بودن رابطه را برایتان شرح دهیم. در نظر بگیرید کاری را از شخصی می‌خواهید و مدام برای انجام شدن آن کار درخواست می‌کنید اما در نهایت آن کار انجام نشده باقی می‌ماند.
اجازه دهید با مثالی موثر بودن رابطه را برایتان شرح دهیم. فرض کنید کاری را از یکی از کارمندانتان می‌خواهید و مدام برای انجام شدن آن کار درخواست می‌کنید؛ اما درنهایت آن کار انجام نمی‌شود؛ مثلا تهیه صورت‌جلسه و گزارش نهایی جلسات هئت‌مدیره. شما متوجه می‌شوید کارمندتان تمایلی به آماده کردن این گزارشات ندارد یا گزارشات را از روی بی‌میلی و بدون دقت کافی آماده می‌کند.
شما به مدیر ارشد خود شکایت می‌کنید. بعد از گفت‌وگوی این دو می‌بینید کارمندتان گزارشات را به‌موقع و با کیفیت بالاتری آماده می‌کند! چه اتفاقی افتاد؟! درخواست یکی است (آماده کردن گزارش جلسات هیت‌مدیره) اما چه چیزی باعث می‌شود کارمند رغبت بیشتری برای پذیرفتن درخواست مدیر دوم داشته باشد؟ جواب ساده است. احتمالا مدیر دوم برای ساخت رابطه‌ای موثر با کارمندان خود تلاش کرده است؛ رابطه‌ای که در آن اعتماد و اثربخشی وجود دارد.
چرا برقراری ارتباط موثر در سازمان مهم است؟
در بخش قبلی اشاره کوتاهی به اهمیت ارتباط موثر در محیط کار کردیم؛ اما در این بخش می‌خواهیم مفصل‌تر درباره اهمیت ارتباط موثر در سازمان صحبت کنیم؛ پس با ما همراه باشید. برقراری ارتباط موثر در محیط کار به دلایل زیر اهمیت دارد:
۱. مدیریت کارکنان
اگر با کارکنان خود ارتباط موثر داشته باشید، مدیریت برای شما آسان‌تر می‌شود و می‌توانید به کارکنانتان بازخوردهای سازنده‌تری درباره عملکردشان بدهید. برای مثال اگر به‌عنوان مدیر با کارمندان خود رابطه‌ای مبتنی بر اعتماد داشته باشید، هنگامی که کارمندی درخواست کاری شما را دیرتر از موعد مقرر آماده می‌کند، به‌راحتی می‌توانید موضوع را با او در میان گذاشته و موانع را بررسی کنید؛ درحالی‌که اگر ارتباط موثر و مناسبی با او نداشته باشید، احتمالا شاهد آشوب و بهم‌ریختگی کارمند خود خواهید بود
۲. توسعه اعتماد
اعتماد یکی از ارکان مهم برای هر سازمانی است. یکی از مهم‌ترین نیازهای شرکت‌ها و سازمان‌ها اعتماد کارمندان به فرایندهای سازمانی است. با خلق رابطه موثر به‌راحتی می‌توانید اعتماد کارکنان خود را جلب کنید. اعتماد به سازمان باعث می‌شود کارمندان خود را بخشی از سازمان بدانند؛ نه ابزاری برای برآورده کردن نیازها و اهداف سازمان. اگر کارمندانی می‌خواهید که محصولاتتان را به دیگران پیشنهاد کنند، بهتر است برای ارتباط کاری موثر با آن‌ها برنامه داشته باشید.
۳. افزایش خلاقیت و نوآوری
تاثیر خلاقیت کارکنان بر رشد سازمان بر هیچ‌کس پوشیده نیست. خلاقیت و نوآوری زمانی اتفاق می‌افتد که کارکنان احساس آزادی داشته باشند؛ یعنی بتوانند بدون ترس و نگرانی از قضاوت شدن ایده‌های جدید و نوآورانه خود را به مدیریت سازمان منتقل کنند.
ساخت و توسعه ارتباط موثر می‌تواند به کارمندان این اطمینان را بدهد که آزادی و فضای امنی برای ارائه ایده‌های خود دارند. تصور کنید کارمندی خلاق و ایده‌پرداز در سازمانتان حضور دارد؛ اما هرگاه ایده ای را مطرح می‌کند، با مخالفت و تمسخر همکاران مواجه می‌شود. قطعا نبود فضایی امن برای بیان ایده‌ها، خلاقیت و نوآوری را در کارکنان از بین می‌برد.
۴. کاهش سوء تفاهمات
اگر ارتباطات سازمانی ضعیف باشد، به احتمال زیاد سوء تفاهم‌های زیادی بین کارمندان و مدیران به وجود می‌آید. اگر مهارت برقراری ارتباط موثر داشته باشید، می‌توانید این سو تفاهم‌ها را کاهش دهید؛ زیرا می‌دانید برای انتقال پیام چطور عمل کنید. اگر از عملکرد کارمندی راضی نباشید، چطور به او می‌گویید؟ راحت‌ترین روش انتقاد کردن است که جنبه سرزنش دارد.
درصورتی‌که شما می‌توانید از روش‌های موثر دیگری استفاده کنید؛ مثلا می‌توانید به نقاط قوت او اشاره کنید و به او بگویید که می‌دانید از پس کارهای محوله بر می‌آید. به او درباره توانمندی‌هایش بازخورد دهید تا مشتاق انجام وظایف و مسئولیت‌های محوله شود.
۵. رشد سازمان
اگر موارد بالا را در کنار هم قرار دهیم، درنهایت به این نتیجه می‌رسیم که داشتن مهارت برقراری ارتباط موثر می‌تواند به رشد و شکوفایی سازمان کمک شایانی کند. هیچ سازمانی با داشتن کارمندان ناراضی رشد نمی‌کند. کارمندان ناراضی تیشه به ریشه سازمان می‌زنند؛ درحالی‌که با برقراری ارتباط موثر با کارمندان می‌توان عوامل نارضایتی آن‌ها را شناسایی و برای رفع ان‌ها برنامه‌ریزی کرد.
روش‌هایی برای ارتباط موثر در محیط کار
ارتباط موثر چیزی بیشتر از تبادل اطلاعات در دنیای تجارت مدرن است. ارتباطات شفاف و منسجم باعث ایجاد فضای مشارکتی می‌شود که در آن اعضای تیم، نقش‌ها و مسئولیت‌ها و چشم‌انداز بزرگتر کسب و کار خود را درک می‌کنند. کارمندانی که احساس می‌کنند، شنیده می‌شوند و ارزشمند هستند، باوفاتر بوده و رضایت بیشتری از سازمان خواهند داشت.
گفتنی است که برقراری ارتباط موثر را با الگو گرفتن و تمرین کردن مهارت‌های ارتباطی می‌توان آموخت. حالا که متوجه اهمیت ارتباط خوب و موثر در محل کار شدید، می‌توانیم درباره چگونگی توسعه دادن این مهارت صحبت کنیم. در این مقاله ۸ راهکار به شما ارائه می‌دهیم که به‌کارگیری آن‌ها قطعا باعث ایجاد روابط سازنده و خوبی در سازمان خواهد شد.
۱. زمان مناسب انتظار را تمرین کنید
منظور از زمان انتظار زمانی است که به کسی می‌دهید تا به سوالتان پاسخ دهد. اگر ایده‌ای مطرح کرده‌اید یا اطلاعاتی در اختیار همکارتان قرار داده‌اید یا درخواستی از او دارید، به‌اندازه کافی به او زمان بدهید تا به شما بازخورد دهد. این کار به همکار شما این فرصت را می‌دهد تا آنچه شنیده است را پردازش کند.
با دادن زمان مناسب برای گرفتن بازخورد یا پاسخ به همکارانتان نشان خواهید داد که به افکارشان احترام می‌گذارید. زمان انتظار مناسب به روابط بهتر و درک عمیق‌تر بازخورد یا دستورالعمل منجر می‌شود و از آن مهم‌تر اجازه دادن به کسی که قبل از پاسخ دادن به شما فکر می‌کند، باعث رشد مکالمه می‌شود و تعاملی مشارکتی می‌سازد.
۲. دسترسی‌های خود را شفاف کنید
اگر کار شما حضوری است، مهم است مدیران و همکارانتان شما را در دسترس ببینند. زمان‌هایی که در دسترس هستید و می‌توانید با آن‌ها تعامل داشته باشید را کاملا شفاف و واضح مشخص کنید و آن زمان‌ها را در فقط به همکارانتان اختصاص دهید. اگر دورکار هستید، حتما مشخص کنید از چه پلتفرمی برای ارتباط استفاده می‌کنید؛ زیرا با این کار می‌توانید به همکارانتان اعلام کنید که ترجیحتان برای ارتباط با آن‌ها چیست؟ افراد در چه زمان‌هایی و از چه طریقی می‌توانند به شما دسترسی پیدا کنند؟
۳. از زیاده‌گویی بپرهیزید
هر سازمان و شرکتی اهدافی برای دستیابی دارد؛ بنابراین زمان حکم یکی از مهم‌ترین منابع سازمان را دارد. رعایت اختصار و پرهیز از زیاده‌گویی به شما در حفظ و نگهداری این سرمایه کمک زیادی می‌کند و همچنین در برقراری ارتباط موثر هم مفید است. اگر نیاز است پیام یا ایده‌ای را به مدیر یا همکاری منتقل کنید، از داستان‌گویی بی‌مورد و استفاده از حکایات شخصی بپرهیزید.
در درجه اول روی اطلاعاتی تمرکز کنید که می‌خواهید منتقل کنید. البته گفتنی است که این تکنیک همیشه جوابگو نیست؛ زیرا ممکن است همکار شما به اطلاعات تکمیلی نیاز داشته باشد. براساس نیاز همکارتان روش درست را انتخاب کنید.
۴. در رفتارتان ثبات داشته باشید
این تکنیک خصوصاً در کارهای تیمی بسیار اهمیت دارد؛ زیرا مسئولیت‌های هریک از اعضای تیم روی عملکرد افراد دیگر تاثیر می‌گذارد. گذشته از این ثبات در رفتار نشان‌دهنده مشارکت‌پذیر بودن، داشتن روحیه یادگیرندگی و اهمیت قائل شدن برای ارتباطات و تلاش برای حفظ روابط است. بی‌شک افراد خواهان داشتن روابطی دوستانه و قابل پیش‌بینی در محل کار خود هستند
۵. عوامل حواس پرتی را مدیریت کنید
عوامل حواس‌پرتی یکی از مهم‌ترین موانع ارتباط موثر است. زمانی که در حال تعامل با همکارانتان هستید، حضور کامل داشته باشید. قطعاً هیچ‌کس از گفتگو و ارتباط با کسی که هنگام مکالمه مشغول بازی کردن با گوشی یا چک کردن پیام‌های خود است، لذت نمی‌برد. این قضیه به‌خصوص در محل کار می‌تواند روی عملکرد و نحوه اجرای کار تاثیرگذار باشد. اگر در زمان انتقال اطلاعات مهم و ایده‌ها عوامل حواس‌پرتی محدود شود، در زمان هم صرفه‌جویی می‌شود؛ زیرا به توضیح اضافه و مجدد نیاز نخواهید داشت.
۶. قدردانی خود را ابراز کنید
قدردانی روشی موثر برای مقابله با روحیه ضعیف کارکنان و ایجاد احساس اهمیت در اعضای تیم است. برای ارتقاء ارتباطات خود در محل کار از این تکنیک استفاده کنید. تصور کنید هیچ‌کس برای انجام و اتمام کار از شما تشکر نمی‌کند. قطعاً این رفتار باعث ایجاد دلسردی در شما خواهد شد؛ زیرا به شما احساس مهم نبودن، مفید نبودن و ارزشمند نبودن می‌دهد.
استفاده از تکنیک‌های قدردانی حتی برای کارهای کوچک می‌تواند باعث شود روابط کاری موثرتری بسازید. به همکاران خود نشان دهید که چقدر به آن‌ها و کارهایی که انجام می‌دهند، اهمیت می‌دهید. این روش به‌خصوص برای مدیران بسیار مفید است؛ زیرا کارکنان را به‌سمت انجام درست و به‌موقع وظایف سوق می‌دهد و همچنین باعث بالا رفتن خلاقیت در آن‌ها می‌شود.
۷. از اپلیکیشن های ارتباطی غافل نشوید
در دنیای امروز سرعت و تکنولوژی حرف اول را می‌زند. از تکنولوژی می‌توانید برای ارتباطات کاری اثربخش نیز استفاده کنید. اپلیکیشن‌های ارتباط تیمی امروزه بسیار محبوب هستند. هر پروژه یک جریان ارتباطی موثر نیاز دارد تا پیشرفت پروژه را منعکس کند.
با استفاده از اپلیکیشن‌های مدیریت کار مانند ترلو و ماندی (اپ‌های خارجی) و میزیتو (اپ داخلی) می‌توان ارتباط بین اعضای تیم را آسان کرد و دسترسی به همکاران را سرعت بخشید. فراموش نکنید سهولت در ارتباط یکی از ارکان موثر بودن ارتباط است.
۸. بازخورد بدهید و بازخورد بگیرید
یکی از اصول برقراری ارتباط موثر بازخورد دادن به طرف مقابل است. از دریافت بازخورد استقبال و به بازخوردها به چشم یادگیری و تجربه نگاه کنید. توجه کنید دیگران شما را چطور می‌بینند و دریافتشان از صحبت‌های شما چیست. این توجه به شما کمک می‌کند تا بتوانید با افراد به روش مناسب ارتباط برقرار کنید. پذیرفتن منحصربه‌فرد بودن افراد یکی از مهم‌ترین عوامل برای بهبود ارتباطات در محل کار است.
اگر بازخوردها را به‌عنوان هدیه در نظر بگیرید، می‌توانید سبک‌ها و روش‌های ارتباطی مناسب با هر شخص را پیدا کنید؛ بنابراین از بازخوردها استقبال کنید؛ زیرا افراد وجوهی از شما را می‌بینند که احتمالاً از دید خودتان دور مانده است.
۹. برای ساخت روابط صمیمانه تلاش کنید
یکی از بهترین راه های ارتباط موثر تلاش برای ساخت روابط صمیمانه است. برای ایجاد روابط صمیمانه و دوستانه روش‌های مختلفی وجود دارد. یکی از این روش‌ها صدازدن دیگران با نام کوچکشان است؛ اما همه‌جا و در هر ارتباط کاری توصیه نمی‌شود. در استفاده از این تکنیک بسیار محتاط باشید و روحیات و سلایق مخاطب خود را در نظر بگیرید.
اما به‌طورکلی وقتی افراد را با نام کوچکشان خطاب می‌کنید، احساس نزدیکی و صمیمیت در مخاطب ایجاد می‌کنید. صمیمیت در ارتباط باعث می‌شود افراد در بیان مسائل و چالش‌هایشان در محیط کار با شما راحت باشند.
کلام پایانی
سال‌هاست که داشتن مهارت‌های ارتباطی در صدر فهرست مهارت‌های مورد نیاز کارفرمایان قرار گرفته است. دنیای امروز نیازمند شفافیت است. برقراری ارتباط موثر در محیط کار یکی از چالش‌های مهم در هر سازمانی است. کیفیت ارتباطات درون‌سازمانی می‌تواند بر بهره‌وری و حس رضایت کارکنان آن سازمان اثرگذار باشد. همین کافیست تا برای آموختن و بهبود مهارت‌های ارتباطی خود در سازمان و انرژی صرف کنید.
