وظایف مدیر منابع انسانی در سازمان چیست؟

وظایف مدیر منابع انسانی چیست

راهنمای مطالعه مقاله

در این مقاله در پاسخ به سوال شرح وظایف مدیر منابع انسانی چیست؟ چند مورد از مهم‌ترین وظایف مدیریت منابع انسانی را به‌طور مختصر بررسی می‌کنیم. مدیریت منابع انسانی ازجمله مشاغلی است که به‌واسطه ارتباط مستقیم با انسان‌ها، پیچیدگی‌ها و ظرافت‌های خاصی می‌طلبد. این موضوع بر ابهام مسیر این شغل می‌افزاید. هرچه بتوانیم شرح وظایف مدیر منابع انسانی را روشن‌تر کنیم، گامی به‌سوی تحقق آرمان‌های سازمانی برداشته‌ایم.

چطور مدیر منابع انسانی شوم

اگر فردی هستید که روحیه تعامل و سروکله زدن با آدم‌‌ها را دارید، اهل هماهنگ‌سازی بوده و با اصول و فنون مذاکره آشنا هستید، درک اجتماعی بالایی دارید، می‌توانید در موقعیت‌های مختلف تصمیم‌گیری کنید و علاقمند به یادگیری و حل مسئله‌های پیچیده هستید، احتمالاً این شغل برای شما مناسب است. البته استفاده از کوچینگ شغلی و کمک‌گرفتن از یک کوچ مسیر شغلی در این زمینه می‌تواند کمک بسیاری به شما بکند.

چطور مدیر منابع انسانی شویم؟
مدیر منابع انسانی در سازمان

 اینکه چگونه یک مدیر توانمند در منابع انسانی شوید، نیازمند این است که برای کاری که انتخاب کرده‌اید، مسیری شغلی طراحی کنید؛ مسیری که مجموعه‌ای از مهارت‌های نرم مورد نیاز، اطلاعات عمومی، آشنایی با نرم افزارهای کاربردی، توانایی‌ها و قابلیت‌های ضروری این کار را در بر بگیرد.

حالا اگر تصمیم گرفتید مدیر منابع انسانی شوید، وقت آن رسیده است که با وظایف یک مدیر منابع انسانی آشنا شوید.

شرح وظایف مدیر منابع انسانی 

باتوجه‌به توضیحات بالا اکنون می‌توانیم به این بپردازیم که وظایف مدیر منابع انسانی چیست و واحد منابع انسانی چه مسئولیتی را در سازمان به عهده دارد؟ در ادامه با این وظایف آشنا می‌شویم.

۱٫ تدوین استراتژی منابع انسانی 

یکی از کلیدی‌ترین وظایف مدیر منابع انسانی مشخص کردن استراتژی منابع انسانی است. اگر در یک سازمان استراتژی‌های بخش‌های مختلف باهم هم‌سو نباشد، آن سازمان نه‌تنها به اهداف خود نمی‌رسد؛ بلکه به‌زودی متلاشی خواهد شد.

پیشنهاد می‌کنیم با مطالعه مقاله برنامه ریزی استراتژیک با مفهوم استراتژی بیشتر آشنا شوید.

یکی از مهم‌ترین وظایف مدیریت منابع انسانی این است که با تدوین استراتژی، سیاست‌ها، رویه‌ها و فرایندها منابع انسانی را با اهداف استراتژیک سازمان هماهنگ کند. این یک حرکت اساسی برای استانداردسازی و سازماندهی بخش‌های مختلف سازمان با هدف انسجام سیستم است. 

۲٫ تجزیه و آنالیز مشاغل

ازآنجاکه شغل به‌عنوان مجموعه‌ای از فعالیت‌های مرتبط و مستمر است که برای به‌انجام‌رساندن یک هدف صورت می‌گیرد، تجزیه‌وتحلیل آن برای ساماندهی و مدیریت منابع انسانی سازمان بسیار مهم است؛ به همین دلیل یکی دیگر از وظایف مهم مدیر منابع انسانی تجزیه و تحلیل مشاغل است.

تجزیه و تحلیل مشاغل یکی از مسئولیت های مدیر منابع انسانی است
تجزیه و تحلیل مشاغل یکی از مسئولیت های مدیر منابع انسانی است

با تجزیه و تحلیل شغل می‌توانیم زوایا و ابعاد یک فعالیت را به‌خوبی بشناسیم و فرایندهای اجرای درست آن را طراحی کنیم و در واگذاری آن به نیروی انسانی کمتر دچار خطا شویم. در این مرحله دو نکته بسیار حائز اهمیت است: «شرح شغل» و «شرایط احراز شغل».

شرح شغل یعنی شرح وظایف، مسئولیت‌ها اقدامات و اختیارات آن شغل. درصورتی‌که شرایط احراز شغل یعنی مشخص کنیم چه کسی و با چه ویژگی‌هایی ( از نظر فنی و مهارتی و انسانی) و در چه شرایطی می‌تواند این شغل را به بهترین شکل ممکن انجام بدهد.

در دوره های آموزش مدیریت کسب و کار مانند دوره Mba وظایف یک مدیر منابع انسانی کاملا تشریح می‌شود. البته اگر نمی‌دانید دوره آموزش مدیریت کسب و کار چیست، حتما مقاله Mba چیست را بخوانید.

۳٫ برنامه ریزی برای منابع انسانی 

زایندگی و پیشرفت یک سازمان به مدیریت منابع انسانی آن وابسته است و منابع انسانی بدون برنامه‌ریزی راه به جایی نمی‌برد. در فرآیند برنامه ریزی منابع انسانی که یکی دیگر از وظایف مدیر منابع انسانی است، مشخص می‌شود برای رسیدن به اهداف سازمان به چه تعداد نیروی انسانی با چه مهارت‌ها و تخصص‌هایی برای چه مدتی نیاز داریم.

برنامه ریزی برای منابع انسانی یکی از وظایف مدیریت منابع انسانی است
برنامه ریزی برای منابع انسانی یکی از وظایف مدیریت منابع انسانی است

این کار کمک می‌کند تا بتوانیم بین استراتژی سازمان و نیازمندی‌های منابع انسانی تعادل ایجاد کنیم و از مشکلاتی از قبیل ترک کار کارکنان و… جلوگیری کنیم؛ مشکلاتی که در آینده ممکن است گریبان سازمان را بگیرد.

مقاله پیشنهادی ما برای مطالعه: مدیریت رفتار سازمانی چیست؟

۴٫ کارمندیابی و استخدام 

اینکه بتوان برای کارها و مسئولیت‌های یک سازمان بهترین‌ها را انتخاب کرد، همواره دغدغه بی‌پایان مدیران سازمان‌هاست. هر سازمان باید متناسب با نیازهایی که در قسمت مدیریت منابع انسانی رصد شده است، سیستمی برای کارمندیابی و استخدام خود طراحی و اجرا کند؛ یعنی مشخص کند چه قابلیت‌هایی در نیروی انسانی برای سازمان مفید است. استخدام نیروی انسانی از مولفه های اصلی تعدادی از مدل های مدیریت منابع انسانی است.

استخدام و کارمندیابی وظیفه‌ای دیگر برای مدیر منابع انسانی
یکی از وظایف اصلی مدیر منابع انسانی استخدام و جذب نیروست

براساس آن، مدیر منابع انسانی به‌دنبال کشف و جذب افراد با این قابلیت‌ها و استعدادها می‌رود تا بتواند پس از بررسی های لازم آن‌ها را در فرایند استخدام گزینش کند. مدیر منابع انسانی برای کارمندیابی باید به تمامی ارتباطات خودش و سازمان اشراف داشته باشد تا بتواند مسیرهای یافتن بهترین کارکنان را در درون و بیرون سازمان شناسایی کند.

پیشنهاد می‌کنیم نگاهی هم به مقاله اصول مدیریت کسب و کار بیندازید. مظالعه آن قطعا به دانش مدیریت شما می‌افزاید.

۵٫ انتخاب بهترین فرایند گزینش

باتوجه‌به تعدد روش‌های گزینش برای انتخاب شایسته‌ترین‌ها با کمک دو مرحله قبلی (تجزیه‌وتحلیل مشاغل و کارمندیابی) به ترکیب هوشمندانه‌ای از روش‌های گزینش نیاز داریم که این هم یکی دیگر از وظایف مدیر منابع انسانی است.

 ابتدا شایستگی‌های لازم باید مشخص شود. بهترین راه تشخیص هر شایستگی را پیدا کنید؛ به‌عنوان مثال تیپ شخصیتی فرد کمی با آزمون‌های آنلاین شخصیت شناسی شناخته می‌شود؛ اما روحیه کاری او در مصاحبه حضوری بهتر درک می‌شود.

افرادِ تیم گزینش (استخدام) را به‌نحوی آموزش دهید که در کل فرایند گزینش هماهنگ باشند. اگر متقاضیان یک شغل در سازمان شما زیاد هستند، شاخص‌ها را به تیم گزینش بدهید تا سرعت غربال اولیه بیشتر شود.

سیستمی برای گزینش طراحی کنید که همه ابعاد را پوشش بدهد؛ به‌عنوان مثال ممکن است در شغلی تجربه ملاک مهمی باشد، باید فرآیند گزینش طوری طراحی شود که متقاضی تجربه‌اش را نشان بدهد.

همان‌طورکه شما در حال انتخاب شایسته‌ترین‌ها هستید، متقاضیان هم در حال انتخاب بین شما و فرصت‌های شغلی دیگرشان هستند؛ بنابراین از نظارت بر فرآیند گزینش غافل نشوید. سیستم انتخاب و گزینش با معیارهای عادلانه، قانونی و معتبر و در دسترس برای همه بر وِجهه و شهرت سازمان شما می‌افزاید. 

پیشنهاد می‌کننیم مقاله کوچینگ سازمانی را مطالعه کنید تا با نقش موثر یک کوچ سازمانی در ارتقای سازمان بیشتر آشنا شوید.

شما به‌عنوان مدیر واحد منابع انسانی با طراحی یک سیستم قوی و همه‌جانبه در گزینش و انتخاب می‌توانید مزایای سازمانتان را به متقاضیان نشان بدهید و در هر مرحله از گزینش آن‌ها را مشتاق‌تر کنید. این کار اثرات بعدی فوق‌العاده‌ای دارد؛ به‌عنوان مثال تغییرات شغلی کمتری رخ خواهد داد و افراد با احساسِ بهتری کار را ادامه می‌دهند.

همچنین کارکنان شما همواره تمایل ببشتری برای ماندن در سازمان‌تان خواهند داشت. نکته پایانی اینکه در فرآیند انتخاب به یک روش اکتفا نکنید؛ ارسال رزومه، تست های آنلاین، گفت‌وگوی تلفنیِ اولیه، مصاحبه حضوری، آزمون عملی و… هرکدام قسمتی از پازل انتخاب را تکمیل می‌کنند.

۶٫ پاداش های فردی و گروهی

جایزه و پاداش های فردی و گروهی در سازمان
پاداش دهی به کارکنان در محیط کار یکی از وظایف مدیر منابع انسانی است

درنظرگرفتن نتایج حاصل از یک حرکت گروهی در پاداش‌‌دادن باعث می‌شود انگیزه‎‌های همکاری تیمی درون سازمان بالاتر برود. موازی با آن، درنظرگرفتن تفاوت‌های فردی و پاداش‌های شخصی نیز بسیار انگیزه بخش است. اینکه کارکنان بدانند سعی و تلاش آن‌ها دیده می‌شود و می‌توانند نقش موثری در سازمان داشته باشند، در کیفیت و کمیت عملکرد آن‌ها اثر مستقیم دارد.

۷٫ تنظیم برنامه جامعه پذیری

به‌طورکلی جامعه پذیری یعنی ایجاد زمینه برای جانمایی نیروهای جدیدالورود به یک سازمان با هدف بهبود و هماهنگی در عملکرد آن‌ها. این جانمایی ترکیبی از تشریح فرهنگ سازمانی، منشور اخلاقی، دستورالعمل‌ها، ارتباطات داخلی و بیرونی، روحیه‌ها و… است که از قبل از مصاحبه شروع و تا روزهای اول کار فرد ادامه دارد و واحد منابع انسانی مسئول آن است.

در این زمینه لازم است مدیر منابع انسانی قبل از ورود افراد جدید زمینه‌سازی‌هایی انجام بدهد؛ ازجمله هماهنگی با مدیران میانی و ارشد سازمان که برای پذیرفتن و همراهی با افراد جدید امری ضروری است. نظارت هفتگی بر کار نیروی جدید به‌منظور کمک و رفع ابهام درباره کارهای محوله نیز در جامعه پذیری اهمیت دارد.

۸٫ طراحی سیستم جبران خدمت

روش‌های مختلفی برای جبران خدمت کارکنان وجود دارد. جبران خدمت مجموعه‌ای از خدمات است که شما و سازمانتان در قبال کارهای کارکنان به آن‌ها می‌دهید و یکی از بهترین شکل‌های ارتباطی درون‌سازمانی است.

شما می‌توانید خدمات بسیار متفاوت مادی و معنوی و ارتباطی و اعتباری به کارکنان‌تان بدهید؛ اما نکته مهم تبیین خدمات برای کارکنان است تا ارزش آن را درک کنند. گروه‌های مختلف کارکنان‌تان را شناسایی و دسته‌بندی کنید و برای هرکدام یک تیم جبران خدمت طراحی کنید.

نکته مهم: در طراحی سیستم جبران خدمت، جنبه‌های فرهنگی و بومی و جغرافیایی، تفاوت مشاغل، ظرافت‌های خانوادگی، تفریحی و سیاحتی و آموزشی را علاوه بر مزایای مالی حتماً در نظر بگیرید.

مقاله پیشنهادی ما برای مطالعه: چالش های مدیریت منابع انسانی

۹٫ طراحی سیستم مدیریت عملکرد کارکنان

مدیریت بر عملکرد کارکنان رگ حیاتی مدیریت یک سازمان است که بدون کمک مدیر منابع انسانی امری ناممکن به نظر می‌رسد. سیاست‌های ارزیابی عملکرد کارکنان را طراحی کنید و به تخطی از آن‌ها تن ندهید. برای ارزشیابی به یک روش خاص اکتفا نکنید و از منابع مختلف (حداقل دوسه منبع) صحت‌سنجی کنید؛ مثلاً علاوه بر گزارشات سرپرست آن بخش از مدیران منطقه و باتجربه نیز کمک بگیرید.

سیستم مدیربت بر عملکرد کارمندان در سازمان
مدیریت بر عملکرد کارکنان در سازمان یکی دیگر از وظایف مدیر HR است

برای سنجش عملکرد کارکنان هدف گذاری SMART (اسمارت) داشته باشید تا سنجش‌ها زمان‌بر نباشد. برای گزارش‌گیری از کارکنان دوره زمانی مشخص و اعلام کنید. همچنین از مدیران ارشد بخواهید به این زمانبندی پایبند باشند و در طول مسیر (بین هر دوره گزارش گیری) به عملکرد کارکنان بازخورد بدهند. این کار انگیزه و روحیه کارکنانتان را بالا نگه می‌دارد.

گزاره‌های بسیار کلیدی در طراحی سیستم مدیریت عملکرد کارکنان عبارت‌اند از:

    •  صریح و شفاف بودن در انتظارات و اهداف؛ 
    • بازخورددهی پیوسته و بی‌طرفانه و بدون قضاوت به پرسنل؛ 
    • پیگیری مستمر و مکتوب سازی؛ 
    • درنظرگرفتن تفاوت‌های فردی؛ 
    •  پذیرش نقد، انعطاف و خلاقیت و پویایی داشتن در تغییر؛ 
    • سیستم گزارش دهی و گزارش گیری، رصد دائمی مسئله‌ها و کوچینگ کارکنان.

۱۰٫ توسعه از طریق آموزش 

آموزش یکی از عوامل موثر بر توسعه منابع انسانی سازمان است. افزایش توانمندی‌ها و مهارت‌های کارکنان باعث افزایش زمینه‌های توسعه سازمان می‌شود. آموزش‌ها در منابع انسانی باید از کیفیت لازم برخوردار باشد؛ در غیر این‌صورت هزینه‌های مالی، زمانی و اعتباری سنگین به سازمان تحمیل می‌شود.

اگر مدیر سازمان هستید، لازم است با مفاهیم مالی آشنا باشید. در دوره مدیریت مالی برای مدیران غیر مالی این مفاهیم را کاملا آموزش داده‌ایم.

توسعه از طریق آموزش یکی از وظایف مدیریت منابع انسانی است
آموزش نیروی انسانی در فضای کار

شما باید به‌عنوان یک مدیر منابع انسانی باید تازه‌های آموزشی را دنبال کنید تا همیشه به‌روزترین نکات را برای کارکنانتان ارائه دهید. این کار شوق یادگیری را در آن‌ها تقویت می‌کند. آموزش‌ها را متناسب با نیاز کارکنان طراحی کنید تا هم‌گام با برنامه توسعه پیش برود. آموزش‌های تقویمی و بدون نیازسنجی هیچ کمکی به توسعه سازمان نخواهد کرد.

۱۱٫ توسعه و جانشین پروری 

شرایط منابع انسانی در سازمان هیچ‌وقت یکسان نمی‌ماند و به‌مرور زمان نیازمند جایگزینی افراد هستیم.

الریک هیل‌برند در کتاب بایدها و نبایدهای منابع انسانی می‌نویسد:

«شرکت‌ها باید به دلایل منطقی، برنامه ریزی جانشین پروری داشته باشند؛ ۱.مدیریت مخاطرات ۲.حفظ استعدادها»

جانشین پروری همان‌طورکه از اسمش پیداست، نیازمند یک هدف گذاری و برنامه ریزی بلندمدت در مدیریت منابع انسانی است و سال‌ها به طول می‌انجامد. برنامه جانشین پروری مدتی ویژه لازم دارد. آن را یک فرایند یکبار مصرف در نظر نگیرید.

به‌عنوان مدیر منابع انسانی باید برای آن وقت صرف کنید. علاوه بر آن باید مدیران ارشد سازمان را هم فراخوانده و درگیر این موضوع کنید تا حضور فعالانه و حمایتی داشته باشند؛ در غیر اینصورت برنامه جانشین پروری اتلاف وقت است.

مدیران ارشد زمانی صلاحیت سمت‌های بالاتر را پیدا می‌کنند که هم برای توسعه و بالندگی خودشان تعهد داشته باشند و احساس مسئولیت کنند و هم در آموزش نیروهای جایگزین نقش‌آفرینی فعالانه داشته باشند.

برنامه جانشین پروری یک برنامه بلندمدت است. برنامه‌های ضمن خدمتِ پراکنده و فصلی سرانجام نخواهد داشت. صبر و بردباری برای مدیرانی که واقعاً به‌دنبال پرورش استعدادها و توسعه هستند، از ملزومات این مسیر است.

۱۲٫ طراحی سیستم بهداشت و ایمنی در کار 

در دهه‌های اخیر سه موضوع ایمنی (Safety) و بهداشت (Health) و محیط زیست (Environment) در راستای توجه به منابع انسانی جزو اولویت‌های سازمان‌ها قرار گرفته است. در فرهنگ ما نیز ایمنی و سلامت بسیار حائز اهمیت است و بر حفظ جان و سلامت انسان‌ها تاکیدات فرهنگی و دینی بسیاری داریم؛ لذا طراحی سیستم برای مدیریت بهداشت ایمنی و محیط زیست (HSE) در تاروپود یک سازمان و بخشی از فرهنگ سازمانی است.

در سال‌های گذشته استدلال غلطی وجود داشت که براساس آن بسیاری از سوانحی که در صنایع مختلف اتفاق می‌افتاد، ناشی از خطای انسانی (بی‌دقتی یا بی‌کفایتی) تلقی می‌شد. افرادی که سوانح را بررسی کردند، دریافتند که بر خلاف استدلال فوق، انسان آخرین حلقه زنجیره‌ای است که باعث ایجاد سانحه می‌شود و نمی‌توان با جایگزین کردن افراد از آن جلوگیری کرد.

دکتر بهروز عشقی ملایری:

«ازآنجایی‌که بزرگترین تهدیدهای ایمنی از مسائل سازمانی سرچشمه می‌گیرد، ایمن‌سازی سیستم نیازمند عملکرد سازمانی است»

۱۳٫ سیستم انضباطی و اخلاقی

وجود روحیات و سلیقه‌ها و خلق‌و خوهای متفاوت در بین کارکنان، ضرورت ایجاد یک سیستم انضباطی و اخلاقی را بیش از پیش روشن می‌کند؛ سیستمی که در آن برای غیبت یا تأخیر، تعارضات ارتباطی، بی‌توجهی به امور محوله، رفتارهای هنجارشکنانه و آسیب‌زا و … شیوه‌نامه و دستورالعملی طراحی شده است.

این سیستم کارکنان را به رعایت دستورالعمل‌های عقلانی ملزم می‌کند و باعث تقویت رفتارهای مثبت و اصلاح رفتارهای منفی می‌شود؛ همچنین برنامه‌ای برای تنبیه (در صورت ضرورت) ارائه می‌کند.

از سوی دیگر موفقیت سازمانی در گرو ترویج فرهنگ و اخلاق و ارزش‌های اخلاقی در میان کارکنان است. این امر نیازمند تهیه منشور اخلاقی سازمان، ارزیابی اخلاقی سازمان، مشخص‌کردن معیارهای اخلاقی، روش‌های اصلاح و ایجاد عادت‌های اخلاقی و… است.

۱۴٫ حسابرسی درونی و بیرونی منابع انسانی 

همان‌طورکه گفتیم، منابع انسانی رگ حیاتی سازمان است؛ ازاین‌رو بسیار مهم است وجود سیستمی که بتواند ارزش واقعی خدمات نیروی انسانی را در یک سازمان تعیین و اندازه‌گیری کند. منابع انسانی به‌عنوان یکی از منابع و دارایی‌های نامشهود یک سازمان به مدلی برای اندازه‌گیری و سنجش نیاز دارد.

راه‌اندازی این سیستم به سازمان کمک می‌کند بتواند مشخص کند تا چه حد می‌تواند از افراد به‌عنوان سرمایه‌های شکلی سازمان استفاده و میزان بازدهی سرمایه‌گذاری در این حوزه را تعیین و برای آن برنامه‌ریزی کند. برای این کار لازم است سه مرحله مهم انجام شود.

  1. شناسایی هزینه‌های منابع انسانی و تفکیک آن از هزینه‌های تجاری؛
  2. ارزش‌گذاری منابع انسانی؛
  3. مشخص‌کردن شاخص‌های اندازه‌گیری منابع انسانی.

نتیجه‌گیری

مبحث مدیریت منابع انسانی بسیار گسترده و کتب و مقالات زیادی در این حوزه به چاپ رسیده و دانشمندان بزرگی به این موضوع پرداخته‌اند. به نظر می‌رسد برای اینکه در این دریای عظیم گم نشویم، لازم است قبل از پذیرفتن نظریات مختلف ابتدا انتظارات و خواسته‌های خودمان را از مدیر منابع انسانی مشخص کنیم تا بعد بتوانیم دربارۀ شرح وظایف او تصمیم‌گیری کنیم؛ زیرا اگر نگاهمان به مدیریت منابع انسانی فقط در حد یک شغل اداری و سازمانی باشد که فقط پرونده‌های کارکنان را ساماندهی می‌کند، ظلم بزرگی به بشریت کرده‌ایم؛ زیرا استعدادهایش را در نظر نگرفته و او را به‌اندازه یک ربات پایین آورده‌ایم.

نویسنده: گروه تولید محتوای جریان

ویراستار: سرکار خانم ریحانه مهدوی

امتیاز دهید

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد.