مهارت ارتباط موثر چیست و چه فوایدی دارد؟

ضرورت یادگیری مهارت ارتباط موثر با دیگران در زندگی و کار

 به‌صورت‌کلی می‌توان گفت ارتباط اثربخش باعث افزایش همدلی و تعامل مثبت، دستیابی سریع‌تر به اهداف و پیشگیری از سوءتفاهم و کنارآمدن با تنش‌ها می‌شود. در دنیای پرتنش و پیچیده امروز، یادگیری و توسعه مهارت‌های ارتباط خوب و اثر بخش از بسیار اهمیت دارد.

برقراری ارتباطات موثر در زندگی و کار به شما کمک می‌کند تا با دیگران ارتباطات مثبت و سازنده برقرار و اهداف خود را راحت‌تر محقق کنید. در ادامه به بعضی از دلایل و ضرورت‌های یادگیری این مهارت مهم و کلیدی برای موفقیت در زندگی شخصی و کاری می‌پردازیم.

توانایی برقراری تعاملات بهتر با دیگران

یکی از عناصر کلیدی هر ارتباط موفق و موثری، مهارت همدلی است. وقتی شما قادر به درک شرایط افراد و با آن‌ها همدل باشید، علت پشت هر اقدام آن‌ها را متوجه می‌شوید و بهتر از قبل می‌توانید رفتاری منعطف و توام با احترام با دیگران برقرار کنید.

 این همدلی و درک به شما کمک می‌کند تا تعامل مثبت و سازنده‌تری با دوستان و همکاران خود برقرار کنید. در نتیجه ارتباط شما با آن‌ها آسان‌تر و پرثمرتر می‌شود؛ بنابراین با افزایش همدلی، ارتباطات روزانه از شما انرژی کمتری می‌گیرند.

دستیابی سریع‌تر به اهداف

 ارتباط اثر بخش یکی از مهم‌ترین مهارت‌هایی است که در دستیابی به اهداف نقش مهمی را ایفا می‌کند. شما به کمک این مهارت می‌توانید اهداف، نیازها و انتظارات خودتان را به‌صورت واضح و صریح به دیگران منتقل و آن‌ها را قانع کنید تا در راستای تحقق این اهداف با شما همکاری کنند.

به‌عنوان مثال، کارمندی را در نظر بگیرید که به‌دنبال افزایش حقوق است. اگر این کارمند از توانایی برقراری ارتباط موثر برخوردار باشد، می‌تواند شرایط خود را و اینکه چرا به افزایش حقوق نیاز دارد، به وضوح به مدیر خود منتقل کند. همچنین او را قانع کند که این افزایش حقوق، با‌توجه‌به خدماتی که این فرد به سازمان ارائه می‌دهد، توجیه منطقی دارد.

پیشگیری از سوءتفاهم و مدیریت تنش‌ها

 ارتباط موفق و موثر باعث می‌شود در فرآیند ارتباطی، سوءتفاهم‌ها کاهش پیدا کرده و به‌جای آن، یک فضای صحبت کردن صریح و روشن ایجاد شود. در این فضا، می‌توان به‌راحتی درباره مسائل مختلف بحث کرده و با تنش‌ها و اختلافات کاری به‌خوبی کنار آمد.

به‌عنوان مثال، مدیری که بتواند ارتباط اثربخشی با تیم خود برقرار کند، می‌تواند به‌سادگی در مواجهه با اختلافاتی که بین اعضای تیم پیش می‌آید، به توافق و حل مسئله بپردازد و از تنش‌ها جلوگیری کند. در ادامه، به بررسی انواع ارتباط موثر، فواید برقراری ارتباط موثر و عوامل مهم در برقراری یک ارتباط خوب و موثر خواهیم پرداخت.

انواع ارتباط موثر

همان‌طورکه می‌دانید ارتباطات به ۴ دسته کلی تقسیم می‌شود: ارتباطات کلامی، تصویری، نوشتاری و غیرکلامی. با‌توجه‌به این دسته‌بندی انواع ارتباط موثر را نیز می‌توانیم به چهار دسته زیر تقسیم کنیم:

۱. ارتباط کلامی موثر

ارتباط کلامی موثر شامل تبادل اطلاعات و ایده‌ها از طریق گفتار است. این نوع ارتباط شامل مکالمات حضوری، تلفنی، مصاحبه‌ها و همچنین گفتمان‌ها و سخنرانی‌ها می‌شود.

۲. ارتباط تصویری موثر

در ارتباط تصویری، از تصاویر و اطلاعات بصری برای انتقال مفاهیم و اطلاعات استفاده می‌شود. این نوع ارتباط شامل نمودارها، جداول، نقشه‌ها و عکس‌هاست. ارتباط تصویری می‌تواند بهبود جلسات درون‌سازمانی، مذاکرات و تبادل نظرها را فراهم کند. ارتباط تصویری موثر درواقع مهارت در استفاده از این تصاویر است که می‌تواند تأثیرگذاری ارتباط را افزایش دهد.

۳. ارتباط نوشتاری موثر

در ارتباط نوشتاری، از کلمات و متون برای انتقال اطلاعات و افکار استفاده می‌شود. ارتباط نوشتاری موثر شامل پیامک‌ها، ایمیل‌ها، نامه‌ها و پیام‌های متنی در پیام‌رسان‌ها می‌شود. نوشتارهای موثر با استفاده از زبان مناسب و جذاب می‌تواند تأثیر گذاری بیشتری داشته باشد و در انتقال ایده‌ها و اطلاعات بهبود مهمی به ارتباط بخشد.

۴. ارتباط غیرکلامی موثر

ارتباط غیرکلامی شامل تبادل اطلاعات و احساسات از طریق زبان بدن، چهره‌ها و حالت صداست. این نوع ارتباط نیازمند توجه به اصول ارتباط غیرکلامی و تحلیل علایم زبان بدن مخاطب است.

مهارت در این نوع ارتباط می‌تواند به تعامل موثر و فهم بهتر احساسات و نیازهای دیگران کمک کند. به‌طورکلی تمرکز بر بهبود مهارت‌های ارتباطی می‌تواند به‌عنوان یک مهارت کلیدی در توانمندی و موفقیت فردی و اجتماعی تلقی شود.

فواید ارتباط موثر

ارتباط موفق و موثر ازجمله‌ مهارت‌هایی است که برای موفقیت در تمام زمینه‌های فردی، اجتماعی، شخصی و شغلی موردنیاز است. برقراری ارتباط موثر با دیگران در زندگی و کار بسیار ارزشمند است و می‌تواند بهبودی چشمگیری در روابط شخصی، محیط کار و مهارت‌های رهبری ما داشته باشد. در اینجا به بعضی از فواید برقراری ارتباط اثربخش اشاره می‌کنیم:

بهبود روابط شخصی

به کمک این مهارت می‌توانیم بهتر به نیازها و مسائل دیگران گوش دهیم و احساسات و نیازهایشان را درک کنیم؛ درنتیجه این مهارت می‌تواند باعث افزایش اعتماد، همبستگی و همدلی در روابط شخصی شود.

بهبود ارتباطات کاری

در محیط کار، برقراری ارتباط اثر بخش و خوب اهمیت بالایی دارد. ارتباطات موثر با همکاران، مدیران و مشتریان می‌تواند بهبود عملکرد و هماهنگی تیم، ایجاد فضای کاری سالم و حل مسائل را به‌صورت سازنده فراهم کند. ارتباط اثربخش همچنین می‌تواند به ایجاد روحیه کاری مثبت، توسعه روابط حرفه‌ای قوی‌تر و ایجاد فرصت‌های جدید در حوزه کار کمک کند.

اثربخشی در رهبری

 رهبرانی که در برقراری ارتباط موثر در سازمان ماهر باشند، رهبران موثر و قدرتمندتری هستند. توانایی گوش دادن به نیازها و ایده‌های تیم، ارائه بازخورد سازنده و ایجاد ارتباط عمیق و الهام‌بخش با اعضای تیم، از ویژگی‌های مهم یک رهبر موثر است. این مهارت‌ها می‌توانند به توسعه و تعامل مثبت با تیم و دستیابی به هدف‌های مشترک کمک کنند.

تقویت مهارت حل مسئله

 مهارت ارتباطی موثر به ما کمک می‌کند تا در روند حل مسائل بهتر و مؤثرتر عمل کنیم. با داشتن مهارت‌های شنوندگی فعال می‌توانیم به درک دقیق‌تری از جزئیات مسئله برسیم و به راه‌حل‌هایی کارآمد برسیم. ارتباط اثربخش می‌تواند باعث جلب توجه به جنبه‌های مهم مسئله و تشخیص نیازهای واقعی در فرایند حل مسئله شود.

چه چیزی مانع برقراری ارتباط موثر با دیگران می‌شود؟ 

در برقراری ارتباط اثربخش، ممکن است با بعضی موانع روبه‌رو شویم. در این بخش تعدادی از مهم‌ترین موانع برقراری ارتباط موثر را به شما معرفی می‌کنیم. هرچند در مقاله موانع ارتباط موثر به‌طور مفصل درباره موانع ارتباطات موثر صحبت کرده‌ایم و پیشنهاد می‌کنیم حتما آن را بخوانید. شناخت این موانع و تلاش برای غلبه بر آن‌ها  می‌تواند شما را به‌سمت برقراری ارتباطات موثرتر سوق دهد. در زیر به بعضی از این موانع اشاره می‌کنیم:

۱. ناشناخته بودن نیازها و ارزش‌ها

اگر ما نیازها و ارزش‌های فرد مقابل را به‌خوبی درک نکنیم، نمی‌توانیم ارتباطی موثر برقرار کنیم. برای برقراری ارتباط خوب، باید به مطالبات و انتظارات فرد مقابل گوش کرده و سعی کنیم به آن‌ها  پاسخ مناسبی ارائه دهیم.

۲. ناتوانی در گوش دادن فعال

یکی از مهم‌ترین مهارت‌های ارتباطی، گوش دادن فعال و موثر است؛ اما گاهی اوقات به‌دلیل تمرکز بر خودمان، عدم تمرکز یا سرعت بالای زندگی، این مهارت را از دست می‌دهیم. گوش دادن فعال به‌معنای تمرکز کامل بر فرد مقابل، فهمیدن مطلب و درک احساسات و نیازهای اوست.

۳. استفاده نادرست از زبان بدن

در ارتباطات انسانی، زبان بدن نقش بسیار مهمی ایفا می‌کند. اما گاهی اوقات ناآگاهی از اهمیت و کاربرد زبان بدن، مانع ارتباط موثر می‌شود. برای برقراری ارتباط موثر، باید به استفاده صحیح از حرکات بدن، ژست‌ها و اشارات توجه کنیم.

۴. برخوردار نبودن از مهارت‌های ارتباطی

برای برقراری ارتباط مفید لازم است مجموعه مهارت‌های ارتباطی را در خودتون تقویت کنید. مهارت‌های گوش دادن فعال، فن بیان، پرسیدن سوالات درست و حرفه‌ای و بازخورد دادن سازنده ازجمله مهارت‌های ارتباطی هستند. اگر این مهارت‌ها در فردی ناقص یا ضعیف باشند، می‌توانند مانع برقراری ارتباط موثر شوند.

۵. وجود نداشتنِ اعتماد و صداقت

برقراری ارتباط اثربخش نیازمند اعتماد و صداقت است. اگر طرفین یک ارتباط، نسبت به یکدیگر اعتماد نداشته و صادق نباشند، ارتباط نمی‌تواند به‌صورت موثر پیش رود.

اصول برقراری ارتباط موثر

برقراری ارتباط مفید و موثر نیازمند توجه به عوامل مختلفی است که می‌توانند در بهبود کیفیت و اثربخشی ارتباط تأثیرگذار باشند. در اینجا به بعضی از این عوامل اشاره می‌کنیم؛ اما در مقاله اصول برقراری ارتباط موثر به‌طور کامل درباره این اصول صحبت کرده‌ایم و پیشنهاد می‌کنیم حتما آن را بخوانید.

• خودتان و طرف مقابلتان را خوب بشناسید؛

• در ارتباط انعطاف‌پذیر و منعطف باشید؛

• مهارت همدلی و توجه به احساسات طرف مقابل را در خودتان تقویت کنید؛

• قدرت اثرگذاری و مهارت‌های سخنرانی را جدی بگیرید؛

• درخواست و پیامتان را صریح و واضح بیان کنید؛

• فعالانه به طرف مقابل گوش دهید؛

• احترام به طرف مقابل و صداقت در ارتباط را فراموش نکنید؛

• از زبان بدن مناسب استفاده کنید.
  

چگونه ارتباط موثر و خوب برقرار کنیم؟

برقراری ارتباط اثربخش نیازمند توجه به بعضی موارد و رعایت مراحل مشخصی است درواقع یک ارتباط اثربخش باید ویژگی‌های زیر را داشته باشد و هرکدام از طرفین باید موارد زیر را در نظر بگیرند. در زیر به چند مورد از این موارد اشاره می‌کنیم:

۱. تمرکز بر فرد مقابل

برقراری ارتباط موثر با دیگران نیازمند توجه به فرد مقابل است. باید به او گوش داده، به نیازها و انتظاراتش پاسخ دهید و به نقطه نظرهای او احترام بگذارید. باید توجه کنید که ارتباط اثربخش در واقع فرآیندی است که به اشتراک گذاشتن و درک نیازها و مسائل طرفین مربوط می‌شود.

۲. استفاده از سوالات باز

یکی از بهترین روش های برقراری ارتباط موثر استفاده از سوالات درست و به‌جاست. استفاده از سؤالات باز به ما کمک می‌کند تا اطلاعات بیشتری را در ارتباط با فرد مقابل استخراج کنیم و درک بهتری از وضعیت و نیازهایش داشته باشیم. سؤالاتی مانند «چگونه؟»، «چرا؟» و «چه تصمیمی می‌گیرید؟» می‌توانند ابزارهای قوی در برقراری ارتباط موثر باشند.

۳. استفاده از فنون ارتباطی

 مهارت‌های ارتباطی مانند فنون گوش دادن فعال، ارائه بازخورد سازنده، تأیید و انعطاف‌پذیری می‌توانند در برقراری ارتباط موثر مفید باشند. باید این فنون را بشناسیم و به درستی آن‌ها را در مکالمات‌مان اعمال کنیم.

۴. ارتقای مهارت‌های ارتباطی

 برای برقراری ارتباط خوب و مفید، می‌توانید به بهبود مهارت‌های ارتباطی خود بپردازید. می‌توانید دوره‌های آموزشی، کتاب‌ها یا منابع آنلاین مرتبط با ارتباطات اجتماعی و ارتباط مؤثر را مطالعه کنید و تمرینات عملی آن را در زندگی روزمره خودتان انجام دهید. باتوجه‌به این موارد و استفاده از تکنیک‌ها و اصول مناسب، می‌توانید ارتباطات مؤثرتری را در زندگی و کار خود ایجاد کنید.

مهارت‌های لازم برای برقراری ارتباط اثربخش

1. گوش دادن فعال و تمرکز کامل؛
2. قدرت تفکر انتقادی؛
3. صحبت کردن با وضوح و روشنی؛
4. استفاده از زبان غیرکلامی موثر (زبان بدن، اصطلاحات صوری و …)؛
5. مهارت پرسشگری و توانایی پرسش سؤال‌های موثر و هدفمند؛
6. تشخیص و تفهیم احساسات؛
7. همدلی و توجه به احساس طرف مقابل؛
8. قدرت بیان احساسات و نیازها؛
9. ارائه بازخورد سازنده و مؤثر؛
10. استفاده از کلام مثبت و الهام بخش؛
11. توانایی تأمل و تحلیل موضوعات؛
12. تسلط بر مهارت‌های نوشتاری؛
13. مهارت‌های رهبری و کار تیمی؛
14. قدرت حل مسئله؛
15. تعامل مؤثر در مواجهه با تناقضات و سختی‌ها؛
16. ارتباط موثر در محیط‌های چند فرهنگی؛
17. تسلط بر مهارت‌های مذاکره و توافق؛
18. احترام و توجه به تفاوت‌ها و تنوع؛
19. قدرت تأثیرگذاری و رهبری؛
20. توانایی ارائه و بیان دیدگاه‌ها و آراء؛
21. تسلط بر مهارت‌های ارتباطی در فضای مجازی.

نکات لازم برای برقراری ارتباط موثر در سازمان

در مقاله ارتباط موثر در محیط کار به‌طور کامل درباره شیوه برقراری ارتباط موثر در سازمان صحبت کرده‌ایم و پیشنهاد می‌کنیم آن مقاله را بخوانید. اما در اینجا هم نکات مفیدی را گفته‌ایم که دانستن آن‌ها خالی از لطف نیست.

برقراری ارتباط اثر بخش در سازمان‌ها اهمیت بسیاری دارد؛ زیرا ارتباطات مؤثر می‌توانند به بهبود همکاری، افزایش تعاملات سازنده و ایجاد فضای کاری پویا و موفق کمک کنند. در اینجا نکاتی را برای برقراری ارتباط موثر در سازمان‌ها شرح می‌دهیم:

۱. شناخت و درک ساختار سازمانی

برای برقراری ارتباط اثربخش در سازمان، باید ساختار سازمانی خود را به‌خوبی درک کنید. شناخت سلسله‌مراتب و وظایف مختلف، نقش و مسئولیت هر فرد و ارتباطات میان بخش‌ها به شما کمک می‌کند تا بهترین ارتباط را فراهم کنید.

 ۲. استفاده از وسایل ارتباطی مناسب

 استفاده از وسایل ارتباطی مناسب می‌تواند در برقراری ارتباط مفید و موثر به شما کمک کند. از ابزارهایی مانند ایمیل، نرم‌افزارهای تیمی، جلسات حضوری یا مجازی، نشریات داخلی و سیستم‌های مدیریت ارتباط با مشتری (CRM)  استفاده کنید.

۳. فرهنگ بازخورد مثبت

 در سازمان‌ها باید فرهنگ بازخورد مثبت برقرار شود. به همکاران و تیم‌های خود بازخورد سازنده بدهید و از بازخورد‌هایی که خودتان دریافت می‌کنید نیز استقبال کنید. این فرهنگ نه‌تنها موجب توسعه ارتباط موثر میان اعضای سازمان می‌شود، بلکه به یادگیری مداوم و رشد فردی و سازمانی نیز کمک می‌کند.

۴. تسهیم اطلاعات و شفافیت در سازمان‌ها 

باید فرآیندهای ارتباطی شفاف وجود داشته باشد و همه اعضای سازمان باید به اطلاعات مربوطه دسترسی داشته باشند. این شفافیت میزان اعتماد و همکاری را افزایش می‌دهد.

۵. گوش دادن موثر و فعال 

در ارتباطات سازمانی، باید به گوش دادن فعال توجه کنید. به نظرات و ایده‌های همکاران خود گوش فرا دهید و از آن‌ها سوالات مفیدی بپرسید. این کار به آن‌ها  نشان می‌دهد که برایشان ارزش قائل هستید و ارتباط شما با آن‌ها را عمیق‌تر و موثرتر می‌کند.

۶. حوزه مسئولیت مشترک

در سازمان‌ها باید احساس حوزه مسئولیت مشترک و کار تیمی را رواج دهید. همکاری و هماهنگی میان بخش‌ها و اعضای تیم برای برقراری ارتباط موثر بسیار مهم است.

۷. روحیه سازمانی مثبت

 ایجاد روحیه سازمانی مثبت باعث می‌شود که ارتباطات میان اعضای سازمان بهبود یابد. ایجاد فضایی دوستانه، خلاق و پشتیبانی‌کننده می‌تواند اعضای سازمان را به هم نزدیک‌تر کند و برقراری ارتباطات موثر را تسهیل کند. با رعایت این نکات در برقراری ارتباط در سازمانی، می‌توانید فضایی سازنده و پویا برای تعاملات مؤثر و کارآمد فراهم کنید.

ارتباط موثر و کوچینگ

 ارتباطات موثر در کوچینگ نقش بسیار حیاتی و مهمی را ایفا می‌کند و مربیگری نیز می‌تواند به تقویت ارتباطات موثر بین کوچ و مراجع منجر شود. اگر نمی‌دانید مهارت کوچینگ چیست، حتما مقاله کوچینگ چیست را بخوانید.

رابطه میان ارتباط موثر و کوچینگ را می‌توانیم از سه جهت زیر بررسی کنیم:

۱. ارتباط موثر یک مهارت ضروری برای کوچینگ 

یکی از اصلی‌ترین عوامل موفقیت در فرآیند کوچینگ، ارتباط اثر بخش بین کوچ و مراجع است. این ارتباط می‌تواند انگیزه و اعتماد مراجع را افزایش و به او اطمینان بدهد در راه رسیدن به اهدافش حمایت می‌شود. ارتباط موثر در کوچینگ، کوچ را قادر می‌کند تا بهترین روش‌ها و راهکارها را برای هدایت مراجع انتخاب و به او کمک کند تا برنامه‌های خود را به موثرترین شکل پیاده‌سازی کند.

۲. فهم عمیق‌تر نیازها و اهداف

ارتباط اثربخش باعث می‌شود که کوچ به‌صورت عمیق‌تری از نیازها، آرزوها و هدف‌های مراجع مطلع شود. با درک عمیق‌تر، کوچ قادر خواهد بود برنامه‌ها و راهکارهای مناسبی را برای رسیدن به اهداف مشتری ارائه دهد. همچنین، با فهم عمیق‌تر از مراجع، کوچ می‌تواند بهترین روش‌ها را برای حل مسائل و ایجاد تغییرات موثر در زندگی و کار مراجع ارائه کند.

۳.  ایجاد فضای امن برای مراجع

 ارتباط موثر در کوچینگ به مراجع اجازه می‌دهد تا در فضایی امن، احساس کند که می‌تواند با کوچ خود صادقانه صحبت کند و مسائل و چالش‌های خود را به او بیان کند. این بازتاب سازنده به مراجع کمک می‌کند تا دیدگاه‌ها و الگوهای خود را بررسی و تغییرات لازم را ایجاد کند.

کوچ نیز با ارتباط موثر می‌تواند به مراجع بازخورد سازنده ارائه دهد و در جهت تقویت نقاط قوت و بهبود نقاط ضعف او را همراهی کند. با مطالعه مقاله بازخورد در ارتباط با این مهارت کلیدی در کوچینگ بیشتر اشنا شوید.

به‌طور خلاصه، ارتباط موثر در کوچینگ نه‌تنها باعث تقویت رابطه بین کوچ و مراجع می‌شود، بلکه به او در رسیدن به اهدافش کمک می‌کند و برنامه‌های موثرتری برای ایجاد تغییرات مثبت در زندگی و کارش ارائه می‌دهد.

نتیجه گیری

 ارتباط موثر یک عنصر بسیار حیاتی در کوچینگ و همچنین در زندگی شخصی و کاری همه ماست. ارتباط اثربخش به ما کمک می‌کند تا ارتباطات قوی‌تری برقرار کنیم، بهتر و بیشتر از قبل نیازها و هدف‌های دیگران را تشخیص دهیم، بازخوردهای سازنده و مثبت ارائه دهیم و به افراد کمک کنیم تا بهترین نسخه از خودشان را به نمایش بگذارند و تغییرات موثری را در زندگی شخصی و اجتماعی خود ایجاد کنند. برای برقراری ارتباط موثر با دیگران در سازمان‌ها نیاز است به عواملی مانند رهبری قوی، فرهنگ سازمانی متعادل، تیم‌های هماهنگ و همکاری مؤثر توجه شود. بنابراین توصیه می‌شود روی بهبود و تقویت مهارت‌های ارتباطی خود سرمایه‌گذاری کنید تا بهترین نتایج را در زندگی و کار خود بدست آورید.