آشنایی با اصول و قواعد هر کاری یکی از پلههای موفقیت در هر کسب و کار است؛ ازآنجاییکه منابع انسانی سرمایههای ارزشمند هر بیزینسی هستند و برنامهریزی و کنترل و نظارت درست بر عملکرد آنها بسیار مهم و البته کاری تخصصی و نسبتاً دشوار است؛ به همین دلیل ما میخواهیم در این مقاله درباره اصول مدیریت منابع انسانی صحبت کنیم. پس با ما همراه باشید.
راهنمای مطالعه مقاله
Toggleتعریف اصول مدیریت منابع انسانی (کارکنان)
اگر بخواهیم به تعریف اصول مدیریت منابع انسانی بپردازیم، بهتر است تعریف مدیریت منابع انسانی را باهم مرور کنیم و آن عبارت است از: کنترل دقیق عملکرد افراد در راه رسیدن به اهداف سازمان اشاره کرد. تحقق این اهداف نیازمند پیمودن مسیری درست با رعایت اصول و قواعدی است که به آن اصول مدیریت منابع انسانی یا اصول مدیریت پرسنل میگوییم.
بهصورت کلی اصول منابع انسانی یا HR به مجموعهای از قواعد گفته میشود که رعایت آنها توسط مدیر منابع انسانی باعث عملکرد بهتر و افزایش کارایی کارکنان سازمان خواهد شد. نتیجه این کار طبیعتا افزایش سودآوری در سازمان، کاهش هزینهها و تحقق اهداف و چشمانداز سازمانی است.
اگر برای شما این سوال وجود دارد که تعریف منابع انسانی چیست، باید بگوییم منابع انسانی درواقع تمامی نیروهای انسانی مرتبط با سازمان هستند که بهصورت مستقیم یا غیرمستقیم برای شرکت یا سازمان کار میکنند. این منابع انسانی ممکن است بهصورت پیمانی یا رسمی در استخدام شرکت باشند.
با شرکت در دوره منابع انسانی و تهیه این پکیج آموزشی به صورت حرفه ای و تخصصی منابع انسانی سازمانتان را مدیریت کنید.
آشنایی با اصول مدیریت منابع انسانی
زمانی که صحبت درباره مدیریت منابع بشری در میان باشد، قطعاً مهمترین نکتهای که باید به آن توجه کرد آشنایی با اصول آن است؛ زیرا اولین قدم برای موفقیت یک کار شناخت اصول پایهای و اولیه آن میباشد. اصولی که در ادامه به آن اشاره میکنیم، جزو اساسیترین زیربناهای سیاستهای مرتبط با Hrm است.
۱. شناخت کامل و تخصصی افراد مشغول به کار
گاهی روابط بین کارمندان و مدیر هر بخش سطحی بوده که آسیبهای بسیاری را برای سازمان به دنبال خواهد داشت. یکی از این آسیبها عدم شناخت کافی مدیر از مهارتها و توانمندیهای کارکنان است. این آسیب زمانی بیشتر خودش را نشان میدهد که مدیر منابع انسانی سازمان تغییر کرده و مدیر جدید شناخت کافی درباره کارکنان ندارد. رسیدن به این شناخت در شرکتهایی که با حداقل نیرو فعالیت دارند، کار چندان دشواری نخواهد بود؛ اما برای یک شرکت یا سازمان با تعداد زیادی نیرو قطعاً کار سختی خواهد بود.
این شناخت و بهدنبال آن توجه به هر کارمند باعث بهینهشدن رفتار سازمانی و ایجاد ارتباطات بهترِ درون سازمانی بین مدیر و کارمند خواهد شد. مورد مهم بعدی افزایش آگاهی مدیریت نسبت به تخصص کارکنان است؛ زیرا موقعیتهای شغلی در شرکت نیازمند نیروهایی با دانش کافی است. هر چقدر شناخت مدیریت از افراد و تخصص آنها بیشتر باشد، واسپاری کارها بهصورت اصولیتر انجام میشود و درنتیجه شاهد خروجی بهتری در عملکرد سازمان خواهیم بود.
۲. توجه به نیازهای کارکنان شرکت
روابط درون یک سازمان شباهت زیادی به روابط درون خانواده دارد؛ بهعنوانمثال سرپرست خانواده که نقش مدیریتی را ایفا میکند، قبل از هر چیز به نیازهای تمامی افراد درون خانواده واقف است. او میداند هریک از افراد در لحظه به چه چیزی نیاز دارد و برای برآوردهکردن آن نیاز تلاش میکند. این موضوع باعث دلگرمی افراد میشود.
یکی از اصلیترین اصول مدیریت پرسنل توجه به نیازهای کارکنان سازمان است. شما بهعنوان مدیر هرچه آشنایی بیشتری با نیازهای کارکنان خود داشته باشید و آنها را برآورده کنید، شاهد رضایتمندی و اعتماد بیشتری از طرف آنها خواهید بود.
نیازهای کارکنان میتواند در حوزه کاری یا خارج از فضای کاری باشد. یکی از وظایف مدیر منابع انسانی در سازمان توجه ویژه به تمام نیازهای معقول و متعارف کارکنان است.. بعضی از نیازهای کارمندان بهصورت زیر تعریف میشود:
- نیازهای علمی و تخصصی مانند دانش درباره اینکه فرایند انجام کار به چه صورت باشد.
- نیازهای روحی و روانی مانند آرامش، احترام، در نظر گرفتن جایگاه و مقام عالی انسانی کارمند و… .
- نیازهای وظیفهای مانند در نظر گرفتن استقلال کاری برای هر شخص و اعتماد به انجام درستِ کار توسط او.
۳. مشورت و نظرخواهی از کارمندان
کارمندان یک شرکت یا سازمان عضوی از یک خانواده بزرگتر هستند که پس از طی مراحل گزینش از بین چند نفر در سمت شغلی خود مشغول به کار میشوند؛ بنابراین نظرات یا پیشنهادهای کاری ارزندهای دارند. شما بهعنوان مدیر منابع انسانی میتوانید از این پیشنهادها بیشترین بهره را ببرید.
باتوجهبه این موضوع بهتر است راههای ارتباطی راحتی را برای ارتباط با کارمندان فراهم کنید؛ برگزاری جلسات کاری با فضایی دوستانه یکی از راههای بهینه برای استفاده از نظرات و پیشنهادات کارکنان است. این موضوع را دست کم نگیرید؛ زیرا با استفاده از ایدههای پرسنل قطعاً مسیرهای روشنتری در آینده برای سازمان فراهم خواهد کرد.
برقرای فضایی تعاملی در این جلسات بسیار اهمیت دارد. بهتر است در این جلسات بیشتر شنونده باشید و با گوش دادن فعال فرصت ایدهپردازی و گفتوگو را در اختیار کارمندان قرار دهید. یکی از نکات مهم دیگر در این جلسات توجه به ساعت برقراری آن است. سعی کنید این جلسات را در ساعاتی برگزار کنید که راندمان کارکنان بالا باشد. حتی شاید لازم باشد در روز غیر کاری این جلسات را برگزار کنید.
۴. هدف گذاری و تعیین مسیر راه برای کارکنان
مهمترین گام حرکت یک سازمان بهسمت موفقیت مشخصشدن مسیر رسیدن به هدف است. اگر میخواهید کارکنانتان همقدم با شما در مسیر تحقق اهداف سازمانی گام بردارند، باید انتظاراتتان را از آنها بههمراه وظیفه هرکدام و نقش و جایگاهشان را در این مسیر بهطور واضح تبیین و تعریف کنید.
داشتن ارتباط درست و موثر در اینجا نقشی بسیار کلیدی ایفا میکند؛ زیرا اگر نتوانید ارتباطی عالی با پرسنل خود برقرار کنید، صِرف تعریف هدف و تببین وظیفه اثربخشی زیادی نخواهد داشت. در ادامه این مقاله به موضوع ارتباط موثر با کارمندان پرداختهایم.
۵. داشتن ارتباط مؤثر با تمامی کارمندان
یکی از اصول مدیریت کارکنان، داشتن ارتباط موثر و مفید با پرسنل است. این موضوع باعث آگاهی هرچه بیشتر مدیریت از نیازهای کارکنان و همچنین آشنایی کارمندان با اهداف شرکت میشود. درنتیجه یک نیاز دوطرفه برآورده خواهد شد.
- جلسات تیمی هفتگی با کارمندان هر بخش در سازمان
برگزاری این جلسات مزایای زیادی دارد. ازجمله اینکه شرایط بیان کردن چالشها و دغدغههای کاریشان فراهم میشود. میتوانند به نقد و بررسی فضای کاری بپردازند و…..
- جلسات دونفره با هر کارمند
بسیاری از افراد در محیط کار مسائلی دارند که امکان بیان کردن آن در جلسات گروهی وجود ندارد. برگزاری جلسات دونفره بهترین فرصت است تا این کارمندان بتوانند در یک فضای امن مسائل و دغدغههایشان را بیان کنند.
- استفاده از راه ارتباطی بهینه و پربازده برای هر کارمند
شما بهعنون یک مدیر منابع انسانی با افراد بسیاری با روحیات مختلف مواجه هستید. توجه به این تفاوتها در جاهای مختلف ازجمله انتخاب راه ارتباطی بسیار اهمیت دارد. بعضی از پرسنل شما ممکن است از طریق گفتوگوی رودررو بهتر بتوانند نیازها و چالشهایشان را بیان کنند. درصورتیکه ممکن است فرد دیگری با ارتباط متنی (از طریق چت) راحتتر باشد.
- بازخورد دادن و بازخورد گرفتن
ارائه بازخورد توسط مدیران به پرسنل به بهبود عملکرد آنها کمک زیادی میکند. گاهی کارمند شما از نقاط ضعف و قوت خود (هم در حوزه مهارتهای نرم و هم در حوزه مهارتهای سخت) به خوبی آگاه نیست. در چنین شرایطی بازخوردهای شما بهعنوان مدیری که بر عملکرد او نظارت دارد، کمک زیادی میکند تا نقاط ضعفش را برطرف کرده و در جهت استفاده و تقویت نقاط قوتش تلاش کند.
۶. برنامهریزی مؤثر و توجیه کارکنان برای اجرای هر برنامه
یکی از اصولی که در هر سازمان باید به آن توجه ویژهای داشت، داشتن برنامهریزی درست است؛ اما لزوماً فقط داشتنِ برنامه باعث موفقیت نخواهد شد؛ بلکه میزان توجیه کارکنان سازمان برای اجرای برنامهریزی نیز در رسیدن به اهداف سازمان مؤثر خواهد بود. این موضوع میزان عملکرد کارمندان را تا حد زیادی جلو خواهد برد.
مدیریت کارکنان با دانش تخصصی خود در ارتباط با کارکنان قادر است زمینهساز اجرای برنامههای مدنظر شرکت برای چندین سال آینده باشد. نتیجه اجرای این برنامهها تحقق اهداف بلندمدت و کوتاهمدت سازمان است.
۷. تشخیص روابط حساس بین کارکنان، جامعه و بخش مدیریت
از نظر اخلاق کاری بهتر است مدیریت به روابط بین کارمندان خود اشراف کامل داشته باشد. این موضوع به مدیریت کمک میکند در صورت بروز هرگونه اختلاف بین کارمندان از آن بهسرعت آگاه شده و درصدد حل آن برآید. تمام این اتفاقات باعث میشود از تنش بیشتر بین کارکنان جلوگیری شده و آرامش بیشتری بین آنها برقرار باشد.
۸. پیروی از اصل شایستگی
منظور از شایستگی تواناییها و مهارتها و ویژگیهای فردی و اجتماعی و تخصصی یک کارمند است که او را برای یک سمت شغلی بهترین انتخاب مدیر سازمان قرار میدهد. توجه مدیر به اصل شایستگی باید در تمام فرایندهای کاری او خودش را نشان دهد؛ از استخدام نیروهای جدید گرفته تا برنامهریزی آموزشی برای پرسنل و حتی اخراج یک کارمند.
وقتی در سازمانی از اصل شایستگی استفاده میشود، زمینه رقابتهای منفی از بین میرود؛ زیرا هر فرد در جایگاهی قرار دارد که باید باشد و از آن رضایت کافی خواهد داشت. بهتر است از افراد شایسته تقدیر کرده و آنها را بهعنوان نمونههایی برای سایر کارکنان معرفی کنید تا کارکنان دیگر سازمان از آنها الگو بگیرند.
۹. تشکر و قدرانی از کارکنان
بهعنوان یک مدیر منابع انسانی به تمام کارها و وظایف یک کارمند توجه و در قبال آن تشکر کنید؛ مهم نیست آن کار کوچک باشد یا بزرگ. یک تشکر و قدردانی ساده در افزایش بهرهوری کارمندان نقش بسیاری دارد. متاسفانه آنچه در اکثر سازمانها شاهدش هستیم، تمرکز روی اشتباهات و سرزنش و تنببه پرسنل بابت کارهایی است که خارج از انتظار مدیران است.
زمانی که از کلمه تشکر استفاده میکنیم، منظور تنها قدردانی کلامی نیست؛ غذا خوردن با کارکنان، بازخورد دادن به پرسنل بابت کارهای خوبشان، گزارش عملکرد مثبت کارمندان به مقامات بالای سازمان، منعطف بودن در زمانبندی برنامهها و توجه به برنامههای پرسنل، مرخصی تشویقی یا افزایش حقوق، ارسال یک پیامک تشکرآمیز به کارمند مصادیقی بسیار ساده از قدردانی از پرسنل در سازمان است که بهطور چشمگیری باعث افزایش انگیزه آنها میشود و برند کارفرمایی شما را نیز قوی میکند.
10. برقراری عدالت در مسائل مختلف و جلوگیری از تبعیض
در بعضی موارد زمانی که بین مدیریت و افراد شاغل اختلافی پیش میآید، هیئتمدیره و سیستم مدیریتی بهطور کامل حق را به مدیریت میدهند. این موضوع حس عدالتخواهی را در کارمندان بیدار میکند و متاسفانه پس از آن قطعاً سیستم دچار مشکل خواهد شد.
این موضوع میتواند اعتماد و انگیزه بین کارکنان را از بین ببرد که یکی از چالش های منابع انسانی است. قطعاً نبود انگیزه کافی میتواند جزو آفات اصلی مدیریت کارکنان است.
تبعیض بین کارکنان به معنی هواداری غیرمنصفانه از یک کارمند یا گروهی از کارمندان در محیط کار است که پیامدهای منفی بسیار به دنبال خواهد داشت؛ ازجمله کنارهگیری کارکنان شایسته از شغل خود، روند کاهشی رشد کسب و کار و… .
متأسفانه در بعضی از سازمانها شاهد تبعیض قائل شدن بین کارکنان توسط مدیر منابع انسانی هستیم. این موضوع نهتنها باعث ازبینرفتن انگیزه افراد برای ادامه همکاری خواهد شد؛ بلکه ممکن است زمینه حسادت و نفرت و دشمنی را بین افراد ایجاد کند.
یکی دیگر از جاهایی که ممکن است تبعیض و بیعدالتی در سازمان خودش را نشان دهد، در ارتباط با رفتارهای مدیران نسبت به کارکنان است. از مصادیق بیعدالتی در این زمینه میتوانیم به موارد زیر اشاره کنیم:
- توجه به نظرات و ایدههای کارکنان
- پرداخت حقوق و مزایا
- امکانات و مزایای جانبی مانند استفاده از مرخصی
- آموزشهای موردنیاز کارکنان
- و…. .
در پایان اگر علاقهمند به موضوع مدیریت منابع انسانی هستید، پیشنهاد میکنیم مقالات زیر را بخوانید:
نتیجهگیری
سوالات متداول
به مجموعهای از قواعد گفته میشود که رعایت آنها توسط مدیر منابع انسانی باعث عملکرد بهتر و افزایش کارایی کارکنان سازمان خواهد شد. نتیجه این کار طبیعتا افزایش سودآوری در سازمان، کاهش هزینهها و تحقق اهداف و چشمانداز سازمانی است.
توجه به نیازهای پرسنل در شرکت، برقراری عدالت در سازمان، شناخت کامل افراد و تخصص آنها و… از اصول اولیه مدیریت منابع بشری است.