مقالات مدیریت
برنامه ریزی منابع انسانی (hrp) چیست؟
برنامه ریزی منابع انسانی (Human Resourse Planning) یکی از مهم‌ترین اقدامات مربوط به مدیریت منابع انسانی است و فرایندی استراتژیک است که هدف آن ارزیابی وضعیت کارکنان فعلی، شناسایی خلاهای سازمان درزمینه منابع انسانی و درنهایت استخدام نیروی کار باتوجهبه نیازهای سازمان است. اینجاست که منعطف‌بودن برنامه بسیار اهمیت پیدا می‌کند؛ زیرا نیازهای سازمان و همچین بازار ثابت نبوده و منابع انسانی موردنیاز سازمان را نیز تحت‌تاثیر قرار می‌دهد.
در HPR ایجاد هماهنگی بین قابلیت‌های نیروی کار با اهداف سازمان بسیار اهمیت دارد؛ زیرا سازمان در مواجهه با تغییرات بازار، تغییرات فناوری، گسترش نیازهای کسب‌وکار و… توانمندتر شود. برنامه ریزی نیروی انسانی در سازمان از کمبود نیروی کار یا بیشتر از نیاز سازمان جلوگیری کرده و بین نیازهای کسب و کار و تعداد پرسنل آموزش‌دیده و توانمند تناسب ایجاد می‌کند.
برنامه‌ریزی برای منابع انسانی در پروسه جذب کارمندان، پاداش دادن به کار باکیفیت، مدیریت اختلافات کارمندان، مدیریت غیب‌ها و دادن ترفیع به پرسنل نیز استفاده می‌شود. همان‌طورکه در مقاله شرح وظایف مدیر منابع انسانی توضیح دادیم، این امور به عهده مدیر منابع انسانی در سازمان است. پس از ایجاد و اجرای یک دوره برنامه‌ریزی، واحد منابع انسانی می‌تواند آن را تجزیه و تحلیل کرده و تشخیص دهد کدام موارد به تغییر یا بهبود نیاز دارند. به‌طورکلی، می‌توان مزایای این پروسه را به صورت زیر بیان کرد.
برنامه ریزی منابع انسانی که به‌عنوان برنامه‌ریزی نیروی کار هم شناخته می‌شود، به توسعه نیروی کار ماهر کمک می‌کند. توسعه کارکنان ماهر مزایای زیادی برای سازمان دارد؛ ازجمله:
- کارایی و بهره‌وری سازمان را افزایش می‌دهد.
- کیفیت تولید را بالا می‌برد.
- تیم‌های کاری باکیفیتی در سازمان تشکیل می‌شود که نتیجه آن خروجی‌های بهتر است.
- به تحقق اهداف سازمان کمک می‌کند.
اگر مدیر منابع انسانی یک سازمان هستید، حتما نگاهی به دوره منابع انسانی مدیربان بیندازید. در این کارگاه به‌طور مفصل به مبحث برنامه‌ریزی برای نیروی کار سازمان پرداخته‌ایم.
مزایای برنامه ریزی برای منابع انسانی
در این بخش چند مزیت مهم را بیان کرده‌ایم که سازمان‌ها و شرکت‌ها با اجرای برنامه‌ریزی برای منابع انسانی از آن برخوردار می‌شوند:
- کارمندان مهارت‌دیده برای مقابله با چالش‌های مختلف ایجاد می‌کند؛
- سازمان را برای سازگاری با بازارها و شرایط در حال تغییر سازگار می‌کند؛
- در جهت پیش‌بینی نیروی کار مطابق با نیازهای سازمان کاربرد دارد؛
- بین نیروی کار و مهارت‌های موردنیاز واحد منابع انسانی، تعادل ایجاد می‌کند؛
- به افزایش بهره‌وری و سودآوری سازمان منجر خواهد شد؛
- در رسیدن سازمان به اهدافش کمک‌کننده است؛
- به رشد و طول عمر شرکت منجر می‌شود؛
- برای سازمان مزیت رقابتی ایجاد می‌کند.
حالا که مزایای برنامه‌ریزی منابع انسانی را می‌دانید، احتمالا درک بیشتری از اهمیت اجرای آن در شرکت‌ها و سازمان‌ها خواهید داشت. پیش از انجام هر کاری ازجمله برنامه ریزی برای منابع انسانی باید با محدودیت‌های پیش روی آن کار آشنا شوید تا با دیدی باز اقدام کنید.
در بخش بعدی درباره محدودیت‌های پیش رو برنامه ریزی در مدیریت منابع انسانی صحبت می‌کنیم.
محدودیت های برنامه ریزی نیروی انسانی (HRP)
در سازمان با اینکه فرایند برنامه‌ریزی نیروی انسانی دارای مزایای بالقوه بسیاری است؛ اما چند فاکتور مهم وجود دارد که قبل از شروع هر طرحی برای منابع انسانی سازمان باید در نظر گرفته شوند تا مشکلات پیش رو به حداقل برسد.
-
نیازمندی‌های منابع
یکی از محدودیت‌های پیش روی برنامه‌ریزی برای منابع انسانی، نیاز به منابع مختلف ازجمله زمان، پول و تعداد پرسنل موردنیاز است؛ بنابراین قبل از شروع هر استراتژی و طرحی باید منابع موجود ارزیابی و موارد موردنیاز مشخص شود.
-
توانایی پیش‌بینی آینده
در اغلب موارد نیاز است جهت داشتنِ یک برنامه ریزی درست برای منابع انسانی از رویدادهای غیرقابل پیش‌بینی آینده اطلاع داشته باشیم. این رویدادها شامل تعطیلات کارکنان، تغییر سیاست‌های سازمان یا الزامات کاری است. هرچند پیش‌بینی این رویدادها دشوار است؛ اما جمع‌آوری هرچه بیشتر داده‌ها، شما را برای مواجهه با این تغییرات آماده‌تر می‌کند.
-
رضایت کارکنان
یکی دیگر از محدودیت‌های پیش روی برنامه‌ریزی منابع انسانی، نارضایتی کارکنان از اجرای این پروسه است؛ به عبارتی دیگر، این پروسه ممکن است، اجرای سیاست‌هایی را الزامی کند که کارکنان با آن موافق نیستند یا به محدودیت تعداد متخصصان در یک بخش خاص منجر شود.
به‌عنوان کسی که مسئولیت برنامه‌ریزی منابع انسانی سازمان را برعهده دارد، باید اثرات نامطلوب نارضایتی کارکنان را به حداقل برسانید؛ برای اینکار می‌تواند درباره تمامی خط‌مشی‌های پروسه شفاف‌سازی کنید و با ایجاد تعامل مناسب با کارکنان، اجازه دهید آن‌ها سوالاتشان را درباره این فرایند بپرسند تا به درک کاملی برسند.
عوامل موثر بر برنامه ریزی در مدیریت منابع انسانی
عوامل مختلفی می‌تواند بر برنامه‌ریزی منابع انسانی تأثیر بگذارد که در اینجا مهم‌ترین آن‌ها را نام می‌بریم:
- نوع و استراتژی سازمان؛
- چرخه‌های رشد سازمانی و برنامه‌ریزی؛
- عدم قطعیت‌های محیطی؛
- افق‌های زمانی؛
- نوع و کیفیت اطلاعات پیش‌بینی؛
- بازار کار.
مراحل برنامه ریزی منابع انسانی
برای برنامه ریزی منابع انسانی یا همان نیروی کار ماهر و متناسب با نیاز سازمان، باید شش مرحله زیر را پشت سر بگذارید.
۱. تعیین اهداف سازمان
تعیین اهداف سازمان و همچنین اهداف فردی کارکنان، مهم‌ترین مرحله در اجرای برنامه‌ریزی منابع انسانی است. اهداف واحدهای مختلف سازمانی، باید منعکس‌کننده مسئولیت‌های پرسنل آن واحد باشد و درعین‌حال برای رسیدن به اهداف بزرگ‌تر به سازمان کمک کند.بیایید این مرحله را با یک مثال توضیح دهیم.
فرض کنید هدف سازمان این است که هر ساله به‌طور هم‌زمان روی ۴ پروژه در حوزه بازاریابی کار کند. اگر انجام یک پروژه در این بخش به‌صورت معمول به ۳ تا ۴ چهار نفر نیاز داشته باشد، سازمان به حداقل ۱۲ کارمند متخصص و در حالت بهتر به ۱۶ کارمند ماهر و متخصص در بخش مذکور نیاز خواهد داشت.
۲. آنالیز نیروی کار فعلی
در دومین مرحله از مراحل HRP عوامل مختلفی ارزیابی می‌شود؛ این عوامل شامل مهارت‌ها، تجربه و عملکرد کارکنان فعلی است. مهم است که در این مرحله ارتباط خوبی با رهبران و مدیران هر بخش برقرار شود؛ زیرا یکی از اصول مدیریت منابع انسانی است؛ برقراری ارتباط موثر و تعاملی با مدیران هر بخش باعث می‌شود از احساسات و نیازهای اعضای هر تیم برای انجام مسئولیت‌هایشان، اطلاع کسب کنید.
در این مرحله، می‌توانید با خود کارمندان هم تعامل برقرار کنید؛ برای این کار می‌توانید با دادن پرسشنامه خودارزیابی به آن‌ها از احساساتشان نسبت به شغلشان و همچنین عملکرد و علایق شغلی آن‌ها مطلع شد.اطلاعات به دست آمده از این مرحله، برای تعیین نقاط قوت هر بخش و شناسایی مواردی به کار برده می‌شود که به بهبود یا تغییر نیاز دارند.
۳. تعیین عرضه و تقاضای منابع انسانی
مرحله سوم به عرضه و تقاضای منابع انسانی مربوط می‌شود که براساس بررسی‌های زیر صورت خواهد گرفت.
- تجزیه‌وتحلیل داده‌ها و اطلاعات گردآوری شده درباره کارمندان فعلی؛
- ارزیابی نیازهای فعلی شرکت؛
- پیش‌بینی نیازهایی که ممکن است در آینده ایجاد شود.
در حین بررسی داده‌ها، هزینه‌های حقوق و همچنین کیفیت و کمیت کار کارکنان نیز بررسی می‌شود. در این صورت می‌توانید تعیین کنید آیا شرکت شما کمبود یا مازاد کارمند دارد. برای مثال، درصورتی‌که هزینه‌های حقوق و دستمزد بسیار زیاد و از طرفی میزان تولید کالا یا خدمات بیش از حد باشد، در اینجا ممکن است شرکت شما نیروی کار مازاد داشته باشد.
در حین پیش‌بینی، نیازهای آینده بازار را بررسی کرده و در مورد پیشرفت‌های احتمالی صنعت خود تحقیق کنید. بررسی‌ها و تحقیقات انجام‌شده، به گرفتنِ تصمیمات درست در شرایط مختلف کمک می‌کند. برای مثال اگر حوزه‌هایی وجود دارد و ممکن است شرکت ظرف چند سال آینده از آن‌ها بهره بگیرد، در تعیین اینکه آیا می‌توانید منابع انسانی‌تان را فورا آموزش دهید یا اینکه بهتر است منتظر فناوری جدید باشید، کمک‌کننده خواهد بود.
۴. تدوین برنامه اقدام
یکی دیگر از مراحل برنامه ریزی منابع انسانی، تدوین برنامه اقدام است که در آن درباره موضوعات مختلفی تصمیم‌گیری می‌شود؛ این موضوعات عبارتند از اینکه آیا شرکت می‌تواند کارمندان جدیدی استخدام کند، آیا باید قراردادها را تغییر دهد و دوباره مذاکره کند یا اینکه باید بر توسعه مهارت‌های فعلی کارکنان تمرکز کند. ممکن است یکی از حالت‌های زیر وجود داشته باشد:
- درصورتی‌که شرکت به استخدام نیروی کار جدید نیاز دارد، باید تعیین کنید که کارمندان جدید چه مهارت‌هایی داشته باشند و کدام بخش‌های سازمان به آن نیاز دارند.
- اگر تعداد کارکنان فعلی یک واحد بیش از حد نیاز است، باید درباره انتقال کارمندان به سایر بخش‌ها و یا آن‌هایی که به بازنشستگی نزدیک شده‌اند، تصمیم‌گیری کنید.
- اگر بعضی از کارمندان به آموزش بیشتری نیاز دارند، باید تصمیماتی درباره تقویت مهارت‌های آن‌ها و همچنین چگونگی توسعه صحیح آن‌ها بگیرید.
برای مثال، اگر شرکت بودجه کافی برای استخدام نیروی کار در بخش فروش ندارد، اما همچنان مایل است افزایش فروش داشته باشد، می‌تواند به‌جای استخدام نیروی کار جدید در این بخش، برنامه‌ای برای توسعه مهارت‌های فروش کارکنان فعلی ایجاد کند.
۵. تداوم آموزش و توسعه
باتوجهبه اهمیت منابع انسانی شرکت‌ها و سازمان‌ها، حتی پس از اجرای برنامه منابع انسانی، باید به آموزش و توسعه کارکنان خود ادامه دهند. برنامه‌های آموزشی به بهبود مهارت‌های شغلی و موقعیت بهتر کارکنان برای پیشرفت آینده منجر خواهد شد. ارتقای کارکنانی که از قبل کسب‌وکار و سیستم‌های آن را درک کرده‌اند، برای صرفه‌جویی در زمان، پول و سایر منابع ارزشمند شرکت بسیار موثر است
۶. ارزیابی طرح
درنهایت و پس از آزمایش برنامه منابع انسانی (HPR) برای مدتی، باید از طریق بازخورد کارکنان و مدیران، اثربخشی برنامه را ارزیابی کنید. بررسی‌ها و ارزیابی‌ها کمک می‌کند تا ببینید آیا طرح به افزایش بهره‌وری، افزایش سود و رفع شکاف‌های نیروی کار منجر شده است یا خیر.
اگر با اجرای برنامه شرکت به اهداف خودش نرسد، می‌توانید استراتژی و برنامه ریزی منابع انسانی را ارزیابی کرده و زمینه‌هایی برای بهبود پیدا کنید. برای مثال، اگر پس از استخدام کارمندان بیشتر در بخش بازاریابی شرکت، میزان کار افزایش نیافته است، می‌توانید مهارت‌های این بخش‌ها را دوباره تجزیه‌وتحلیل کنید و به این موضوع که آیا کارمندان هنوز می‌توانند در زمینه‌های خاصی پیشرفت داشته باشند یا خیر، پی ببرید؛ در غیر این‌صورت، باید به‌دنبال دلایل دیگری برای کمبود کار بگردید؛ ممکن است این کمبود ناشی از عملکرد ضعیف مدیریت یا مسئولیت‌های فردی نامشخص باشد.
تا به اینجای مقاله به‌طور مفصل درباره برنامه‌ریزی منابع انسانی و مراحل آن صحبت کردیم، اکنون بد نیست چند عامل تأثیرگذار بر این پروسه را نیز بشناسید.
انواع مدل‌های برنامه ریزی منابع انسانی
در رابطه با برنامه‌ریزی منابع انسانی، آشنایی با مدل‌های آن اهمیت دارد. به دلیل اهمیت موضوع در این بخش شما را ۵ مدل برنامه‌ریزی HR آشنا می‌کنیم.
- مدل هاروارد؛
- مدل وارویک (Warwik)؛
- مدل ۸ جعبه‌ای پاول بوسلی؛
- مدل ۵ پی (Five Ps)؛
- مدل استاندارد علیت.
اگر می‌خواهید بیشتر درباره مدل‌های برنامه ریزی منابع انسانی بدانید، مقاله مدل های برنامه ریزی منابع انسانی را مطالعه کنید.
کلام پایانی
در این مقاله، به‌طور مفصل راجع به برنامه ریزی نیروی انسانی در سازمان (HRP) و مراحل آن صحبت کردیم؛ این مفهوم به فرآیندی سیستماتیک گفته می‌شود که هدف آن بررسی وضعیت کارکنان فعلی یک سازمان و در کنار آن استخدام نیروی کار جدید متخصص است. اجرای HRP برای تمامی سازمان‌ها امری لازم بوده و هدف آن بهبود مهارت‌های کارکنان و درنهایت افزایش بهره‌وری و بازدهی سازمان است.
با کمک فرآیند برنامه ریزی نیروی انسانی، می‌توانیم بخش‌هایی از کسب‌وکار را شناسایی کنیم که به بهبود نیاز دارند و سپس اقدامات لازم برای بهبود و ارتقای آن را انجام دهیم. نتیجه به‌کارگیری برنامه‌ریزی منابع انسانی، افزایش کارایی شرکت، بهبود کیفیت تولید و تحقق اهداف سازمانی است. این فرآیند در ۶ مرحله اصلی تعیین اهداف، تجزیه‌وتحلیل نیروی کار فعلی، تعیین عرضه و تقاضای منابع انسانی، تدوین برنامه عملیاتی، استمرار آموزش و درنهایت ارزیابی طرح انجام می‌شود.
پیش از انجام هرگونه طرح در قالب برنامه‌ریزی منابع انسانی برای سازمان باید محدودیت‌های پیش‌روی مقابله کنید و موانع موجود را بردارید. مهم‌ترین محدودیت‌های این فرآیند، تأمین نیازمندی‌های منابع، توانایی پیش‌بینی آینده و کسب رضایت کارکنان است. پس از رفع این محدودیت‌ها، می‌توانید پروژه‌های برنامه‌ریزی خود را اجرایی کنید.
پیشنهاد می‌کنیم مقاله زیر را هم بخوانید: